Vårdgaranti registrering i Elvis

Transkript

1 (5) Sammanfattning Rutinen beskriver hur registreringen i det patientadministrativa systemet ska genomföras för korrekt uppföljning av vårdgarantin. I dokumentet finns anvisningar för registrering inför väntetidsrapportering, bevakning av registrerade vårdbegäran och planeringsunderlag inför vårdgarantimätning och anvisningar hur patienter med välgrundad misstanke om cancer ska registreras i Elvis. Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 Förutsättningar... 1 Ansvar... 2 Remittentens ansvar... 2 Mottagande vårdgivares ansvar... 2 Tid bokas hos mottagande vårdgivare... 2 Genomförande... 2 Anvisningar vid registrering av vårdgarantin för väntetidsrapportering... 2 Registrering av ny vårdbegäran i Elvis... 2 Besökstyper... 2 Patienten ombokar sitt första besök... 3 Patienten tackar nej till två erbjudna tider... 3 Patient som uteblir... 3 Patient som uteblir vid minst två tillfällen... 4 Frivillig väntande patient... 4 Bevakning av registrerade vårdbegäran och planerings-underlag inför vårdgarantimätning... 4 Vårdbegäran... 4 Planeringslista... 4 Om patienten har ett tidbokat besök, men blir sjuk eller i övrigt inte är behandlingsbar... 4 Registrering av patienter med välgrundad misstanke om cancer... 5 Uppföljning... 5 Dokumentinformation... 5 Förutsättningar I dokumentet Tillämpningsanvisningar vårdgaranti 2017 beskrivs hur vårdbegäran ska handläggas generellt.

2 (5) Ansvar Remittentens ansvar På remissen från inremitterande ska, förutom de uppgifter som är relevanta för patientens hälsotillstånd, tillfrågas om att nyttja vårdgarantin till vård hos annan vårdgivare, om mottagande remissinstans inte kan erbjuda vård inom garantitiden. Mottagande vårdgivares ansvar Beslut tas om vårdbegäran ska leda till åtgärd. Beslut ska tas inom tre arbetsdagar från ankomstdatum. Patienten ska bli kontaktad inom fem arbetsdagar från vårdbegärans registrering för att få besked om besök. Ofullständig vårdbegäran ska inte påverka patientens väntetid. Tid bokas hos mottagande vårdgivare Även om patienten inte accepterar att få sitt förstabesök eller behandling hos annan vårdgivare, så har patienten inte avstått från vårdgarantin. En tid måste erbjudas och först efter att patienten avböjt denna, kan patienten registreras som patientvald väntan (PVV). Genomförande Anvisningar vid registrering av vårdgarantin för väntetidsrapportering Registrering av ny vårdbegäran i Elvis I fältet Beslutsdatum registreras datum då beslut togs om att remittera patienten. Remiss som kommer från optiker, skolhälsovård och egen vårdbegäran gäller ankomstdatum. Om patienten inte accepterar att få sitt besök hos annan vårdgivare än remissmottagare, Fyll i fältet accepterar ej hänvisning. Patienten kan aldrig avstå från vårdgarantin förrän tid har erbjudits. Besökstyper Vid registrering av nytt planeringsunderlag är det viktigt att rätt besökstyp anges för att t.ex. väntetider ska räknas korrekt. Besökstyper som är viktiga vid väntetidsrapportering: Besökstyp F - Förstabesök. Första öppenvårdsbesöket som har initierats av vårdbegäran.

