FRAMTIDSKRAFT Hållbar utveckling med invånaren först

Transkript

1 FRAMTIDSKRAFT Hållbar utveckling med invånaren först

2 INNEHÅLL FRAMTIDSKRAFT LEAN ett helhetstänkande för framtiden VÄRDEGRUNDEN Våra värderingar Våra värdegrundsprinciper HÅLLBART LEDARSKAP Ledarskapets betydelse för våra förutsättningar att vara en attraktiv kommun Ledare och medarbetare KVALITET, EFFEKTIVITET OCH MEDSKAPANDE MEDARBETARE Medskapande medarbetare engagemang nu och i framtiden TVÅ VERKSAMHETSPRINCIPER Helhetssyn Hur kan det bli så här? Finns det slöserier i den här processen? Vad är värdeskapande? Ständiga förbättringar Lätt att göra rätt Målstyrningstavla och resultatdialog

3 FRAMTIDSKRAFT Hållbar utveckling med invånaren först Alla som arbetar i Sigtuna kommun från den politiska ledningen till de medarbetare som arbetar närmast invånarna har fokus på det som skapar värde för våra kommuninvånare. I dag står den offentliga sektorn, och så även Sigtuna kommun, inför stora utmaningar i form av ökade behov samt högre krav och förväntningar på kvalitet och service. I samband med omfattande pensionsavgångar behöver kommunen under kommande år också rekrytera många nya medarbetare med rätt kompetens. Dessa utmaningar ställer helt nya krav på den kommunala välfärden och på kommunen som arbetsgivare. I Sigtuna kommun kommer vi att möta dessa utmaningar med Framtidskraft. Framtidskraft är namnet på vårt utvecklingsarbete och utgår ifrån Lean-filosofin. Vi är övertygade om att det går att leverera hög kvalitet på service och tjänster samtidigt som vi blir mer effektiva och ständigt utvecklas. Det är det som gör vårt utvecklingsarbete hållbart! Framtidskraft beskriver hur vi ser på den kultur vi vill ska prägla vår organisation och de verktyg vi kommer att använda i vårt arbete. Den skildrar hur vi ser på varandra och alla dem som är berörda av vår verksamhet. Värdegrunden är utgångspunkten för vårt Lean-arbete. LEAN ett helhetstänkande för framtiden I kommunens Lean-arbete spelar ledarskapet en avgörande roll för framgång. Ledarskap handlar om att få medarbetare att sträva mot samma mål i en gemensam riktning, samt att växa i sitt ansvarstagande. Alla som arbetar i Sigtuna kommun från den politiska ledningen till de medarbetare som arbetar närmast invånarna har fokus på det som skapar värde för våra kommuninvånare. Vår utgångspunkt är att invånaren är först och det präglar lednings-, styrnings- och utvecklingsarbetet. Målet är att hela organisationens fulla potential ska komma invånarna tillgodo. Vår syn på ledarskap och medskapande medarbetare utgör grunden för vårt utvecklingsarbete vår Framtidskraft. Framtidskraft Sigtuna kommun 3

4

5 VÄRDEGRUNDEN En stabil grund för Framtidskraft Jag har träffat så många medarbetare från alla kommunens verksamheter med ett oerhört stort engagemang för att hela tiden göra det bästa för invånaren. Det är det som gör det så roligt att vara spelledare för värdegrundsspelet! Susanne Otasevic, Talang, handikappomsorgen Värdegrunden utgör grunden för hur vi vill uppfattas av våra invånare och externa samarbetspartners men också hur vi vill uppfattas av varandra inom Sigtuna kommun. Värdegrunden hjälper oss att fokusera på det som är viktigt och är en hjälp när det gäller att prioritera och fatta beslut i det dagliga arbetet. Våra värdegrundsprinciper beskriver hur vi tänker när vi arbetar, hur vi utvecklar våra arbetssätt och hur vi hanterar utmaningar. VÅRA VÄRDERINGAR Invånaren först I Sigtuna kommun arbetar vi för invånarna och ser till att deras behov möts. Allas lika värde Vi respekterar alla individer oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, ålder, etnicitet, religion, funktionsnedsättning och sexuell läggning. Kvalitet i fokus Sigtuna kommun bedriver sin verksamhet med ett förhållningssätt som genom hög effektivitet och god service medverkar till ett långsiktigt hållbart samhälle. VÅRA VÄRDEGRUNDSPRINCIPER Uppdragsgivarens förtroende Invånarna är våra uppdragsgivare. Genom att alltid sätta deras intressen främst, får vi invånarnas tilltro. Vårt samhällsuppdrag innebär att vi arbetar för en hållbar framtid som ger invånarna möjlighet till ett bra liv. Olikheter berikar Vi är övertygade om att olikheter skapar en roligare och mer dynamisk arbetsmiljö. Vi drar nytta av det när vi samarbetar, rekryterar och i vår dialog med invånare till ett bra liv. Framtidskraft Sigtuna kommun 5

