Styrning av regionala utvecklingsprojekt. Revisorerna Region Gävleborg

Transkript

1 Revisionsrapport Styrning av regionala utvecklingsprojekt David Boman Charlotte Erdtman Revisorerna Januari 2016

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollmål Avgränsning och metod Verksamhetens förutsättning Organisation och styrning Regional utvecklingsstrategi RUS Nya Möjligheter Granskningsresultat Granskande projekt Projekt Projekt Sammanfattning granskade projekt Finns en beslutad strategi för deltagande i EU-projekt? Bedömning I vilken omfattning deltar i EU-finansierade projekt? Vilken omfattning har s medfinansiering för projekten? Finns det en tillfredsställande beredning av inför beslut om medfinansiering i EU-projekt? Bedömning Finns en ändamålsenlig organisering av arbetet med EU-projekt? Bedömning Finns uppföljning och kännedom om nyttan och effekterna av gjorda EU-satsningar? Bedömning Har lärdomar från EU-arbetet under perioden dragits? Bedömning Finns tydlig planering inför nu gällande programperiod ? Bedömning Januari av 16

3 Sammanfattning Genom EU:s strukturfonder driver och deltar landets kommuner och landsting i ett mycket stort antal projekt med olika syfte, inriktning och finansiering. Genom medfinansiering i form av tid, energi och resurser är kommunernas/landstingens insatser betydande, även om projekten också innebär extern finansiering. Detta ställer krav på styrning av och kontroll på projektverksamheten och att kommunen/landstinget säkrar att dess insatser i projekten leder till önskvärda effekter avslutades programperioden för EU:s regionalpolitik och strukturstöd som löpt mellan Den nya programperioden pågår Generella kännetecken för den förra programperioden ur kommunernas och landstingens perspektiv är bland annat bristande överblick och avsaknad av förankrade och implementerade strategier för projekt. Detta visas i övergripande programutvärderingar som genomförts av den förra programperioden. En annan viktig funktion som innehar, tillsammans med övriga regioner, är att på uppdrag av staten årligen förmedla regionala projektmedel, de så kallade 1:1 medlen. Mot denna bakgrund granskas s styrning och kontroll över EUprojekt och projekt beviljade 1:1 medel. Revisionsfråga Är Regionstyrelsens styrning och kontroll över EU-finansierade projekt där Region Gävleborg är medfinansiär samt projekt beviljade 1:1 medel ändamålsenlig och tillräcklig? Vår revisionella bedömning är att regionstyrelsens styrning och kontroll över EUfinansierade projekt där är medfinansiär samt projekt beviljade 1:1 medel till viss del är ändamålsenlig och tillräcklig. Vår bedömning grundar sig på att det har saknats en tydlig strategi för hur ska styra finansiering av regionala utvecklingsprojekt samt hur Regionen själv ska driva projekt för att uppnå störst effekt. Vi ser behovet av att tydliggöra en röd tråd mellan beviljade projekt med dess aktiviteter och mål och den regionala utvecklingsstrategins målsättningar. Vi ser även behov av bättre uppföljning för att utvärdera nyttan och effekter, inte minst på en aggregerad nivå där analys av projektens gemensamma påverkan inom området och varandra sinsemellan görs. Det är positivt att det pågår ett arbete med att ta fram en övergripande strategi för finansieringen av de regionala utvecklingsprojekten. Det finns en beredningsprocess inför beslut om medfinansiering av projekt. Vi konstaterar dock att det finns möjlighet att utveckla den och ser positivt på att en översyn av processen pågår för att förtydliga roller och ansvar. Januari av 16

