REGISTRERINGSANVISNING

Transkript

1 REGISTRERINGSANVISNING

2 REGISTRERINGSANVIS NING 2 (8) Innehållsförteckning 1 Allmänt Registrerarens allmänna uppgifter och skyldigheter Uppgifter i anslutning till registrering och identifiering i samband med registrering Faktorer som ska beaktas vid identifiering personen Separat identifieringshandling Faktorer som ska beaktas vid identifiering av utlänningar: Aktivkort för statsförvaltningen Nytt aktivkort Beställning av aktivkort för statsförvaltningen och överlämnande av kort till kortinnehavare Specifikationer för bildfiler för aktivkort för statsförvaltningen Ny beställning av PUK nyckelkod Spärrning av personcertifikat för statsförvaltningen Finländska identifieringshandlingar som Befolkningsregistercentralen godkänner... 7

3 REGISTRERINGSANVIS NING 3 (8) REGISTRERINGSANVISNING 1 Allmänt Registreringsanvisning för personalcertifikat inom statsförvaltningens organisationer Registreringen av certifikat för personalen inom statsförvaltningens organisationer (nedan tillsammans statsförvaltningens personcertifikat ) styrs av lagen om stark autentisering och elektroniska signaturer (617/2009), certifikatspolicyn, certifieringspraxis samt Befolkningsregistercentralens anvisning om registrering inom statsförvaltningen. Därutöver tillämpas avtalsvillkoren mellan certifikatutfärdare och registrerare på registreringen. Registrerana av statsförvaltningens personcertifikat på organisationens aktiv kort/organisationskort är myndigheter som står i ett avtalsförhållande med Befolkningsregistercentralen (BRC), registreraren verkar i sin uppgift för certifikatutfärdarens (Befolkningsregistercentralens) räkning. 2 Registrerarens allmänna uppgifter och skyldigheter Iaktta lagen om stark autentisering och elektroniska signaturer, certifikatspolicyn för statsförvaltningens personcertifikat och certifieringspraxis och BRC:s registreringsanvisning för statsförvaltningen. Underteckna avtal om produktion och registrering av statsförvaltningens personcertifikat med certifikatutfärdaren. Arkivera ansökningsblanketterna för aktivkort för statsförvaltningen i 15 år. Ge bruksanvisningen för aktivkort för statsförvaltningen till den som ansöker om kort. Bruksanvisningen innehåller grundläggande anvisningar för användare av aktivkort för stats förvaltningen. Bruksanvisningen innehåller även en hänvisning till statsförvaltningens certifikatspolicydokument, vilka innehåller mer detaljerade villkor för statsförvaltningens personcertifikat. 3 Uppgifter i anslutning till registrering och identifiering i samband med registrering Den som ansöker om statsförvaltningens personcertifikat ska personligen beställa aktivkortet på registreringsstället. Den som ansöker om aktivkort godkänner med sin underskrift att de uppgifter som anges på ansökan är riktiga samt att certifikatet skapas och publiceras i en offentlig katalog. Den som ansöker om aktivkort förbinder sig med sin underskrift att använda aktivkortet i enlighet med användningsvillkoren. Med användningsvillkor avses de gällande certifikatspolicydokumenten. De aktuella certifikatspolicydokumenten återfinns på webbplatsen samt på registreringsstället. Vid ansökan om aktivkort för statsförvaltningen ska sökanden a) godkänna att sökandens uppgifter kontrolleras i befolkningsdatasystemet b) godkänna användningsvillkoren för användning av certifikatet

