Indirekta kostnader. Definition. Stödberättigande indirekta kostnader. Ej stödberättigande indirekta kostnader

Transkript

1 Indirekta kostnader Definition Indirekta kostnader är kostnader för gemensamma resurser och funktioner i stödmottagarens organisation, som projektet har behov av och som inte är direkt hänförliga till ett speciellt projekt. Indirekta kostnader ska vara nödvändiga för projektets genomförande. Indirekta utgifter är stödberättigande om stödmottagaren kan: Styrka att utgifterna uppkommit i direkt samband med de stödberättigande direkta utgifter som går att hänföra till projektet; Styrka att utgifterna fördelas proportionellt enligt dokumenterad och skälig metod som bestämts på förhand samt Styrka utgifterna genom kopior av fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar ur sin redovisning. Stödberättigande indirekta kostnader Indirekt personal: Ekonomi, administration, HR Lokal: Hyra, förvaltning, städning, försäkring och drift av lokaler Övriga kostnader: IT-stöd, telekommunikation och vaktmästeri Ej stödberättigande indirekta kostnader Samtliga indirekta kostnader är inte stödberättigande. Vid beräkning av indirekta kostnader ska icke stödberättigande indirekta kostnader tas bort samt kostnader där inte projekttillhörigheten kan bevisas. Exempel på ej stödberättigande indirekta kostnader: Ledningskostnader Rese- och transportkostnader Representation Kompetensutveckling Anskaffning av maskiner/inventarier Rekryteringskostnader Interndebiteringar (kostnader som via interndebitering direkt belastas projektet)

2 Traktamenten Bilersättningar Personalersättningar och naturaförmåner Marknadsföringskostnader Sjuk och hälsovård Leasing Avskrivningar (avser tillgångar som förbrukas under längre tid) Utbildning Företagsförsäkringar Revisionskostnader Medlemsavgifter Böcker och tidningar Övriga extraordinära kostnader Kostnader som inte är stödberättigande som direkta kostnader Ovan uppräknade icke stödberättigande indirekta kostnader anses ligga längre från projektets verksamhet och inte uppkomna i samband med de stödberättigande direkta kostnaderna. Viktigt att notera är dock att vissa av de ovan angivna kostnadstyperna i det enskilda fallet kan vara tydligt projektrelaterade och därmed stödberättigande, men då alltid som direkta kostnader där redovisning sker faktura för faktura. Stödberättigande direkta lönekostnader Utgifter för personal är stödberättigande endast till den del utgiften består av faktiskt utbetalda lönekostnader för personal som anställts särskilt för projektet eller för personal som särskilt avdelats för att arbeta inom projektet. Med faktiskt utbetalda lönekostnader avses den faktiska lönen inklusive lagstadgad eller i kollektivavtal eller på motsvarande sätt fastställda kostnader. I ansökan om stöd ska kostnader för löner styrkas genom lönespecifikationer eller motsvarande ekonomiska underlag. För personal som delar sin tid i projektet mellan andra åtagande i stödmottagarens verksamhet ska styrkandet dessutom ske genom tidredovisning, som intygats av den anställde och ansvarig chef. Endast så stor del av de faktiskt utbetalda lönekostnaderna som svarar mot den anställdes nedlagda tid i projektet är stödberättigande.

3 Redovisning av direkta och indirekta kostnader Projektets kostnader ska så långt det är möjligt redovisas som direkta. Kostnader som kan tas upp som direkta ska därför inte ingå i kostnadsmassan för indirekta kostnader. Direkta kostnader är kostnader direkt relaterade till projektet, alltså inte indirekta kostnader och bidrag i annat än pengar. Vissa kostnader (t.ex. el) kan vara indirekta i vissa projekt, men direkta i andra. Om projektet direktfaktureras för sin el är det en direkt kostnad medan om projektet delar en del av ett kontor kommer kostnaden för el sannolikt att vara indirekt. I projektansökan får stödmottagaren bestämma om kostnaden anses som direkt eller indirekt och beslutet står då kvar under hela projektperioden. Alla kostnader ska delas upp som antingen direkta eller indirekta och ingen enskild kostnad (som t.ex. el) kan förekomma i båda kategorier. Beräkningsmodell till indirekta kostnader Godkända indirekta kostnader ska räknas fram genom att de stödberättigande indirekta kostnaderna fördelas ut på direkta lönekostnader. Godkända stödberättigande indirekta kostnader/ Stödmottagarens totala direkta lönekostnader = Påslag Täljaren utgörs av de stödberättigande indirekta kostnaderna (indirekta kostnader som har ett samband med projektets direkta kostnader samt reducerats med icke stödberättigande indirekta kostnader). Nämnaren utgörs av all direkt lönekostnad (lön inklusive lönebikostnader) för stödmottagarens anställda personal i sin helhet. Kvoten blir påslaget i procent. Maximal procentsats Maxtaket för indirekta kostnader får högst uppgå till 20 procent av personalkostnaderna (projektanställd personal och egen personal) och gäller både för budget i ansökan samt för faktiskt utfall.