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund Genom EU:s strukturfonder driver och deltar landets kommuner och landsting i ett mycket stort antal projekt med olika syfte, inriktning och finansiering. Genom medfinansiering i form av tid, energi och resurser är kommunernas/landstingens insatser betydande, även om projekten också innebär extern finansiering. Detta ställer krav på styrning av och kontroll på projektverksamheten och att kommunen/landstinget säkrar att dess insatser i projekten leder till önskvärda effekter avslutades programperioden för EU:s regionalpolitik och strukturstöd som löpt mellan Den nya programperioden pågår Generella kännetecken för den förra programperioden ur kommunernas och landstingens perspektiv är bland annat bristande överblick och avsaknad av förankrade och implementerade strategier för projekt. Detta visas i övergripande programutvärderingar som genomförts av den förra programperioden. En annan viktig funktion som innehar är att på uppdrag av staten årligen förmedla regionala projektmedel, de så kallade 1:1 medlen. Olika projektägare kan ansöka om medel från de regionala projektmedlen som sökande, t.ex. enskilda kommuner, ideella organisationer eller Regionen själv (i dessa fall ansöker nämnderna av regionstyrelsen). Mot denna bakgrund granskas Regionstyrelsens styrning och kontroll över EU-projekt och projekt beviljade 1:1 medel Syfte och revisionsfråga Är Regionstyrelsens styrning och kontroll över EU-finansierade projekt där är medfinansiär samt projekt beviljade 1:1 medel ändamålsenlig och tillräcklig? 1.3. Revisionskriterier Följande revisionskriterier ligger till grund för bedömningar i denna rapport: Förordning (2003:596) om bidrag för projektverksamhet inom den regionala tillväxtpolitiken Regionala utvecklingsstrategin för region Gävleborg Nya Möjligheter s handledning Att ansöka om regionala projektmedel Beslut i fullmäktige, styrelse och nämnder som berör medfinansiering av EUprojekt. Januari av 16

5 1.4. Kontrollmål Följande kontrollmål omfattas av granskningen: 1. Finns en beslutad strategi för deltagande i EU-projekt? 2. I vilken omfattning deltar i EU-finansierade projekt? Vilken omfattning har s medfinansiering för projekten? 3. Finns det en tillfredsställande beredning av inför beslut om medfinansiering i EUprojekt? 4. Finns en ändamålsenlig organisering av arbetet med EU-projekt? 5. Finns uppföljning och kännedom om nyttan och effekterna av gjorda EUsatsningar? 6. Har lärdomar från EU-arbetet under perioden dragits? 7. Finns tydlig planering inför nu gällande programperiod ? 1.5. Avgränsning och metod Granskningen avgränsas till Regionstyrelsen och dess interna kontroll i samband med s engagemang i EU-finansierade projekt och projekt finansierade med 1:1 medel under 2014 och Även om granskningsfrågorna främst fokuserar på EU-finansierade projekt håller denna granskning generellt ett mer övergripande perspektiv kring projekt för regional utveckling och hanteringen och fördelningen av 1:1-medel för att stärka den regionala utvecklingen. Granskningen har genomförts genom följande intervjuer med centrala företrädare inom : regiondirektören, hållbarhetsdirektör, hållbarhetsnämndens ordförande, kultur- och kompetensdirektör, kultur- och kompetensnämndens ordförande, två strateger på regionstaben, regionstyrelsens ordförande tillika utvecklingsutskottets ordförande och teamledare för EU-projekt på utvecklingsenheten inom LOV. Sammanlagt genomfördes nio intervjuer. Utöver intervjuerna har i granskningen genomförts en kartläggning av pågående och beslutade projekt 2015, genomgång av beslutade projekt under 2015 för att bedöma om beslutsunderlagen till projekten är tydliga och bra samt en genomgång av projekt som beslutats under 2014 för bedömning om de följer genomförandeplan. Övergripande genomgång av projektdokumentationer och andra relevanta styrande dokument, uppföljningar och statistik från har gjorts. Januari av 16

