Användarmanual Detta dokument beskriver användningen av xvis, för besökare såväl som receptionister och anställda.

Transkript

1 Användarmanual Detta dokument beskriver användningen av xvis, för besökare såväl som receptionister och anställda. Tänk på att bilder som ses här kommer från standard installationen av xvis och kan se annorlunda ut hos dig. I grunden är dock informationen snarlik. I vissa bilder kan versionsnummer skilja sig från det aktuella, vilket i praktiken innebär att skärmbilden är tagen från en gammal version, men fungerar på samma sätt i denna version. Innehåll Användarmanual...1 Innehåll... 1 Besökslistan... 2 Besökaren anmäler sig... 3 Självregistrering... 4 Dölja företag...6 Ange till datum...7 Registreringsnummer...8 Besöksvillkor...9 Föranmälning via intranät Registrera föranmäld besökare...13 Sök i historiken...13 Logga in i administrationen Uppgifter för system administratör: Översikt startsida i administrationen Alla inne Frekventa besökare...18 Gruppbesök Registrera besökare i administrationen Registrera besök i fera dagar Sök Sökfunktionen Färdiga rapporter Evakueringslista

2 Besökslistan Besökslistan är om den används den lista som man möts av som besökare till ditt företag. Den visar information om aktuella och kommande besökare. Nedan ser vi ett exempel på hur den kan se ut: Längst till vänster hittar man vanliga länkar, i mitten av sidan själva besökslistan och till höger en hjälptext. I listan ser vi några namn, med information om vilket företag de kommer i från och vilka som är värdar för deras besök. Därefter kommer en länk, Inregistrera eller Utregistrera. Om det står Inregistrera har inte besöket anlänt ännu och om det står Utregistrera är besöket inne och skall när det lämnar företaget registrera ut sig. När Anna Andersson i listan ovan väl anländer till företaget skall hon alltså klicka på Inregistrera för att registrera in sig. I vissa fall kan besökaren vara dold och inte visas på listan, eller så kan företaget vara dolt som med Cecilia Olsson ovan. Det beror lite på hur systemet är konfgurerat. 2

3 Besökaren anmäler sig Om ett besök inte visas i besökslistan, eller om systemet är konfgurerat för självregistrering enbart, behöver besökaren anmäla sig själv. Det fnns ett antal varianter på detta, vi börjar med det enklaste: Om nu Anna Andersson kommer och inte ser sitt namn i listan ovan, klickar hon på Anmäl besök i menyn till vänster. 3

4 Nu öppnas formuläret för att registrera besök. Anna fyller bara i sitt namn, sitt företag och skriver vem hon ska besöka. När hon börjar skriva dyker det upp förslag på besöksvärdar. Hon väljer besöksvärd och klickar därefter på knappen Registrera, så är hon inregistrerad. Självregistrering Genom att döpa om flen default.aspx i roten av xvis installationen till exempelvis default_old.aspx och flen selfreg.asp till default.aspx, aktiverar du systemet att enbart köra självregistrering för besökaren. Någon lista visas inte, utan bara formuläret alltså. 4

5 T. ex: Kommande bilder som beskriver olika formulär, gäller också vid självregistrering. 5

6 Dölja företag Systemet kan vara inställt så att besökare tillåts dölja vilket företag de kommer i från. Detta visas då helt enkelt inte i listan. Besökare får då en liten box att klicka i vid registrering: Om Anna fyller i fälten och kryssar i boxen, kommer det inte att visas att hon kommer från Företaget AB i besökslistan. 6

7 Ange till datum Besökaren kan om systemet är så inställt, ange att besöket vara i fera dagar. Besökare registrerar då in sig själv, samt föranmäler sig själv kommande dagar. Dvs denne behöver bara fylla i forumläret första dagen, resterande dagar av besöket kommer besöket att synas i listan. Besökare väljer då datum i kalendern som öppnas när fokus kommer till fältet Besöket varar till. Om besökare inte väljer något datum aktiv, blir besökare registrerad på dagens datum. 7

8 Registreringsnummer Besöket kan också ange registreringsnummer, om system är så inställt. Detta kan sedan resultera i att en parkeringsbiljett skrivs ut om nu systemet är konfgurerat för detta vill säga. Annars kopplas bara besökaren till registreringsnumret. Information om registreringsnummer fnns bara tillgänglig i administrationen. Om denna funktion är aktiverad, och en föranmäld besökare kommer får denne möjlighet att ange registreringsnummer innan registrering är klar. Om Göran Karlsson i listan ovan kommer, och klickar på Inregistrera får han upp denna bild: 8

