Kvalitetssäkring flödesmodellen

Transkript

1 Region Skåne Flödesmodellen Förvaltningsgrupp Dokumentslag: Styrande Datum: Dokumenttyp: Anvisning Version: 3.0 Kvalitetssäkring flödesmodellen

2 2 Innehållsförteckning 1 FLÖDESMODELLEN BAS... 4 FLIK REMISSHANTERING... 5 Kontroll av Patienter med mer än ett pågående vårdåtagande per verksamhet... 5 Kontroll av Remisskod saknas... 6 Kontroll av Vårdåtagande med problemkod för remissgranskning (t ex REMGR)... 7 Kontroll av Ledtid från remissbeslut till ankomstdatum inkommande remisser... 8 Kontroll av Ledtid från remissbeslut till ankomstdatum utgående remisser... 9 Kontroll av Ledtid från ankomst till granskning Kontroll Andel av vårdbegäran med granskningsdatum FLIK PÅGÅENDE/AVSLUTADE VB Kontroll av Pågående/avslutade patienter FLIK OM- OCH AVBOKNINGAR Kontroll Om-/avbokningar per orsak/detalj/planerad vg FLIK PRIORITET 1:A KONTAKT Kontroll av Medicinsk prioritet FLIK VÄNTETID ALLA VG-KATEGORIER Kontroll av Väntande patienter besök (första kontakt) Kontroll av Faktisk väntetid = genomförda besök FLÖDESMODELLEN VÄNTETIDSRAPPORTERING FLIK PASIS Kontroll av Väntande patienter besök (första kontakt) Kontroll av Översikt för registrerade avvikelser FLIK ORBIT 5 SKL Kontroll av Väntande patienter operation/åtgärd FLÖDESMODELLEN ÅTERBESÖK FLIK ÅTERBESÖK LÄKARE (SKL) Kontroll av planerade återbesök väntande efter medicinskt måldatum FLIK ALLA PLANERADE ÅTERBESÖK INKL. M BOKNINGSDATUM Kontroll av Direktbokade återbesök som saknar besöksregistrering... 28

3 3 Inledning Detta dokument är framtaget av Flödesmodellens förvaltningsgrupp. Representanter från Region Skånes sjukvårdsförvaltningar samt privata vårdgivare ingår i gruppen. Regelbunden granskning av data ger en god kontroll på att rätt saker registreras på ett korrekt sätt. Kontinuerlig feedback till de som registrerar in uppgifterna ökar kvaliteten på det inregistrerade materialet. Kvalitetssäkringen av de registrerade uppgifterna ska göras utifrån PASiS-handboken Remisshantering i Region Skåne - God klinisk Praxis Praxis för väntande patienter i Region Skåne Nationella regelverk för väntetidsrapportering, Sveriges kommuner och landsting (SKL)

4 4 1 Flödesmodellen bas Flödesmodellen Bas innehåller uppgifter från vårdåtagande (VÅ) som t.ex. remisshantering, av- och ombokningar, problem/ diagnos, vårdkontakter samt avslutningsorsaker som registrerats i PASiS. Kvalitetssäkringen av de registrerade uppgifterna ska göras utifrån Remisshantering i Region Skåne God klinisk Praxis och Praxis för väntande patienter i Region Skåne OBS! Kontrollera datum för laddning av applikationen Titta på datumen för senaste laddning både för Mellanlagret från Tieto och QlikView (QV). Om laddningen inte fungerat korrekt, markeras texten med röd färg. Laddning av gårdagens registreringar är klara nästkommande dag cirka kl Om laddningarna inte är klara då, kontakta (077-67) för att göra en felanmälan. I PASiS bild 771 finns information om vilka enheter som är kopplade till Flödesmodellen. Denna information ligger till grund för utdatan i Flödesmodellens QV-applikationer. PASiS bild 771 administreras av PASiS-ansvariga.

5 5 Flik Remisshantering Kontroll av Patienter med mer än ett pågående vårdåtagande per verksamhet 1. Gör val under Sjukhus och Enhet eventuellt Del av klinik, se pil. 2. Klicka på rapporten Patienter med >1 vårdåtagande/remisskod saknas. Du får upp en lista som visar patienter som har mer än ett pågående vårdåtagande inom vald verksamhet (enhet). 3. Markera ett personnummer. 4. Använd bakåt-knappen för att få fram nästa personnummer på listan Patienter med >1 vårdåtagande/remisskod saknas. Åtgärd: Kontrollera i PASiS och avsluta vårdåtagande som inte är aktuella.

