1. Syfte Syftet är klargöra uppgiftsfördelningen för att säkerställa en effektiv ledning och styrning inom SMART-området.

Transkript

1 Verktygslådan SMART Titel Utgåva Uppgiftsfördelning Syfte Syftet är klargöra uppgiftsfördelningen för att säkerställa en effektiv ledning och styrning inom SMART-området. 2. Förutsättningar Angivna SMART-uppgifter följer av den befattning man har i organisationen och gäller därför utan påskrift. I de fall man innehar flera funktioner behöver man tillgodose att samtliga SMART-uppgifter som gäller för dessa hanteras. Kommunfullmäktige Ska fastställa en SMART-policy vid varje ny mandatperiod. Kommunstyrelsen Ska utöva fortlöpande tillsyn och fastsälla riktlinjer för SMART-området. Genomför en årlig uppföljning av SMART-arbetet och tar beslut om eventuella förändringar och prioriteringar. Nämnder Där en nämnd råder över tillämpning av lagar, resurser och delvis över förvaltningens organisation så har nämnden även ett ansvar för kontorets säkerhet och miljö, i den stund dessa frågor påverkar säkerhet, arbetsmiljö och miljö. Eftersom det är nämnden som råder över resurser och budget, har nämnden även ansvaret för att aktivt vidta åtgärder för att säkerställa en tillfredsställande nivå inom säkerhets-, arbetsmiljö och miljöområdet. Kommundirektör Ska i sitt SMART-arbete utgå från "Verktygslådan SMART" samt de inom eget ansvarsområde Ska tillse att det finns en för verksamheten övergripande organisation för SMART-arbetet avseende planering, ledning och kontroll så att verksamheten uppfyller SMART-kraven. Ska tillse att kommunens "SMART-policy" och "Riktlinjer för SMART-arbete" årligen följs upp och vid behov förändras. Ska tillse att det i kommunens dokument för Mål & Budget anges övergripande mål för kommunförvaltningens SMART-arbete. Ska ta hänsyn till SMART-aspekterna vid planering av kommunförvaltningens verksamhet. Ska informera berörda förvaltningschefer om sådant som för verksamheten kan få konsekvenser för SMART-arbetet. Följa upp SMART-arbetet i ledningens genomgång för kommunförvaltningen.

2 Förvaltningschef Ska tillse att det finns en för kontoret övergripande organisation för SMART-arbetet avseende planering, ledning och kontroll så att verksamheten uppfyller SMART-kraven. Ska tillse att SMART-mål upprättas för förvaltningen utifrån de övergripande målen som finns i kommunens dokument för Mål & Budget samt utifrån förvaltningens övriga behov som framgår i genomförd SMART-utredning. Ska tillse att anpassa och utveckla de delar av kommunens SMART-arbete som är specifika för förvaltningen. Ska tillse att det finns en på lämpligt sätt organiserad verksamhet för arbetsanpassning och rehabilitering samt följa hur arbetet fortlöper inom förvaltningen Ska tillse att lokala övergripande rutiner för SMART-arbetet vid förvaltningen införs. Ska informera berörda chefer samt samverkansgruppen om sådant som för verksamheten kan få konsekvenser för SMART-arbetet. Ska tillse att identifiering och bedömning av risker genomförs inom SMART-området generellt samt vid förändringar i verksamheten. Ska tillse att chefer har erforderlig utbildning i SMART-frågor. Ska tillse att skrivelser från Arbetsmiljöverket och andra myndigheter hanteras i organi-sationen. Ska tillse att sammanställningar över ohälsa, olyckor och tillbud regelbundet genomförs. Ska löpande följa upp SMART-arbetet genom: egenkontroll, internkontroll, ledningens genomgång för kontoret och avvikelserapportering. Områdes-/verksamhetschef Ska tillse att SMART-arbetet inom ansvarsområdet uppfyller SMART-kraven genom att enheterna genomför SMART-utredningar och vidtar åtgärder utifrån resultatet. Ska tillse att SMART-mål upprättas för ansvarsområdets utifrån de övergripande målen som finns i Mål & Budget, förvaltningen verksamhetsplan samt utifrån ansvarsområdets genomförda SMART-utredningar. Ska vid behov tillse att lokala rutiner och instruktioner för SMART-arbetet upprättas. Ska följa att arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering fortlöper inom ansvarsområdet samt vid behov stödja respektive ansvarig chef i rehabiliteringsarbetet. Ska tillse att identifiering och bedömning av risker genomförs inom SMART-området generellt samt vid förändringar i verksamheten. Ska utöva tillsyn över ansvarsområdets SMART-arbete genom: egenkontroll, avvikelserapportering och ledningens genomgång (om det finns en ledningsgrupp för ansvarsområdet). Ska särskilt samverka med samverkansgruppen inför viktigare förändringar av verksamheten, lokaler och vid andra beslut av särskild betydelse för SMART-arbetet. Ska tillse att skrivelser från Arbetsmiljöverket och andra myndigheter behandlas inom ansvarsområdet och rapporteras till förvaltningschef. Ska tillse att sammanställningar över avvikelser, ohälsa, olyckor och tillbud regelbundet