6 Tillsammans tar vi höjd för en hållbar framtid som ger invånarna möjlighet till ett bättre liv.

7 HÅLLBART LEDARSKAP Socialt, ekonomiskt och ekologiskt Genom Framtidskraft får vi en gemensam utgångspunkt för vår syn på medarbetare och ledarskap alla ska ingå i arbetet med att utveckla verksamheten och genom detta även sig själv! Varje medarbetares talang ska tas tillvara och utvecklas i arbetet med att skapa bästa värdet åt våra invånare. Ulla-Marie Hellenberg, kommundirektör Chefer och ledare i Sigtuna kommun leder utifrån ett långsiktigt socialt, ekonomiskt och ekologiskt perspektiv, när det gäller beslutsfattande såväl som i relationer med invånare och medarbetare. Det innebär att vi agerar långsiktigt och grundar våra beslut utifrån ett konsekvenstänkande för kommande generationer. Vår värdegrund ligger till grund för det hållbara ledarskapet. LEDARSKAPETS BETYDELSE FÖR VÅRA FÖRUTSÄTTNINGAR ATT VARA EN ATTRAKTIV KOMMUN Chefer och ledare i Sigtuna kommun har en positiv människosyn vilket innebär att de utgår ifrån att alla vill och kan bidra till att utveckla vår verksamhet. Sigtuna kommun har höga förväntningar på sina ledare, som i sin tur har höga förväntningar på sina medarbetare. De ger medarbetare motivation och utmaningar som också ger möjlighet till personlig utveckling, i syfte att som attraktiv arbetsgivare behålla och utveckla kommunens kompetenta personal. Chefer och ledare är också kulturbärare och har ett särskilt ansvar för att skapa en öppen och tillåtande kultur, där avvikelser ses som en möjlighet till förbättring. Våra chefer och ledare ger regi för utveckling och ständiga förbättringar genom att se till att rätt kompetens är på rätt plats, de möjliggör för medarbetare att vara delaktiga, drivande och aktiva i utveckling av verksamheten. De arbetar också tydligt och aktivt med att synliggöra verksamhetens resultat såväl på individnivå som för hela sin verksamhet. Chefer och ledare i Sigtuna kommun har ett samhällsuppdrag. Det innebär ett ansvar att bidra till samhällsutvecklingen, en vilja att göra skillnad och en förmåga att bidra till ett gott samhälle för invånarna. LEDARE OCH MEDARBETARE Sigtuna kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare som kännetecknas av ett öppet klimat med inriktning på god arbetsmiljö och hälsa, jämställdhet, ledarskap och mångfald. En förutsättning för att Sigtuna kommun ska vara en bra arbetsgivare är delaktighet och samverkan så att varje medarbetare upplever sig sedd, respekterad och medskapande. Sigtuna kommun ska även som arbetsgivare verka för jämställdhet samt ta tillvara kulturell mångfald. Utgångspunkten är att tillsammans finna former för att utföra kommunens uppgifter på bästa sätt utifrån fattade beslut och med lyhördhet för invånarnas behov. Framtidskraft Sigtuna kommun 7

8 De medarbetare som dagligen arbetar närmast invånaren är också de som är bäst lämpade att utveckla vår service och våra tjänster.

9 KVALITET, EFFEKTIVITET OCH MEDSKAPANDE MEDARBETARE Alla tre perspektiv är lika viktiga för Framtidskraft Även om vi är olika är vi ju lika vi vill alla göra vårt bästa. Då måste målen vara tydliga och mätbara. När vi vet hur vi bidrar till dem strävar vi åt samma håll. Kamana Acharya, Talang, äldreomsorgen MEDSKAPANDE MEDARBETARE engagemang nu och i framtiden Sigtuna kommuns utvecklingsarbete har tre perspektiv: ökad kvalitet, ökad effektivitet och medskapande medarbetare. Utgångspunkten är att det är de medarbetare som dagligen arbetar närmast invånaren som också är de som är bäst lämpade att utveckla vår service och våra tjänster. När alla medarbetare tillsammans utvecklar kvaliteten och effektiviteten samtidigt som de utvecklas själva kommer organisationens fulla potential invånaren tillgodo. Medarbetarnas kunskap, engagemang och kreativitet är viktiga förutsättningar för verksamhetens utveckling. Det förväntas att medarbetarna tar ansvar, deltar i och bidrar till verksamhetens resultat. Av medarbetarna krävs också medverkan i förändringsarbete och delaktighet i utveckling av verksamheten. Framtidskraft Sigtuna kommun 9