6 6 Flik Remisshantering Kontroll av Remisskod saknas Alla remisser ska läggas in med remissavsändare. Om remisskod i vårdåtagandet saknas går det inte att skicka remissbekräftelse till inremitterande via PASiS. Det går heller inte att få fram uppgifter om varifrån remisser kommer. 1. Gör val under Sjukhus och Enhet eventuellt Del av klinik, se pil. 2. Välj Vårdbegärantyp Remiss 3. Välj rapporten Patienter med >1 vårdåtagande/remisskod saknas 4. Välj tomt fält i Datum avslut 5. Markera ett personnummer om sådant finns. 6. Använd bakåt-knappen för att få fram nästa personnummer på listan Remisskod saknas. Åtgärd: Kontrollera varifrån remissen kommer och komplettera/ändra med uppgifter i PASiS bild 040 och bevakningsbilden 090 eller bokningsbilden 087 för remitterande enhet/mottagning.

7 7 Flik Remisshantering Kontroll av Vårdåtagande med problemkod för remissgranskning (t ex REMGR) Administrativ problemkod som används innan vårdbegäran är bedömd/granskad. När vårdbegäran är granskad ska problemkoden antingen ändras till rätt problemkod eller vårdåtagandet avslutas med bibehållen problemkod. Observera att det alltid ska finnas datum för granskning och signatur, även på vårdbegäran som avslutas direkt efter granskning. 1. Gör val under Sjukhus och Enhet eventuellt Del av klinik, se pil. 2. Välj rapporten Inkomna vårdbegäran per problem och år. Välj sedan enhetens problemkod för remissgranskning, t ex RFG i multiboxen. 3. Klicka på Källdata 4. Ta bort avslutade vårdåtaganden genom att välja blank rad i kolumnen AVSL 5. Dubbelklicka i kolumnen Rem beslut-vbin (vardagar) för att få de som har längst ledtid överst. Åtgärd: Kontrollera uppgifterna i listan, ändra problemkod i vårdåtagandet eller avsluta vårdåtagandet

8 8 Flik Remisshantering I vårdåtagandet registreras Datum för remissbeslut och Ankomstdatum som gör det möjligt att se ledtiden. Enligt regelverket för Remisshantering i Region Skåne ska remiss skickas så att den når mottagaren inom tre arbetsdagar efter remissbeslut. Kontroll av Ledtid från remissbeslut till ankomstdatum inkommande remisser 1. Gör val under Sjukhus och Enhet eventuellt Del av klinik, se pil 2. Klicka på rapporten Ledtid remisshantering. OBS! Ledtid remissbeslut ankomst är förvald. 3. Klicka på Källdata 4. Kvalitetssäkra därefter uppgifterna i Källdata och kolumnerna Remissbeslut, Ankomstdatum VB och Rem beslut VBIN (vardagar). Dubbelklicka på kolumn Rem beslut VBIN (vardagar) för att sortera i kolumnerna. Åtgärd: Om långa ledtider, se över rutiner enligt Remisshantering i Region Skåne God klinisk praxis. Felaktiga datum för remissbeslut och ankomstdatum justeras i PASIS Bild 040. Vid återkommande längre ledtider, kontakta inremitterande enhet.

9 9 Flik Remisshantering Kontroll av Ledtid från remissbeslut till ankomstdatum utgående remisser Är idag behörighetsstyrt till vissa handläggare för tillgänglighet och tillgänglighetskoordinatorer i Region Skåne. Vid behov av uppgift och källdata för utgående remisser vänligen kontakta: Din Tillgänglighetskoordinator i Region Skåne Åtgärd: Om långa ledtider, se över rutiner enligt Remisshantering i Region Skåne God klinisk praxis. Felaktiga datum för remissbeslut och ankomstdatum justeras i PASIS. För utdata Ledtider remisshantering hänvisas till QlikView-applikationen Tillgänglighet Skåne flik Speciell uppföljning.

