Lokal regelsamling för Luleå tekniska universitet

Transkript

1 Lokal regelsamling för Luleå tekniska universitet Dnr : LRS-nr: 6-05 Dokumentnamn: Beslutsfattare: TFN 1-05 Beredande enhet: Universitetsstaben Beslutsdatum: Kommentar: ARBETSORDNING FÖR TEKNISKA FAKULTETSNÄMNDEN VID LULEÅ TEKNISKA UNIVERSITET ARBETSORDNINGENS SYFTE Arbetsordning för tekniska fakultetsnämnden (TFN) vid Luleå tekniska universitet ger en samlad information om nämndens roll och uppgifter, arbetssätt och sammanträdesrutiner. Dokumentets syfte är att utgöra ett stöd för fakultetsnämndens ordförande och ledamöter, handläggare och sekreterare samt övriga verksamma inom universitetet. ARBETSORDNINGENS INNEHÅLL Arbetsordning för tekniska fakultetsnämnden innehåller följande avsnitt: 1 Uppgifter och beslutsbefogenheter 2 Roll och uppgifter i styr- och planeringsprocessen 3 Ledamöter 4 Närvaro-, förslags-, yttrande- och rösträtt 5 Sammanträdestider 6 Administrativt stöd 7 Inför sammanträdet 8 Sammanträdet 9 Protokoll 10 Information från sammanträdet 11 Dekanus beslutsfattande

2 1 UPPGIFTER OCH BESLUTSBEFOGENHETER Fakultetsnämndernas roll och uppgifter är reglerade i högskolelag och högskoleförordning och i lokala beslut av universitetsstyrelse och rektor. Fakultetsnämndernas och särskilda nämndens för lärarutbildning uppgifter och beslutsbefogenheter vid LTU framgår av arbets- och beslutsordning för LTU, rektors beslut nr 19-04: 1.1 Fakultetsnämndens uppgifter Fakultetsnämndernas uppgifter enligt lag och förordning är att: ansvara för forskning, forskarutbildning och grundutbildning inom nämndens ansvarsområde (HL 2:5 a) ha det övergripande ansvaret för forskarutbildningens kvalitet, effektivitet, uppläggning, studieplaner och handledning samt för samordning av kurser och utbildning av handledare. Fakultetsnämnden skall också ha allmän tillsyn över forskarutbildningen (Hf 8:5) Universitetsstyrelsen har i beslut 1996:69 och 2003:17 förtydligat fakultetsnämndernas roll och uppgifter: Fakultetsnämndernas huvuduppgifter är strategisk planering, uppföljning och utvärdering. Fakultetsnämnderna skall fungera som strategi-, analys och utvärderingsgrupper till rektor/styrelsen och institutioner i frågor som rör grundutbildningen, forskarutbildningen och forskningens inriktning och kvalitet, samverkan med omvärlden samt internationaliseringsfrågor. Fakultetsnämnderna är förslagsställande organ till rektor och universitetsstyrelse. Fakultetsnämnderna kan få särskilda uppdrag av rektor och universitetsstyrelse. Rektor fastställer följande såsom fakultetsnämndernas uppgifter: Enligt den av rektor fastställda planeringsmodellen skall fakultetsnämnderna lämna förslag till inriktningsbeslutet avseende prioriterade områden/åtgärder för grundutbildning, forskning, forskarutbildning, samverkan och internationalisering lämna förslag till planeringsförutsättningarna avseende konkretisering av prioriterade områden/åtgärder i inriktningsbeslutet för grundutbildning, forskning, forskarutbildning, samverkan och internationalisering samt strategiska resurser kopplat till detta lämna förslag till nya forsknings- och utbildningsinriktningar samt till omprövning/nedläggning av befintliga forsknings- och utbildningsinriktningar lämna förslag till resursram till biblioteket 2

