Capitex Portfölj (för frånkopplat arbete)

Transkript

1 Capitex Portfölj (för frånkopplat arbete) Capitex Portfölj gör det möjligt att arbeta i Capitex Säljstöd hemma eller ute på fältet med t ex en bärbar dator. Information från den gemensamma databasen på kontoret kopieras över till en lokal databas på den bärbara datorn. När du har arbetat färdigt i frånkopplat läge kan du checka in dina ändringar och/eller nyupplägg till den centrala miljön. Du bestämmer själv vilken information du vill ta med dig till din lokala databas genom att lägga listor eller enskilda objekt i portföljen. Installation...2 Portföljen...6 Utcheckning...7 Incheckning...8 Inställningar...9 Avancerade Inställningar...10 Capitex Portfölj 1(10)

2 Installation För att kunna arbeta frånkopplat så krävs det att du har en licens för Portföljen, att Portföljen är installerad samt att den dator du ska använda är förberedd för detta. Det första du ska göra för att förbereda din dator är att skapa en lokal miljö mot den centrala installationen. Detta gör du enklast med programmet MKCLIENT.EXE. Detta program ligger i den centrala miljön, på den plats där du har installerat Capitex Säljstöd. MKCLIENT skapar en lokal miljö på den aktuella datorn och förbereder därmed denna dator för frånkopplat arbete. Systemadministratören bör därefter starta systemet och i användarkortet för de användare som ska köra frånkopplat arbete, se till att denna modul är aktiverad. Om modulen Portfölj saknas kan det vara så att det saknas licens för denna modul, alternativt så är inte Portföljen installerad korrekt. Kontakta i så fall Capitex IT-support. När du sedan startar din lokala miljö och loggar in kommer följande dialogruta att visas. Capitex Portfölj 2(10)

3 När du svarar Ja på frågan kommer den lokala miljön förberedas för frånkopplat arbete. Om du väljer att inte visa dialogrutan mer kan du senare nå funktionen från Verktygs-menyn i Säljstöd. I nästa steg kommer MSDE (Microsoft Desktop Engine) att behöva installeras på den lokala datorn. Detta är databasmotorn som kommer att hantera databasen i frånkopplat läge. Du kan sedan behöva cd:n från Capitex, där installationsprogrammet för MSDE finns. Sätt i cd:n i datorn och välj mappen E:\SUPPORT\MSDE2000. Om du har cd:n på annan enhet än E: väljer du denna i stället. När du klickar på OK kommer installationen av MSDE att starta. Capitex Portfölj 3(10)

4 När installationen av MSDE är klar, kommer du att få upp följande dialogruta för att skapa och förbereda den lokala databasen. Här räcker det normalt sett att du klickar på Nästa. Klicka sedan på Anslut för att fortsätta. Capitex Portfölj 4(10)

5 Om anslutningen lyckas får du ett meddelande om detta på skärmen. Du kan sedan klicka på Slutför. Nu är konfigurationen för frånkopplat arbete klar och datorn är redo för frånkopplat arbete. När du startar Capitex Säljstöd igen (via genvägen som skapats till den lokala miljön) loggar du in på vanligt sätt och kan nu förbereda vad du vill arbeta med i frånkopplat läge. Capitex Portfölj 5(10)

6 Så här använder du portföljen Portföljen hittar du under Inställningar i menyraden. Här kan du koppla befintliga urvalslistor eller enskilda objekt som du vill checka ut till din lokala databas. Du kan även skapa en ny lista, ett nytt urval, genom att klicka på knappen längst upp till vänster. Du fyller portföljen med det innehåll som du vill arbeta med i frånkopplat läge. Du kan antingen använda dig av knapparna i verktygsraden eller dra och släppa önskade objekt direkt i portföljen. Alla objekt du har kopplat till portföljen visas i listan (se bild ovan) och kommer att synkroniseras med den lokala miljön. Det finns inställningar för frånkopplat arbete där du ställer in nivåer för utcheckningen, d v s hur mycket information som ska hämtas från databasen och vad som blir ändringsbart resp. skrivskyddat. Här klickar du för att avsluta Capitex Säljstöd och checka ut din portfölj för frånkopplat arbete. Capitex Portfölj 6(10)