10 10 Flik Remisshantering Ledtiden hämtas från registrering av Ankomstdatum och Granskningstid i vårdåtagandet. Enligt regelverket för Remisshantering i Region Skåne ska mottagen remiss bedömas och prioriteras inom tre arbetsdagar. Kontroll av Ledtid från ankomst till granskning 1. Gör val under Sjukhus och Enhet eventuellt Del av klinik, se pil 2. Klicka på rapporten Ledtid remisshantering 3. Välj rapport Ledtid ankomst - granskning 4. Klicka på Källdata 5. Kvalitetssäkra därefter uppgifterna i Källdata och kolumnerna Ankomst VB, Granskning och Granskningstid VBIN (vardagar). Dubbelklicka två gånger i kolumn Granskningstid VBIN (vardagar) för att få fram senaste uppgifterna. Åtgärd: Om långa granskningsledtider, se över rutiner enligt Remisshantering i Region Skåne God klinisk praxis. Felaktiga datum för ankomstdatum och granskningsdatum justeras i PASIS bild 040.

11 11 Flik Remisshantering Kontroll Andel av vårdbegäran med granskningsdatum Från och med är granskningsdatum obligatoriskt 1. Välj: - Vårdbegäran År: Aktuella år - Vårdbegärantyp: Remiss + Egen vårdbegäran - Sjukhus och Enhet, eventuellt Del av klinik - Problemkod: Exkludera eventuell problemkod för granskning (t.ex. RG) 2. Klicka på rapporten Andel av vårdbegäran med granskningsdatum 3. Klicka på Källdata 4. Klicka på den svarta pilen i kolumnen Granskning och välj tomt fält för att exkludera redan granskade remisser. Nu visas patienter utan granskningsdatum. Åtgärd: Åtgärda granskningsdatum som saknas i PASiS Bild 040.

12 12 Flik Pågående/Avslutade VB Uppföljning av senaste vårdkontakt för patienter med upprättat vårdåtagande. Kontroll av Pågående/avslutade patienter 1. Välj: Val av sjukhus, enhet. Del av klinik är inte valbart, använd istället aktuell problemkod Gör inga val för Vårdbegärantyp Problemkod: Exkludera eventuell problemkod för remissgranskning (t.ex. RG) När kvalitetssäkring är gjord för valbara år kan även Pågående/avslutade granskas i QV Flödesmodellen Bas Historik 2. Klicka på rapporten Pågående/avslutade patienter 3. För att minimera utsökningen välj ett år i taget, i Vårdbegäran år i multiboxen Listan innehåller alla patienter som har ett upprättat vårdåtagande och som har en registrerad 1:a-kontakt och/eller senare vårdkontakter förutsatt att besöket varit bokat i PASiS. För att sortera bort redan avslutade, tryck på pilen i kolumnen Avslut och välj det tomma fältet som blir synligt längst upp 4. I kolumn Senaste vårdkontakt, ändra sorteringsordningen genom att dubbelklicka på rubriken i den grå listen. Åtgärd: Avsluta vårdåtagande enligt enhetens rutiner, regionala tillämpningsanvisningar och rutiner för avslutskoder.

13 13 Flik Om- och avbokningar Uppföljning av antal om- och avbokningar samt uteblivna besök. Uppgifterna finns endast på de mottagningar, vårdgivare och kontakttyper som är kopplade till Flödesmodellen. Kontroll Om-/avbokningar per orsak/detalj/planerad vg 1. Välj: Sjukhus, enhet Vårdbegäran år: aktuellt år 1. Klicka på rapporten Om-/avbokningar fördelat på orsak/detalj/planerad vg 2. Markera först en rad i rapporten och sedan klicka på den böjda pilen uppe i den grå listen för att komma vidare till detaljtext Åtgärd: underlag för att minska om- och avbokningar samt uteblivna

14 14 Flik Prioritet 1:a kontakt Kontroll av Medicinsk prioritet Vid granskning av vårdbegäran görs en medicinsk bedömning med prioritering i dagar. Välj: Sjukhus och enhet Del av klinik ej valbart, vid behov välj problemkod Vårdbegäran år 1. Klicka på rapporten Källdata Med prio 1:a kontakt. 2. Klicka på kolumn Avslut, välj tomt vitt fält för att exkludera avslutade vårdåtagande. 3. Klicka på kolumn Prioritet dgr remissbeslut, välj tomt vitt fält för att exkludera redan registrerad prioritet. 4. Klicka på kolumn 1:a kontakt, välj tomt vitt fält för att exkludera patienter som har haft 1:a kontakt Åtgärd: Komplettera med medicinsk prioritet i vårdåtagandet. Alla ska ha en medicinsk prioritet oavsett om direktbokning sker.

