3. Förutsättningar för att ingå avtal om personalbil

Transkript

1 Ägare: Godkänd av: Koncernledning Utfärdare: Giltig från: Version: 2022:01 Ersätter dokument: 1. Bakgrund Denna personalbilsmanual är ett komplement till Gota Medias förmånsbilspolicy. Med Gota Media menas Gota Media AB med tillhörande dotterbolag inom koncernen. Manualen innehåller information och rutiner för personalbilsförare att ta del av samt att förhålla sig till (Bilaga Din personalbil). 2. Vad är personalbil? Personalbil är en personalförmån som Gota Media erbjuder sina anställda. Bilen ställs till den anställdes förfogande mot ett löneavdrag. Storleken på löneavdrag avgörs av valet bil, utrustning, avtalets längd, total körsträcka och bilens förmånsvärde. Gota Media har tecknat avtal med LeasePlan AB för administration av Gota Medias personalbilar. I praktiken innebär detta att LeasePlan leasar bilarna, svarar för all kostnadshantering, kontakt med personalbilsförare och fakturerar sedan Gota Media som i sin tur gör avdrag på den anställdes lön. Bilen ägs av LeasePlan Sverige AB, och personalbilsföraren är av Gota Media utsedd som förare. 3. Förutsättningar för att ingå avtal om personalbil Du ska vid beställningstillfället vara tillsvidareanställd på minst 40 procent. Du ska inte ha sagt upp dig, inte vara uppsagd, inte fylla 67 år under avtalsperioden, inte vara långtidsfrånvarande pga av tex sjukdom eller tjänstledighet, du ska vara fullt arbetsför vid beställningstillfället, inte planera att ta ut tjänstledighet samt inte ha några betalningsanmärkningar. 4. Bilmärken Gota Media har avtal med Volvo, Volkswagen, Audi, Skoda och Seat som kan nyttjas vid offertförfrågan. LeasePlan kan även erbjuda andra märken. Gota Medias anställda ska välja en elbil som personalbil. 5. Vad ingår i din personalbil I medarbetarens kostnad för personalbil: Värdeminskning/finansiering Service och underhåll Sommar- och vinterhjul (välj dubbat eller odubbat) Vägtrafikskatt Försäkringspremie Bilbesiktning Däckförvaring Hantering av trängselskatt (vidarefaktureras till den anställde och dras på lön) Förtida lösenförsäkring Den månatliga kostnaden för bilen baseras enligt räkneexempel (Bilaga LeasePlan Gota Media) utöver ovan på 36 månaders och 1500 mils körning/år. Skulle LeasePlan upptäcka att körningen riskerar överstiga vad som uppgetts i den ursprungliga offerten tas en kontakt med personalbilsföraren och kostnaden höjs utifrån ny beräkning. 2

2 Ägare: Godkänd av: Koncernledning Utfärdare: Giltig från: Version: 2022:01 Ersätter dokument: Om budgeterade kostnader visar +/- vid avtalets slut sker avräkning budgeterad körsträcka kontra faktisk körsträcka. 6. Biladministration och löneavdrag LeasePlan Gota Media har tecknat avtal med LeasePlan AB för administration av Gota Medias personalbilar. I praktiken innebär detta att LeasePlan svarar för all kostnadshantering och fakturerar sedan Gota Media som i sin tur gör avdrag på den anställdes lön. Löneavdraget som görs är ett brutto-nettolöneavdrag. Om kostnaden för bilen överstiger förmånsvärdet görs ett bruttolöneavdrag på överstigande belopp. Eftersom personalbil är en skattemässig förmån utgår förmånsvärde enligt Skatteverkets riktlinjer. Om skattereglerna ändras kan Gota Media komma att övergå till annat löneavrag. Ditt bruttolöneavdrag kan även ändras under avtalstiden om din verkliga körsträcka avviker mot vad som uppgetts i den ursprungliga bilofferten. Bruttolöneavdrag innebär att du går ner i lön, vilket påverkar din sjuklön och pension. Varje förare erhåller inloggning till LeasePlans hemsida. 7. Beställningsrutin Kontakta en återförsäljare som Gota Media eller LeasePlan har tecknat avtal med. Återförsäljaren hjälper dig att ta fram ett affärsförslag. Observera att vinterhjul inte ska ingå i affärsförslaget de levereras från LeasePlan. Skicka affärsförslaget tillsammans med offertberäkningsunderlag (se bilaga Offertberäkningsunderlag) till offert@leaseplan.se de återkommer sedan med uppskattad månadskostnad. Efter ditt godkännande skickas en skarp offert till Gota Medias fordonsansvarige för underskrift. LeasePlan beställer bilen och återkommer med ett preliminärt leveransdatum. 8. Frånvaro Om du inte uppbär lön, tex på grund av långtidssjukskrivning, föräldraledighet eller liknande kommer Gota Medias kostnad för bilen faktureras direkt till dig. Genom att acceptera villkoren för Personalbil accepterar du även betalningsansvaret för denna kostnad under din frånvaro. 9. Skötsel och användning av bilen Du ansvarar och bekostar själv tvätt och nödvändig skötsel av bilen. Bilen får användas av dig och din familj. Utlandskörning får ske i länder där bilens försäkring gäller. Kontrollera detta via LeasePlan. För utlandskörning krävs också ett förarintyg som styrker din rätt till bilen finns att hämta på MyLeasePlan. 10. Om du slutar Om du på egen begäran avslutar din anställning ska bilen återlämnas senast sista anställningsdag. Kostnaden för att lämna tillbaka en bil i förtid är 35 procent av ej förfallna leasinghyror, avtalade och garanterade kostnader. Detta gäller först tolv månader in i leasingperioden. Om du återlämnar bil innan tolv månader blir kostnaden 100 procent av ej förfallna leasinghyror, avtalade och garanterade kostnader för de kvarstående månaderna upp till tolv månader, och därefter 35 procent. 3