4 Schabloniserad OH-modell Stödmottagare indelas i 2 kategorier - Universitet & Högskolor och Övriga. I kategorin Universitet & Högskolor ges möjlighet att redovisa indirekta kostnader till en procentsats om maximalt 20 % på direkta lönekostnader utan krav på verifiering för varje enskilt projekt när ansökan om stöd prövas. Hänvisning ska dock göras till uppdaterad aktuell version av SUHF-modellen för respektive lärosäte. Kategorin Övriga ges möjlighet att redovisa indirekta kostnader till en procentsats om maximalt 20 % på direkta lönekostnader med krav på verifiering i ett standardiserat beräkningsunderlag för varje enskilt projekt när ansökan om stöd prövas. I beräkningen ska stödmottagaren ta upp de kostnader, uppdelat per konto i organisationen, som beräknas utgöra projektspecifika indirekta kostnader och styrka att endast kostnader som har direkt koppling till projektet ingår. För att kunna visa att en kostnad för indirekta kostnader är nödvändig för projektets genomförande ska kostnaderna tas upp på en nivå i organisationen där kopplingen till projektet är tydlig. I stora organisationer kan det vara svårt att ta fram fördelningsnycklar som på ett rättvist och transparent sätt allokerar kostnader för indirekta kostnader. På samma sätt är det svårt att visa att driften av ett projekt påverkar användandet av sådana gemensamma resurser. Därför kan det ibland vara nödvändigt att välja en lägre nivå i organisationen och att endast inkludera sådana kostnader där kopplingen till projektet tydligt kan dokumenteras. Stödmottagaren ska använda godkänd beräkningsmodell för indirekta kostnader. Som styrkande dokumentation ska stödmottagaren använda huvudbok, men det kan även utgöras av andra ekonomiska underlag såsom organisationens senaste bokslut. För organisationer som inte kan visa på historiska data ska indirekta kostnader baseras på budgeterade utgifter verifierade genom avtal, fakturor, kvitton eller liknande.

5 Tidigare beviljade schabloniserade procentsatser i organisationen Stödmottagare, i vars organisation det redan finns beviljade projekt med schabloniserad procentsats för indirekta kostnader, kan referera till dessa projekt vid ansökan om indirekta kostnader i projektansökan. Förutsättningar Indirekta kostnader är stödberättigande endast i de fall som: Procentsatsen för indirekta kostnader är definierad i projektansökan och fastställd i beslut om stöd. Procentsatsen gäller för hela projektperioden och i projektbeslutet ska det framgå vilken procentsats som är godkänd som tak för indirekta kostnader, max 20 % av direkta lönekostnader i projektet. I de fall stödmottagarens framräknade procentsats är lägre än Region Blekinges schabloniserade OH-modell (maxtak 20 %) så ska den lägre procentsatsen gälla. Den schabloniserade procentsatsen är valfri att utnyttja och stödmottagare med hög andel indirekta kostnader (högre än 20 %) kan välja att redovisa sina kostnader som direkta kostnader. Stödmottagaren ska då som underlag visa på de reella fakturor som avses. Om projekt som upphandlar personal som extern tjänst är i behov av att nyttja indirekta resurser så ska de indirekta kostnaderna i största mån redovisas som direkta kostnader. Kostnader som uppstår genom aktiviteter som utförs eller levereras av annan part än projektägaren själv, det vill säga projekt vars verksamhet är föremål för upphandling, kan inte utgöra grund för OH-påslag. Region Blekinges metod för beräkning av indirekta kostnader baseras sig på lönekostnader, vilket betyder att metoden därmed per definition utesluter hela eller delar av projekt som är föremål för offentlig upphandling. Samverkansprojekt I samverkansprojekt beräknas en schabloniserad procentsats per samverkanspart beräknat på partens egen organisation. Samverkansparterna redovisar därefter kostnaden för indirekta kostnader direkt i sin redovisning, vilken ställs samman av stödmottagaren (den gemensamma sökanden för alla parterna) till en gemensam rekvisition.