15 15 Flik Väntetid alla vg-kategorier Kontroll av Väntande patienter besök (första kontakt) Applikationen visar väntande för alla vårdbegärantyper till första kontakt för läkare och övriga vårdgivarkategorier som är kopplade till flödesmodellen t.ex. logopeder, sjuksköterskor, sjukgymnaster. 1. Välj förvaltning, sjukhus, enhet och eventuellt del av klinik 2. Välj vårdbegärantyp: Remiss och Egen vårdbegäran 3. Välj slutdatum för månaden (samma slutdatum som för kommande rapportering) 4. Rapporten Väntande patienter Besök är förvald. 5. I runda pilen uppe till vänster finns val av förvaltning, del av klinik och problemkod 6. Välj Källdata alla vårdgivarkategorier och kvalitetssäkra väntande patienter som har eller riskerar få vänta längre än 90 dagar. Klicka på kolumn Avslut och 1:a kontakt, välj tomt vitt fält för att exkludera. Väntelistan ska endast innehålla aktuella patienter till besök! Kontroll av väntande i PASiS: Orsaker till väntande längre än 90 dagar? 1. Vårdåtagandet korrekta datum registrerade? 2. Är patienten bevakad? 3. Är patienten bokad? 4. Har patienten varit på besök/ omhändertagits på annat sätt för aktuell frågeställning? 5. Läs i Melior 6. Åtgärda

16 16 Flik Väntetid alla vg-kategorier Kontroll av Faktisk väntetid = genomförda besök Applikationen visar genomförda besök (=faktisk väntetid) till första kontakt för läkare och övriga vårdgivarkategorier som är kopplade till flödesmodellen t.ex. logopeder, sjuksköterskor, sjukgymnaster. Görs inget val av vårdbegärantyp = Alla vårdbegärantyper 1. Välj förvaltning, sjukhus och enhet 2. Välj slutdatum för månaden (samma slutdatum som för kommande rapportering) 3. Klicka på rapporten Väntetid (faktisk) Besök 4. I runda pilen uppe till vänster finns val av del av klinik, problemkod 5. Rapporten visar genomförda besök, beroende på val som görs genom att klicka på den böjda pilen - enhet, problemkod eller vårdgivarkategori.

17 17 2 Flödesmodellen Väntetidsrapportering Flödesmodellen Väntetidsrapportering innehåller uppgifter om planerad vård för första besök, vårdutbudet av undersökningar och operation/ åtgärder som finns i nationella väntetidsdatabasen Applikationen visar antal väntande som har vårdbegärantyp R = Remiss och E = Egen vårdbegäran. Väntetid faktisk visar endast genomförda besök till läkare enligt SKL;s urval och regelverk. Applikationen används som underlag för kvalitetssäkring och väntetidsrapportering till Sveriges kommuner och landsting, SKL. Kvalitetssäkringen av de registrerade uppgifterna ska göras utifrån Remisshantering i Region Skåne God klinisk Praxis och Praxis för väntande patienter i Region Skåne samt SKL;s regelverk. OBS! Kontrollera datum för laddning av applikationen Titta på datumen för senaste laddning både för Mellanlagret från Tieto och QV. Om laddningen inte fungerat korrekt, markeras texten med röd färg. Laddning av gårdagens registreringar är klara nästkommande dag cirka kl Om laddningarna inte är klara då, kontakta (077-67) för att göra en felanmälan.

18 18 Flik PASiS Kontroll av Väntande patienter besök (första kontakt) Kvalitetssäkring av väntande patienter ska ske kontinuerligt, varje vecka! Välj slutdatum för månaden (samma slutdatum som för kommande rapportering) Kvalitetssäkringen görs utifrån inställningar i multiboxen: - Förvaltning, Sjukhus och Klinik (PASiSenhet) - eventuellt Del av klinik - Problemkoder - Välj aldrig mottagning då detta inte registreras i vårdåtagandet utan används först vid bokning av besök Nu kan du välja 30, 60 eller 90 dagar i den fasta rapporten när kvalitetssäkring av väntande patienter ska göras. Utöver de fasta valen ovan kan man välja 0 eller annan valbar siffra.