3 1.2 Fakultetsnämndens beslutsbefogenheter Beslutsbefogenheter enligt högskoleförordningen Fakultetsnämndernas beslutsbefogenheter enligt högskoleförordningen omfattar alla frågor som reglerats i detta avsnitt samt nedan i p , och Befogenheterna enligt p har delegerats till anställningsnämnd p har delegerats till prefekt och p har delegerats till dekanus Fakultetsnämnderna beslutar själv i följande ärenden: bestämmande av ämnesområden inom vilka anställning får ske (Hf 4:17) inrättande av anställningsnämnd samt utseende av fasta ledamöter och ersättare i anställningsnämnd (Hf 4:20) inom respektive ansvarsområde, fastställande av i vilka ämnen forskarutbildning skall anordnas (Hf 8:4) fastställande allmän studieplan för varje ämne där forskarutbildning anordnas (Hf 8:6) att föreslå rektor beteckningen på doktorsexamen och licentiatexamen (Hf 8:12) att en doktorand inte längre skall ha rätt till handledning och andra resurser för forskarutbildningen, om doktoranden i väsentlig utsträckning åsidosätter sina åtaganden (Hf 8:10). (Får ej delegeras.) att efter ansökan av doktorand ge en doktorand tillbaka sin rätt till handledning och övriga resurser (Hf 8:11). (Får ej delegeras.) Beslutsbefogenheter enligt delegation från rektor Rektor delegerar beslutsbefogenheter till fakultetsnämnderna i följande ärenden: att fastställa utbildningsplaner, arenabeskrivningar och examensbeskrivningar vid nyinrättande och genomgripande förändringar av utbildningar att fastställa universitetets uppsättning av huvudämnen, grundutbildningsämnen, teknikområden, inriktningar, specialiseringar mm som får användas i examensbevis att fastställa inom vilka ämnen (SCB-koder) som grundutbildning får anordnas att inrätta nya forskarutbildningsämnen att fastställa riktlinjer för utformning av kursplaner avseende förkunskapskrav och information utöver vad som krävs enligt högskoleförordningen att besluta att anta docent att besluta vilka utbildningar som ska klassificeras som konstnärliga med avseende på behörighet samt formerna för urval och antagning 3

4 att fastställa riktlinjer för utarbetande av individuell utbildningsplan, dispenser från utbildningsplan och tillgodoräknanden Vidaredelegation Övriga från rektor delegerade beslutsbefogenheter vidaredelegeras till dekanus enligt p Delegation från fakultetsnämnden Delegation till anställningsnämnder Fakultetsnämnderna har delegerat beredningen av ärenden som rör anställning och befordran av professorer, lektorer och forskarassistenter till anställningsnämnder. Anställningsnämndens uppgifter Anställningsnämnd bereder ärenden och avger förslag till rektor vid anställning av professorer och till prefekt vid anställning av lektorer och forskarassistenter (Hf 4:20). Anställningsnämndens beslutsbefogenheter Fakultetsnämnderna har delegerat följande beslutsbefogenheter till anställningsnämnderna: att besluta om sakkunnigutlåtande skall avse endast den som i första hand bör komma ifråga vid anställning, om omständigheterna i ärendet föranleder det (Hf 4:22) att vid behov meddela ytterligare föreskrifter för utformning av yttrande från sakkunnig, över ansökan av universitetslektor eller adjunkt om befordran till professor respektive universitetslektor (Hf 4:22) att föreslå den sökande som främst bör komma i fråga för anställning. Om det finns särskilda skäl, får förslaget avse ytterligare sökande som bör komma i fråga och ordningen mellan dem (Hf 4:26) att vid ansökan om befordran till professor eller lektor föreslå om sökanden skall befordras eller inte och ange om sökanden uppfyller behörighetskraven eller inte (Hf 4:26) Delegation till prefekt Fakultetsnämnderna har delegerat beslutanderätten i följande ärenden inom forskarutbildningen till prefekt: att fastställa individuell studieplan i forskarutbildningen efter samråd med doktoranden och hans eller hennes handledare (Hf 8:8) 4

5 att följa upp den individuella studieplanen minst en gång varje år och därvid eller annars när det är påkallat göra de ändringar i den individuella studieplanen som behövs (Hf 8:8) att utse en eller flera handledare för varje doktorand. Om flera handledare utses, skall en av dem utses till huvudhandledare. Vid begäran av doktorand besluta om byte av handledare (Hf 8:9) att anta sökande till forskarutbildning (Hf 9:3) att besluta över ansökan om utbildningsbidrag (Förordning 1995:938 om utbildningsbidrag för doktorander, 7 ) att i förekommande fall besluta om indragning av rätten till utbildningsbidrag och om krav på återbetalning av felaktigt utbetalt utbildningsbidrag (Förordning 1995:938 om utbildningsbidrag för doktorander, 15 ) Delegation till dekanus Fakultetsnämnderna har delegerat beslutanderätten till dekanus i följande ärenden: att fastställa anställningsprofil för professor, universitetslektor och forskarassistent (Hf 4:17, Universitetets anställningsordning) att besluta om inhämtande av yttranden från minst två personer som är särskilt förtrogna med anställningens ämnesområde, vid anställning av professorer och lektorer och från en sådan person vid anställning av forskarassistenter (Hf 4:21) att besluta om minsta antalet framställda exemplar av doktorsavhandling inför disputationen och om ersättning för framställningskostnaderna för denna upplaga (Hf 8:17) att utse ordförande och opponent vid disputation (Hf 8:18) att bestämma antalet ledamöter i betygsnämnd för doktorsavhandling och att utse ledamöterna i denna (Hf 8:21) att för en enskild sökande medge undantag från kravet på grundläggande behörighet vid antagning till forskarutbildning, om särskilda skäl finns (Hf 9:4) Vidaredelegation till dekanus Fakultetsnämnderna har vidaredelegerat följande från rektor delegerade beslutsbefogenheter till dekanus: beslut att inte lämna ut allmän handling, vilken inkommit till eller upprättas av fakultetsnämnden beslut om ändring i utbildningsplaner, arenabeskrivningar och examensbeskrivningar av principiell natur fastställande av kriterier för urval av studenter till utbytesprogram och ekonomiskt stöd till utbytesstudenter att utseende av sakkunniga för prövning av docentur och vid befordran samt att besluta om undantag i särskilt fall från sakkunnigprövning vid befordran 5