3 Ägare: Godkänd av: Koncernledning Utfärdare: Giltig från: Version: 2022:01 Ersätter dokument: Gota Media har tecknat en så kallad förtida lösenförsäkring som kan träda i kraft vid förtida återlämning. Den täcker upp till ett prisbasbelopp och täcker hela eller delar av dina kvarvarande kostnader. Försäkringen gäller förs 182 dagar in i bilens leasingperiod. Räkneexenmpel förtida inlösen (finns även i bilaga Din Personalbil) 11. Återlämning av personalbil Efter avtalstidens slut ska bilen återlämnas med all utrustning som levererats med bilen. I första hand återlämnas bilen till den leverantör där du hämtat bilen. LeasePlan meddelar dig sex månader innan avtalets slut. Efter återlämning görs en slutavräkning som bygger på: En avstämning mellan verklig och budgeterad körsträcka. Differens debiteras alternativ krediteras. En kostnad för reparation av eventuella skador utöver normalt slitage tas ut. (Bilaga Slitageguide LeasePlan) Den totala skillnaden kommer att justeras på din lön efter avtalstidens slut. 4

4 Din Personalbil

5 VAD BÖR DU VETA INNAN DU BESTÄLLER PERSONALBIL Vad är Personalbil? Personalbil är en personalförmån som en arbetsgivare erbjuder sina anställda. Bilen ställs till den anställdes förfogande mot ett löneavdrag vilket förklaras i en separat punkt. Storleken på löneavdraget avgörs av valet av bilmodell inklusive utrustning, avtalets längd, total körsträcka under avtalstiden och bilens förmånsvärde. Förutsättningar för att få ingå avtal om Personalbil Om inget annat avtalats så är en förutsättning för Personalbil att den Anställde vid beställningstillfället innehar en tillsvidareanställning på minst 35 % och att den Anställde (i) inte har sagt upp sig, (ii) inte är uppsagd, (iii) inte fyller 67 år under avtalsperioden, (iv) inte är långtidsfrånvarande pga. t ex sjukdom eller tjänstledighet, (v) är fullt arbetsför vid anmälan och inte planerar att ta ut tjänstledighet samt (vi) inte har några betalningsanmärkningar. Viktigt att veta är att Personalbil är skattemässigt att jämföra med Förmånsbil beträffande t ex reseersättningsregler. Bilmärken och modeller Vänligen följ din arbetsgivares Bilpolicy i val av bilmärke och modell. Prisnivå Vänligen följ din arbetsgivares Bilpolicy. All extra utrustning ska beställas i samband med bilbeställningen, dock inte vinterhjul som levereras direkt från LeasePlan. Observera att du inte själv får montera utrustning på bilen utan att först kontakta LeasePlan för godkännande. Avtalslängd Bilens avtalslängd är månader. En förlängning kan härefter göras på ytterligare 6 månader i taget. Du kan inte byta bil under avtalstiden. Den maximala körsträckan för avtalet är mil. Vad ingår i din Personalbil: Värdeminskning/finansiering Service och reparationer Sommar- och vinterhjul (dubbat- alt. odubbat) Vägtrafikskatt Försäkringspremie Bilbesiktning Däckförvaring Hantering av trängselskatt Drivmedel (splitkort) Ev budgeterade kostnader +/- avräkning vid avtalets slut: Avräkning sker av budgeterad körsträcka kontra faktisk körsträcka Vad ingår inte i din Personalbil, ex: Självrisker vid skada Parkeringsavgifter och parkeringsböter Hyrbil vid t ex service Bilbeställning Kontakta en återförsäljare för vilken din arbetsgivare eller LeasePlan tecknat avtal med. De hjälper dig att ta fram ett affärsförslag på den bil du vill ha. Vinterdäck skall ej ingå i affärsförslaget de levereras från LeasePlan. Skicka affärsförslaget tillsammans med ifylld avrop till offert@leaseplan.se de återkommer sedan med en uppskattad månadskostnad. Efter ditt godkännande skickas en skarp offert/ beställningsunderlag till er fordonsansvarige för underskrift. LeasePlan beställer bilen och återkommer med ett preliminärt leveransdatum. Löneavdrag Löneavdraget som görs är ett brutto- och nettolöneavdrag. Om bilens kostnad överstiger förmånsvärdet görs ett bruttolöneavdrag på överstigande belopp. Eftersom en Personalbil är en skattemässig förmån utgår förmånsvärde enligt skatteverkets riktlinjer. Ditt nettolöneavdrag kommer dock att reducera ditt förmånsvärde. Om skattereglerna ändras kan din arbetsgivare övergå till annat löneavdrag. Ditt bruttolöneavdrag kan även ändras under avtalstiden om din verkliga körsträcka avviker mot vad som uppgetts i den ursprungliga bilofferten. Nettolöneavdraget ändras årsvis då förmånsvärdet justeras enligt skatteverkets beräkningar. Uppskattad körsträcka Det är mycket viktigt att du uppger en körsträcka som är så riktig som möjligt. Körsträckan är en av de viktigaste parametrarna i bilens totalkostnad. Om det uppstår en större differens mellan verklig körsträcka och den du uppgett kan din månatliga bilkostnad ändras. ATT TÄNKA PÅ UNDER LEASINGPERIODEN Bilinnehav Cirka en vecka efter att din bil levererats får du information mailad från LeasePlan. Den innehåller uppgifter för att underlätta ditt bilinnehav som t ex var du vänder dig om du har frågor, vilka leverantörer du använder för din bil samt hur du får tillgång till MyLeasePlan, en portal för hantering av allt som gäller din Personbil. Bilförsäkring Bilen är alltid helförsäkrad (inkl ev Vagnskadegaranti) hos LeasePlan Insurance. Om en skada uppstår ska LeasePlan alltid underrättas. Skadeanmälan gör du direkt via MyLeasePlan. Frånvaro Om du inte uppbär lön pga. exempelvis långtidssjukskrivning, föräldraledighet eller liknande kommer din arbetsgivares kostnad för bilen att faktureras direkt till dig för betalning. Genom att acceptera villkoren för Personalbil accepterar du även betalningsansvaret för denna kostnad vid frånvaro. Pension, sjukpenning mm Pensionen påverkas inte av sänkt nettolön. Ett eventuellt bruttolöneavdrag (endast då kostnad för bilen överstiger förmånsvärdet) påverkar sjukpenningsgrundande inkomst om lönen efter bruttolöneavdraget understiger 7,5 prisbasbelopp.

