Uppföljning av 2012 års interna kontrollplaner för nämnderna.

Transkript

1 Rapport 1 (9) Datum Budget- och utvecklingschef Raymond Lützhöft , raymond.lutzhoft@trelleborg.se Till kommunstyrelsen Uppföljning av 2012 års interna kontrollplaner för nämnderna. Enligt kommunens reglemente för intern kontroll (KF ) skall nämnderna varje år antaga en särskild plan för den interna kontrollen. Denna plan skall följas upp av nämnderna och nämnden skall senast i samband med upprättande av årsanalysen rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutade om gemensamma kontrollmål för nämnderna år 2012 (bilaga1). Av de tio nämnderna som är aktuella för granskning har alla i samband med bokslutsarbetet för 2012 gjort en avrapportering enligt ovan (se bilaga 2). Av de nio nämnder som har haft en egen upprättad kontrollplan har alla genomfört en uppföljning av denna. Av de aktuella nämnderna har alla genomfört en uppföljning av de kommungemensamma målen: Kontrollmål 1 (kommunövergripande) Medarbetarsamtal Kontrollmoment Kontroll att varje medarbetare inom kommunen har ett medarbetarsamtal enligt samverkansavtalet. Granskning Granskning har skett genom medarbetarundersökningen 2012, vilken genomfördes under september. Frågan i enkäten löd: Har du haft medarbetarsamtal under de senaste 12 månaderna? 78 procent av respondenterna inom kommunens samtliga förvaltningar svarade att de haft medarbetarsamtal under de senaste 12 månaderna. Enligt kommunens lokala samverkansavtal ska medarbetarsamtal hållas årligen. Bedömning Granskningen för kommunen som helhet har utförts av personalavdelningen och i enlighet med beslutad kontrollplan. En stor majoritet anger att de haft medarbetarsamtal under de senaste 12 månaderna. Siffran är dock inte tillfredsställande, även om 100 procent inte är möjligt att uppnå. Trelleborg2000, v 1.0, En felkälla kan också vara frågeställningen som anger under de senaste 12 månaderna när samverkansavtalet anger årligen. Det kan alltså ha hållits medarbetarsamtal t ex under de senaste 13 månaderna och nytt vara planerat under den senare delen av hösten Kommunstyrelsen Postadress: Trelleborg Telefon: Besöksadress: Algatan 13 Fax: E-post: trelleborgs.kommun@trelleborg.se Fakturaadress: Box 173, Trelleborg Org.nr:

2 2 (9) Målet bör vara att runt 90 procent av medarbetarna erhåller samtal årligen. Av denna anledning bör kontrollmålet följas upp ytterligare någon gång, förslagsvis senast år I nämndernas rapportering kring detta mål framgår i en del fall inte resultatet för den aktuella nämnden, och därmed inte heller någon bedömning eller förslag på åtgärder. Dessutom finns det inte någon nämnd som rapporterat att över 90 procent av medarbetarna erhållit medarbetarsamtal under de senaste 12 månaderna. Kontrollmål 2 (kommunövergripande) Förlorad arbetsinkomst förtroendevalda Kontrollmoment Kontroll av att förlorad arbetsförtjänst ej utbetalats i strid mot bestämmelserna för ekonomiska förmåner för förtroendevalda. Granskning Kontroll har gjorts avseende utbetalningar under maj månad Under denna månad utbetalades ersättning för uppdrag i arbetsmarknadsnämnden, bildningsnämnden, kommunstyrelsen, kulturnämnden, samhällsbyggnadsnämnden, tekniska nämnden och överförmyndarnämnden. Kontrollen har utförts av kommunledningsförvaltningen och genomförts på så sätt att listor ur Troman har översänts till berörda förvaltningar som har överlämnat de intyg och andra handlingar som har använts för att styrka inkomstbortfallet. Dessa handlingar har granskats av kommunledningsförvaltningen. Granskningen är genomförd utan anmärkning. Bedömning Granskningen har utförts i enlighet med beslutad kontrollplan och då granskningen visat att utbetalningarna följer bestämmelserna så föranleder detta inga åtgärder. Kontrollmålet är uppfyllt. Kontrollmål 3 (kommunövergripande) Delegationsordningen Kontrollmoment Kontroll av att delegationsordningen är aktuell. Granskning Enligt kontrollmålet skall kontroll ske att delegationsordningen stämmer med nuvarande (aktuell) organisation. Sju av nämnderna redovisar ett godkänt resultat utan anmärkning vid uppföljningen och två av nämnderna har upptäckt brister och här finns förslag till åtgärder med tidplan. En av nämnderna lämnar ingen redovisning av resultatet. En av nämnderna har tagit beslut om ett utvidgat kontrollmoment som omfattar följsamhet och kontroll mot lagstiftningen och två redovisar ett resultat ifrån en revisionsrapport som påtalat vissa brister.

