Katalogen inställningar för användare.

Transkript

1 Växel Katalogen inställningar för användare, Växel administratör. Katalogen inställningar för användare. Markerar du Katalog under Växel Administratör visas en översiktsvy med alla användare och externa kontakter som ingår i företagets växel. Du ser vilka telefonnummer som är kopplade till de olika personerna, samt om de interna kontakt erna är tillgängliga eller inte. Som administratör kan du ändra och lägga till de flesta uppgifterna om användarna direkt i översiktsvyn. Klicka bara i det fält som du vill ändra och skriv önskad information. När du trycker på Enter sparas informationen. När du klickar på vissa parametrar länkas du vidare till en annan sida för att göra ändringarna. Vill du sortera listan efter något annat fält klickar du på fältets namn. Klicka en gång till om du vill ändra sorteringsordningen. Du kan filtrera katalogen genom att klicka i sökrutan och skriva önskad text. Söksträngen jämförs med all information som finns sparad för kontakterna, även med information som inte visas. Du kan söka efter exempelvis namn eller avdelning. Som administratör kan du göra olika inställningar för användarnas och telefonist er nas konton. När du klickar på någons telefonnummer visas ett antal kategorier där du kan klicka dig vidare. Du kan till exempel ändra deras status, vidarekoppling och information. I vanliga fall gör användaren dessa ändringar själv, men som administratör kan du göra ytterligare inställningar för användarna. December 0

2 Växel Katalogen inställningar för användare, Växel administratör. Användarinställningar Som administratör kan du ändra användarens/telefonistens kontoinställningar. Klicka på Inställningar för att visa fälten. (Klicka på rubriken för att dölja fälten igen.) Kontrollera att förnamn och efternamn är rätt. För att koppla ett fast telefonnummer öppnar du listrutan Fast nummer och väljer ett av de tillgängliga fasta numren. Klicka sedan på Tilldela fast nummer. För att ta bort ett fast nummer klickar du i stället på Ta bort fast nummer. Lägg till en e-postadress om den inte redan är ifylld. Vill du ändra språk för programmet öppnar du listrutan Språk och väljer önskat språk. Markera Återuppringning vid upptaget tillåtet från andra telenät om den som ringer ska kunna använda funktionen återuppringning. 8 Markera Visa svarsgruppsnummer vid inkommande samtal om svarsgruppens nummer ska visas i mobilens display vid inkommande samtal. 9 Markera Min status påverkar endast mitt fasta nummer om det mobila numret inte ska påverkas av eventuell status och vidarekoppling Under Roller och svarsordning kan du ange ett kortnummer för användaren. Under Kö kan du se vilken kö som telefonisten är kopplad till. Markera Administratör om användaren ska ha denna behörighet och/eller Telefonist om användaren ska fungera som telefonist. 0 Viktigt! Ta inte bort behörigheten för dig själv och logga ut, för då kan du inte logga in som administratör igen. Markera rutan VIP om du vill att användaren ska markeras med en VIP-symbol i katalogfönstret. I rutan Kunnande anger du personens erfarenhet, vilket kan användas för svarsgrupper och telefonister. I rutan Ordningsnummer kan du ändra telefonistens ordningsnummer. December 0

3 Växel Katalogen inställningar för användare, Växel administratör. Öppna listrutan under Tidsstyrningslista och välj önskad lista för det mobila numret. Läs mer i guiden Tidsstyrningslista. 8 Om personen även har ett fastnummer kopplat till sig, kan du öppna listrutan under Tidsstyrningslista fast nummer och välj önskad lista för det fasta numret. Klicka på kategorin Kontaktinfo i extrafält och ange ytterligare information om användaren, som exempelvis avdelning och titel. 8 Lösenord Om användaren har glömt sitt lösenord för inloggningen till Växel kan du ändra detta. Klicka på Lösenord. Skriv det nya lösenordet i rutan Nytt lösenord. Skriv det nya lösenordet en gång till i rutan Nytt lösenord igen. Lösenordet måste vara mellan och 0 tecken långt samt innehålla minst en siffra och en bokstav. Använd endast följande tecken: A-Z, a-z, 0-9 samt! : *. - Nästa gång användaren loggar in i Växel anger hon/han det nya lösenordet. Ändra Växel-kod På samma sätt kan du även ändra användarens Växel-kod. Växel-koden består av fyra siffror och används när användaren ska ändra växelns meddelanden via kortnummer. Klicka på Ändra Växel-kod. Skriv den nya koden i rutan Ny Växel-kod. Skriv den nya koden en gång till i rutan Ny Växel-kod igen. December 0