6 Ägare Bilen ägs av LeasePlan Sverige AB som är registrerad brukare. Du är av din arbetsgivare utsedd förare. Förare av bilen Bilen får användas av dig och din familj. Övningskörning är tillåten efter att du har skaffat erforderliga tillstånd från Transportstyrelsen. Bilen får inte överlåtas, uthyras eller användas på tävlingsbanor eller för tävlingskörning. Utlandskörning Bilen får bara användas för utlandskörning i de länder där bilens försäkring gäller vilket du bör kontrollera med LeasePlan i god tid innan avfärd. Du behöver även ett förarintyg som styrker din rätt till bilen. Förarintyg finns att beställa på MyLeasePlan. Service, reparationer och däck Kostnader för service och underhåll samt vissa reparationer ingår i bilkostnaden. Kontakta LeasePlan vid service, reparationer och byte/skifte av däck via MyLeasePlan eller LeasePlan Support. Skötsel av bilen Du ansvarar och bekostar själv tvätt och nödvändig skötsel av bilen. Du är också ansvarig för att bilen inte utsätts för onormalt slitage eller vanvård. Eventuella kostnader för detta debiteras dig i form av löneavdrag. En slitageguide av accepterade och icke accepterade skador finns på MyLeasePlan. Parkeringsavgifter Felparkeringsavgifter och böter betalar du själv. Om LeasePlan får en påminnelse regleras avgiften direkt av LeasePlan. Kostnaden skickas därefter vidare till din arbetsgivare tillsammans med en administrativ avgift för betalning, vilket sedan regleras via löneavdrag. Tänk på att även om du bestrider en felparkeringsavgift ska den ändå betalas i tid. Mätarställning LeasePlans målsättning är att den budgeterade körsträckan och din verkliga körsträcka ska vara samma vid avtalstidens slut. Om du vet med dig att du kommer att få en förändrad körprofil bör du själv kontakta LeasePlan. NÄR BILEN SKA LÄMNAS TILLBAKA Bilens återlämnande Efter avtalstidens slut skall bilen återlämnas med all utrustning som levererats med bilen, i första hand till den leverantör du hämtar din nya bil hos. LeasePlan kommer att meddela dig sex månader innan avtalets slut. Efter att din bil är återlämnad görs en slutavräkning: En avstämning mellan verklig och budgeterad körsträcka. Differens debiteras alternativt krediteras. En kostnad för reparation av eventuella skador utöver normalt slitage. En slitageguide av accepterade och icke accepterade skador finns på MyLeasePlan. Den totala skillnaden kommer att justeras på din lön efter avtalstidens slut. Om du slutar Om du på egen begäran avslutar din anställning ska bilen återlämnas senast din sista anställningsdag. Kostnaden för att lämna tillbaka en bil i förtid är 35 % av ej förfallna leasinghyror, avtalade och garanterade kostnader. Detta gäller dock först efter 12 månader in på bilens leasing. Om du återlämnar din bil innan 12 månader blir kostnaden för återlämning 100 % av de ej förfallna leasinghyror, avtalade och garanterade kostnader de kvarstående månaderna, därefter blir resterande del 35 %. Om din arbetsgivare har tecknat en så kallad förtida lösenförsäkring kan den träda i kraft vid förtida återlämning av bilen. Den täcker upp till ett prisbasbelopp och täcker helt eller delar av dina kvarvarande kostnader. Denna försäkring kan brukas först efter en karenstid om 182 dagar in på bilens leasing. Se vidare i bilaga, Förtida Lösen Villkor på MyLeasePlan. Exempel på förtida lösen försäkring -1: Bilen har 10 månader kvar på ett 36 månaders avtal. Avskrivningar kr + Service 276 kr + Däck 527 kr + Ränta 213 kr * 10 (mån) * 0,35 (%) = kr kr ex.moms. Vilket betyder att för denna förare så täcker försäkringen hela kostnaden för ett fordonsavslut. Exempel på förtida lösen försäkring -2 Bilen har 29 månader kvar på ett 36 månaders avtal. 100 % av månadskostnad är kr kr * 5 (mån) = kr Avskrivningar kr + Service 460 kr + Däck 921 kr + Ränta 432 kr * 24 (mån) * 0,35 (%) = kr. Vilket betyder att för denna förare så täcker försäkringen kostnaden med kr (2022) för förtida avslut kr kr kr = Kostnad för föraren kr ex moms. Kontaktuppgifter till LeasePlan Support Tel: E-post: minbil@leaseplan.se Våra öppettider måndag-fredag Om du behöver akut hjälp med din Personalbil, till exempel bärgare eller starthjälp, går det bra att kontakta LeasePlan dygnet runt på

7 LeasePlan Gota Media AB 1

8 Polestar / SEK Skoda Enyaq iv80 / SEK Nettolöneavdrag: 4,492 kr /månad Bruttolöneavdrag : 634 kr/mån (halv moms) Förmånsvärde: 4,492 kr/mån Personalbil Brunettoläneavdrag Ej 100 mil i tjänst Anställdes totala nettokostnad 50% marginalskatt: 4,809 kr/mån VW ID3 Business / SEK Nettolöneavdrag: 5,066 kr /månad Bruttolöneavdrag: 1347 kr/mån (halv moms) Förmånsvärde: 5,066 kr/mån Personalbil brunettolöneavdrag Ej 100 mil i tjänst Anställdes totala nettokostnad 50% marginalskatt: 5,740 kr/mån VW ID4 Business / SEK Nettolöneavdrag: 4,097 kr /månad Bruttolöneavdrag : 1299 kr/mån (halv moms) Förmånsvärde: 4,097 kr/mån Personalbil brunettolöneavdrag Ej 100 mil i tjänsten Anställdes totala nettokostnad 50% marginalskatt: 4,746 kr/mån Nettolöneavdrag: 4,605 kr /månad Bruttolöneavdrag : 1381 kr/mån (halv moms) Förmånsvärde: 4,605 kr/mån Personalbil brunettolöneavdrag Ej 100 mil i tjänsten Anställdes totala nettokostnad 50% marginalskatt: 5,296 kr/mån