3 3 (9) Bedömning Granskningen som kan göras utifrån de nämnder som lämnat en redovisning, så framgår det att dessa generellt följer det kontrollmoment, frekvens och metod som kontrollmålet föreskriver. För dessa nämnder redovisas också ett godkänt resultat. Då inte samtliga nämnder redovisar detaljer iresultatet av granskningen så kan det inte avgöras om kontrollmålet är uppfyllt för kommunen som helhet. Hanteringen av delegationsordningen har en central betydelse i kommunens verksamhetsstyrning. Delegationsordningen är inom många verksamheter dessutom omfattande och komplex. Omfattande genom bl.a. att antalet inblandade och berörda personer är många och komplex genom kopplingar till lagstiftning och organisation. Det är därför viktigt att delegationsordningens status granskas fortlöpande och att delegaterna informeras och fortbildas. En möjlig lösning till uppföljning och löpande kontroll är den som beskrivs i bildningsnämndens rapport med ett uttalat ansvar för respektive nämnds sekreterare och ett system med både intern och extern stickprovsgranskning När det gäller nämndernas redovisning av kontrollmål och uppföljningen av dessa så följer här en kort översikt: Kommunstyrelse. Styrelsen beslutade om de kommungemensamma kontrollmålen och om fyra egna kontrollmål för kommunledningsförvaltningen/ räddningstjänstförvaltningen. Dessa avsåg diariehanteringen, betalning av leverantörsfakturor, kontroll av att lagstadgade rökdykarövningar genomförs och att avslut av uppdrag inom räddningstjänsten dokumenteras. Beslutet grundades på en riskanalys som utgick ifrån en bruttolista på möjliga kontrollområden. I rapporten över uppföljningen konstateras att kontrollen av diariehanteringen är ofullständig och att uppföljningen av medarbetarsamtalet, rökdykarövningar och dokumentation av avslut inom räddningstjänsten måste kompletteras. I rapporten finns förslag till åtgärder med tidplan och beslöt kommunstyrelsen att dessa förslag skall beaktas av kommunledningsförvaltningen och räddningstjänsten. I såväl den interna kontrollplanen som i rapporten för uppföljningen av kontrollmålen finns den organisation beskriven som arbetar med det interna kontrollarbetet. Överförmyndarnämnd. Överförmyndarnämnden beslöt om en kontrollplan för år 2012 respektive år 2013 per Kontrollplanerna innehöll inte några egna kontrollmål utan endast de kommungemensamma. En rapport över uppföljningen för 2012 finns upprättad per och nämnden har beslutat om rapporten Av rapporten framgår inte något resultat av granskningen. Beslutet om intern kontrollplan har tagits alldeles för sent dvs. när två tredjedelar av året är passerat. Överförmyndarnämnden bör dessutom göra en riskanalys av egna tänkbara kontrollområden.