6 att teckna slutattest för utbetalningar avseende medel som ställs till fakultetsnämndens förfogande samt interna ekonomiska händelser och inbetalningar 2 ROLL OCH UPPGIFTER I STYR- OCH PLANERINGSPROCESSEN Beskrivningen av fakultetsnämndens roll och uppgifter i styr- och planeringsprocessen grundar sig på rektors beslut nr om universitetets interna styrmodell gällande fr o m Styrprocessen Fakultetsnämndens huvuduppgifter är strategisk planering, uppföljning och utvärdering. Nämndens strategier för grundutbildning, forskning, forskarutbildning och samverkan är grundstenar i den interna styrningen. Strategierna är centrala för arbetet med budgetunderlag, inriktningsbeslut och planeringsförutsättningar. Filosofiska fakultetsnämndens, tekniska fakultetsnämndens och den särskilda nämndens för lärarutbildning arbete med strategierna ska samordnas. Tidsperspektivet i nämndernas strategier ska vara detsamma som i universitetets övergripande strategi. Revideringar av strategierna kräver god framförhållning och ska samordnas tidsmässigt med planeringscykeln för universitetet. Dialoger Inom ramen för universitetets interna styrmodell ska två dialoger genomföras, dels en mellan fakultetsnämnd och prefekt, dels en mellan tjänstemän vid universitetsförvaltningen och prefekt. Syftet med dialogen mellan fakultetsnämnd och prefekt är att ta fram underlag för institutionsspecifika respektive program och - arenaspecifika strategiska mål och uppdrag till planeringsförutsättningarna. Deltagare i dialogen från nämndens sida ska två ledamöter, dekanus och/eller prodekanus och/eller en lärarrepresentant utsedd av dekanus. En handläggare från universitetsförvaltningen ska också delta och utgöra administrativt stöd i och kring dialogarbetet. Som grund för dialogen ska ett skriftligt material föreligga från nämndens sida som grundar sig på fakultetsnämndens strategier, budgetunderlag, inriktningsbeslut och andra beslut som är av betydelse för dialogen. Nämndernas dialoger med prefekterna ska samordnas. Samordningen ska avse innehåll, form och framför allt tidsmässig samordning för att underlätta för prefekter som har verksamhet inom mer än en nämnds ansvarsområde. Syftet med dialogen mellan tjänstemän på universitetsförvaltning och prefekt är att bereda rektors överenskommelse med prefekten om verksamhetsuppdrag. I dialogen avstäms bl a förslag till verksamhetsuppdrag mot planeringsförutsättningarna. Ett annat syfte är att dialogen ska stödja enhetscheferna att fullgöra sitt funktionsansvar. 6

