Lathund för rumsbokningssystemet Concierge

Transkript

1 Lathund för rumsbokningssystemet Serviceenheten

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Display ( Checka-in skärmar ) Information Lathund Display Resources (Rumsbokning) Information Lathund Resources Services (Konferensservice) Information Lathund Services (16)

3 1 Inledning Serviceenheten har under 2015 upphandlat och utvecklat ett nytt system för rumsbokningar,. Det har med takt att stadshuset växer uppstått dels ett större behov av tillgänglighet till lediga lokaler, samt ett smidigare sätt att boka lokaler via Outlook. Syftet med det nya systemet är att underlätta båda dessa delar. I detta dokument kan ni hitta information om systemets olika delar samt lathundar för standardfunktionerna. Serviceenheten kommer att informera om verktyget under måndagsmötet vecka 38. Drop-in utbildningar kommer även det att erbjudas under vecka 38, mer information om plats och tider kommer på måndagsmötet samt KanalN. Planen är att vi lanserar systemet fullt ut måndag vecka 39. Innan dess kommer samtliga medarbetare i Stadshuset att få ett plug-in program till Outlook installerat automatiskt. 2 Display ( Checka-in skärmar ) 2.1 Information Display heter systemet som finns på alla skärmar som sitter placerade vid olika rum runtom i stadshuset. Det kommer till en början att placeras 45 skärmar på de mer populära mötesrummen. Skärmarna är låsta i så kallat kioskmode och det är inte möjligt att använda skärmarna till annat än rumsbokningen. Det primära syftet med skärmarna är att de ska visa vem som har bokat rummet, funktionen att checka-in mötet, samt göra direktbokningar på skärmen. 2.2 Lathund Display Nedan hittar ni bilder på hur det ser ut vid skärmarna i olika moment. Denna bild visar hur det ser ut när ett rum är ledigt. Listen på höger sida är då grön. Skärmen visar: Aktuella samt kommande bokningar med namn och telefonnummer till mötesorganisatören. Rummets kapacitet (standardmöblering) Rummets utrustning - här finns möjlighet att felanmäla utrustning direkt på skärmen genom att klicka på aktuell utrustning. Ett mail skickas då direkt till Servicecenters ärendehanteringssystem. En knapp för att boka rummet på direkt vid skärmen. Beskrivs längre fram i lathunden. En knapp för att acceptera checka-in mötet. OBS! detta är ett av huvudsyftet med den nya rumsbokningen. Man kommer att ha 15 minuters på sig innan, samt 15 minuter efter mötets start att acceptera bokningen. Ifall man inte accepterar mötet så försvinner bokningen ur rummets kalender, och tiden blir därmed fri för andra att boka. 3 (16)

4 En knapp för att förlänga, samt en knapp för att avsluta pågående möte. Knappen mötesrum beskrivs längre fram i denna lathund. Så här ser det ut när rummet är upptaget. Listen på höger sida blir röd och även raden med text för aktuell bokning. 4 (16)

5 Boka knappen I vissa fall kanske man är i behov av att boka ett möte snabbt och inte har möjlighet att göra det via Outlook. Då finns det en funktion på skärmarna som ger en möjlighet att boka rummet direkt på skärmen. Man kan boka 15, 30, 45 eller 60 minuter åt gången och man behöver skriva in sitt användarnamn vid bokning. Se exempelbild nedan: 5 (16)

6 Mötesrum knappen Funktionen mötesrum kan vara bra i de fallen då rummen i närheten är uppbokade. När man trycker på knappen så får man upp en rullande översikt över samtliga mötesrum i systemet. Tryck på ett av de lediga rummen så får man upp skärmen för önskat mötesrum. Boka det på samma sätt genom att använda boka knappen. Se exempelbild nedan: 3 Resources (Rumsbokning) 3.1 Information Resources är det nya systemet för rumsbokningar i Outlook. Målet med det nya systemet är att underlätta att på ett snabbt sätt få fram lediga rum för önskat antal deltagare. Till skillnad från det tidigare systemet för rumsbokningar kan man nu skriva in antalet deltagare och få fram en snabb överblick med de tillgängliga rum med önskad kapacitet. I systemet finns även ett par andra filtreringsmöjligheter som utrustning, våningsplan samt typ av mötesrum. Det går även att boka utrustning från Servicecenter, tex cyklar och projektorer. 6 (16)