19 19 Använd eventuellt bokmärke som lagts upp (tänk på att bokmärken kan ändras vid systemuppdateringar). TIPS! Väntat längre än 30, 60 dagar Denna rapport kan användas för att se varför väntande patienter passerat 30 respektive 60-dagars gränsen arbeta proaktivt för att säkerställa att patienter kommer att få tid till besök/ op-åtgärd inom 90 dagar (nationella vårdgarantin) Väntat längre än 90 dagar Denna rapport ska användas för att se varför patienter inte kommit till inom vårdgarantins ramar OBS! BUP samt HAB har 30 dagars vårdgaranti Klicka på pilen i rutan Välj antal dagar Källdatarapport (som finns under multiboxen). Välj om du vill titta på väntande > 30, 60 eller 90 dagar. Klicka på rapporten Källdata besök

20 20 Nu visas uppgifter på dem som väntat 60 eller 90 (beroende på val ovan) dagar eller längre. Dubbelklicka två gånger på rubriken Väntat antal dagar rem beslut för att sortera efter den som väntat längst tid. För att exkludera bokade och avslutade patienter i källdata tryck på pilen i kolumn Bokning till 1:a besök.. respektive Avslut och markera tomma vita fältet längst upp (som blir grönmarkerat). Väntelistan ska endast innehålla aktuella patienter till besök! Orsaker till väntande längre än 30/60/90 dagar? 1. Vårdåtagandet korrekta datum registrerade? 2. Är patienten bevakad? 3. Är patienten bokad? 4. Har patienten varit på besök/ omhändertagits på annat sätt för aktuell frågeställning? 5. Läs i Melior 6. Åtgärda

21 21 Flik PASiS Kontroll av Översikt för registrerade avvikelser I Avvikelserapporten, Väntande mer än 60 dagar går det snabbt att få en översikt hur många gånger - patienter bokat om (PO, PB) eller av (PA) samt uteblivit till besök (UT) - enheten bokat om (EO, EB) eller av (EA) Välj Förvaltning, Sjukhus, enhet eventuellt Del av klinik Dubbelklicka på Avvikelserapporten, väntat mer än 60 dagar som finns längst ned till vänster, så öppnas den. Dubbelklicka en gång på varje rubrik avvikelse 1, avvikelse 2 etc för att sortera utifrån flest antal avvikelser. Exempel: En patient har väntat 784 dagar sedan beslut om remiss. I rapporten går det att se fem avvikelser. Se i multiboxen under rubriken Avvikelse vad varje avvikelse betyder. - patienten bokat om sin tid till bevakning tre gånger - enheten ombokat en gång - patienten har uteblivit 1 gång Åtgärd: Åtgärda/avsluta patienter som uteblivit eller ombokat mer än två gånger om bokningen har skett i samråd med patienten (se regionala tillämpningsanvisningar väntande patienter). Åtgärda i samarbete med medicinskt ansvarig läkare.

22 22 Flik Orbit 5 SKL För att få fram uppgifter om planerade operationer/ åtgärder som registrerats i Orbit välj applikationen: Flödesmodellen Väntetidsrapportering Flik Orbit 5 SKL eller Flödesmodellen Orbit 5 SKL Det är samma applikation och innehåll, men olika sökvägar!

23 23 Kontroll av Väntande patienter operation/åtgärd Kvalitetssäkring av väntande patienter ska ske kontinuerligt! Välj slutdatum för månadsslut = samma slutdatum som för kommande rapportering. Kvalitetssäkringen görs utifrån förvaltning, verksamhetsområde, opererande enhet och operationsavdelning. Använd eventuellt bokmärke som lagts upp (tänk på att bokmärken kan ändras vid systemuppdateringar). Klicka på pilen i rutan Källdata väntande patienter operation TIPS! Väntat längre än 60 dagar Denna rapport kan användas för att se varför väntande patienter passerat 60-dagars gränsen? arbeta proaktivt för att säkerställa att patienter kommer att få tid till besök/ op-åtgärd inom 90 dagar (nationella vårdgarantin) Väntat längre än 90 dagar Denna rapport ska användas för att se varför patienter inte kommit till inom vårdgarantins ramar?

