Revisionsplan 2011 Sollefteå kommun

Transkript

1 Sollefteå kommun Maj-Britt Åkerström Cert. kommunal revisor

2 Innehållsförteckning 1 Uppdrag 1 2 Revisionsuppdraget 1 3 Revisionsplanering Bedömning av väsentlighet och risk Revisionsprojekt Nämndernas övergripande ansvarsutövande Granskning av delårsrapport Granskning av årsredovisning Projekt med extern delfinansiering Förstudie kompetensförsörjning Organisering av administrationen Samspel politik och förvaltning Fastighetsförvaltning Kvalitet inom äldreboenden Uppföljning av tidigare granskningar 6 Sollefteå kommun

3 1 Uppdrag Kommunens revisorer har uppdragit till Komrev inom att sammanfatta den revisionsplan som revisorerna fastställt att gälla för år Revisionsuppdraget En grundförutsättning för en tillförlitlig kommunal revision och ytterst en effektiv verksamhet är att samtliga delar av det kommunala verksamhetsområdet årligen blir föremål för revisorernas granskning. Fullmäktiges prövning sker årligen och avser all verksamhet. Prövningen av nämndernas ansvarstagande grundas på revisorernas bedömning och uttalande i revisionsberättelser. 3 Revisionsplanering 3.1 Bedömning av väsentlighet och risk Revisionsprocessens grundstomme är, enligt god revisionssed, analysen av väsentlighet och risk. Analysen som är övergripande, ska ligga till grund för planeringen av granskningens inriktning, omfattning och resursbehov de närmaste åren. Följande revisionsfrågor är aktuella: Inom vilka områden finns risker att väsentliga fel uppstår som negativt kan påverka verksamhetens inriktning, förvaltning och redovisning? Vilka konsekvenser kan uppstå? Vilka risker finns och hur stor är sannolikheten för att fel eller misskötsel uppstår? I analysen bedöms såväl externa som interna faktorer. 3.2 Revisionsprojekt 2011 Revisorerna har, utifrån genomförd väsentlighets- och riskanalys, beslutat genomföra följande revisionsprojekt år Nämndernas övergripande ansvarsutövande Revisorerna ska varje år uttala sig i frågan om ansvarsfrihet för nämnder och styrelser. För att möjliggöra bedömningar och skapa en tydlig grund för detta anger kommunallagen att all verksamhet ska granskas årligen. Revisorernas uttalande i revisionsberättelsen avseende ansvarsfrågan utgår från den övergripande revisionsuppgiften att pröva om nämnden fullgör sitt uppdrag från fullmäktige. I detta ingår bl. a. att pröva hur nämnderna tar till sig och tolkar uppdraget och omvandlar det till något utförbart och uppföljningsbart så att verksamheten når de politiska målen. Sollefteå kommun 1 av 6

4 Revisionsfrågan är: Ar nämndernas och kommunstyrelsens ansvarsutövande tillfredsställande? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen och nämnderna. Granskningsinsatserna avgränsas till att omfatta uppföljning av fattade beslut av större vikt Granskning av delårsrapport Krav på delårsrapport och utformning av densamma framgår av Kommunal Redovisningslag, KRL. I kapital 9, 1 regleras att kommunen minst en gång under räkenskapsåret ska upprätta en delårsrapport för verksamheten från räkenskapsårets början. Rapporten ska omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. Enligt Kommunallagen är det lagkrav på att kommunen ska formulera verksamhetsmässiga och finansiella mål för god ekonomisk hushållning i budgeten. Dessa mål ska sedan följas upp i delårsrapport och årsredovisning. Kommunens revisorer åläggs att uttala sig om måluppfyllelsen. Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda målen för god ekonomisk hushållning, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen som enligt kommunallagen är ansvarig för delårsrapportens upprättande Granskning av årsredovisning Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning. Vidare ska revisorerna enligt kommunallagen bedöma om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Kommunen kan även ha egna riktlinjer för årsredovisningens upprättande som ska följas. Sedan 2005 ska ett skriftligt utlåtande avseende god ekonomisk hushållning från revisorerna biläggas årsredovisningen. Detta sker inom ramen för upprättandet av revisionsberättelsen. Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen? Är redovisningens resultat förenligt med de mål fullmäktige beslutat avseende god ekonomisk hushållning? Har balanskravet uppfyllts och hanteras eventuella underskott i enlighet med balanskravets regler? Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande? Med rättvisande avses följsamhet mot lag, rekommendationer och god redovisningssed. Revisionsobjekt är kommunstyrelsen som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. Sollefteå kommun 2 av 6