4 REGISTRERINGSANVIS NING 4 (8) c) se till att certifikatet och PIN/PUK koderna förvaras säkert d) se till att eventuellt missbruk av kort eller förkomna kort anmäls. 3.1 Faktorer som ska beaktas vid identifiering personen Lagen om stark autentisering och elektroniska signaturer (617/2009) kräver en (1) personlig identifiering som utförs enligt lagens föreskrifter. Identifieringen av en person kan göras antingen i början av registreringsprocessen i samband med att kortansökan görs eller alternativt som en s.k. efteridentifiering i samband med att ett färdigt aktivkort överlämnas på registreringsstället. Registreraren gör en tillförlitlig identifiering av den som ansöker om certifikat med godkända av polisen utfärdade giltiga dokument, som är identitetskort (utfärdat efter ), pass samt körkort utfärdat efter Ett giltigt körkort utfärdat av Trafiksäkerhetsverket Trafi efter godkänns också som identifieringsdokument. Om körkortet inte innehåller en administrativ nummerserie (punkt 4d i körkortet), antecknas som preciserande uppgift fordonsklass och som utfärdande organisation nämnda polisinrättning. Ett giltigt körkort som utfärdats av myndighet efter får användas som godkänt dokument för påvisande av identitet fram till den 31 december Obs! Papperskörkort godkänns inte som identifieringshandling. Körkort beviljade efter är tillverkade av plast. 3.2 Separat identifieringshandling Om den som söker om statsförvaltningens personcertifikat inte har ovan nämnda giltiga dokument, kan identifieringen göras på polisens tillståndsservicepunkter. Polisen identifierar personen, utfärdar en särskild identifieringshandling och skickar den direkt till registreringsstället. Endast identifieringshandlingar som polisen skickar per post godkänns. För den separata identifieringshandlingen behövs två (2) passfoton. Den sökande skaffar intyget och de foto grafier som behövs för ändamålet på egen bekostnad. Intyget gäller endast på det registreringsställe som utförde registreringen ett år från datumet från intygets beviljande. Registreraren får inte överlämna en av polisen utfärdad separat identifieringshandling till sökanden, utan handlingen fogas till kortansökningen. 3.3 Faktorer som ska beaktas vid identifiering av utlänningar: Godtagbara identifieringshandlingar är även ett giltigt pass eller identitetskort som beviljats av myndighet i en medlemsstat inom EES, Schweiz eller San Marino, ett giltigt körkort som beviljats efter av myndighet i en medlemsstat inom EES och ett giltigt pass som beviljats av myndighet i något annat land.

5 REGISTRERINGSANVIS NING 5 (8) Den yttre utformningen av pass som beviljats av andra myndigheter (tekniska beskrivningar) kan kontrolleras i databasen över mallar på adressen Registreraren tar en kopia av alla ovannämnda handlingar som använts för identifiering av en utlänning och arkiverar kopiorna fogade till ansökningsblanketten. Kortansökningsblanketterna ska arkiveras i 15 år. Vid identifiering av utländska personer kan registreraren använda en av EU kommissionen tillhandahållen webbtjänst som innehåller tekniska beskrivningar av godkända identifieringshandlingar i Europeiska ekonomiska samarbetsområdets medlemsstater. EU kommissionens tjänst finns på adressen För de länder vilkas identifieringshandlingar inte finns i tjänsten i fråga och personen inte kan uppvisa ett pass, utförs identifieringen av personen av polisen. Polisen identifierar per sonen, utfärdar en separat identifieringshandling och skickar den direkt till registreringsstället. Endast identifieringshandlingar som polisen skickar per post godkänns. För den se parata identifieringshandlingen behövs två (2) passfoton. Den sökande skaffar intyget och de fotografier som behövs för ändamålet på egen bekostnad. Intyget gäller endast på det registreringsställe som utförde registreringen ett år från datumet från intygets beviljande. Registreraren får inte överlämna en av polisen utfärdad separat identifieringshand ling till sökanden, utan handlingen fogas till kortansökningen. Om polisen inte heller kan identifiera en utländsk person på ett tillförlitligt sätt, kan statsförvaltningens aktivkort inte utfärdas för den aktuella personen. Uppgiften om identifieringssättet antecknas på ansökningsblanketten och registrera ren bekräftar med sin underskrift att en verifiering av identiteten har ägt rum. Det rekommenderas att registreraren tar en fotokopia på den utländska handling som använts för att identifiera den utländska personen och förvarar fotokopian tillsammans med kortansökan. Registreraren ser till att personuppgifterna hanteras omsorgsfullt och konfidentiellt. Registreraren arkiverar de uppgifter som fåtts i sök och registreringsskedet (närmare beskrivningar finns i statsförvaltningens certifikatspolicydokument rörande personcertifikat). Beskrivningar av certifikatutfärdarens och registrerarens ansvarsområden finns i certifikatspolicyerna rörande personcertifikat och tillhörande certifieringspraxis på webbplatsen