4 Växel Katalogen inställningar för användare, Växel administratör. Status I vanliga fall gör användaren/telefonisten inställningar för sig själv, exempelvis för status. Som administratör kan du hjälpa användaren att göra dessa inställningar. Klicka på Status för att visa aktuell status. Öppna listrutan Ändra status och välj önskad status för användaren. Öppna listrutan Vidarekoppling och välj hur samtalen ska vidarekopplas (de olika alternativen förklaras i nästa avsnitt). I rutan Frånvaroorsak kan du skriva en egen text för att tala om varför personen är borta, texten visas för telefonister och kollegor i katalogen. Ange eventuellt ett nytt slutdatum samt ett klockslag under Slutdatum. Vidarekopplingsalternativ per status Ingen Meddelande Svar Växelnummer Nummer Svarsgrupp Samtalet ringer som vanligt hos användaren och den som ringer får inget meddelande om att du är upptagen. Den som ringer får höra ett uppläst meddelande som talar om att användaren är upptagen och vilken tid han/hon är tillbaka. Samtalet kopplas direkt till användarens Svar. Samtalet kopplas direkt till växeln. Finns det flera växelnummer väljer du önskat nummer i listrutan nedanför. Samtalet kopplas vidare till det telefonnummer som du anger i rutan nedanför. Samtalet kopplas vidare till den svarsgrupp som du väljer i listrutan nedan för. Uppläst medd Den som ringer får först höra ett uppläst meddelande enligt ovan, + växelnr därefter kopplas samtalet till växeln. Uppläst medd Den som ringer får först höra ett uppläst meddelande enligt ovan, + Svar därefter kopplas samtalet till Svar. December 0

5 Växel Katalogen inställningar för användare, Växel administratör. VIP-nummer (inkommande samtal) Listan med VIP-nummer innehåller telefonnummer som alltid kommer fram, oavsett vilken status användaren har eller om hans/hennes telefon är vidarekopplad. Listan med VIP-nummer kan innehålla maximalt 0 nummer eller nummerserier. Klicka på VIP-nummer (inkommande samtal) för att visa de befintliga vip-nummer som finns för användaren. Klicka på Lägg till och skriv ett telefonnummer som ska vara med i listan, byt ut första 0:an mot * (en asterisk). Skriv till exempel * i stället för 0. Du kan tillåta en hel nummerserie, läs mer i avsnittet Jokertecken nedan. Vill du lägga till fler nummer i listan klickar du på knappen Lägg till och upprepar punkt. Vill du ta bort ett nummer markerar du numret och klickar på knapp en Ta bort (papperskorgen) till höger om numret. Jokertecken Använder du jokertecknet * (asterisk) kan du tillåta hela nummerserier eller vissa riktnummer. Nummer Tillåter 00* alla telefonnummer som har riktnummer 00 och som rings med nationellt format. +0* alla telefonnummer som har riktnummer 00 och som rings med internationellt format. 00* alla telefonnummer i nummerserien som börjar med 00 och rings i nationellt format, till exempel 00, 00 och så vidare. December 0

