12. Ledningsplan för extraordinära händelser Dnr 2017/30-164

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 21 (39) Kf Ks Ledningsplan för extraordinära händelser Dnr 2017/ Utskottet för folkhälsa och samhällsskydd har behandlat ärende om extraordinära händelser. Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap syftar till att kommuner och landsting ska minska sårbarheten i sina verksamheter och ha en god förmåga att hantera krissituationer. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 30 januari 2017 en redogörelse för kommunens uppgifter. Kommunernas uppgifter är bland annat att genomföra risk- och sårbarhetsanalyser att fastställa planer för att hantera extraordinära händelser att verka för samordning av krisberedskapen med landsting, organisationer, företag och statliga myndigheter att regelbundet utbilda och öva förtroendevalda och tjänstemän, samt att rapportera och informera till regionala och centrala myndigheter om vad som görs i kommunen innan, under och efter en kris. Ledningsplanen för extraordinära händelser ska fastställas av kommunfullmäktige övriga planer och funktionsbeskrivningar fastställs av kommunstyrelsen. Utskottets för folkhälsa och samhällsskydd förslag till beslut kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att fastställa ledningsplan för extraordinära händelser. Utskottet för folkhälsa och samhällsskydd föreslår kommunstyrelsen besluta att fastställa redovisade funktionsbeskrivningar. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att fastställa ledningsplan för extraordinära händelser. Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 22 (39) Ks 63 forts. Kommunstyrelsen beslutar vidare att fastställa redovisade funktionsbeskrivningar för Västerviks krisorganisation. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 63 Beslut från kommunstyrelsens utskott för folkhälsa och samhällsskydd (utsänt tidigare) Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 30 januari 2017 (utsänd tidigare) Expedieras till: Kommunstyrelsens förvaltning Kommunstyrelsens utskott för folkhälsa och samhällsskydd Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

3 Ledningsplan för extraordinära händelser En kris får alltid konsekvenser på lokal nivå. Det är kommunerna som står närmast medborgarna i den dagliga verksamheten. Kommunerna har därför en nyckelroll i samhällets krisberedskap. Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap syftar till att kommuner och landsting ska minska sårbarheten i sina verksamheter och ha en god förmåga att hantera krissituationer. Kommunernas uppgifter är bl a att: Genomföra risk- och sårbarhetsanalyser. Fastställa planer för att hantera extraordinära händelser. Verka för samordning av krisberedskapen med landsting, organisationer, företag och statliga myndigheter. Regelbundet utbilda och öva politiker och tjänstemän. Rapportera och informera till regionala och centrala myndigheter om vad som görs i kommunen innan, under och efter en kris. Det är viktigt att krisarbetet, planer och rutiner hänger ihop och att personerna som ingår i krisorganisationen är utbildade och övade i tillräcklig omfattning. Schematisk bild över hur planerna hänger ihop. C:\Users\aa7875\AppData\Local\Temp\WE4\Missiv ledningsplan vid extraordinära händelser rev.docx

4 Bifogade planer, funktionsbeskrivningar och rutiner som nu ska beslutas är bara delar av de planer och rutiner som finns inom den centrala krisorganisationen. Det finns också specifika krisplaner för varje förvaltning och bolag. På följande nivå ska planerna, funktionsbeskrivningarna och rutinerna besluts. Beslut i kommunfullmäktige Ledningsplan för extraordinära händelser Beslut i kommunstyrelsen Funktionsbeskrivningar för Stabschef Analys och ledning Upplysningscentral Personal, ekonomi och IT Dokumentation Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att besluta att överlämna ledningsplanen för extraordinära händelser till kommunfullmäktige för beslut. Vidare beslutar utskottet att överlämna förslag till övriga redovisade funktionsbeskrivningar att fastställas av kommunstyrelsen. Anders Björlin Kommundirektör Ulf Kullin Förvaltningschef 2 (2)

5 Beslutad i KS 2017-xx-xx Västerviks krisorganisation Funktionsbeskrivning analys och ledning Västerviks krisorganisation analys och ledning Funktionsbeskrivning analys och ledning Funktionen analys och ledning arbetar under ledning av en stabschef. Analys och ledning ska kunna byggas upp i olika steg och bemannas med den personal som händelsen kräver. Dock krävs ett strukturerat arbete med en förutbestämd grundorganisation för att snabbt kunna komma igång vid en krishändelse. Till funktionen för analys och ledning ska även olika experter från andra organisationer och myndigheter kunna knytas och man ska kunna verka dygnet runt i en veckas tid. Schematisk bild över grundorganisationen för stabsarbetet. Krisledningsnämnd Krisledningsgrupp Stabschef Dokumentation Ekonomi Personal IT Analys och ledning Krisinformation Kommunalt krisstöd C:\Users\aa7875\AppData\Local\Temp\WE4\2017 Funktionsbeskrivning analys och ledning.docx