24 24 Klicka på rapporten Källdata rapport väntande Nu visas uppgifter på dem som väntat 90 dagar eller längre. Dubbelklicka två gånger på rubriken Väntat antal dagar för att sortera efter den som väntat längst tid. V Väntelistan ska endast innehålla aktuella patienter som är klara för operation/åtgärd! Patienter som inte är aktuella just nu, ska hanteras enligt regelverket för Orbit5 I stora drag omfattar kvalitetssäkringen i Orbit5 följande punkter: Varje dag, gå in och titta på nyuppsatta op-anmälningar Finns primär åtgärdskod? Korrekt angiven primär åtgärdskod? Generellt ska åtgärdskoder U, X, Y och Z inte finnas som primärkod (undantag t.ex. undersökning i narkos) Varje vecka, gå in och titta på väntande patienter i Orbit: Finns väntande längre än 30/60/90 dagar? Finns väntande längre än ett år? Patienter som inte är aktuella - hur ska dessa hanteras? Avlidna patienter på väntelistan tas bort Som hjälp i arbetet kan ni här hitta de regionala rutinerna för Riktlinje för operationsanmälan och kombinationsoperationer i Orbit Riktlinje för bevakning och väntelista i Orbit

25 25 3 Flödesmodellen Återbesök I flikarna Planerade återbesök läkare (SKL) och Genomförda återbesök läkare (SKL), visar applikationen endast återbesök som startat med bevakning till läkare. Dessa flikar används vid rapporteringen av återbesöksuppgifter till Sveriges kommuner och landsting (SKL). Patienter som bokas direkt till återbesök eller ska höra av sig för att själv boka en återbesökstid ingår inte i rapporteringen till SKL. From kommer direktbokade återbesök läkare ingå i rapporteringen till SKL. Fliken Test 2019 läkare kommer från och med att heta Återbesök läkare (SKL) inklusive direktbokade. I flikarna Planerade återbesök alla vgkat och Genomförda återbesök alla vgkat visar applikationen återbesök till alla vårdgivakategorier som startat med en bevakning. I fliken Alla planerade återbesök inkl m bokningsdatum finns även direktbokade återbesök som inte startats med en bevakning i PASiS. Fliken Test 2019 Alla vgkat kommer från och med att heta Återbesök alla vgkat inklusive direktbokade. Kvalitetssäkring av väntande patienter ska ske kontinuerligt!

26 26 Flik Återbesök läkare (SKL) Kontroll av planerade återbesök väntande efter medicinskt måldatum Klicka på fliken Återbesök läkare (SKL) Kontrollera att rapporten Planerade återbesök är förvald.

27 27 Gör aktuella val i multiboxen: Sjukhus Enhet Mottagning (för att se del av enhet) Välj under Källa Bevakning Kontakttyp ÅB är förvalt Vårdgivarkategori är förvalt Eller använd upplagt bokmärke! Tänk på att bokmärken behöver ändras vid systemuppdateringar och verksamhetsförändringar. Välj rapporten Källdata Åtgärd Är alla bevakningar till återbesök aktuella? Dubbelklicka två gånger i kolumn Har väntat dagar efter med. måldatum för att få fram hur många dagar med. måldatum har överskridits. Rubriken Kontakttyp ÅB i kombination med bevakningstyp tomt fält, KÖ och KO ska på sikt ändras till BE.

28 28 Flik Alla planerade återbesök inkl. m bokningsdatum Kontroll av Direktbokade återbesök som saknar besöksregistrering Välj fliken Alla planerade återbesök inkl. m bokningsdatum Välj rapporten Planerade Återbesök I tabellen längst ner finns uppgifter om direktbokade återbesök till alla vårdgivarkategorier. Välj källa Direktbokning i multiboxen Öppna Källdatarapporten genom att klicka på den Dubbelklicka på rubriken Har väntat dagar efter med. måldatum så att denna kolumn sorterar utifrån högsta värdet överst (fallande ordning).

29 29 Åtgärd Bokningen i PASiS finns kvar i drygt 90 dagar. Åtgärda snarast patienterna som saknar besöksregistrering o Kom patienten till det bokade återbesöket? o Har patienten om- eller avbokat sitt besök eller uteblivit?