7 3.2 Lathund Resources I lathunden nedan går vi igenom hur man gör en standardbokning. Vi pekar även i bilderna ut ytterligare funktioner. 1. Börja med att fylla i information som datum, tid och ämne på det gamla sättet enligt nedan. 2. I den övre listen finns nu en meny som heter Services. Istället för att klicka på rumsknappen så klickar man nu istället på Resurser enligt bilden nedan. 7 (16)

8 3. Nu startar systemet och man får upp en dialogruta enligt nedan. Som standard visar listan endast lediga rum under aktuell tid oavsett våningsplan, antal platser eller utrustning. Detta går att sortera ut med hjälp av de olika scroll-menyerna nedan. Det går även att visa upptagna rum genom att bocka i checkboxen under rumslistan. Ritningar över våningsplanen är också inkluderade. Inom kort kommer även rummen att markeras ut med färg då man markerar det i rumslistan. 8 (16)

9 4. Vi ska nu boka ett rum för 10 personer och väljer att skriva in antalet i rutan platser. Nu ser man att listan minskade och sorterade bort de rum som inte klarar en kapacitet på 10 personer. Vi väljer rummet Nackasalen genom att markera det i listan och sedan klicka på knappen välj. 9 (16)

10 5. Efter det återgår vyn till standard Outlook. Vi ser att rummet har lagts till i kalenderbokningen, och sedan skickar vi iväg den som tidigare med skicka -knappen. Vi får sedan ett svarsmail från rummet precis på samma sätt som i det tidigare systemet. Om man behöver avboka rummet så gör man även det på samma sätt som i det tidigare systemet. 10 (16)

11 4 Services (Konferensservice) 4.1 Information Services är det nya systemet för att boka konferensservice. Istället för att man mailar in beställningen separat till Servicecenter, så har vi nu möjligheten att koppla ihop rumsbokningen med konferensbeställningen. Med detta får man en smidigare överblick över vilka konferensbeställningar som hör ihop med vilken lokal, samt att man får en tydligare prisbild då alla restaurangens priser kommer att finnas med i systemet. 4.2 Lathund Services 1. Innan man kan beställa konferensservice så behöver man välja en lokal. Detta gör man genom de steg vi visade i delen för rumsbokningen. Värt att notera är att man inte behöver skicka iväg rumsbokningen innan man beställer konferensservice, utan man behöver endast välja ett rum. (vi kommer även att lägga in lounger och andra platser som inte klassas som mötesrum så att det går att beställa även dit). När man har valt ett rum blir knappen Services aktiverat enligt bilden nedan. Klicka på knappen. 11 (16)

12 2. Nu dyker en dialogruta upp till höger där man ställer in kriterierna för sin konferensbeställning. Börja med att välja antal personer och skriv in titel för konferensbeställning. Klicka sedan på Ny beställning enligt bilden nedan. 12 (16)

13 3. Nu dyker ytterligare en dialogruta upp med de produkter som går att beställa, samt priser styckvis. Här går det att ställa in ifall man vill att leveransen ska ske senare än mötets början, eller ifall man vill hämta ut beställningen själv. I flikarna på bilden finns olika typer av produkter. Under knappen redovisning går det att ändra vilken ansvarskod som ska debiteras. När man har lagt till de produkter man vill ha klickar man på OK. 13 (16)

14 4. Nu återgår vyn till den tidigare dialogrutan. Här är det viktigt att man ställer in antalet produkter genom att högerklicka på antalet för respektive produkt. Längst ner ser man totalpriset för beställningen. I mitten av rutan finns möjligheter att ändra beställningen, avboka den. Det går även att skicka ett meddelande till Servicecenter angående beställningen. När man är klar med beställningen klickar man på Skicka knappen. Nu går det ett mail från systemet med konferensbeställningen direkt in till Servicecenters ärendehanteringssystem. Och ett mail för rumsbokningen till aktuell lokal. 14 (16)

15 5. Efter att man har fått ett acceptansmail från rummet så får man sedan ett mail från Servicecenter med att vi har accepterat ärendet för konferensbeställning. Se bild nedan. 15 (16)

16 Öppenhet och mångfald Vi har förtroende och respekt för människors kunskap och egna förmåga - samt för deras vilja att ta ansvar POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, Nacka Stadshuset, Granitvägen info@nacka.se