SITHS i Easy. Handledning i hanteringen av Självdeklarationen. SITHS i Easy SITHS Förvaltning Senast ändrad Sid 1/9

Transkript

1 SITHS i Easy Handledning i hanteringen av Självdeklarationen Sid 1/9

2 Innehållsförteckning Förutsättningar för att hantera Självdeklarationen i Easy Hantera Självdeklarationen i Easy Dokumenthantering Ladda upp dokument Ta bort ett bifogat dokument Publicera den besvarade Självdeklarationen Kontrollera att Självdeklarationen blivit publicerad Begäran om komplettering av Självdeklaration Ta bort ett bifogat dokument... 9 Sid 2/9

3 Revisionshistorik Version Författare Kommentar Senast ändrad 1.0 Therese Odmar Mellon Instruktion fastställd Therese Odmar Mellon Instruktion uppdaterad och förtydligad Therese Odmar Mellon Instruktion ytterligare förtydligad Förutsättningar för att hantera Självdeklarationen i Easy Behörighet som krävs: Easy: Verksamhetsansvarig Ansök om att bli verksamhetsansvarig på Ineras webbplats: /easy/anvandarkonto Läs mer om registrering av personkontroller i dokumentet: Rutin för registrering av personkontroller. Du hittar rutinen på /siths Sid 3/9

4 1. Hantera Självdeklarationen i Easy a) Logga in i Easy som verksamhetsansvarig b) Välj fliken Självdeklaration c) För att öppna upp Självdeklarationen klicka på kryssen framför: 1. SITHS 2. Organisationsnamn 3. Självdeklaration för din organisation 4. Bifoga efterfrågade dokument i punkterna 1-4 samt RAPS och rutiner. Glöm inte att SPARA genom att klicka på disketten i övre, högra hörnet, efter varje fråga. (Punkt 4, Finansiell lämplighet, måste du bocka i att den är besvarad även fast du inte ska göra något åt den. Det går inte att publicera ärendet annars) Sid 4/9

5 2. Dokumenthantering Observera att det är viktigt att du följer riktlinjerna för de efterfrågade dokumenten. Klicka på respektive rubrik så kommer det upp en beskrivning i rutan till höger där du ser vad vi vill att dokumentet ska innehålla samt hur det ska namnges. 2.1 Ladda upp dokument a) Markera raden för självdeklaration b) Klicka på plusset framför: Ladda upp bilagor c) Klicka på uppdatera d) Bläddra efter aktuell bilaga e) Starta uppladdning Sid 5/9

6 2.2 Ta bort ett bifogat dokument a) Klicka på aktuellt dokument b) I rutan till höger får ni då upp ett kryss i övre högra hörnet. c) Klicka på krysset så tas dokumentet bort. 3. Publicera den besvarade Självdeklarationen För att kunna publicera självdeklarationen måste alla rubriker vara markerade som uppfyllda. a) Klicka på raden: 1. Lämplighet och anställning b) Bocka i: Uppfyllt Sid 6/9

7 c) Spara genom att klicka på disketten d) Upprepa detta på alla rubriker annars går det inte att publicera självdeklarationen. När alla rubriker är uppfyllda måste du publicera den besvarade Självdeklarationen. e) Markera raden: Självdeklaration för XX Organisationens namn f) Klicka på fliken: Självdeklaration g) Klicka på: Publicera den besvarade Självdeklarationen 4. Kontrollera att Självdeklarationen blivit publicerad a) Klicka på Självdeklaration för XXX XXXXXXX b) Se statusen i rutan till höger. Status på självdeklaration: Besvarad = Ärendet är Publicerat Status på självdeklaration: Öppen = Ärendet är ej Publicerat Sid 7/9

8 5. Begäran om komplettering av Självdeklaration I de fall då något saknas eller du behöver utföra justeringar i dokumenten får du ett mejl från: no-reply@easy.sjunet.org. a) Då måste du logga in i Easy och öppna din självdeklaration enligt instruktion: 1. Hantera din Självdeklaration i Easy. b) Klicka på den rubrik vars ruta är röd. c) I kommentarsfältet till höger ser ni en hänvisning till Granskningsrapporten från granskaren. d) Är rutan framför rubriken grön, har det aktuella dokumentet godkänts. Då ska du inte göra något med den punkten. Sid 8/9

9 6. Ta bort ett bifogat dokument d) Klicka på aktuellt dokument e) I rutan till höger får ni då upp ett kryss i övre högra hörnet. f) Klicka på krysset så tas dokumentet bort. När du har Publicerat ert ärende i Easy, skickas en epostnotifiering från Easy till granskaren som hanterar ärendena i turordning. Sid 9/9