7 Universitetets styrprocess kan indelas i två delprocesser; planerings- respektive uppföljningsprocess Planeringsprocessen Planeringsprocessen innefattar tre olika steg; budgetunderlag, inriktningsbeslut och planeringsförutsättningar. Fakultetsnämnden lämnar förslag utifrån sitt ansvarsområde till planeringsprocessens olika steg. Budgetunderlag Budgetunderlag lämnas senast 1 mars varje år till regeringen och omfattar verksamheten under närmaste tre- eller fyraårsperiod. Universitetsstyrelsen fastställer budgetunderlag. Universitetets syfte med budgetunderlaget är att kommunicera universitets framtida inriktning till regeringen och att få kompletterande uppdrag och resurser som stärker den önskade utvecklingen. Fakultetsnämndens uppdrag: Fakultetsnämnden ska lämna förslag på de strategier och ämnesområden som bör lyftas fram i budgetunderlaget. Förslag till omprioriteringar inom befintliga resurser ska redovisas, likaså förslag på kompletterande uppdrag och resurser samt den inbördes prioriteringen mellan de förslag som lämnas in. En bedömning av möjligheten att fullfölja uppdrag och uppnå fastställda mål ska göras. Pågår under perioden: november-december Viktigt material i arbetet med budgetunderlag: Strategier för grundutbildning, forskning/forskarutbildning mm, remissvar med övergripande/strategiska överväganden samt strategiska beslut i övrigt. Inriktningsbeslut (IB) I inriktningsbeslutet fastställer universitetsstyrelsen de övergripande målen för kommande års verksamhet utifrån universitetets strategier och uppdrag från regeringen. Fakultetsnämndens uppdrag: Fakultetsnämnden ska svara för en analys av verksamheten inom sitt ansvarsområde. Detta arbete görs i samband med eventuell revidering av strategierna. Pågår under perioden: januari-mars 7

8 Viktigt material i arbetet med inriktningsbeslutet: Strategier, långsiktiga, för grundutbildning, forskning, forskarutbildning och samverkan, löpande uppföljning under året, årsredovisning och om möjligt intern verksamhetsberättelse. Planeringsförutsättningar (PF) Syftet med planeringsförutsättningarna är att konkretisera och operationalisera inriktningsbeslutet. Rektor fastställer planeringsförutsättningarna. De är anvisningar för verksamhetsansvarig i arbetet med verksamhetsuppdrag och budget för kommande år. Verksamhetsuppdrag tas fram för institutioner, universitetsförvaltning, universitetsbiblioteket samt för program och arenor. Universitetets resursfördelningsmodell består av en prestationsbaserad del (basanslag och volymanslag) och en strategisk del. Den prestationsbaserade andelen av den totala ersättningen bör vara relativt stabil över åren då detta är grunden för institutionernas resursfördelning. Den strategiska delen kan i sin omfattning variera något, för grundutbildning mellan 8-15 % och för forskning/forskarutbildning mellan %. De strategiska satsningarna ska stödja de strategier och prioriterade åtgärder som beslutats för kommande år. En kontinuerlig uppföljning bör ske även av basoch volymanslag för att se om den faktiska effekten blev den förväntade. Fakultetsnämndens uppdrag: Fakultetsnämndens konkretisering av strategier och prioriterade åtgärder ska utgå från inriktningsbeslutet och lämnas som uppdrag till verksamhetsansvariga i deras arbete med verksamhetsuppdraget för institution/förvaltning samt för verksamhetsuppdraget för program och arenor. Nämnden ska lämna förslag på fördelning av strategiska resurser. Förslagen ska lämnas som uppdrag med angivna mål och förväntad effekt. Detta innebär att verksamhetsansvariga både får uppdrag som ska genomföras inom resultatenhetens befintliga resurser och uppdrag som åtföljds av särskilda resurser. Strategiska anslag kan planeras för mer än ett år. Pågår under perioden: april-juni Viktiga dokument i arbetet: Inriktningsbeslut, Verksamhetsplan och budget för innevarande år, strategier, Uppföljning Uppföljningsprocessen Uppföljningsprocessen innehåller också ett antal steg under året och består av resultatrapporter som omfattar både ekonomi och verksamhet. Uppföljningen kan ha både ett 8