5 3.2.4 Projektstyrning Strukturfondsperioden innebär fortsatta möjligheter till utvecklingsprojekt som kommunen kan delta i. Strikta rutiner och styrning av förekommande projekt är viktig. Granskad nämnd är kommunstyrelsen. Följande revisionsfråga är aktuell: Har kommunen en effektiv styrning och tillräcklig kontroll av projekt med extern medfinansiering? Följande kontrollmål är aktuella: Vilken kommunal nytta (mål) redovisas i projektansökan? Vilka beslut har kommunstyrelsen fattat avseende projektansökan? Vilken uppföljning har kommunstyrelsen gjort av aktuellt projekt? Genomförs projektet i enlighet med projektansökan? Granskningen är avgränsad till det länsbaserade projektet Strategisk besöksnäringsutveckling. Revisionsobjekt är kommunstyrelsen Förstudie kompetensförsörjning Personalen är kommunens viktigaste resurs och en förutsättning för att kommunerna ska kunna uppfylla sina åtaganden gentemot medborgarna. Kommunen står inför stora och växande pensionsavgångar. Största delen av pensionsavgångarna blir inom vård och omsorg samt utbildning. I viss mån möts pensionsavgångarna av strukturella befolkningsförändringar och därmed ändrat (minskat) behov av tjänster både inom skola och inom äldreomsorg. Förutsättningar att rekrytera till vakanta tjänster varierar beroende av typ av tjänst. Konkurrens om personal kan komma att uppstå. Aktiviteter behöver således göras både för att avveckla personal och för att möta väntat rekryteringsbehov. För att vidta rätt åtgärder vid brister i arbetsmiljö, rekrytera rätt personer, satsa rätt kompetensutveckling etc måste kommunen har en rättvisande bild av nuläget. Information och analys av nuläge och framtid är därför ett första steg i ett strukturerat personalstrategiskt arbete. Samtidigt är strategiska insatser både för att locka ny personal och för att behålla den man redan har av största vikt. Följande revisionsfråga är aktuell:har kommunen en tillräcklig kontroll för en effektiv kompetensförsörjningsprocess? Följande kontrollmål är aktuella: Har kommunen tillräcklig kunskap om nuläget? Finns fastställda styrsystem för kompetensförsörjningsprocessen där det framgår hur arbetet ska styras, vad som ska prioriteras, vad som ska utföras och av vem? Bedrivs ett aktivt kompetensförsörjningsarbete? Granskad nämnd är kommunstyrelsen, förstudien fokuseras på kommunstyrelsens övergripande styrning av kompetensförsörjningen. Sollefteå kommun 3 av 6

6 3.2.6 Organisering av administrationen Syftet med denna granskning är att granska kvalitet och effektivitet i de utvalda processerna samt att ge ett underlag för att utveckla de delprocesser där problem föreligger. Syftet är även att ge ett underlag för bedömning av hur mycket tid som används till all administration och hur det förhåller sig jämfört med andra kommuner. Revisionsfrågan är: Har kommunen ändamålsenliga processer/ arbetssätt avseende ekonomi-, löne- och nämndsadministration? Granskningen omfattar följande kontrollfrågor: 1. Bidrar processerna till en god styrning av kommunen? Finns styrande och stödjande dokument för de olika områdena och är de kända? 2. Bedrivs processerna med tillfredsställande kvalitet? Finns det tillräcklig kunskap om hur olika aktiviteter ska utföras? Finns det stöd att tillgå när så behövs? Hanteras störningar och problem som uppkommer inom de olika områdena på ett sätt som gör att risken för återkommande fel minimeras? 3. Bedrivs processerna kostnadseffektivt? Är rutinerna enkla och smidiga att tillämpa? Använder medarbetarna rimligt med tid (personresurser) inom de olika områdena (jämförelse görs inom kommunen och med andra jämförbara kommuner där så är möjligt)? I granskningen ingår ekonomiadministration innefattande löpande redovisning (processer för hantering av leverantörsfakturor, kundfakturor, interna affärer och löpande bokföring), budgethantering och uppföljning inkl prognoser och bokslut samt löneadministration innefattande rapportering och attestering av löner samt löneredovisning. Granskningen omfattar alla nämnder Samspel politik och förvaltning Kommunallagen innehåller inte några föreskrifter om rollfördelning mellan förtroendevalda och anställda. Systemet bygger på respekt, förtroende, tillit, dialog och en tydlig rollfördelning. Ett fungerande ledarskap förutsätter respekt för varandras spelplaner. Det tudelade ledarskapet bygger i huvudsak på följande fördelning av uppgifter: Revisionsfrågan är: Fungerar ledning och styrning på ett tillfredsställande sätt? Följande kontrollmål ingår i granskningen: Vilka mål och riktlinjer finns för ansvarsfördelningen mellan förtroendevalda och tjänstemän? Hur arbetar förtroendevalda och tjänstemän med styrning och ledning? Har politiker och tjänstemän samma syn på ansvarsfördelningen? Granskningen omfattar kommunstyrelsens, barn- och skolnämndens, vård- och äldrenämndens och kultur, utbildnings- och fritidsnämndens ansvarsområden. Sollefteå kommun 4 av 6

