Rutinbeskrivning Proceedo Orderbekräftelse och Leveranskvittens för läkemedel

Transkript

1 Rutinbeskrivning Proceedo Orderbekräftelse och Leveranskvittens för läkemedel Innehåll Rutinbeskrivning Proceedo Orderbekräftelse och Leveranskvittens för läkemedel... 1 SYFTE... 2 BESKRIVNING... 2 Hitta beställning... 2 Kvittera beställning Läkemedel från Apotek Hjärtat... 3 Kvittera beställning Läkemedel från andra leverantörer... 3 Orderstatus... 5 SID 1(7)

2 SYFTE Alla beställningar som läggs i Proceedo ska leveranskvitteras. Detta är ett viktigt moment för att det totala flödet beställning leverans faktura ska fungera. Denna rutin beskriver hur du kan se orderstatus samt genomför leveranskvittens för läkemedel i Proceedo. BESKRIVNING Logga in i Proceedo. Hitta beställning Klicka på Leveranser och Order under Att hantera på startsidan, alternativt kan du klicka på fliken Inköp och sedan fliken Leveranskvittens. Systemet visar en lista över de beställningar som inte är fullständigt leveranskvitterade. Sök order Om du inte vet vilken order du ska leveranskvittera kan du hitta rätt order genom att söka efter ordernumret på pappersföljesedeln. Du kan söka efter ordern genom att skriva hela eller delar av ordernumret i fältet och klicka Sök. Du kan också hitta ordern genom att bläddra i listan. SID 2(7)

3 Kvittera beställning Läkemedel från Apotek Hjärtat Status - Ej kvitterad För att kvittera en order, markera raden (den blir blå), klicka på fliken Leveransavisering och klicka därefter på knappen Kvittera. Status - Delvis kvitterad För att kvittera en delvis kvitterad order, markera raden (den blir blå), klicka på fliken Leveransavisering. En delvis kvitterad order har sedan tidigare en eller flera kvitterade leveransaviseringar. Markera den ej kvitterade leveransaviseringen klicka därefter på knappen Kvittera. Avvikelse Skulle leveransen inte motsvara den elektroniska leveransaviseringen, kontakta leverantören och red ut avvikelsen innan kvittens sker. Kvittera beställning Läkemedel från andra leverantörer En beställning till andra leverantörer än Apotek Hjärtat sker något förenklat. Detta innebär att inga orderbekräftelser eller leveransaviseringar skickas. Dessa flikar kommer då alltid vara gråmarkerade. Status - Ej kvitterad För att kvittera en order, markera raden (den blir blå), klicka därefter på knappen Ny Kvittens. SID 3(7)

4 Kontrollera leveransen mot pappersföljesedeln. Fyll i kvittera antal och klicka Ok. Om du vill kan du fylla i följesedelnumret för spårbarhet. Om mottaget antal inte motsvara hela leveransen kommer status ändras till Delvis kvitterad. Status - Delvis kvitterad För att kvittera en redan delvis kvitterad order, markera raden (den blir blå), klicka därefter på knappen Ny Kvittens. Kontrollera leveransen mot pappersföljesedeln. Fyll i kvittera antal och klicka Ok. Om du vill kan du fylla i följesedelnumret för spårbarhet. Avvikelse Skulle leveransen inte motsvara den elektroniska leveransaviseringen, kontakta leverantören och red ut avvikelsen innan kvittens sker. Ändra leveranskvittens Om du efter att ha gjort en leveranskvittens behöver göra en ändring, kan du göra det så länge inte en faktura har matchas mot kvittensen Sök upp den order du vill göra förändringen på och gå till fliken Leveranskvittenser. Klicka på Ändra SID 4(7)

5 En ny flik öppnas där Du kan ändra din leveranskvittens. Avsluta genom att trycka Ok för att spara Dina förändringar eller klicka Avbryt för att avsluta utan att spara förändringarna. Orderstatus I listan över order finns information om orderstatus under kolumnen Status. Avvaktar orderbekräftelse Innebär att ordern är skickad men inget ordersvar har kommit från leverantören Ej kvitterad Delvis kvitterad innebär att ordern är bekräftad men inte är kvitterad innebär att en delleverans är kvitterad och att fler varor är att vänta för denna order SID 5(7)

6 Under listan över order finns fem stycken flikar, se nedan. Om någon flik är gråmarkerad innebär det att information saknas. Det innebär exempelvis att om fliken orderbekräftelse är grå har inte leverantören bekräftat någon beställning eller om leveransavisering är grå så är ingen leverans nära förestående. Produkter Leveranskvittenser Orderbekräftelser Leveransaviseringar Leveransmottagning Visar de produkter som ingår i beställningen Visar de kvittenser som är genomförda, denna kan omfattat flera stycken kvittenser om det sker flera delleveranser Visar de orderbekräftelser som leverantören skickat för aktuell order, här finns ex planerad leverans och eventuella restnoteringar Visar de leveransaviseringar som leverantören skickat. Det sker en leveransavisering per (del)leverans, dvs det kan ske flera leveransaviseringar innan leveransen är komplett Används ej Under fliken Orderbekräftelse kan du se om orden är bekräftad med ändring eller bekräftad utan ändring. Om ordern har ändringar kan man se dessa genom att klicka på knappen Hantera SID 6(7)

7 Ett exempel på information visas nedan. Denna information kan uppdateras flera gånger fram till att ordern är slutlevererad. SID 7(7)