Xxxx Kommunicera förändring

Transkript

1 Kommunicera förändring Sida 1

2 Kommunicera förändring, syfte Skapa förståelse för förändringen och det bakomliggande behovet Skapa vilja till förändring T Ä N K P Å Om programarbetsformen används, så arbetar förändringsledaren aktivt med förankring och kommunikation Sida 2

3 Kommunicera förändring, arbetsgång Utgå från organisationens inställning till förändringen 1. Skapa förutsättningar 2. Kommunicera enligt kommunikationsplanen - formulera kärnan i budskapet - anpassa budskapet - använd rätt avsändare och kanal 3. Skapa delaktighet 4. Lyssna på invändningar och ta kritik 5. Förebygg motstånd, visa på fördelar 6. Erbjud tydliga val och informera om konsekvenser Sida 3

4 Skapa förutsättningar Säkerställ att förankringen hos cheferna fungerar organisation och belöningssystem stödjer det nya, förändrade läget utrymme ges för individer att uttrycka behov om färdigheter och säkerställ stöd i genomförandet personal- och informationssystem anpassas T Ä N K P Å Eliminera hinder så tidigt som möjligt Sida 4

5 Kommunicera budskap Utgå från kommunikationsplanen kommunicera mål - ett framtida tillstånd alla vill uppnå motivera, förklara - varför förändring måste ske - konsekvenser om förändring inte sker tydliggör vägen mot målet håll det enkelt, tydligt, kortfattat - gå rakt på sak använd metaforer, exempel eller tydliga bilder lyssna på invändningar, svara på frågor som mottagarna har - vad betyder det för mig? - fördelar? risker? repetera huvudbudskapet vid flera tillfällen med hög frekvens blanda mellan individuell dialog och diskussioner i grupp Kommunikationsplan Sida 5

6 Vad ska kommuniceras Formulera kärnan Vad skall ske? Varför sker det? Hur ska det gå till? När kommer det att ske? Var kommer det att ske? Vem påverkas? Vilka konsekvenser får det? Sida 6

7 Anpassa budskapet Avsändare och form vem som förmedlar vad till vilka använd personliga möten svara på vad det innebär för enskild individ anpassa till mottagarens villkor för att minimera felaktiga tolkningar skapa möjlighet till dialog Mottagarens villkor nöjdhet med nuläget tankar om andra alternativ egna individuella planer påverkan på privatlivet erfarenhet av tidigare förändringar hört från andra egna uppoffringar som krävs förtroende för avsändaren T Ä N K P Å Var trovärdig, föregå med gott exempel Sida 7

8 Avsändare Olika delar av budskapet bör förmedlas av olika chefer Avsändare, förmedlare av budskap beställaren förmedlar till alla berörda - behovet av förändring - de verkliga skälen som ligger bakom - vad (inte hur) som skall förändras - när det skall vara genomfört chefen i verksamheten förmedlar - vad det innebär för gruppen av närmast underställda - förändringens konsekvenser för enskild individ - nya möjligheter för individer och gruppen Sida 8

9 Kommunikationskanal Möten är den huvudsakliga kanalen för att sprida budskap Använd olika typer av möten frukostmöten individuella möten gruppmöten allmänna firanden arbetsplatsbesök korridordiskussioner massmöten etc. Effekt: Ingen eller icke avsedd effekt (rykten) Ingen information Effekt: Uppmärksamhet, kännedom, kunskap och förståelse Tryckt information, Internet, e-post Muntlig information Muntlig information + Besvara frågor Effekt: Engagemang och handling Dialog: Vad? Varför? Dialog: Vad? Varför? Hur? Sida 9

10 Skapa delaktighet Beställaren/förändringsledaren ge utrymme för chefer och medarbetare att påverka undvik att kommunicera hur det skall uppnås Inom ett projekt se till att viktiga intressenter för förändringen tillåts vara kravställare se till att användarna får påverka via referensgruppsarbete se till att förvaltare får påverka via referensgruppsarbete Sida 10

11 Vanliga invändningar Gäller inte mig Det låter dyrt Jag VET att det inte går Vi har aldrig tidigare gjort så här Vi är annorlunda Det är mot vår policy Så här har vi alltid gjort Vi har inte tid just nu Vi har inte råd just nu Gäller inte chefen Det kommer ALDRIG att gå Det här har vi prövat förr Det är inte rätt läge nu Sida 11

12 Förebygga motstånd Bedöm vilken typ av motstånd kan förväntas? - var motstånd kan uppstå - hur motstånd uttrycks hur motståndet kan identifieras? - återkoppling från medarbetarna - input från chefer - uppmärksammas av projektet Agera identifiera motstånd hantera motstånd minska motstånd Vanliga orsaker till motstånd otillräcklig kommunikation skälet till förändringen är diskutabelt otydlig bild av förändringens resultat dubbla budskap T Ä N K P Å Initialt motstånd är en naturlig reaktion Sida 12