9 externt och ett intern perspektiv. Den interna uppföljningen ska stödja ett åtgärdsinriktat arbete som innebär att resultat kan ligga till grund för beslut om åtgärder redan under pågående verksamhetsår eller för planeringen av nästkommande verksamhetsår. Följande resultatrapporter tas fram under året: Årsredovisning I årsredovisningen sker en återrapportering till regeringen utifrån regleringsbrevets mål och uppdrag, krav i förordningen samt av övriga väsentliga aktiviteter från det gångna året. Information om årsredovisningen lämnas till fakultetsnämnder, institutioner och universitetsförvaltning under februari och mars månad. Avrapporteringen utgör ett av underlagen för nämndernas uppföljning av strategier. Intern verksamhetsberättelse inkl bokslutsdispositioner I den interna verksamhetsberättelsen sker en avrapportering av samtliga uppdrag på första sidan i resultatenheternas verksamhetsuppdrag samt första sidan i prefektens uppdrag som ansvarig för program och arenor. Genom beslut om bokslutdispositioner fördelas det egna kapitalet på resultatenheterna. Information om intern verksamhetsberättelse ges till fakultetsnämnderna i mars och används av nämnderna i deras arbete med strategier. Uppföljning 1 Uppföljningen per sista april omfattar avrapportering av vissa prioriterade verksamhetsuppdrag och ekonomi samt en prognos för verksamhetsåret. En avrapportering sker till nämnderna under slutet av maj alternativt i början av juni månad. Avrapporteringen utgör ett av underlagen för nämndernas uppföljning av strategier. Delårsrapport Delårsrapporten per 30 juni avges till regering och omfattar både en ekonomisk och en verksamhetsmässig del. Information om delårsrapporten lämnas till fakultetsnämnderna under augusti/september. Avrapporteringen utgör ett av underlagen för nämndernas uppföljning av strategier. Uppföljning 2 Uppföljningen per sista september omfattar avrapportering av prioriterade uppdrag och ekonomi samt en prognos för verksamhetsåret. En avrapportering sker till nämnderna under november månad. Avrapporteringen utgör ett av underlagen för nämndernas uppföljning av strategier. 2.2 Planering av grundutbildning I filosofiska fakultetsnämndens, tekniska fakultetsnämndens och den särskilda nämndens för lärarutbildning uppdrag ingår att fastställa strategier för grundutbildning på kort och lång sikt. Nämnderna är förslagsställare till rektor när det gäller utbildningsutbud för 9

10 program och arenor inkluderande planeringstal samt för eventuella revideringar av utbildningsutbud och planeringstal vid dimensioneringsbeslut. Nämnderna har gemensamt utarbetat en modell för omprövning av program och arenor. Modellen och beskrivningen av utbildningsplaneringsprocessen, den s k utbildningssnurran utgör verktyg och riktlinjer i nämndernas och universitetets planering av grundutbildningen. Förändring av utbildningsutbud avseende program och arenor Under november-december lämnar prefekterna förslag och underlag för större förändringar av utbildningsutbud inför planering av nästkommande läsår till nämnderna. Detta kan vara i form av förslag på nya utbildningar eller omarbetning/nedläggning av befintliga utbildningar Fakultetsnämnden kan själv begära utredningar eller förslag från prefekt om förändringar. Vid nämndens första sammanträde för året behandlas samtliga inkomna förslag. Nämnden har möjlighet att till nästkommande sammanträde begära förtydliganden. Vid andra sammanträdet för året ska nämnden senast ta ställning till inkomna förslag. Ett positivt ställningstagande innebär att prefekten kan fortsätta utvecklingsarbetet. Pågår under perioden under perioden: november- april Fastställande av utbildningsutbud I augusti/september lämnar nämnden förslag på totalt utbildningsutbud för kommande läsår inom sitt ansvarsområde till rektor. I förslaget ingår såväl sedan tidigare inrättade program som nya/förändrade framtagna i enlighet med punkten ovan. Rektor beslutar om utbildningsutbud för universitetet i början på oktober. Beslutet är underlag för rekryteringsmaterial och rekryteringsinsatser inför kommande läsår. Dimensioneringsbeslut för program och arenor Nämnden har att föreslå rektor dimensionering av utbildningar i fastställt utbildningsutbud. Med stöd av sökandesiffror behandlas ärendet vid sammanträde i oktober/november för vårantagning och i maj för höstantagning. Antal sökande och strategiska överväganden kan leda till att fastställt planeringstal för en utbildning ändras alternativ att en utbildning föreslås få 0-intag. Rektor fastställer dimensionering av utbildningar i oktober respektive maj/juni. Beslutet är underlag för antagningsenhetens arbete och för planering av studiestarten. 10

11 Pågår under perioden: augusti- september (utbildningsutbud) september-oktober (dimensionering vt) maj (dimensionering ht) 2.3 Årscykel Under året är ärendena i styr- och planeringsprocessen normalt fördelade på sammanträden enligt följande: jan februari/mars Inriktningsbeslut Intern verksamhetsberättelse inkl bokslutsdispositioner Större förändringar av utbildningsutbudet april maj/juni Uppföljning per april månad. Planeringsförutsättningar Dimensionering ht augusti/september Delårsrapport Totalt utbildningsutbud oktober Dimensionering vt november Budgetunderlag Uppföljning per september månad december 3 LEDAMÖTER Den tekniska fakultetsnämnden består av elva ledamöter. Sex ledamöter ska vara vetenskapligt kompetenta lärare, tre ska vara studerande och två ledamöter ska vara externa. Lärarrepresentanterna utses genom val av och bland de lärare vars arbetsuppgifter i huvudsak ligger inom nämndens ansvarsområde. Dessa lärare utser också de externa leda- 11