6 Analys och ledning Funktionen leds av person utsedd av stabschefen. Normalt kan det vara någon av övriga utbildade stabschefer eller annan lämplig person. Funktionen bemannas sedan med personer utifrån den krishändelse som skett. Uppgifterna som ska genomföras är bland annat att: hjälpa stabschefen att ta fram beslutsunderlag som ska presenteras för KLN och KLG. säkerställa att en uppdaterad lägesbild finns att tillgå säkerställa resursbehovet på kort och lång sikt säkerställa en god samverkan med andra organisationer och myndigheter och ha kontakter med experter/sakkunniga arbeta med omfallsplanering samverka med övriga funktioner inom kommunen som arbetar med krishändelsen Utbildning Samtliga personer som ingår i den centrala krisledningen ska genomgå en intern introduktionsutbildning med syfte att få kännedom om krisorganisationens arbete. Beräknad tidsåtgång ca 4h. Personalen bör inom sin uttalade funktion i krisorganisationen ges möjlighet till deltagande vid lokala och regionala utbildningsinsatser. Övning Minst en årlig övning. Kontaktlista Kontaktlista finns upprättad i separat dokument. 2 (2)

7 Beslutad i Ks 2017-xx-xx Västerviks krisorganisation Funktionsbeskrivning dokumentation Västerviks krisorganisation Funktionsbeskrivning dokumentation Funktionen arbetar under stabschefen. Det krävs minst två personer på plats samtidigt som ansvarar för dokumentationen. För att kunna utföra sitt uppdrag ska funktionen delta från händelsens start. Vid en krishändelse övergår i första hand kommunsekreterare och nämndsekreterare till att ingå i funktionen med placering i kommunhuset, Fabriksgatan 21. Primära uppgifter blir att: iordningsställande av krisledningslokaler skriva protokoll och anteckningar logga händelser och uppdrag dokumentera beslut Det är viktigt att allt dokumenteras med datum och tid. Dokumentationen läggs sedan in i WIS Skyddat webbaserat informationssystem. Mallar För dokumentationen behövs mallar och dessa finns i WIS: - stabsarbetsplan - loggning av händelser och uppdrag - protokoll krisledningsnämnden - närvarolistor krisledningsnämnden - anteckningar krisledningsgruppen. Utbildning Samtliga personer som ingår i den centrala krisledningen ska genomgå en intern introduktionsutbildning med syfte att få kännedom om krisorganisationens arbete. Beräknad tidsåtgång ca 4h. Utbildning i WIS. Personalen bör inom sin uttalade funktion i krisorganisationen ges möjlighet till deltagande vid lokala och regionala utbildningsinsatser. Övning Minst en årlig övning. Kontaktlista Kontaktlista finns upprättad i separat dokument.

8 Beslutad i KS 2017-xx-xx Västerviks krisorganisation Funktionsbeskrivning analys och ledning Västerviks krisorganisation Funktionsbeskrivning ekonomi, personal och IT Ekonomi Ekonomichefen ansvarar för att ekonomiska riktlinjer för krisen upparbetas. Vilka VK nummer gäller? Är det särskilda kodplaner som måste tas fram med mera. Personal Personalchefen ansvarar för strategisk och långsiktig personalplanering samt hur kommunens personal kan omfördelas. Personalchefen har även ansvaret att övergripande övervaka arbetsmiljön och vilka konsekvenser krisen får för arbetsmiljön. Personalchefen har även uppdraget att mat och logi finns att tillgå för de som arbetar i den centrala krisledningen. IT It-chefen ansvarar för att krisledningens IT miljö fungerar. Utbildning Samtliga personer som ingår i den centrala krisledningen ska genomgå en intern introduktionsutbildning med syfte att få kännedom om krisorganisationens arbete. Beräknad tidsåtgång ca 4h. Personalen bör inom sin uttalade funktion i krisorganisationen ges möjlighet till deltagande vid lokala och regionala utbildningsinsatser. Övning Minst en årlig övning. Kontaktlista Kontaktlista finns upprättad i separat dokument. C:\Users\aa7875\AppData\Local\Temp\WE4\2017 Funktionsbeskrivning ekonomi, personal och IT.DOCX