9 Där anges registreringsnummer, om han vill, och sedan klickar Registrera. Besöksvillkor Om besöksvillkor används, måste besökare aktivt godkänns dessa innan inregistrering kan ske. Som du ser nedan, är knappen Registrera av-aktiverad: Tanken här är alltså att man klickar på länken Villkor för besökare, läser igenom texten, går tillbaka och klickar i boxen intill Jag har läst och förstått villkor för besökare. 9

10 Först när boxen är i-kryssad aktiveras knappen för registrering. På samma sätt som vid registreringsnummer fungerar det också för de som registerar sig via länken Anmäl besök. Först får de godkänna att de läst och förstått villkoren innan registrering är möjlig. 10

11 Föranmälning via intranät Man kan som anställd inom företaget föranmäla besök, via intranätmodulen. Detta fungerar i princip som de andra sätten att registrera besökare. Vitsen med föranmälning är att besökaren syns i besökslistan (om man använder sig av den) och bara kan klicka in sig via länken. Ger ett välkomnande intryck. Om man använder sig av självregistrering och kommer systemet att hjälp besökare fylla i formuläret, namn får besökaren skriva, företag och värd fylls i automatiskt. I intranät modulen ingår också en lista över aktuella och kommande besök, som allmän informationm för de anställda. Det är denna du kommer till när du surfar in på intranätmodulen: Besökare med grön pil och dörr, har ännu inte kommit, och de med röd pil och dörr prick är inne på företaget just nu. Klick på grön ikon Knappen registrerar in besökaren och klick på röd ikon registrerar ut besökaren. visar mer information om besöket: 11

12 Här kan du också göra följande: Boka möte i kalendern Redigera besöket Registrera in / ut Skriva ut etikett Ta bort besökaren Via skrivarikonen längst ner på sidan kan man också få ut en evakueringslista på valfri skrivare installerad på din dator. 12

13 Registrera föranmäld besökare För att föranmäla, klicka på länken Registrera besökare i intranät-besökslistan. Du får då upp ett formulär för att registrera besök. Detta fungerar alltså på liknande sätt som andra besöksregistreringar i systemet, men vid denna typ kan du alltid ange hur länge besöket varar och lite andra saker som att dölja företag, besökare ange intern information. Sök i historiken Via sökformläret kan du söka i besökshistoriken: När du börjar skriva, kommer systemet att ge förslag på sökningar. 13

14 Här ses information om besökaren från historiken. Via länken Registrera kan du åter-registrera besökaren. 14

15 Logga in i administrationen För att kunna administrera systemet måste du logga in. Gå tiil sidan för inloggning och ange användar uppgifter. Sidan för inloggning ligger normalt i sökvägen När systemet installeras fnns två standard användare, en system administratör och en vanlig användare. System administratören kan utföra fer uppgifter i systemet, som konfguration, medan den vanliga användaren kan göra de uppgifter som krävs för det dagliga arbetet, hantera besökare, rapporter samt evakueringslistor. Systemadministratören kan lägga till nya användare och redigera lösenord etc. Uppgifter för system administratör: Användarnamn: admin Lösenord: Admin1! Uppgifter för vanlig användare: Användarnamn: user Lösenord: User1! Användarnamn och lösenord är känsliga för stora respektive små bokstäver. 15

16 Översikt startsida i administrationen Efter du loggat in, kommer du till översikts sidan. Här ser du de närmaste aktiviteterna denna dag. Överst visas de fem närmast anländande besökarna, dvs. sådana som är föranmälda. Nedanför ser du de fem senast inregistrerade besökarna. Ikonerna här fungerar på samma sätt som för intranätet. Klick på grön ikon registrerar in besökaren och klick på röd ikon registrerar ut besökaren. Infoknappen visar mer information om besöket. Boka möte i kalendern Redigera besöket Registrera in / ut Skriva ut etikett 16

17 Ta bort besökaren Du kan via knappen Visa alla över respektive lista se alla aktiviteter för den listan. Kursiv text indikerar dold information. Genom att klicka på pilarna i vänster menyn, ser du fer menyalternativ: 17

18 Länken Ute visar utregistrerade besök för dagen. Alla inne Länken Alla inne listar besökare som inte har registrerats ut, oavsett dag. Här kan du städa upp genom att markera kryssrutan till höger och klicka på Registrera ut markerade Frekventa besökare Frekventa besökare kan innehålla ett litet register över ofta förekommande besökare. Lägg in dem här och receptionen / administratören kan genom att klicka på den gröna ikonen registrera in besökaren. 18

19 Fyll bara i formuläret som vanligt och klicka Registrera. Du kan om du vill lägga till en kommentar till besökaren. Klicka sedan på den gröna pricken för att registrera in besökaren. I listan över aktuella frekventa besökare kommer de som är inregistrerade just nu att få sitt namn understruket: 19