10 TVÅ VERKSAMHETSPRINCIPER Helhetssyn och ständiga förbättringar Lean kommer från bilindustrin, men de värden som filosofin bygger på passar ju egentligen bättre för verksamheter där människan är i fokus. Thomas Fäldt, gått Lean Academy, barn- och ungdomsförvaltningen En kultur som främjar utveckling kan bara skapas och behållas genom att vi hela tiden väljer förhållningssätt och arbetssätt som grundar sig i värdegrunden och därefter metoder som gör arbetssätten effektiva. Genom att ha helhetssyn och arbeta med ständiga förbättringar frigör vi den kreativitet och det engagemang som finns i organisationen idag men som inte kommer invånarna tillgodo. HELHETSSYN Helhetssyn innebär att i varje möte med invånaren se hur hela dennes situation ser ut och vad som är värdefullt för den personen. På varje avdelning, enhet och förvaltning gör medarbetare varje dag sitt bästa för att skapa värde åt våra invånare. Att sätta invånaren i centrum innebär att vi har fokus på slutresultat för kommunens invånare. 10 Framtidskraft Sigtuna kommun

11 HELHETSSYN VAD ÄR DET? ETT EXEMPEL: 1. En kvinna upptäcker att hon har en knöl i bröstet. Hon ringer till sin husläkare och får en tid för undersökning en vecka senare. 2. Hon träffar husläkaren i 15 minuter, under vilka läkaren bekräftar att hon har en knöl i sitt bröst. Läkaren remitterar henne till mammografi. 4. Kvinnan genomgår sin mammografiundersökning. Den tar 15 minuter. Sedan får hon beskedet att husläkaren ska återkomma med besked om vad röntgen visade. 5. En vecka senare ringer husläkaren och lämnar ett besked. 3. En vecka efter att hon varit hos husläkaren får hon en kallelse till mammografi. Hon har fått en tid ytterligare en vecka senare. Tiden det tog för den här kvinnan att få det värde hon efterfrågade: Rätt diagnos så fort som möjligt var 4 veckor och 30 minuter. Av detta var som mest 30 minuter värdeskapande för henne. Det andra var väntetider. Slöseri Värdeskapande tid Upptäcker knöl. Ringer husläkare. Besök hos husläkare 15 minuter. Får en kallelse till mammografi. Mammografiundersökning 15 minuter. Besked från husläkare. Process start Process slut Tiden det tog för kvinnan från att hon upptäckte knölen tills dess hon fick besked var 4 veckor och 30 minuter. Av detta var som mest 30 minuter värdeskapande för henne.

12 HUR KAN DET BLI SÅ HÄR? Det är ingen som ser den enskilda kvinnnans perspektiv. I varje möte med kvinnan finns kompetenta medarbetare som varje dag gör sitt absolut bästa för den här kvinnan och andra patienter. Det vi följer upp är hur många patienter husläkaren kan ta emot och hur många patienter mammografiavdelningen behöver undersöka. Det är ingen som följer upp den enskilda kvinnans perspektiv. Det som är värdeskapande är det som invånaren vill få ut av en tjänst. I sjukhusexemplet vill kvinnan ha rätt diagnos så fort som möjligt. Utifrån hennes helhetssyn kan vi synliggöra och förbättra vårt arbete och därigenom leverera värde för henne på ett effektivt sätt. Detta är vad helhetssyn handlar om. FINNS DET SLÖSERIER I DEN HÄR PROCESSEN? Slöseri är allt det som vi gör och som händer men som inte är värdeskapande för invånaren. Det kan till exempel vara väntetider, samtal från invånare som inväntar svar och undrar hur det går, ansvarsskiften och underlag som tas fram men aldrig används eller något som inte blev rätt från början och behöver göras om. VAD ÄR VÄRDESKAPANDE? Ur ett invånarperspektiv är det oftast några procent av tiden som är direkt värdeskapande. Det Framtidskraft handlar om är att göra mindre av det som inte är värdeskapande och mer av det som är värdeskapande för invånaren. Det är medarbetaren som arbetar närmast invånaren och dagligen träffar denne som också hittar lösningar samt kommer med förbättringsförslag på hur vi kan ta bort den icke värdeskapande tiden. För kvinnan i sjukhusexemplet innebar det att väntetiden mellan att hon uppsökte vård till att hon fick ett besked kunde kortas ned med flera veckor tack vare medarbetarnas förslag till förbättringar. Då valde medarbetarna i förbättringsgrupperna att lägga upp sitt arbete utifrån kvinnas perspektiv och det värdet man skulle skapa för henne rätt diagnos så fort som möjligt. Genom att ha drop-in tider där både en husläkare och mammografin fanns tillgängliga frigjordes tid. Tidigare hade den tiden ägnats åt att besvara oroliga patienters telefonsamtal om när de kunde vänta sig besked, administrera remisser till olika enheter och få till tider som passar eller boka om tider som inte passade. Tiden från att hon upptäckte knölen tills att hon fick sitt besked kortades från 4 veckor och 45 minuter till 4 timmar. Samtidigt som medarbetarna upplevde att de hade en bättre arbetsmiljö och själva skapade förbättringarna. 12 Framtidskraft Sigtuna kommun