6 2. Verksamhetens förutsättning 2.1. Organisation och styrning har uppdrag att initiera, planera, genomföra, följa upp samt redovisa insatser inom det regionala tillväxtarbetet, utifrån nationella och regionala prioriteringar. Utifrån målet att ska främja en hållbar regional utveckling och tillväxt har Regiondirektören fattat beslut gällande intern hantering av regionala utvecklingsprojekt under ansökningsfasen (Dnr RS 2015/50). Beslutet beskriver handläggningsprocessen samt att processen även ska utvecklas löpande. Regionala projektmedel är en del av ett statligt anslag (anslag 1:1) och ingår i s statliga uppdrag att samordna det regionala utvecklingsarbetet. Medlen får användas till projekt som stödjer den regionala utvecklingsstrategin (RUS) och en hållbar regional utveckling och tillväxt. Det statliga anslaget (anslag 1:1) får även användas till olika former av företagsstöd. I samband med bildandet av den nya förändrades tidigare bemanningsstrukturer. Genom detta finns nu den regionala utvecklingskompetensen representerade inom flera av organisationens verksamheter. Inom koncernledningens stab finns fem strategtjänster inriktade på olika områden av regional utveckling och internationalisering. Andra strategtjänster är placerade inom förvaltningarna. De intervjuade upplever att samordningen av dessa tjänster och arbetsuppgifter kan utvecklas. Det finns ett arbetssätt, mötesforum, kallat torget där frågor som rör flera delar av diskuteras bland personal från olika delar av organisationen. Det finns ett sådant torg för regionala utvecklingsfrågor. Det pågår en översyn av arbetsprocessen inom regional utveckling för att tydliggöra arbetsuppgifter, ansvar och roller. Dessutom ska processen för handläggning av projektmedel och projektansökningar förtydligas Regional utvecklingsstrategi RUS Nya Möjligheter medfinansierar projekt med tydliga mål och syften att medverka till regional tillväxt och utveckling. För att få del av finansiering krävs att insatserna överensstämmer med Gävleborgs strategi för regional utveckling, RUS Nya Möjligheter , vilket är det dokument som styr bedömningen av samtliga projektansökningar. Utgångspunkten för s regionala utvecklingsarbete är att det leder till ett hållbart samhälle för alla människor, för vår gemensamma miljö och för ett hållbart användande av våra gemensamma ekonomiska resurser. RUS har tre målområden (se tabell nedan) och alla projekt ska bidra till uppfyllelsen av ett eller flera målområden. Januari av 16

7 Tabell 1, Övergripande mål, målområden och indikatorer Övergripande mål Nya möjligheter för människors självförverkligande och aktiva bidrag till samhällsutvecklingen Målområden Indikatorer (målen mäts genom) Stärkta individer handlar om att kvinnor, män, flickor och pojkar har förmåga, vilja och möjlighet att omsätta kunskap till handling och därmed vara aktiva medskapare av Gävleborg. Andel av befolkningen i sysselsättning år* Smart samverkan handlar om hur vi tillsammans bygger broar mellan samhällets aktörer inom offentlighet, näringsliv, forskning, utbildning och civilsamhälle. Andel av befolkningen i sysselsättning år* Tillgängliga miljöer handlar om strukturer som svarar upp mot våra behov av tillgänglighet och som kan stärka flöden av personer, varor, idéer och tjänster på ett hållbart sätt Andel av befolkningen i sysselsättning år* Andel som fullföljer gymnasieskolan* Andel med eftergymnasial utbildning* Disponibel inkomst* Andel unga som är intresserad av samhälls-frågor.* * kvinnor/män, flickor/pojkar Antal startade företag* Överlevnadsgrad av startade företag efter tre år/sex år* Andel unga som tror att de har stor möjlighet att föra fram åsikter till de som bestämmer i kommunen* * kvinnor/män, flickor/pojkar Andel kollektivtrafikresor av den totala resandevolymen* Arbetspendling över kommungräns* Andel av befolkningen med tillgång till 100 Mbit bredband* * kvinnor/män, flickor/pojkar Målområdena mäts genom mätbara indikatorer och dess drivkrafter. De identifierade drivkrafter som har störst betydelse för Gävleborgs läns utveckling är kompetens och infrastruktur. De är förutsättningar som kan bidra till samhällsförändring, bidra till en regional utveckling som möjliggör människors förmåga till självförverkligande och ett aktivt deltagande i samhällsutvecklingen. Drivkrafterna kan liknas med motorerna som leder till målen Stärkta individer, Smart samverkan och Tillgängliga miljöer. Avslutningsvis kopplas även hållbar utveckling social, miljömässig och ekonomisk samman med RUS för att uppnå en hållbar utveckling för regionen. Figuren nedan illustrerar hur dessa olika delar sammanlänkas. Januari av 16