12 möterna. Studentkårerna utser studeranderepresentanterna. Med studerande avses studerande inom såväl grund- som forskarutbildning. Studenterna har två suppleanter. En av lärarrepresentanterna ska vara ordförande och en vice ordförande i nämnden, dekanus respektive prodekanus. Dessa utses av rektor på förslag av de lärare som utser lärarrepresentanterna i nämnden. 4 NÄRVARO-, YTTRANDE-, FÖRSLAGS- OCH RÖSTRÄTT Vid fakultetsnämndens sammanträden har ledamöter och tjänstgörande studerandesuppleant yttrande-, förslags- och rösträtt. Övriga studerandesuppleanter har närvaro- och yttranderätt. Därutöver har nämndens sekreterare närvaro- och yttranderätt vid sammanträden. Föredragande har närvaro-, förslagsrätt- och yttranderätt vid nämndens behandling av ärendet. Fakultetsnämnden kan därutöver fatta särskilt beslut om närvaro- och yttranderätt för annan person. 5 SAMMANTRÄDESTIDER Fakultetsnämnden sammanträder normalt sju gånger per år. Nämndssammanträdena omfattar normalt en dag med start kl och med avslut ca kl Vid behov, exempelvis vid interna utbildningstillfällen eller då speciella frågor ska avhandlas, kan i anslutning till sammanträdet, särskilt arbetsmöte hållas även dagen före eller efter sammanträdesdagen. Telefon- eller studiokonferenssammanträden ska så långt det är möjligt undvikas. 6 ADMINISTRATIVT STÖD TILL FAKULTETSNÄMNDER Chefen för sekretariatet har uppgiften att fungera som ärende- och mötesprocessledare, gemensam för fakultetsnämnderna och särskilda nämnden för lärarutbildning. Denne ska stödja ordförande i ärendeplaneringen. Funktionen benämns samordnare. Beredning av ärenden ska skötas av sakhandläggare inom förvaltningen, vilket innebär att fakultetsnämnden inte har en särskild handläggare. Detta för att utveckla god kvalitet och hög kompetens inom respektive sakområde. 12

13 Ärendehanteringsprocessen i omfattande ärenden - typ planeringsförutsättningar styrs från den förvaltningsenhet som har ansvar för slutprodukten, dvs den enhet som bereder ärendet inför universitetsstyrelsens eller rektors beslut. Sekreterarfunktionen fullgörs av sekretariatet inom universitetsförvaltningen. 7 INFÖR SAMMANTRÄDET 7.1 Föredragningslistan Samordnaren utarbetar förslag till fakultetsnämndens föredragningslista som fastställs av dekanus. Förslaget ska även innehålla en tidsplanering av sammanträdet. Beslutspunkter bör ligga i början av mötet och informationspunkter i slutet. Normalt sker fastställandet vid ett dekanus beslutsmöte alternativt dekanus diskussionsmöte. Dekanus kan även fastställa förslag till föredragningslista i annat sammanhang. Förutsättningen för att ett ärende ska tas upp på föredragningslistan är att det är kommer att vara färdigberett och att erforderliga handlingar kommer att vara framtagna till dess sammanträdeshandlingarna ska tillställas ledamöterna. Punkter i preliminär föredragningslista: Sammanträdets öppnande Justerare Föredragningslistan Beslutspunkter Återkommande ärenden Övrig information Övriga frågor Mötets avslutande Återkommande ärenden Förutom de tre inledande punkterna finns det vissa återkommande ärenden på fakultetsnämndens föredragningslista: Föregående protokoll Ordförande går översiktligt igenom protokollet från föregående möte. Dekanus informerar Studenterna informerar Uppföljning av fakultetsnämndens beslut 13