7 Utcheckning När du har fyllt din portfölj med det innehåll som du vill ta med dig till din lokala miljö, klickar du på knappen Avsluta och checka ut i verktygsraden i portföljen. Du kan även gå till arkiv i menyraden och välja Avsluta och checka ut för frånkopplat arbete. Vid utcheckningsarbetet visas ett fönster med händelseförloppet. Här kan du klicka Avbryt om du vill avbryta utcheckningen och komma tillbaka till portföljen. Detta fönster visas när utcheckningen är klar. Efter att du har klickat OK avslutas Capitex Säljstöd och du kan börja arbeta i frånkopplat läge. Capitex Portfölj 7(10)

8 Om du har jobbat i central miljö utan att ha checkat ut portföljen och väljer att avsluta systemet, får du alltid först en fråga om du vill avsluta utan utcheckning. Denna fråga får du om du har haft din lokala miljö startad efter en utcheckning, men inte gjort några förändringar i den lokala miljön och vill starta systemet där du når den centrala miljön. Incheckning Efter att du har jobbat i din lokala miljö och gjort ändringar och/eller nyupplägg så kan du checka in dina ändringar till den centrala miljön. Detta är förutsatt att du når den centrala miljön och har din frånkopplade miljö synkroniserad. Vid uppstart får du då en fråga om du vill arbeta mot den centrala miljön och därmed antingen checka in eller förkasta dina ändringar från den lokala miljön. Du kan även välja att gå tillbaka och arbeta i den lokala miljön för att checka in vid ett senare tillfälle. Om du klickar Avbryt så stängs fönstret och uppstarten avbryts. Capitex Portfölj 8(10)

9 Inställningar Inställningarna för frånkopplat arbete når du via knappen Inställningar i portföljen eller via menyraden och Inställningar Egna inställningar Portföljen (för frånkopplat arbete). Här väljer du hur mycket information som ska hämtas från databasen vid utcheckning. Nivåerna (1-6) bestämmer mängden av information. Ju mer information som hämtas, desto mer tid och diskutrymme kommer utcheckningsarbetet att kräva. Om du exempelvis väljer nivå 1 kommer endast de poster du har kopplat till portföljen med vid utcheckning, exempelvis företag. Du kan ändra uppgifter i företagskortet men inte i andra objekt som är kopplade till företaget. Företagets anställda blir i detta läge skrivskyddade. Du kan öppna upp personerna och läsa, men inte ändra eller lägga till några uppgifter. Nivå 2 checkar ut ytterligare en nivå, t ex företag med kopplade anställda. Detta innebär att du kan skriva i företagskortet liksom i de kopplade personkorten. Den högsta nivån för utcheckning, nivå 6, tar ut hela databasen. Detta fungerar endast om den totala datamängden understiger 2 GB. Klicka här om du vill återgå till programmets förinställda värden. Klicka här om du vill ångra dina senast sparade inställningar. Capitex Portfölj 9(10)

10 Avancerade Inställningar I samma fönster som de vanliga inställningarna för portföljen har du även en knapp för avancerade inställningar. Dessa inställningar finns till för att du ska slippa koppla sådana objekt till portföljen som du alltid vill ha med dig med automatik vid varje utcheckning. Vid en utcheckning checkas alltid alla interna företag, användare, kontaktpersoner och användargrupper ut till den lokala miljön. Dessa kan du inte påverka. Andra objekt som du vill ska hämtas ut med automatik vid varje utcheckning måste du specificera i listan, se bild. Du väljer själv vilka ytterligare objekt du alltid vill hämta ut genom att kryssa i rutorna. Vissa objekt, t ex kalenderhändelser, är ikryssade som standard, d v s de är förinställda inställningar som rekommenderas av Capitex. Här kan du på samma sätt som i de vanliga inställningarna specificera olika nivåer. För varje grupp av objekt - t ex meddelanden - kan du bestämma hur mycket information som ska hämtas ut och vad som ska bli ändringsbart respektive skrivskyddat. En lägre nivå betyder mindre data och snabbare utcheckning, medan en högre nivå ger ett större djup och kräver större hårddiskutrymme och längre utcheckningstid. Capitex Portfölj 10(10)