8 Figur 1, Regionala utvecklingsstrategins olika mål och områden (källa: Regionala utvecklingsstrategin) Januari av 16

9 3. Granskningsresultat 3.1. Granskande projekt Utifrån det årliga anslaget av 1:1 medel 2014 beslutades om sammanlagt 46 projekt varav åtta avslutades under 2014 och tre avslutades under första halvan av hade tre av projekten även finansiering via EU-medel, varav två projekt hade som projektägare. För anslaget 2015 ansökte sammanlagt 37 projekt varav nio antingen fick avslag, återtogs eller avbröts. Utav dessa projekt hade 18 EU-finansiering, ingen av dessa hade som projektägare. Att det är betydligt fler projekt under 2015 beror framför allt på att den nya programperioden inleddes 2014 och först 2015 har ansökningar börjat inkomma. Utifrån 2014 års 1:1 anslag bidrog majoriteten av projekten till målområdet Smart samverkan (se figur nedan). Figur 2, Beslutade projekts målområden 2014 I granskningen ingår en genomgång av projekt för 2014 och För projekt 2015 har en kartläggning genomförts av pågående och beslutade projekt samt att en bedömning om beslutsunderlagen till projekten är tydliga och bra. För att kunna genomföra bedömningen har dessa granskats gentemot det underlag som delger sökanden: Förordning (2003:596) om bidrag för projektverksamhet inom den regionala tillväxtpolitiken Regionala utvecklingsstrategin för region Gävleborg Nya Möjligheter s handledning Att ansöka om regionala projektmedel Januari av 16

10 För projekten 2014 har granskningen tagit del av projektansökningar samt del- eller slutrapportering för att bedöma om projekten följer den genomförandeplan som beskrivs i ansökan Projekt 2015 För bedömningen av projekt 2015 gjordes ett urval på åtta projekt. Följande projekt granskades: Tabell 2, Granskade projekt avseende projektmedel tagna 2015 Diarienummer Projektnamn CLIP 3.0 Innovativa miljöer för hållbar logistik och innovativ produktion Integration, religion och nya överenskommelser Almi Invest Norra Mellansverige Fond II Från Vision till verkstad Fint-IT Hållbar tillväxt i regionala värdekedjor, med IT som verktyg Central Baltic ICT Export Meta Cluster bringing SMEs to new markets InvestGävleborg Överbryggningsprojekt De kriterier som lyfts fram i underlag till de sökande är: Att projektet ska syfta till att uppnå målet för den regionala tillväxten. Projektet ska bidra till uppfyllelse av ett eller flera målområden i den regionala utvecklingsstrategin: stärka individer, smart samverkan och tillgängliga miljöer. Att insatserna är avgränsade från den ordinarie verksamheten i fråga om tid, ekonomi och arbetsinsats. Att bidraget inte används till driftsstöd och bidraget ska avse högst 50 procent av utgifterna. Att sökande är offentlig aktör, förening, organisation m.fl. Normalt beviljas inte enskilda eller företag. Att projektet innehåller mätbara indikatorer för att utvärdera målen. Att projektet bidrar och det är tydligt kopplat till hållbar utveckling: social hållbarhet, miljömässig hållbarhet och ekonomisk hållbarhet. Beslutsunderlaget som regionstyrelsen eller regionstyrelsens utvecklingsutskott får för varje projekt består av ett meddelande om beslut vilken skrivs samman av handläggare tillsammans den utsedda ansvariga strategen till respektive projekt. Motiveringen till beslut, som tydligast kopplar samman projektet med ovanstående kriterier, skrivs av ansvarig strateg. Projektansökan och eventuella andra relevanta dokument finns tillgängliga tillsammans för utvecklingsutskottet eller Regionstyrelsen. Beslutsmotivering kan i en- Januari av 16