14 Under denna punkt avrapporterar ordförande uppföljningen av fakultetsnämndens beslut. Informationen lämnas även kortfattat i skriftlig form som bilaga i sammanträdeshandlingarna. Anmälan dekanus beslut Under denna punkt lämnas information om de beslut som dekanus har fattat sedan förra sammanträdet. Informationen lämnas normalt genom en förteckning som finns som bilaga i sammanträdeshandlingarna. Därutöver kan dekanus särskilt kommentera visst beslut. Information om rektors beslut Under denna punkt lämnas information om viktigare rektorsbeslut som har koppling till fakultetsnämndens verksamhetsområde. Informationen lämnas normalt genom en förteckning som finns som bilaga i sammanträdeshandlingarna. Information om examina inom forskarutbildningen Informationen lämnas normalt genom en förteckning över avlagda licentiatoch doktorsexamina som finns som bilaga i sammanträdeshandlingarn 7.2 Information till fackliga organisationer Information om fakultetsnämndens ärenden lämnas till lokala fackliga organisationer i god tid innan mötet för att förhandlingar i ärenden som fodrar sådana ska kunna genomföras innan nämndsmötet. Föredragande tjänsteman har ansvar för information och förhandlingar enligt medbestämmandelagen i nämndsärenden. 7.3 Sammanträdeshandlingar Sammanträdeshandlingar i form av kallelse, föredragningslista och ärendebeskrivningar med förslag till beslut skickas till ledamöter och studentsuppleanter och ska vara dem tillhanda senast fem arbetsdagar innan sammanträdet. Ärendelista och ärendebeskrivningar läggs ut på universitetets intranät. Information om sammanträdeshandlingarna till övriga berörda lämnas genom intranätet Ärendebeskrivningen Ärendebeskrivningen ska ge fakultetsnämndens ledamöter koncentrerad information om ärendets innehåll. Ärendebeskrivningen ska underlätta för ledamöterna att sätta sig in i ärendet och ta ställning till de förslag som framläggs. Ärendebeskrivningen syftar också till att effektivisera sammanträdet genom att diskussion och beslut i ärendet fokuseras direkt på rätt frågeställning. Ärendebeskrivningen kan också utgöra stommen i föredragningen av ärendet. 14

15 I ärendebeskrivningen ska ingå följande punkter: 1. Sammanfattning av p 2-6 vid omfattande ärenden 2. Inledning a. Bakgrund b. Processen (hur den ser och var ärendet befinner sig) c. Ställningstagande (vad förväntas av den beslutande) 3. Ärendets kärna 4. Kritiska punkter 5. Beskrivning och analys av beslutsalternativ 6. Motiverat förslag till beslut Om förslaget till beslut är en text i form av skrivelse, remissvar etc läggs denna som bilaga till ärendebeskrivningen Bakgrundsmaterial Bakgrundsmaterial av olika slag ska inte läggas som bilagor till ärendebeskrivningen. Om sådant material bedöms kunna vara av intresse för ledamöterna ska detta göras tillgängligt elektroniskt genom Classfronter. 8 SAMMANTRÄDET 8.1 Fristående beslutsorgan Fakultetsnämnden är ett beslutsorgan, fristående från övriga nämnder. Vid beslutsfattandet ska endast ledamöter, föredragande, studentsuppleanter och sekreterare samt eventuellt övriga närvarande enligt avsnitt 3 ovan vara närvarande Former för samverkan/samordning mellan nämnder I ärenden som är av universitetsövergripande natur eller på annat sätt kräver samordning av nämndernas ställningstaganden ska samverkan ske genom gemensamma arbetsmöten, planeringsmöten, work-shops, seminarier o d. Dessa ska vara helt skilda från själva beslutssituationen. Samordning i enklare ärenden kan ske genom möten mellan ordförandena. Vid själva beslutsfattande kan redovisning ske av andra nämnders ställningstagande av föredragande. 8.2 Ärenden av större vikt I ärenden som är av principiell betydelse eller av större strategisk art ges normalt nämnden information och möjlighet att diskutera frågan vid ett eller flera sammanträden som ligger före beslutssammanträdet. 15

16 8.3 Föredragning och förslag till beslut Fakultetsnämnden, dekanus och tjänsteman som fattar beslut på delegation från nämnden, ska avgöra sina ärenden efter föredragning. Föredragande är annan person än beslutande, dvs ledamot kan inte vara föredragande av ett förslag till beslut. Föredragning innebär en muntlig presentation av ärendet och ett motiverat förslag till beslut. Föredragande ska utgå från att ledamöterna har tagit del av utsänt material och koncentrera föredragningen på det väsentliga i ärendet. Förutom den information som ingår i föredragningen av ärendet kan kompletterande information lämnas av annan tjänsteman eller nämndsledamot. Ordföranden sammanfattar diskussionen och avslutar varje ärende med att entydigt formulera förslag till beslut eller annat ställningstagande. 8.4 Beslutsförhet Fakultetsnämnden är beslutsför när fler än hälften av ledamöterna, bland dem dekanus eller prodekanus deltar i sammanträdet. Ledamöter har närvaroplikt. Endast laga förfall som t ex sjukdom godtas. Semester eller ferier är inte skäl att utebli, normalt sett heller inte undervisning eller examination (gäller ej studenterna). Ledamot som inte kan närvara vid möte ska meddela sekreterare i så god tid som möjligt. Studentrepresentant ska även meddela sin suppleant. 8.5 Beslutens utformning Till fakultetsnämndens beslut och beslut fattade på delegation från fakultetsnämnden ska det, enligt verksförordningen 31, finnas en handling som visar dagen för beslutet, beslutets innehåll, vem som fattat beslutet, vem som varit föredragande och vem som har varit med om den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet Ärende får dock avgöras utan föredragning, om beslut inte kan skjutas upp. 8.6 Omröstning Av förvaltningslagen 18 framgår att när beslut ska fattas av flera gemensamt och de inte kan enas, lägger ordföranden fram de olika förslag till beslut som har väckts. Varje förslag läggs fram så att det kan besvaras med antingen ja eller nej. Efter det att de som deltar i avgörandet har fått ta ställning till förslagen, anger ordföranden vad som enligt 16

