EN GUIDE TILL HUR MAN ANVÄNDER VIKARIEBESTÄLLNINGSVERKTYGET FRÅN BEMANNINGSCENTRET

Transkript

1 EN GUIDE TILL HUR MAN ANVÄNDER VIKARIEBESTÄLLNINGSVERKTYGET FRÅN BEMANNINGSCENTRET 1

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Använda vikarebeställningen s 3 Följa upp beställning s 5 Bekräfta beställning s 6 Avboka beställning s 9 Levande jourlistan s 11 2

3 ATT ANVÄNDA VIKARIEBESTÄLLNINGEN All bemanning ska ske via bemanningscenter. 1. Dubbelklicka på ikonen Ikonen kan ibland ha olika namn som VFM, Vikariebeställning eller som ovan Webbeställning timmisar. Då kommer sidan enligt nedan upp. Välj i menyerna 2. Arbetsställegrupp 3. Enhet 4. Arbetsplats Om du vet vilken arbetsplats du ska till kan du välja en direkt 5. Lösenord Ett unikt för varje enhet 6. Tryck sedan på Logga in

4 Då kommer följande sida upp. Fyll i information. 1. Befattning vårdbiträde, undersköterska boendehandledare m.fl. 2. Orsak sjukdom, semester, utbildning m.fl. 3. Ersätter lägg in namnet på den personal som ska ersättas. Om ingen personal ska ersättas skriver ni in ingen. Rutan måste skrivas i. 4. Datum 5. Starttid och Sluttid 6. Rast 7. Anteckningar Här anger du om det krävs någon speciellt. Exempelvis kvinnlig personal, körkort eller namn på personal som tillfrågats innan. 8. Kontrollera att alla uppgifter stämmer och tryck sedan på: Lägg till 9. Vill du göra fler beställningar: gör om steg 1 till 8. Är du klar fortsätter du till steg Beställare skriv ditt namn, viktigt för BC att veta vem som beställt 11. Skicka beställning

5 AVBOKA BEKRÄFTA OCH FÖLJA UPP BESTÄLLNINGAR 1. Gå in under följ upp beställning Fyll i datum för tiden då du vill undersöka, exempelvis hela juni. 3. Tryck på Visa

6 Följande skärm visas med alla aktiva beställningar från perioden. De blå raderna kan man klicka på för att se mer information. För att avboka gå till sidan 9 För att bekräfta beställning följ anvisningarna nedan Bekräfta beställning 1. De rader som det står Bekräfta beställning på är ibland klara men för säkerhets skull får man titta lite närmre på dem varje gång 2. Klicka på beställningens tid 2 1 Enligt skärmen nedan så har inte vikarien bekräftat passet ännu utan är endast tillfrågad (a). Undvik att bekräfta passen innan vikaren har accepterat uppdraget. Tryck på tillbaka (b) för att komma till uppföljningskärmen a b 6

7 1. Kontrollera nästa pass i detta exempel som kan bekräftas i listan: Josefin. 2. Klicka på passets tid 2 1 Följande skärm visas men den här gången har vikarien svarat på SMSet (a) antingen via sms, Internet eller genom att ha ringt till oss på bemanningscentret. Bekräfta beställningen genom knappen över (b). b a 7

8 Knappen försvinner och passet är bekräftat från alla håll. Tryck på Tillbaka (c) för att komma till uppföljningsskärmen. c 8

9 AVBOKNINGAR Om beställning inte är behandlad kan man fortfarande avboka den. Har en vikarie knutits till beställningen måste ni kontakta BC. Som regel kan man inte avboka ett pass men det kan ibland gå att hitta en annan lösning. 1. Tryck på Avboka för den beställning det gäller 1 Då kommer bild enligt nedan upp. 5. Tryck på Avboka beställningen. 5 9

10 6. Tryck ok om du vill avbeställa. 6 Då kommer bild enligt nedan upp och nu är beställningen makulerad. 10

11 BEMANNA FRÅN LEVANDE JOURLISTAN Steg 1 Tryck på Levande Jourlistan i din beställningsvy Steg 2 Välj befattning i rullistan Steg 3 Välj Datum som ni vill bemanna. Valt datum ska bli gulmarkerat, dagens datum är grönt. Steg 4 Tryck på knappen Visa -> en lista med tillgängliga vikarier visas. 11

12 Kort information om Levande Jourlistan: Vi har sedan en tid tillbaka generösare öppettider på levande jourlistan. Detta för att medverka till att samarbetet fungerar bättre genom att vi kan använda flexiblare lösningar. Som exempel så kan enheterna gå in och se hur vikarietillgången ser ut en viss tid, för att om möjligt anpassa beställningar både efter behov och efter tillgång. För att det ska fungera har vi dock några önskemål och regler kring detta. För att vi i fortsättningen ska kunna hålla koll så att timvikarier inte blir bokade på övertid så vädjar vi om att inte ringa eller tillfråga vikarier på plats under bemanningscentrets öppettider. Det syns inte hur många timmar en vikarie redan arbetat på levande jourlistan. Ring inte vikarier och tillfråga om de kan arbeta, det har hänt att vikarier som arbetat sent på annan enhet har blivit väckt. Rådgör i stället med bemanningscentret så kontaktar vi vikarien. Vi har också förstått att man ibland tolkar tillgänglighet som ligger utöver ett bokat pass som att vikarien vill jobba även den tiden. Reglerna som gäller är att om man tackat ja till ett pass mellan en viss tid under en dag så behöver man inte tacka ja till mer. Vid önskemål om att förlänga pass eller ta dubbla pass skickar vi en fråga till vikarien om de önskar göra det, men de har alltid rätt att tacka nej. Se exemplet nedan där viss del av tillgängligheten är markerad med röd (det vill säga bokad) och resten är öppen. Men det betyder alltså inte med automatik att vikarien vill jobba mer. 12

13 TILLGÄNGLIGA VIKARIER Steg 1 Välj bland tillgängliga personer -> En informationsruta om vald person visas Steg 2 Ring vald person för att boka in passet Kom ihåg: om personen lagt sig tillgänglig ska hon/han kunna ställa upp Viktigt: klicka in rutorna (*) vid behov Steg 3 Tryck på knappen Boka En varningsruta visas. Om du har ringt personen tryck ok, annars avbryt och gör sen om Steg 1 13

14 VIKARIEBESTÄLLNING ENLIGT LEVANDE JOURLISTAN Fyll i formuläret Befattning(A): Vilken roll personen i fråga innehar ex vårdbiträde eller undersköterska Orsak(B): Varför personen har fått passet ex är någon sjuk eller är ordinarie personal på studiebesök eller liknande Ersätter(C): Vem ur personalen är passet för Datum, start/sluttid (D): Tider och datum som brukligt Rast/Jourtid(E): Fyll i rastens längd/ jour används inte för tillfället Anteckningar(F): Är det något vi på bemanningscentret behöver veta utöver Den information vi redan fått. Avser nästa dag(g): om beställningen gäller dagen efter beställningen klicka i rutan Svar Senast(H): ifylld snarast, låt stå Lägg Till(I): När allt är klart tryck på knappen för att addera personen i listan dina beställningar. Efter det kan du gå tillbaka och boka in fler personer eller om du är klar, fortsätt fylla i formuläret. Beställare(J): Vem som har lagt beställningen om något problem skulle uppstå Skicka beställning(k): Tryck här när du är klar för att lägga beställningarna och skicka informationen till oss. 14