20 Gruppbesök Använd denna sida för att föranmäla, registrera många besökare, från samma företag med samma besöksvärd. Du kan ange upp till 20 namn. 20

21 Registrera besökare i administrationen Via menyn, Start > Registrera besökare kan du registera nya besök som t. ex inte är föranmälda. Denna sida fungerar likadan som i intranät-registreringen. Fyll bara i forumläret med datum då besöket anländer (du kan här ange framåt i tiden om du vill göra en föranmälning), besökarens namn, företag och besöksvärd. Du kan också ange hur länge besöket stannar. Checkboxen Dölj företag döljer besökarens företag på besökslistan, samt besöksbrickeutskrift. Checkboxen Inregistrera registerar in besöket direkt, annars hamnar besöket under kommande besök denna dag. Checkboxen Registrera fer efter denna gör att du stannar på denna sida efter registrering för att kunna registrera fera. Annars skickas du vidare till annan sida, vilken beror på om du valt att registrera in eller inte. Klicka på knappen registera för att registera besöket. 21

22 Registrera besök i flera dagar För att anmäla ett besök i fera dagar, behöver du ändra datum för hur länge besökte stannar. Låt oss säga att du skall anmäla ett besök som kommer nu, och skall stanna i fem dagar. Besökaren är inte föranmäld. Formuläret kan då se ut som nedan: Som vi ser här är 1) datum då besöket anländer 2) datum för sista dagen besöket är hos oss. Eventuell inregistreringen gäller givetvis bara just idag, om besökaren anländer idag. Kommande dagar behöver besöket registrera in sig som vanligt. 22

23 Sök Via rapport funktionen kan du få ut vissa färdiga rapporter, men också söka besökare. Om du klickar på Sök i vänster menyn, kommer du till söksidan först. Pilen i menyn, bredvid Sök expanderar till lite fer alternativ: Sökfunktionen Om du klickar sök besökare i formuläret ovan, kommer sökning visa alla besökare som har varit inlagda från installationsdatumet. Du kan också kombinera olika sökalternativ genom att fylla i formuläret. Först har du ett fält för besökares namn, där du kan skriva efterfrågad besökares namn. xvis kontrollerar i historiken allt eftersom du skriver och föreslår namn. Om vi t. ex söker på Håk så kan det se ut så här: 23

24 Med musen, eller pil ner tangenten, så väljer du den du tänkt söka. På samma sätt kan du söka på företag. Du kan också specifsera en viss besöksvärd i rulllisten för Värd, samt söka inom ett visst tidsintervall, Från datum Till datum. Klickar vi Sök besökare efter att ha sökt efter Håkan Engborg så ger det oss följande resultat: Här kan vi se de tre besök som varit från detta företag. Man ser vilken värd, datum och när besöket kom och gick, samt en ev summering hur länge besöket varade (kolumnen Totalt ). Sista kolumnen visar en länk, In och om du klickar på den kan du åter registrera in besökaren. Du får först upp registreringsformuläret och kan ändra uppgifter om du vill: 24

25 När du är klar klickar du Registrera så har registreras besökaren. Färdiga rapporter Under Rapporter i menyn hittar du några fädiga rapporter, Besökare, Företag och Värdar. Dessa rapporter visar i tur och ordning vilka besökare som varit här mest, vilka företag besökarna kommit från och vilka värdar som får mest besök. Så här kan det se ut på Mesta besökarna : 25

26 Här kan man sedan borra sig ner, genom att klicka på detaljer. Detta ger mer info om just den aktuella värde (i det här fallet). Om vi klickar på detaljer för Anders Berg, så ser vi följande: Du kan också härifrån på nytt registrera en besökare från sökresultatet, genom att klicka på länken In i kolumnen längst till höger. 26

27 Evakueringslista En evakueringslista är en lista på besökare som är inregistrerade just nu. Denna kan skrivas ut på papper. Systemet kan ställas så att en sån här lista alltid skrivs ut på en viss skrivare, eller så kan man via administrationen och även föranmälningsmodulen, skriva ut en sådan här lista manuellt på valfri skrivare. I menyn till vänster hittar du alternativen för evakueringslistan. Om systemet är ställt för automatisk utskrift av lista, ser du två alternativ, Automatisk och Manuell Väljer du Automatisk skrivs listan ut på den fördefnierade skrivaren, väljer du Manuell får du välja vilken skrivare du vill skriva ut listan på: Om systemet inte är ställt för automatiskt utskrift, kan du bara välja manuell utskrift i menyn. 27