4 4 (9) Valnämnd. Ingen kontrollplan eller uppföljning presenterad, och med tanke på verksamhetens beskaffenhet så bör nämnden undantas från kravet på kontrollplan. Revision. På grund av revisionens särställning enligt kommunallagen där revisionen själv svarar för sin förvaltning inför fullmäktige så ingår revisionen inte i föreliggande uppföljning. Socialnämnd. Nämnden beslöt om interna kontrollmål för Utöver de kommunövergripande så innehöll beslutet tre egna kontrollmål dvs. återkoppling av klagomål, uppföljning av behandlade klienter på beroendeenheten och uppföljning av avvikelser inom vård- och omsorg tog nämnden ett nytt beslut om kontrollmål för åren och anledningen till att målen skall gälla from 2012 var att de tidigare målen ansågs vara uppfyllda redan I det senaste beslutet om mål dvs framgår också att nämnden tagit fram sina mål på basis av en risk- och konsekvensanalys. De egna kontrollmålen är svarstid för e-post, tillgänglighet på telefon, diariehantering samt avvikelserapportering inom SoL, LSS och HSL. Nämnden beslöt att godkänna den presenterade rapporten för uppföljningen av 2012 års interna kontrollmål. Av denna framgår att de kommungemensamma målen följts upp godkänt resultat. Noteras skall dock att för kontrollmålet medarbetarsamtalet så ligger man under den nivån som personalavdelningen anser är godkänt och för kontrollmålet delegationsordning så finns revideringar och rättelser att göra enligt den nya organisation som trädde i kraft from För de fyra egna kontrollmålen så redovisas godkänt resultat för diariehanteringen. För avvikelserapportering inom SoL, LSS och HSL så ökar antalet fall med undantag för inom LSS, och här kommer förvaltningen att arbeta med både information och utbildning kring registreringen för att kunna få en mer korrekt bedömning. När det gäller svarstid för e-post och tillgänglighet på telefon så kommer det finnas ett stort fokus på dessa frågor under 2013 då det finns uppenbara brister. Rapporten har en tydlig disposition och det finns åtgärdsförslag med tidplan. Intressant är att nämnden i sitt beslut om egna interna kontrollmål för knutit an till det resultat som redovisas i en tidigare KKIK rapport (kommunens kvalitet i korthet) kring de problem som framkommit när det gäller tillgänglighet och servicen till medborgaren. Bildningsnämnd. Nämndens beslutade kontrollplan innehöll de kommungemensamma kontrollmålen varav ett, delegationsordningen, var utvidgat till att omfatta kontroll av att denna är aktuell och korrekt utifrån lagstiftningen och att den följs och tillämpas korrekt antog nämnden ett eget kontrollmål som avsåg processer och rutiner i arbetet barn i behov av särskilt stöd. Av beslutet framgår att valet av kontrollmål byggde på en väsentlighets- och riskanalys.

5 5 (9) Inför nämnden presenterades uppföljningen av de interna kontrollmålen i två olika rapporter, en för de kommungemensamma målen och en för det egna kontrollmålet. Uppföljningen godkändes av nämnden. I rapporten framgår tydligt hur man gått tillväga vid uppföljningen av kontrollmålen och det finns också en tydlig beskrivning av förslag till åtgärder samt i en del fall, fortsatt kontroll. När det gäller delegationsordningen är det något otydligt kring vilket resultat som uppföljningen gav, dvs. om rutinerna var tillfyllest. För det egna kontrollmålet finns det en detaljerad beskrivning av både granskning och bedömning och i detta material finns ett antal åtgärdsförslag med både tidplan och vem som ansvarar för genomförandet. Dessutom finns beslut om uppföljning av insatta åtgärder, vem som ansvarar för detta och när uppföljningen skall vara klar. Bildningsnämnden har beslutat att processer och rutiner i arbetet med barn i behov av särskilt stöd skall gälla som kontrollmål även 2013, som en fortsättning på granskningen under Det samlade materialet har en klar och tydlig struktur och bör fungera som ett utmärkt underlag för det fortsatta interna kontrollarbetet. Kulturnämnd. Nämnden beslutade om en kontrollplan som innehöll de kommungemensamma kontrollmålen samt två egna kontrollmål dvs. taxor och avgifter samt föreningsbidrag. I beslutet framgår också att en riskanalys är underlag för beslutet. I en uppföljningsrapport som nämnden behandlat , framgår att tre bidragsansökningar från föreningar granskats utan anmärkning. Däremot framgår inget resultat av granskningen att taxor och avgifter som tas ut följer nämndsbeslut. Här redovisas istället vilka taxor