17 hans uppfattning har beslutats. Detta blir beslutet, om inte omröstning begärs. Om omröstning begärs, skall den ske öppet. Är förslagen fler än två, ska det först avgöras vilket förslag som skall ställas mot vad som enligt ordförandens uppfattning hade beslutats. Utgången bestäms genom enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Ordföranden är alltid skyldig att rösta när det behövs för att ärendet skall kunna avgöras. I ärenden som avser myndighetsutövning mot någon enskild är varje ledamot som deltar i den slutliga handläggningen skyldig att delta även i avgörandet. Ingen är dock skyldig att rösta för mer än ett förslag. 8.7 Avvikande mening Av förvaltningslagen 19 framgår att när beslut fattas av flera gemensamt kan den som deltar i avgörandet reservera sig mot detta genom att låta anteckna avvikande mening. Den som inte gör det skall anses ha biträtt beslutet. Föredraganden och andra tjänstemän som är med om den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet har rätt att få avvikande mening antecknad. Avvikande mening ska anmälas innan beslutet expedieras eller ges till känna på något annat sätt. Om beslutet inte skall ges till känna, ska anmälan göras senast när det får sin slutliga form genom protokollsjustering eller på liknande sätt. 9 PROTOKOLL Fakultetsnämndens protokoll är beslutsprotokoll och förs av en sekreterare. Protokollet ska förutom beslutet omfatta en kort sammanfattande beskrivning av ärendets innehåll. Av protokollet ska framgå samtliga yrkanden som föranlett omröstning. Om votering har genomförts ska det också framgå hur de olika ledamöterna har röstat. Avvikande mening mot beslutet ska finnas med i protokollet. I protokollet kan även uttalanden från nämnden som ska beaktas vid ärendets fortsatta handläggning eller vid verkställande av beslutet framgå av protokollet. Protokollet ska justeras (granskas, godkännas och undertecknas) av ordförande och utsedd justerare. I brådskande fall kan ett beslut justeras vid sammanträdet. Texten får sedan inte ändras. Alternativt kan ordföranden och justeraren justera paragrafen innan protokollet är klart i sin helhet. 17

18 10 INFORMATION FRÅN SAMMANTRÄDET Efter justering skickas protokollet till ledamöter och studentsuppleanter. Till protokollet kan särskilt föredragningsmaterial, t ex OH-bilder, bifogas efter önskemål från fakultetsnämndens ledamöter. Protokollet läggs också in i Classfronter. I övrigt görs protokollet tillgängligt genom universitetets webbsidor. 11 DEKANUS BESLUTSFATTANDE Med syftet att skapa rationellt beslutsfattande inom fakultetsnämndernas ansvarsområde har nämnden beslutat att delegera ett antal ärenden till dekanus, se avsnitt och ovan. Fakultetsnämnden ser årligen över sin delegation och prövar möjligheter till ytterligare delegering Dekanus beslutsmöte Dekanus har organiserat sitt beslutsfattande till inplanerade möten, normalt varannan vecka. Ärenden avgörs efter föredragning. Närvarande är också en sekreterare. Prodekanus och studentrepresentanter har närvarorätt vid mötet. Sammanträdeshandlingar och protokoll upprättas och distribueras i enlighet med avsnitt 8, 9 och 10 ovan Diskussionsmöte I samband med beslutsmötet har dekanus ett s k diskussionsmöte där beredande tjänstemän kan ta upp ärenden för en förberedande diskussion innan beslut. Likaså kan dekanus och prodekanus initiera ärenden för beredning och handläggning vid detta möte. Även studentrepresentanterna kan väcka ärenden vid diskussionsmötet Gemensamma diskussionsmöten I ärenden som berör mer än en nämnd kan ordförandena ha gemensamma diskussionsmöten för samverkan i enlighet med avsnitt 8 ovan. 18