6 Växel Katalogen inställningar för användare, Växel administratör. +0* alla telefonnummer i nummerserien som börjar med 00 och rings i internationellt format, till exempel +0, +0 och så vidare. *0 samtal från telefonnumret 00 i både nationellt och internationellt format. Spärrlista (inkommande samtal) Spärrlistan innehåller telefonnummer som aldrig kommer fram. Detta fungerar även om telefonnumret är hemligt och tillfälligt dolt. Klicka på Spärrlista (inkommande samtal). Klicka på Lägg till och skriv ett telefonnummer som ska vara med i listan, byt ut första 0:an mot * (en asterisk). Skriv till exempel * i stället för 0. Du kan tillåta en hel nummerserie på samma sätt som för VIP-nummer, läs mer i avsnittet Jokertecken ovan. Vill du lägga till fler nummer i listan klickar du på knappen Lägg till och upprepar punkt. Öppna listrutan Vidarekoppling vid spärrat samtal och välj hur ett spärrat samtal ska kopplas vidare. Vill du ta bort ett nummer markerar du numret och klickar på knapp en Ta bort (papperskorgen) till höger om numret. Spärrlistan kan innehålla maximalt 0 nummer eller nummerserier. Undvik att välja Ingen, för då kopplas samtalet ner utan att den som ringer får något meddelande om detta. December 0

7 Växel Katalogen inställningar för användare, Växel administratör. Utgående samtal spärrade/tillåtna I Växel kan ni bestämma vilka nummer som användarna i växeln ska få ringa. Listorna för utgående samtal innehåller de telefonnummer som är spärrade respektive tillåtna. Du aktiverar först en lista med spärrade nummer, till exempel internationella nummer, för de användare som ska ha begränsningar. Om du sedan vill göra undantag för ett visst nummer i det som ska vara spärrat, väljer du en lista med tillåtna nummer. Det kan finnas maximalt 0 listor för tillåtna samtal samt 0 listor för spärrade samtal. Respektive lista kan innehålla maximalt 0 nummer eller nummerserier. Läs mer om dessa listor i guiden Utgående samtal spärrat/tillåtet. Klicka på Spärrade nummer (utgående samtal). Öppna listrutan Välj lista och välj en lista för tillåtna samtal. Klicka på Tillåtna nummer (utgående samtal). Öppna listrutan Välj lista och välj en lista för spärrade samtal. Välj - för att inte begränsa utgående samtal. December 0

8 Växel Katalogen inställningar för användare, Växel administratör. Vidarekoppling Du kan göra inställningar för användarens vidarekopplingar, både för mobilt och fast nummer. Du kan dessutom välja en tids styr nings lista för de fasta numren. Läs mer i guiden Tidsstyrningslistor. Klicka på Vidarekoppling. Öppna listrutan Alla samtal under Mobilt nummer och välj hur alla samtal till det mobila numret ska vidarekopplas (de olika alternativen förklaras i nästa avsnitt). Som standard är Ingen valt, vilket innebär att samtalen inte vidarekopplas. Öppna listrutan Upptagen under Mobilt nummer och välj hur samtalen ska kopplas vidare när du är upptagen i telefon. Öppna listrutan Inget svar under Mobilt nummer och välj hur samtalen ska kopplas vidare när du inte svarar. Öppna listrutan Inte tillgänglig under Mobilt nummer och välj hur samtalen ska kopplas vidare när telefonen är avstängd eller befinner sig i ett område utan täckning. Om användaren har dubbla profiler upprepar du punkt för att göra motsvarande inställningar under Fast nummer. 8 Under Fast nummer kan du även välja en tidsstyrningslista via listrutan Tidsstyrning Vidarekopplingsalternativ Ingen Samtalet ringer som vanligt hos användaren. Växelnummer Svar Svarsgrupp Nummer Uppläst medd Samtalet kopplas direkt till växeln. Finns det flera växelnummer väljer du önskat nummer i listrutan nedanför. Samtalet kopplas direkt till användarens Svar. Samtalet kopplas vidare till den svarsgrupp som du väljer i listrutan nedan för. Samtalet kopplas vidare till det telefonnummer som du anger i rutan nedanför. Den som ringer får höra ett uppläst meddelande som talar om att användaren är upptagen. December 0 8

9 Växel Katalogen inställningar för användare, Växel administratör. Vidarekopplingslista Du kan skapa och aktivera en vidarekopplingslista för att låta samtalen gå vidare till något annat nummer om användaren inte svarar. Klicka på Vidarekopplingslista. Klicka på Lägg till och skriv det första telefonnumret som ska vara med i listan. Vill du lägga till fler nummer i listan klickar du på knappen Lägg till och upprepar punkt. Öppna listrutan Vidarekoppling och välj hur samtalen ska vidarekopplas om ingen svarar. Vill du ta bort ett nummer markerar du numret och klickar på knapp en Ta bort (papperskorgen) till höger om numret. Markera Aktiverad för att aktivera listan. 8 Använd pilarna om du vill ändra turordningen för hur det ska ringa. 8 December 0 9