som reviderats under året. När det gäller de kommungemensamma kontrollmålen så har granskningen av delegationsordningen och ersättning för förlorad arbetsförtjänst till förtroendevalda genomförts utan anmärkning. För medarbetarsamtalet så har granskningen dock visat att endast 65 procent anser att de har haft medarbetarsamtal. Detta har föranlett kulturförvaltningens ledningsgrupp att ta fram ett dokument som skall undertecknas av både chef och medarbetare efter utfört medarbetarsamtal för att dokumentera att samtalet ägt rum. Fritidsnämnd. I nämndens kontrollplan finns de kommungemensamma kontrollmålen samt tre egna kontrollmål, dvs. taxor och avgifter, dokumentation och uppföljning av simkunnighet bland barn samt föreningsbidrag. I beslutet framgår inte om en riskanalys är underlag för beslutet godkände nämnden den rapport som redovisar den uppföljning som genomförts under När det gäller uppföljningen totalt så anser nämnden att kontrollplanen är uppfylld på ett tillfredställande sätt. I rapporten framgår för de kommungemensamma målen vilket resultat som uppnåtts och granskningen av förlorad arbetsinkomst förtroendevalda och delegationsordningen är genomförd utan anmärkning. När det gäller den senare redovisar rapporten också en granskning som kommunens revisorer gjort och här har ett antal brister uppmärksammats, vilka enligt fritidsnämnden snarast skall åtgärdas. För

6 6 (9) kontrollmålet medarbetarsamtal så är resultatet för fritidsnämnden (83 procent) vilket är bättre än kommungenomsnittet (78 procent) men lägre än personalavdelningen målsättning (90 procent). För de egna kontrollmålen så redovisas en granskning som utförts enligt beslutad kontrollplan och resultatet av granskningarna har också bedömts som godkänt. Både vad avser dokumentation och uppföljning av simkunnighet bland barn samt föreningsbidrag så kommer arbetet med dessa kontrollmål att fortsätta under Rapporten beskriver på ett översiktligt och väl strukturerat sätt både granskning och bedömning. Noteras skall att förvaltningen integrerat den interna kontrollen i det dagliga arbetet genom att ledningsgruppen har det på dagordningen. Dessutom fanns intern kontroll på agendan under en förvaltningsdag för samtlig personal i december Arbetsmarknadsnämnd. I ett beslut fastställde nämnden ett samlat måldokument. Detta innehöll nämndens inriktningsmål, 2012 års effektmål, nyckeltal för perioden och en plan för interna kontrollmål De egna kontrollmålen för 2012 är tre dvs. delegationsordning, kontroll av den könsmässiga fördelningen i förvaltningens insatser och kontroll av felaktigheter i handläggningen av ekonomiskt bistånd. Kontrollmålet gällande delegationsordningen har en annan inriktning än det kommungemensamma målet. I ett beslut godkände nämnden den rapport över uppföljningen som presenterats av förvaltningen. Samtidigt gav nämnden förvaltningen ett uppdrag att, till april månads sammanträde, återkomma till nämnden med en åtgärdsplan för att minska felaktigheterna i utbetalningarna av ekonomiskt bistånd. Av uppföljningen framgår att alla de tre gemensamma kontrollmålen följts upp och att detta skett utan anmärkning och därmed bedöms målen vara uppfyllda. Undertecknad anser dock att när det gäller medarbetarsamtalet så är måluppfyllelsen oklar då kontrollmomentet anger att medarbetaren har ett medarbetarsamtal. I förvaltningens rapport framgår att medarbetarbetarna erbjudits samtal. När det gäller de egna kontrollmålen så är delegationsordning och kontrollen av den könsmässiga fördelningen i förvaltningens insatser genomförda enligt plan och resultatet är godkänt och därmed är målet uppfyllt. Vid kontrollen av felaktigheter i handläggningen av ekonomiskt bistånd har dock felaktigheter upptäckts vilket föranlett förvaltningen att under hösten 2012 startat upp ett utvecklingsarbete föra att säkerställa processer och rättsäkerhet. Resultatet av detta arbete är bl.a. en ny organisation inom verksamheten from Dessutom har såsom ovan nämnts nämnden gett förvaltningen i uppdrag att återkomma med förslag till ytterligare åtgärder. Förvaltningens rapport har en bra struktur och analysen med förklaringarna är tydlig. Samhällsbyggnadsnämnd. Förvaltningen har i samråd med nämndsordförande valt ut fyra egna kontrollmål för Dessa är rutiner för taxor och avgifter, projektredovisning, hantering av handkassor mm, och handläggningstider. Det framgår inte om urvalet är baserat på någon riskanalys eller hur urvalet har skett.