7 3.2.8 Fastighetsförvaltning Kommunen har överfört fastighetsförvaltningen avseende kommunens verksamhetsfastigheter till det kommunala bostadsbolaget Solatum Hus och Hem AB. Revisorerna har identifierat ett behov av att klargöra frågor kring a) transaktioner mellan kommunen och bostadsbolaget b) kring upphandling avseende fastighetsförvaltningen samt c) ändamålsenlighet och säkerhet i den interna kontrollen Följande revisionsfrågor är aktuella: 1. Fungerar fastighetsförvaltningen för kommunens verksamhetsfastigheter på ett tillfredsställande sätt? 2. Sker upphandlingar i enlighet med Lagen om offentlig upphandling och av kommunen och/eller bolaget fastställda regler? 3. Är den interna kontrollen avseende fastighetsunderhåll tillräcklig? Följande kontrollmål är aktuella: 1. Vad innebär avtalet mellan kommunen och Solatum Hus och Hem ABom fastighetsförvaltningen? 2. Är ansvaret tydliggjort i avtal mellan kommunen och Solatum Hus och Hem AB om förvaltning av kommunens verksamhetsfastigheter? 2. Fungerar fastighetsförvaltningen i enlighet med avtal? 3. Sker upphandlingar i enlighet med Lagen om offentlig upphandling och gällande ramavtal? 4. Är den egna uppföljningen av upphandlingsverksamheten och köptrohet mot ramavtal säkerställd ur internkontrollsynpunkt? 5. Har kommunstyrelsen och bolaget genomfört bedömningar av var i verksamheterna risker för oegentligheter kan uppträda? 6. Genomförs kontroller av risker för oegentligheter? 7. Vilken uppföljning och rapportering förekommer? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen och Solatum. Granskningen genomförs samordnat mellan kommunens revisorer och lekmannarevisor i Solatum Kvalitet inom äldreboenden Kommunerna har enligt socialtjänstlagen ansvar för att äldre personer får möjlighet att leva och bo självständigt under trygga förhållanden och ha en aktiv och meningsfull gemenskap med andra. Kommunen har enligt Socialtjänstlagen ett ansvar för att insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. I begreppen inryms bl a rättssäkerhet, kompetens, bemötandefrågor, den enskildes medinflytande samt att vården är lättillgänglig. För att säkerställa detta ska kvaliteten systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkerställas. Det förutsätter att det finns ett kvalitetssystem. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har nämnden inrättat ändamålsenligt kvalitetssystem för hälso- och sjukvårdsinsatserna inom äldreomsorgen och äldreomsorgens insatser enligt socialtjänstlagen? Sollefteå kommun 5 av 6

8 Följande kontrollmål ingår i granskningen Definiering av kvalitetsbegrepp. Finns det ett dokumenterat kvalitetssystem som omfattar de områden som anges i socialstyrelsens föreskrifter avseende hälso- och sjukvårdsinsatser? Finns det ett dokumenterat kvalitetssystem som omfattar de områden som anges i socialtjänstlagen och i socialstyrelsens allmänna råd? Är ansvaret för kvalitetsarbetet tydligt identifierat och finns det en tydlig organisation och plan för hur det ska bedrivas och följas upp? Granskningen är avgränsad till vård- och äldrenämnden och omfattar både verksamheten vid Gunillagården (Junsele) och Lissgården (Näsåker) som bedrivs i egen regi och om möjligt på Rådomsgården (entreprenad) Uppföljning av tidigare granskningar Målet med revisorernas arbete är inte bara att det efter årets slut ska leda till en revisionsberättelse. Revisorernas arbete ska också leda till en bättre trygghet, säkerhet och effektivitet. Därför är det nödvändigt att de förslag som lämnats tidigare år löpande följs upp så att revisorerna kan bedöma om erforderliga åtgärder vidtagits från kommunens sida. Uppdraget innebär att följa upp att föreslagna åtgärder enligt tidigare granskningar genomförs. Revisionsfrågan är: Vilka åtgärder har blivit genomförda med anledning av de förslag och synpunkter som lämnats i revisionsrapporter 2009? Uppföljningen avser följande projekt som genomfördes 2009: Budgetprocessen, Chefsrekrytering, Försörjningsstöd, Kvalitet och Styrande dokument. Uppföljning av genomförda granskningar av delårsrapport och årsredovisning sker i annan ordning. Uppföljning av granskning av kontanthantering och verifikationer har skett under Granskningen avser kommunstyrelsen, vård- och äldrenämnden, individ- och omsorgsnämnden samt samhällsbyggnadsnämnden. Sollefteå kommun 6 av 6