3 (5) Besökstyp M - Förstautredning. Besök för första diagnostiska åtgärden efter beslut om utredning/undersökning. Påföljande besök av samma anledning kodas som efterföljande besök E. Besökstyp G - Första behandling, ej operation. Om det är en behandlingsserie registreras de övriga som efterföljande besök E. Besökstyp D - Första behandling/operation. Efter beslut om behandling i öppenvård, Patienten är ej inskriven i slutenvård. Påföljande behandlingar i en serie kodas som efterföljande besök E. Besökstyp E - Efterföljande besök. För närvarande omfattas inte efterföljande besök av väntetidsrapportering. Vid ett planerat förstabesök där även en sekundärbokning registreras, ska besökstypen alltid ändras till X-delprestation på planeringsunderlaget som ligger mot sekundärbokningen. Patienten ombokar sitt första besök Patient som har bekräftat och accepterat erbjuden tid, men vid ett tillfälle ombokar, ska om möjligt erbjudas en ny tid inom garantigränsen. Välj en lämplig ombokningskod t.ex. OP Pat/Närstående. Om garantigränsen överskrids informeras patienten samt registrera patienten som patientvald väntan PVV. Patienten tackar nej till två erbjudna tider Patient som har bekräftat och accepterat erbjuden tid men utan *synnerliga skäl lämnar återbud till två erbjudna tider, avregistreras som väntande. En avbokning görs i ELVIS. Patienten återremitteras till inremitterande läkare. * Synnerliga skäl Med synnerliga skäl avses egen eller nära anhörigs sjukdom, redan bokad och betald semesterresa som inte kan ställas in utan stora kostnader för patienten. Finns exempelvis avbeställningsskydd för resa är inte detta att betrakta som synnerliga skäl. Särskild hänsyn bör tas när första besöket eller behandling gäller barn. Vad som i övrigt är att betrakta som synnerliga skäl får hanteras i varje enskilt fall. Patient som uteblir Patient som bekräftat och accepterat erbjuden tid, men ändå vid ett tillfälle uteblir utan att meddela vårdgivaren, ska efter dialog med patienten erbjudas en tid, om möjligt inom garantigränsen. Besöket registreras som uteblivet. Skapa nytt planeringsunderlag. Koppla vårdbegäran som ligger mot det uteblivna besöket mot underlaget. Om garantigränsen överskrids, registreras patienten som patientvald väntan PVV. Koppla vårdbegäran till det nya planeringsunderlaget.

4 (5) Patient som uteblir vid minst två tillfällen Patient som bekräftat och accepterat erbjuden tid, men vid minst två tillfällen uteblir, avregistreras som väntande. Besöket registreras som uteblivet, remiss vidarebefordras åter inremitterande med svar att patient uteblivit. Patienten har möjlighet att återkomma med ny vårdbegäran. Frivillig väntande patient Vårdbegäran som inkommer får en medicinsk prioritering. Därefter erbjuds patienten en tid inom vårdgarantitiden. Om patienten uttryckligen meddelar att man inte vill eller kan komma inom garantitiden, och ändå önskar en tid utanför garantitiden, återsändes remissen till remittenten. Remittenten informeras om att patienten erbjudits tid inom vårdgarantin och att vårdbegäran kan återaktiveras när det är aktuellt för tidsbestämt besök. Bevakning av registrerade vårdbegäran och planeringsunderlag inför vårdgarantimätning Minst en gång i månaden ska genomgång av vårdbegäran och planeringsunderlag göras på respektive klinik, framförallt sista veckan i månaden inför kommande väntetidsrapportering till nationella väntetidsdatabasen. Vårdbegäran Klicka på ikonen - Vårdbegäran i vyfältet. Gör en utsökning på avdelning och/eller team minst ett år tillbaka i tiden för att inte missa någon vårdbegäran. Välj obokade. På listan visas vårdbegäran som inte har blivit prioriterade. Planeringslista Klicka på ikonen - Planeringslista i vyfältet. Gör en sökning minst ett år tillbaka i tiden. Markera Medicinskt måldatum. Välj team. På listan visas alla patienter som har ett registrerat planeringsunderlag. Går att sortera. För att söka ut förstabesök, registrera Besökstyp F och klicka Sök. Om patienten har ett tidbokat besök, men blir sjuk eller i övrigt inte är behandlingsbar Markera i tidboken Åter planeringsunderlag, Avbokningskod OM medicinska skäl. Patienten registreras som MeS (Medicinska skäl). MeS räknas inte med vid mätning av vårdgarantin. För att skilja på MeS och PvV vid utsökning på planeringslistan, ändra i planeringsunderlaget till Prioritet M Medicinska skäl. Prioritetskod M.

5 (5) Registrering av patienter med välgrundad misstanke om cancer Prioritet CB cancer barn, inom två dagar från ankomstdatum. Prioritet CV cancer vuxen, inom fjorton dagar från ankomstdatum. Uppföljning Rutinen följs upp fortlöpande. Ändringar utöver fastställd revidering genomförs vid behov. Dokumentinformation För innehållet svarar Malin Johansson, väntetidssamordnare, vårdadministrativ service, SÄS Marie Kamsula, systemförvaltare Elvis, medicinsk informatik och teknik, informationssystem IT, SÄS Remissinstanser - Fastställt av Torben Pihl, ekonomichef, SÄS Nyckelord it-stöd och telefoni, elvis, patientadministrativt system, patientadministration, vårdgaranti, väntetidsuppföljning