9 Beslutad i Ks 2017-xx-xx Västerviks krisorganisation Västerviks krisorganisation - Upplysningcentral Funktionsbeskrivning Under en extra ordinär händelse övergår kommunhusets reception till upplysningscentral. Beroende på händelse utökas upplysningscentralen med kommunkoncernens kundtjänstpersonal. Dess primära uppgifter blir att svara på frågor om aktuell händelse. ta emot samtal, hänvisa och vidarebefordra till rätt person/instans. Information För att kunna utföra sitt uppdrag kommer upplysningscentralen behöva ha information om händelsen båda i upstartskedet samt fortlöpande under händelsen. Informationen måste vara enkelt beskriven och verifierad innan upplysningscentralen kan använda den. Informationsorganisationen är i första hand informationsbärare till upplysningscentralen. System Växelsystemet som är det verktyg som primärt används. Där finns möjlighet att koppla på ett lavinmeddelande samt vidarekoppla till svarsgrupper genom tryckval. Systemet ger en bild av mängden inkommande samtal. För information används Intranätet, webben, e-post, pressmeddelande eller annan dokumentation som är beslutat av krisledningsnämnden. I de fall MSBs FAQ-databas är tillgänglig kommer den att användas. Lavinmeddelande I de fall då samtalsmängden blir stor kopplas ett så kallat lavinmeddelande in. Ett meddelande läses upp innan samtalet når upplysningscentralen, där kunden får möjlighet till ett val för information om den aktuella händelsen, ovädret, strömavbrottet m.m. Funktionen gör att samtalsmängden minskar och fler kunder kan tas om hand.

10 Utbildning Personalen arbetar dagligen i de system de kommer att använda vid en händelse. Kunskaper/utbildning som krävs för dem som arbetar i upplysningscentralen är Hur Västerviks kommuns krisorganisation fungerar. Hur Västerviks kommuns samverkar med länsstyrelsen, landstinget, polisen och övriga kommuner i Kalmar län fungerar. Att personal ges möjlighet till deltagande vid varje tillfälle då lokala, regionala och nationella utbildningsinsatser förekommer som berör del eller helhet inom upplysningscentralens område. Övning En årlig övning och genomgång av upplysningscentralens funktion i Västerviks krisorganisation. Deltagande vid varje lokal, regional och nationell övning som berör upplysningscentralens område. Kontaktlista Kontaktlista finns upprättad i separat dokument. 2 (3)

11 Bilaga 1 Funktionsskiss Upplysningscentral Svarsgrupper Allmänhetens och interna samtal Lavinmeddelande Samtal avslutas Förinspelat meddelande alternativt svarsgrupp = Flexibel möjlighet

12 Beslutad i Ks 2017-xx-xx Västerviks krisorganisation Funktionsbeskrvning stabschef Västerviks krisorganisation - stabschef Funktionsbeskrivning stabschef Krisledningsorganisationen arbetar i en stab under ledning av en stabschef. Staben ska kunna byggas upp i olika steg och bemannas med den personal som händelsen kräver. Dock krävs ett strukturerat arbete med en förutbestämd grundorganisation för att snabbt kunna komma igång vid en krishändelse. Till staben ska även olika experter från andra organisationer och myndigheter kunna knytas. Staben ska kunna verka dygnet runt i en veckas tid. Stabschefen ska se till att stabsarbetet bedrivs effektivt samt säkerställa samarbetet mellan stabens olika delar genom stabsorienteringar och genom nedan anvisningar för stabsarbetet. Stabsarbetet ska avlasta beslutsfattarna genom att bl a följa händelseutvecklingen, ta fram beslutsunderlag, omsätta beslut i arbetsuppgifter, sköta det praktiska arbete mm. Inom Västervik kommun är det i första hand Räddningschef i beredskap RCB (TIB) eller säkerhetschefen som utses till stabschef. Organisation och uppgifter Schematisk bild över grundorganisationen för stabsarbetet.

13 Krisledningsnämnd och krisledningsgrupp Stabschefen leder och samordnar arbetet i Krisledningsnämnden (KLN) och Krisedningsgruppen (KLG) och är ansvarig för att: omsätta KLN och KLG beslut i order/uppgifter och kontrollera att dessa blir genomförda säkerställa att beslutsunderlag för beslut i KLN och KLG arbetas fram och presenteras kalla berörda till regelbundna stabsmöten för information, avrapportering och beslut besluta om stabens storlek och behovsanpassa den till krishändelsen Utbildning Stabschefer ska ha en särskild utbildning i stabsarbetsmetodik. Beräknad tidsåtgång 2-3 dagar. Stabscheferna ges möjlighet till deltagande vid varje tillfälle då lokala, regionala och nationella utbildningsinsatser förekommer som berör del eller helhet inom krisberedskapsområdet. Övning En årlig övning. Deltagande vid varje lokal, regional och nationell övning som berör den centrala krisledningens arbete. Kontaktlista Kontaktlista finns upprättad i separat dokument. Exempel på agenda vid stabsorientering Närvarokontroll Lägesbild Väderläget på kort och lång sikt Fakta av gemensamt intresse Utvecklingstendenser Omfallsplanering/alternativplanläggning Resursanvändning Informationsläge o internt o externt Framåtriktade bedömningar och agerande Samverkansbehov Personalläget Frågor Sammanfattning Tid för nästa stabsorigntering 2 (3)

14 Exempel på enkel stabsarbetsplan i excel 3 (3)

15