3 genomförs för ansvarsområdet (till ledningens genomgång). Ska bevaka att Arbetsmiljöverket utan dröjsmål har fått en anmälan om dödsfall, svårare personskada, skada som drabbat flera arbetstagare eller tillbud som inneburit allvarlig fara för liv och hälsa samt informera förvaltningschef om vad som inträffat. Ska tillse att arbetsskador och tillbud inom ansvarsområdet utreds, anmäls och åtgärdas av ansvarig chef. Ska tillse att avvikelser hanteras enligt rutiner för avvikelsehantering. Enhetschef (eller motsvarande funktion i organisationen) Ska tillse att SMART-arbetet inom enheten uppfyller SMART-kraven genom att genomföra SMART-utredning och vidta åtgärder utifrån resultatet. Ska genomföra en årlig SMART-utredning. Ska tillse att mål upprättas för resultatenhetens SMART-arbete utifrån de övergripande målen som finns i Mål & Budget, förvaltningens verksamhetsplan, enhetens arbetsplan, samt utifrån enhetens SMART-utredning. Ska tillse att lokala rutiner och instruktioner för SMART-arbetet som är nödvändiga för enheten upprättas. Ska tillse att arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering genomförs inom enheten. Ska genomföra identifiering och bedömning av risker inom SMART-området generellt samt vid förändringar i verksamheten. Ska utöva tillsyn över enhetens SMART-arbete genom: egenkontroll och avvikelsehantering. Ska informera berörda chefer och samverka med samverkansgruppen och vid APT inför viktigare förändringar av verksamheten, lokaler och vid andra beslut av särskild betydelse för SMART-arbetet. Ska besvara skrivelser från Arbetsmiljöverket och andra myndigheter samt rapportera till överordnad chef. Ska sammanställa enhetens ohälsa, olyckor och tillbud regelbundet (till ledningens genomgång). Ska utan dröjsmål anmäla till Arbetsmiljöverket arbetsolyckor som föranlett dödsfall, svårare personskada, skada som drabbat flera arbetstagare eller tillbud som inneburit allvarlig fara för liv och hälsa, samt informera överordnad chef om vad som inträffat. Ska utreda, anmäla och åtgärda arbetsskador och tillbud inom enheten. Samverka med skyddsombud.

4 Medarbetare Ska aktivt medverka i SMART-arbetet. Ska följa Verktygslådan SMART:s riktlinjer, rutiner och instruktioner. Ska använda den skyddsutrustning som krävs för arbetsuppgiften. Har rätt att avbryta sitt eget arbete vid omedelbar och allvarlig fara. Ska rapportera avvikelse och ta initiativ till förbättringar. Ska underrätta närmaste chef vid upptäckt av något som kan bli en risk för olycka eller att någon ska må dåligt. Arbetsmiljöombud/skyddsombud Ska vaka över skyddet mot ohälsa och olycksfall på arbetsplatsen och kontrollera att arbetsgivaren uppfyller kraven på ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Ska företräda de anställda i arbetsmiljöfrågor. Skyddsombud som anser att det behövs åtgärder för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö kan begära sådana åtgärder av arbetsgivaren. Läs mer i rutin för skyddsombud. Kan på eget initiativ avbryta en arbetsuppgift om skyddsombudet anser att den anställdes liv eller hälsa är i fara. Skyddskommitté Ska delta i planeringen och följa arbetsmiljöarbetet på arbetsstället. Sammanträda minst var tredje månad. Dokumentera beslut om åtgärder samt tidsram för dessa. Säkerhetsansvarig, personalchef och miljösamordnare Ansvar för att ledningssystemet hålls aktuellt inom respektive område. Ansvar för att policyn bryts ner i riktlinjer och övergripande rutiner. Samordning av SMART-arbetet mellan områdena. Följa upp att SMART-arbetet bedrivs i enlighet med policy, riktlinje och rutiner. Utgöra SMART-råd tillsammans med respektive förvaltningars controller. SMART-råd Samordna internkontroll av SMART-området. Ge löpande information till kommundirektör. Följa upp internkontrollarbetet genom att en årlig rapport utformas och redovisas för kommunledningsgruppen och kommunstyrelsen. Deltaga i skyddskommitté-arbetet.

5 Vidaredelegering Vidarefördelning får ske till närmaste underställd chef eller annan företrädare för arbetsgivare. I samband med att en vidarefördelning genomförs är vi skyldiga att tillse att denne har erforderliga kunskaper och ges erforderliga befogenheter för uppgifterna. Varje vidarefördelning ska ske enligt blankett för delegering av SMART-uppgifter. Återdelegering - returnering Den som inte kan fullgöra sina åtaganden på grund av att tilldelade resurser, kompetens, befogenheter eller praktiska förutsättningar i övrigt inte är tillräckliga, ska returnera SMARTuppgiften. Denna returnering ska utföras på en blankett för returnering av SMART-uppgift.