7 7 (9) Nämnden har godkänt uppföljningen av 2012 års kontrollmål. I uppföljningen av de kommungemensamma målen så hänvisar man till kommunledningsförvaltningen när det gäller medarbetarsamtalet och förlorad arbetsförtjänst. Därför kan ingen bedömning göras om samhällsbyggnadsnämnden uppfyller kontrollmålet. För delegationsordningen så använder man den granskning som revisorerna gjort under 2012 och där det bl.a. konstateras att samhällsbyggnadsnämnden inte hade en ändamålsenlig delegationsordning. Nämnden kommer senast under april att anta en reviderad delegationsordning. För de egna kontrollmålen så redovisas den uppföljning som gjorts och förslag till åtgärder i de fall man upptäckt brister. Dessa brister finns inom projektredovisningen. Mycket av uppföljningen utgör en form av allmän utvärdering av verksamhetsområden då kontrollplanen saknar kriterier och metodbeskrivning. De åtgärdsförslag som presenterats bör nämnden precisera och då inkludera en tidplan med ansvar för genomförande. För 2013 har ännu ingen kontrollplan beslutats. Servicenämnd. Nämnden beslöt om en kontrollplan för 2012 som förutom de kommungemensamma målen innehöll 11 egna kontrollmål inom områdena nämndshantering, IT verksamhet, förvaltning, måltidsservice, upphandling och lokalvård. Som utgångspunkt för beslutet om kontrollmål fanns en riskanalys. Inför nämndsammanträdet finns en rapport på genomförd uppföljning framtagen. När det gäller de tre kommungemensamma målen så gör förvaltningen den bedömningen att granskningen av delegationsordningen och ersättning för förlorad arbetsförtjänst till förtroendevalda visar ett resultat utan anmärkning. När det gäller medarbetarsamtalet så redovisar medarbetarenkäten att inte samtliga medarbetare har haft medarbetarsamtal den senaste tolvmånadersperioden. Förvaltningen föreslår därför att som åtgärd skall förvaltningens chefer ta upp detta till diskussion på arbetsplatsträffarna. När det gäller de egna kontrollmålen så har alla mål granskats i enlighet med kontrollplanen och inte i något fall finns brister rapporterade. Ett av kontrollmålen gäller delegationsbeslut och får ses som en fördjupning av det kommungemensamma målet. Kontrollmomentet innebär att kontrollera att samtliga fattade delegationsbeslut har anmälts till nämnden. Förvaltningens rapport har en bra struktur med förklaringar till de bedömningar som gjorts. Teknisk nämnd. I nämndens beslut om en kontrollplan ingick de kommungemensamma kontrollmålen samt tre egna kontrollmål. De egna kontrollmålen är diariehanteringen, inköp enligt LOUs riktlinjer och verksamhetens mål. Som underlag för beslutet om kontrollmål fanns också en konsekvens och riskbedömning. Denna följer inte den kommungemensamma mallen utan har en egen struktur och värdeskala. De olika aktiviteterna i kontrollplanen är dock väl dokumenterade med ansvar, metod och rapporttillfällen beskrivna. I ett senare beslut har nämnden lagt till ytterligare ett kontrollmål, information till medborgarna. Detta gjordes i samband med ett arbete kring tekniska nämndes mål i stort.