11 staka fall komma att ändras av utskottet eller styrelsen, det uppges dock vara sällan förekommande. Vid en översiktlig genomgång av de granskade beslutsunderlagen för projekt 2015 konstateras att samtliga projekt uppfyller de formella krav som ställs i t.ex. form av övrig finansiering och avgränsning i projektform. I två av fallen är sökanden ett företag. Majoriteten av projekten bedöms ha mätbara mål. Vad gäller de kriterier som innebär en bedömning, t.ex. projektets bidrag till att uppnå målen i den regionala utvecklingsstrategin eller hållbar utveckling, konstateras att motiveringarnas kvalitet för dessa bidrag varierar i beslutsunderlagen. Flertalet exempel svarar inte på frågan hur t.ex. hållbar utveckling ska uppnås genom projektet. Det konstateras att vissa av de granskade beslutsunderlagen har motiveringar som tydligare än andra projektmotiveringar knyter an till hållbarhetsmålen och den regionala strategins övergripande mål genom projektens aktiviteter. Dock ser vi generellt en utvecklingspotential på detta område. Generellt sett efterfrågas tydligare koppling mellan målen i den regionala utvecklingsstrategin och de enskilda projektens mål t.ex. genom exempel och tydligare röd tråd som går att följa från övergripande mål till projektens mål och hur dessa mäts genom indikatorer Projekt 2014 För bedömningen av projekt 2014 gjordes ett urval på tio projekt. Följande projekt granskades: Tabell 3, Granskade projekt avseende projektmedel tagna 2014 Diarienummer Projektnamn Nu kör vi Stålindustrins forskarskola Verksamhetsprojekt Glokala Unga Företagare Utvecklingsprojekt i samverkan. Fas FOV Varselpaketet Bra före Varselpaket Innovationsmiljö Etableringsprojekt för besöksnäringen i Gävleborg Smak av Gävleborg - Livsmedel som drivkraft för hållbar utveckling Vid genomgången av projekten granskas varje projekts ansökan och del- eller slutrapport samt eventuella rekvisitioner. Samtliga projekt har en gemensam mall för ansökan som följs av de sökanden. Innehållet i ansökningarna varierar i såväl kvalitet som omfattning. I ansökningarna beskrivs aktivitetsplanen för projektet men om aktiviteterna är konkreta formulerade eller allmänt hållna varierar. Vissa aktiviteter kan t.o.m. tolkas som mål snarare än aktiviteter. Januari av 16

12 När del- eller slutrapporterna granskas konstateras att aktiviteterna är tydligare formulerade och klargjorda. Rapporterna följer dock inte en gemensam rapportstruktur med grund i ansökans struktur, vilket gör det svårt att avgöra i fall projekten följer de aktivitetsplaner som godkändes i ansökan. Det förefaller vara möjligt för varje projekt att välja struktur för rapportering. Generellt sett är det svårt att följa den röda tråden mellan ansökan och återrapportering och att det är svårt att avgöra om projekten har genomfört det som är planerat. Några av projekten tydliggör föredömligt om eventuella avvikelser har skett från ansökan och exemplifiera i så fall dessa avvikelser. Utifrån de inkomna rekvisitionerna konstateras att samtliga granskade projekt har påbörjat aktiviteter. I intervjuerna framkommer det att personalresurserna för att hantera administrationen av rekvisitionerna har varit pressad under 2015 men att det i slutet av 2015 har arbetat igenom inkomna rekvisitioner för att samtliga utbetalningar ska ha gjorts innan årsskiftet. Regionen har varit tvungna att skicka ut en påminnelse i oktober till vissa projekt som erhållit beslut avseende medel tagna 2014 men som inte har skickat in rekvisition för året. Vid rekvireringen av de försenade projektens medel tilläts ett förenklat förfarande avseende rapporteringen. Tre av de granskade projektens rekvisitioner inkom genom förenklat förfarande och har således inga delrapporter. I intervjuer framkommer det att gör bedömningen att hela anslaget inte kommer att kunna betalas ut för Detta beror på att flertalet projekt med EU-finansiering har beviljats medel men inte påbörjats under året och dessa kommer därför att få tal del av 2016-års anslag även om de beviljades pengar under Sammanfattning granskade projekt De granskade projektens ansökningar, projektbeskrivningar och motiveringar varierar i kvalitet och omfattning. Generellt sett konstateras att det saknas en tydlig röd tråd och en helhetsbild över hur projekten bidrar till den regionala utvecklingsstrategin och hållbar utveckling i regionen. Bedömningen görs att avsaknaden av en tydlig koppling mellan övergripande regionala mål och enskilda projekts mål och aktiviteter försvårar möjligheten för Regionstyrelsen att avgöra om de eftersökta effekterna av beviljade projektmedel i regionen har uppnåtts eller inte. Det är väsentligt att kraven på projektens återrapportering efterlevs för samtliga projekt. Dessutom bör en utveckling ske för att uppnå en mer enhetlig struktur på projektens aktivitetsplaner och rapporter Finns en beslutad strategi för deltagande i EUprojekt? Enligt de intervjuade har det under tidigare programperiod saknats en tydlig strategi för vilka områden eller typer av projekt som ska prioriteras. Vilka projekt som medfinansierats har baserats på den regionala utvecklingsplanen (RUP, vilken nu benämns RUS). De intervjuade framhåller dock att den övergripande planen inte underlättade prioritering av vilka projekt som medfinansierats. För att motverka detta i den nya programperioden arbetar nu med att ta fram en finansieringsstrategi. Detta dokument ska tydliggöra vilka områden som Region Gävleborg bedömer ge störst effekt för att uppnå målen inom RUS. Strategin är under Januari av 16