13 STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR Det är medarbetarna som arbetar närmast invånaren som också är de som är bäst vet hur vi ständigt kan skapa bättre kvalitet på ett effektivare sätt för dem vi är till för. Ständiga förbättringar innebär att vi alla arbetar med dagliga förbättringar. Utgångspunkten är att även små förändringar kan leda till stora förbättringar. Genom att tillsammans se helheten kan vi också hitta avvikelser alltså upptäcka när något inte blir som vi tänkt oss och se vad som kan förbättras och utvecklas. Därför behöver vi en gemensam grund att utgå ifrån. LÄTT ATT GÖRA RÄTT Varje invånare, student, brukare och elev är unik men hur vi i de dagliga mötena skapar värde för dem kan vi ha en gemensam bild av. Hur borde det vara när det är som bäst? Detta gör att vi lätt kan identifiera avvikelser i vår verksamhet. Vi kan då också söka orsaken till varför avvikelsen uppstod. Att gå från små till stora förbättringar förutsätter att våra förändringar genomförs på ett metodiskt och organiserat sätt. Det ska vara lätt att göra rätt. Det är medarbetarna som arbetar närmast invånaren som också är de som är bäst vet hur vi ständigt kan skapa bättre kvalitet på ett effektivare sätt för dem vi är till för. Principen ständiga förbättringar utgår från: Att allt alltid kan bli bättre Att vi ser avvikelser som möjligheter att förbättra Att det är de som jobbar närmast invånarna som också vet bäst hur arbetet kan förbättras Framtidskraft Sigtuna kommun 13

14 MÅLSTYRNINGSTAVLA OCH RESULTATDIALOG Ett sätt att jobba med ständiga förbättringar är med hjälp av en målstyrningstavla. Genom att träffas varje vecka i förbättringsgrupper och ha en resultatdialog kan vi stämma av hur vi ligger till i förhållande till uppsatta mål och identifiera förbättringsområden. För att veta hur vi ligger till behöver vi ofta få signaler om det går som vi tänkt oss och planerat för. Vi behöver mätetal som visar hur väl vi kommer nå våra mål. För att ha koll på hur vi ligger till behöver varje medarbetare lätt kunna se läget för sig själv och gruppen. Då kan vi till exempel hjälpas åt för att bli klara i tid utan att någon får en betydligt högre arbetsbelastning än någon annan och varje invånare får bästa möjliga kvalitet i den service och de tjänster vi levererar. Vi söker och väljer förbättringsaktiviteter ur ett verksamhetsperspektiv vad behöver förbättras för att vi ska nå målen. Utifrån medarbetarnas talanger och utvecklingsområden väljer vi vem som får ansvar för att genomföra aktiviteten. På så sätt garanteras invånaren bättre kvalitet på ett effektivare sätt samtidigt som medarbetarna är medskapande och utvecklas. EN GEMENSAM GRUND ATT UTGÅ IFRÅN Vi vet hur vi ligger till Vi har gemensam överblick, kontroll och ansvar Vi agerar när det händer Vi har lätt att göra rätt Vi kan upptäcka avvikelser och förbättra 14 Framtidskraft Sigtuna kommun

15 Under våra förbättringsmöten och resultatdialog tittar vi på följande perspektiv. KVALITET Hur blir vi bättre på att ge invånaren det den behöver? Exempel på hur man kan mäta kvalitet: Hur väl har invånaren fått det denne behöver och/eller efterfrågar? Brukarnöjdhet EFFEKTIVITET Hur skapar vi mer värde för invånaren med samma eller mindre resurser? Exempel på hur man kan mäta effektivitet: Ökning av värdeskapande tid för invånaren Tiden från det att invånaren har ett behov till att det behovet tillfredsställs förkortas Minskade kostnader per styck MEDSKAPANDE MEDARBETARE Hur säkerställer vi att våra medarbetares kompetens, olikheter, drivkrafter och fulla potential kommer våra invånare tillgodo? Exempel på hur man kan mäta medskapande medarbetare: Har medarbetarna inflytande över arbetssituationen? Vet medarbetarna hur deras arbetsinsats bidrar till uppsatta mål? Upplever medarbetarna att de vågar prova nya idéer? Framtidskraft Sigtuna kommun 15

16 Vill du veta mer om om Framtidskraft gå in på Södergatan 20, Märsta