8 8 (9) I den rapport över uppföljningen av de interna kontrollmålen för 2012 som godkändes av tekniska nämnden , så redovisas både uppföljningen av de kommungemensamma och de egna kontrollmålen. När det gäller de kommungemensamma målen så redovisar nämnden att granskningen av delegationsordningen och ersättning för förlorad arbetsförtjänst till förtroendevalda visar ett tillfredställande resultat och att granskningen kan avslutas. Däremot redovisar granskningen av hur många som haft medarbetarsamtal ett för lågt utfall (69 procent) både enligt nämndens egen bedömning och i förhållande till personalavdelningens målsättning (90 procent). Mot bakgrund av detta kommer förvaltningen att göra en handlingsplan som åtgärdar situationen under första kvartalet I uppföljningen av de egna kontrollmålen så redovisar nämnden en väl dokumenterad uppföljning med förslag till åtgärder och en tydlig redovisning av bakomliggande analyser och slutsatser. Resultatet av granskningen beträffande diariehanteringen, inköp enligt LOUs riktlinjer och verksamhetens mål förklaras klara och avslutade. När det gäller informationen till medborgarna så har tekniska nämnden beslutat att detta skall vara ett fortsatt kontrollområde under år Såväl granskning som bedömning har utförts av konsult. I detta avseende är det undertecknads uppfattning att man förlorar både kunskap och möjligheter till tidiga förändringar och korrigeringar i organisationen genom att lägga ut intern kontroll till någon utanför organisationen. Sammanfattning I uppföljningen av kontrollplan för 2011 så konstaterades ett antal brister. En återkoppling kring åtgärder gjordes till kommunstyrelsen vid två tillfällen d.v.s och När det gäller det interna kontrollarbetet i stort så har det i jämförelse med tidigare år skett en positiv utveckling, både vad gäller själva genomförandet och när det gäller strukturen och dokumentationen av arbetet. Totalt är det bara en nämnd av tio som inte fastställt någon intern kontrollplan för 2012, om man fortfarande undantar Valnämnden ifrån kravet. Och till skillnad ifrån tidigare år så har alla nämnder genomfört en uppföljning och analys. När det gäller de kommungemensamma målen så har alla nämnder följt upp dessa, men ett par av nämnderna har inte redovisat ett resultat av denna uppföljning. Detta försvårar en överblick av utfallet för de kommungemensamma kontrollmålen för kommunen som helhet. I kommunstyrelsens beslut om gemensamma kontrollmål för nämnderna år 2012 fanns också ett uppdrag till nämnderna att redovisa organisationen för intern kontroll inom respektive förvaltning. Vidare uppdrogs nämnderna att dokumentera den risk- och väsentlighetsanalys som besluten om kontrollmål grundar sig på. När det gäller dessa båda kontrollpunkter så skiljer sig nämndernas redovisning ganska mycket. Generellt sett har användandet och redovisningen av en risk- och väsentlighetsanalys i kontrollarbetet blivit bättre och flertalet hänvisar till en sådan, även om den inte alltid redovisas i rapporterna. Dessutom har man i några fall använt sig av en egen modell trots att den centrala nätverksgruppen tagit fram en mall som skall användas av alla. När det gäller beskrivningen av den organisation som finns för intern kontroll så har flertalet nämnder inte gjort någon sådan i sin rapport utan de beskrivningar av ansvar och funktioner som finns framgår bara delvis av de redovisade kontrollplanerna alternativt i samband med åtgärdsförslagen.

9 9 (9) När det gäller uppföljningen av de kommungemensamma kontrollmålen så har kontrollen av förlorad arbetsinkomst för förtroendevalda utförts i enlighet med beslutad kontrollplan och resultatet är godkänt. Målet får därmed anses vara uppfyllt. När det gäller delegationsordningen så har uppföljningen utförts enligt kontrollplanen men resultatet är i några fall oklart då redovisning saknas. För uppföljningen av att varje medarbetare inom kommunen har haft ett medarbetarsamtal enligt samverkansavtalet så måste resultatet betraktas som underkänt. Uppföljningen har skett i enlighet med kontrollmålet men det finns inte någon nämnd som rapporterat att 90 procent eller fler av medarbetarna har erhållit ett medarbetarsamtal under de senaste 12 månaderna. Genomsnittet för kommunen ligger på 78 procent. Av denna anledning bör kontrollmålet följas upp ytterligare någon gång, senast år Slutligen kan konstateras att ett antal nämnder fastställt sina interna kontrollplaner alldeles för sent d.v.s. i början av det år som skall granskas. From år 2012 skall dock nämnderna enligt det i april 2012 justerade reglementet, anta sina planer för kommande år senast vid årets sista nämndssammanträde. Vid denna rapports datering har Samhällsbyggnadsnämnden ännu inte tagit beslut om en intern kontrollplan för Raymond Lützhöft Budget- och utvecklingschef