13 framtagande under vintern 2015/2016. Underlaget till strategin ska enligt de intervjuade vara en kartläggning över s uppdrag utifrån de styrdokument som finns både lokalt och nationellt. Därefter ska en nulägesanalys över vilka insatser och projekt som gjorts tidigare inom länet och vilka effekter de haft tas fram. Nulägesanalysen ska ge en karta över länet för att tydligare se vilka vita fläckar som finns, dels geografiskt och dels inom vilka verksamhetsmässiga områden det inte satsats projektmedel på tidigare. En kartläggning ska även göras över vilka projekt/satsningar som haft långsiktiga, bestående och positiva effekter inom de områden som bedömer som viktiga för länets utveckling. Detta för att kunna styra medel till de områden som dels ger de effekter som efterfrågas och dels till de områden som regionen bedömer bidrar mest till länets utveckling Bedömning Det är vår bedömning att det vid granskningstillfället inte finns en beslutad strategi för deltagande i EU-projekt. Vi noterar dock att Regionen har påbörjat ett arbete med att kartlägga projekten inom regionen som underlagen för en framtida strategi med fokus på att uppnå långsiktiga, positiva och bestående effekter utifrån satsade medel I vilken omfattning deltar i EU-finansierade projekt? Vilken omfattning har s medfinansiering för projekten? Detta framgår av den kartläggning som återfinns i avsnitt 3.1. Kortfattat kan dock sägas att genom sitt uppdrag att med de regionala 1:1 medlen är en viktig aktör när det gäller att stötta projekt inom regional utveckling. Det framkommer i granskningen att bidrar med en relativt låg nivå av egna skattemedel i olika regionala utvecklingsprojekt. Däremot bidrar ofta med resurser i form av personal och kompetens. Likaså är projektägare för få projekt som medfinansieras av EU-medel Finns det en tillfredsställande beredning av inför beslut om medfinansiering i EU-projekt? Det pågår en översyn över beredningsprocessen som väntas vara klar under början av Översynen syftar till att klargöra roller och ansvar i processen. De intervjuade anser att rollerna mellan strateger och projekthandläggare behöver förtydligas, dessutom framkommer att utvecklingsutskottet behöver tid på sig att hitta rätt roll i förhållande till regionstyrelsen. Ett projekt som söker medfinansiering via har först kontakt med någon av projekthandläggarna inom LOV eller strategerna på någon av regionens övriga förvaltningar. Strategerna för en dialog med projektägare/projektledare kring i vilken utsträckning projektet bedöms bidra till att uppfylla RUS. Om projektet bedöms som intressant och uppfyller de formella kriterierna är det möjligt för projektet att inkomma med en an- Januari av 16