10 Växel Katalogen inställningar för användare, Växel administratör. Personlig kö Om användarens anknytning är upptagen kan samtalen placeras i en kö. Det kan finnas maximalt två samtal i den personliga kön. Klicka på Personlig kö. Markera rutan Använd personlig kö för att aktivera den personliga kön. Nummerpresentation Du kan välja vilket nummer som ska visas när användaren ringer utgående samtal. Klicka på Nummerpresentation. Öppna listrutan Nummerpresentation och välj önskat nummer. Har du valt Växelnummer eller Svarsgrupp öppnar du listrutan nedanför och väljer vilket av numren som ska visas. December 0 0

11 Växel Katalogen inställningar för användare, Växel administratör. Tidsstyrd nummerpresentation Med hjälp av tidsstyrd nummerpresentation kan du välja ett enkelt tidsschema för att styra vilka telefonnummer som visas vid olika tidpunkter. Nummerpresentationen ändras automatiskt efter schemat. Klicka på Tidsstyrd nummerpresentation. Markera Aktivera. Öppna listrutan Nummerpresentation och välj det nummer som ska visas de tider då den tidsstyrda nummerpresentationen är aktiverad. Har du valt Växelnummer eller Svarsgrupp öppnar du listrutan intill och väljer vilket av numren som ska visas. Öppna listrutan Dagtyp och välj vilka dagar den tidsstyrda nummerpresentationen ska gälla, ange sedan önskat tidsintervall till höger. Klicka på Lägg till tidsperiod om du vill lägga till ytterligare tidsperioder och upprepa punkt för att ange dagtyp och tidsintervall. December 0

12 Växel Katalogen inställningar för användare, Växel administratör. Softphone Om användaren har tillgång till tillägget Växel Softphone kan du välja att samtalet ändå ska gå till mobilen och inte till Softphone. Denna inställning kan man aktivera om man till exempel har glömt att logga ut från en Softphone på datorn eller från en skrivbordstelefon, men man vill att inkommande samtal ska komma till mobilen. Klicka på Softphone. Markera Skicka alltid samtal till mobil och aldrig till softphone. Kalender Om funktionen Kalendersynk är aktiverad kan du göra vissa inställningar för användaren. Klicka på Kalender. Markera Synkronisera Växel med min kalender för att aktivera funktionen. Markera Status i Växel uppdateras automatiskt till Möte vid bokning i kalendern om statusen i Växel automatiskt ska ändras till Möte då det finns en bokning i användarens kalender. Öppna listrutan Vidarekoppling vid bokning i kalendern och välj hur samtalen ska vidare kopplas som standard då det finns en mötesbokning i kalendern. Markera Använd bokningens titel som från varoorsak i Växel om rubriken på kalenderbokningen ska synas i katalogen. Om alternativet inte är markerat visas endast texten Outlook. December 0

13 Växel Katalogen inställningar för användare, Växel administratör. Inställningar för flera användare Du kan göra vissa inställningar för flera användare samtidigt. Markera Katalog högst upp i fönstret. Markera rutan framför de användare vars inställningar ska ändras. Klicka på Ändra flera. Klicka på en rubrik och gör inställningar på samma sätt som beskrivs i motsvarande avsnitt tidigare i guiden. December 0

14 Växel Katalogen inställningar för användare, Växel administratör. Exportera katalogen När du är inloggad som administratör kan du exportera hela katalogen till en Excel- eller CSVfil. Alla användare och externa kontakter exporteras, och alla kolumner tas med. Du kan sedan sortera och filtrera informationen på valfritt sätt i Excel. Markera Katalog högst upp i fönstret. Öppna listrutan och välj till vilket format som katalogen ska exporteras. Klicka på Exportera katalogen. Klicka på den exporterade filen för att öppna den. December 0