6 REGISTRERINGSANVIS NING 6 (8) 4 Aktivkort för statsförvaltningen 4.1 Nytt aktivkort Kortinnehavaren ska beställa ett nytt aktivkort alltid när det sker förändringar i certifikatets informationsinnehåll, till exempel när kortinnehavarens namnuppgifter förändras eller när kortet blir skadat eller kommer bort. 4.2 Beställning av aktivkort för statsförvaltningen och överlämnande av kort till kortinnehavare Registreraren beställer aktivkort för statsförvaltningen och PIN/PUK koderna med beställningsoch förvaltningssystemet Vartti. Aktivkort för statsförvaltningen och PIN/PUK kodkuverten i anslutning till dem ska förvaras i låsta utrymmen fysiskt separat från varandra av två olika registrerare då aktivkorten och PIN/PUK kodkuverten i anslutning till dem kommer till registreringsstället för förvaring innan de överlåts till kortinnehavarna. Aktivkort för statsförvaltningen överlåts alltid på registreringsstället. 4.3 Specifikationer för bildfiler för aktivkort för statsförvaltningen Bildfilens storlek ska vara mellan 172*210 och 309*378 pixlar (bredd/höjd=0.817, utskriftsupplösning 300dpi, storlek kb) Filformat JPG eller TIF. Bildfilens namn får ha högst 33 tecken Om kort utan foto valts som avtalsprodukt, finns det inte fält för bildfilen på ansökan. 5 Ny beställning av PUK nyckelkod PUK nyckelkodsbrevet beställs på registreringsstället med datasystemet Vartti. Bild 1. Kortuppgifter

7 REGISTRERINGSANVIS NING 7 (8) Endast registreraren har rätt att beställa en ny PUK nyckelkodskuvert, och denna rätt gäller endast aktivkort vilkas uppgifter registreraren ser inom ramen för sin behörighet i systemet Vartti. Om personen har flera kort, ska uppgifterna på kortet och i Vartti jämföras med varandra för att säkerställa att man beställer PUK nyckelkodskuvertet till rätt kort. Kortinnehavaren ska vara på plats personligen. Registreraren identifierar kortinnehavaren i enlighet med Befolkningsregistercentralens gällande registreringsanvisning. 6 Spärrning av personcertifikat för statsförvaltningen Begäran om spärrning av ett certifikat ska göras omedelbart efter att innehavaren har tappat kortet eller när kortet gått sönder. Certifikaten för ett gammalt aktivkort ska spärras senast när det nya aktivkortet tas i bruk. Serienumren och uppgift om spärrningstidpunkten för spärrade certifikat publiceras på en spärrlista. Begäran om spärrning av ett certifikat görs enligt följande: av organisationens registrerare eller certifikatets innehavare, av registreraren med fullmakt av statsförvaltningens organisation (full makt för spärrning av aktivkort samt makuleringsprotokoll). Certifikatet spärras genom ett telefonsamtal till det avgiftsfria spärrtjänstnumret Ett spärrat certifikat kan inte tas i bruk igen. Ett certifikat gäller högst 5 år från datumet för beviljandet av certifikatet. 7 Finländska identifieringshandlingar som Befolkningsregistercentralen godkänner Bild 2. Godkända finländska identifieringshandlingar (körkort, identitetskort och pass).

8 REGISTRERINGSANVIS NING 8 (8) De godkända utländska identifieringshandlingarna finns via vidstående länkar (Ett giltigt pass eller identitetskort som beviljats av myndighet i en medlemsstat inom EES, Schweiz eller San Marino, ett giltigt körkort som beviljats efter av myndighet i en medlemsstat inom EES.) (Pass som beviljats av en myndighet i en annan stat)