14 sökan till. Ansökan bedöms av projekthandläggare och strateger inom regionen med RUS som grund. Strategernas bedömning av projekten och motivering till varför projektet bör beviljas medel överlämnas sedan till regionstyrelsens utvecklingsutskott för beredning till regionstyrelsen eller för beslut enligt delegationsordning. De intervjuade anser att beredningen av projektansökningar inför beslut om medfinansiering överlag är ändamålsenlig. Beslutsunderlagen till utskott och styrelse upplevs som tillfredsställande. Det finns en medvetenhet att flera projekt som kontaktar regionen angående möjlig medfinansiering aldrig inkommer med en formell ansökan då de genom den initiala kontakten med strategerna inte bedöms svara upp mot formella kriterier eller RUS. Det finns ingen statistik att tillgå som kan ge bild av omfattningen av projekt som aldrig lämnar in en formell ansökan. Denna bild besitter eventuellt varje enskild strateg Bedömning Vår bedömning är att beredningen inför beslut om medfinansiering i regionala utvecklingsprojekt och EU-finansierade projekt i huvudsak är ändamålsenlig. Regionstyrelsen bör säkerställa att den översyn av beredningsprocessen som pågår tydliggör roller och ansvar i processen Finns en ändamålsenlig organisering av arbetet med EU-projekt? Detta beskrivs under avsnitt Bedömning Det är vår bedömning att Regionens organisation inom området i huvudsak är ändamålsenlig. Det pågår ett arbete att se över processer och roller och regionstyrelsen bör säkerställa att organisationens översyn fortskrider enligt plan Finns uppföljning och kännedom om nyttan och effekterna av gjorda EU-satsningar? De intervjuade bedömer själva att detta är ett utvecklingsområde. Det framkommer att det idag inte sker någon samlad utvärdering av effekter av de projekt som Regionen medfinansierar. Det ser dock en uppföljning av att projekten följer sin genomförandeplan, det är ett krav att projekten redovisar detta för att få medel utbetalda. Att säkerställa att projekten genomför de aktiviteter som de själva bedömt ska ge vissa effekter anses vara ett sätt som ökar möjligheterna till att de effekterna uppstår. Det har tidigare år sammanställts en årlig skrift Uppföljning av projekt avslutade år [ ]. Denna skrift redogör för samtliga projekt som medfinansierat och hur dessa uppnått sina mål och genomfört sina aktiviteter. Däremot sker inget liknande kring vilka effekter projekten haft. De intervjuade anser att det är problematiskt att följa upp nyttan och de effekter regionens satsningar genom medfinansieringen har då Regionens del av projektens finansiering ofta är liten. Januari av 16

15 De intervjuade framhåller att den finansieringsstrategi som är under framtagande delvis ska baseras på kunskap om vilka typer av projekt som tidigare gett bestående positiva effekter och på så sätt i framtiden kunna prioritera liknande projekt. Det samma gäller inom vilka ämnesområden projekt har haft Bedömning Det är vår bedömning att det i huvudsak saknas uppföljningar av nyttan och effekter av de satsningar som gjorts i regionala utvecklingsprojekt och EU-finansierade projekt Har lärdomar från EU-arbetet under perioden dragits? De lärdomar som dragits sedan förra perioden är enligt de intervjuade framförallt att de bör ha en tydligare strategi kring vilka områden som tror kan ge bäst effekt för länet utifrån de behov som finns identifierade. Det bör också finnas en tydligare bild över vilka projektområden, både geografiskt och verksamhetsområdesmässigt, som tidigare erhållit medel och vilka av dessa som haft positiva och långsiktigt uthålliga effekter. Det är utifrån dessa lärdomar som arbetet med att ta fram en finansieringsstrategi har sin utgångspunkt. Det är tänkt att strategin ska underlätta för handläggarna att prioritera projekt utifrån den samlade kunskapen. Detta förväntas ge en bättre styrning av medfinansieringen jämfört med att enbart använda RUS som utgångspunkt Bedömning Det är vår bedömning att en utveckling har skett baserat på erfarenheter från föregående programperiod. Regionstyrelsen bör säkerställa att en övergripande analys görs i slutet av nuvarande programperiod för att sammanfatta erfarenheter och kunskap inför nästa periodstart Finns tydlig planering inför nu gällande programperiod ? Det framkommer att det inför nu gällande programperiod inte har funnits någon speciell plan för hur ska agera för att uppnå bästa effekt. Detta anses bero på att kommunalförbundet upplöstes och ansvaret för regional utveckling flyttats över till den nybildade regionen. I och med detta uppstod ett års tomrum i planeringen inför den nya programperioden. En plan är nu under framtagande Bedömning Det är positivt att en finansieringsstrategi är under framtagande. Att det saknats en plan inför övergången till den nybildade har fortfarande inverkan på Regionens arbete med medfinansiering i regionala utvecklingsprojekt. Januari av 16

16 Januari av 16

17 Lars-Åke Ullström Uppdragsledare David Boman Projektledare Januari av 16