Stödstrukturer. Delprojekt i Trygg och säker vård och omsorg. Projektplan

Transkript

1 (10) Stödstrukturer Delprojekt i Trygg och säker vård och omsorg Dokumentmall från ProjektStegen

2 (10) Innehållsförteckning 1 Bakgrund och beställare Bakgrund till projektet Stödstrukturer Beställare/Projektägare Projektmål Kvalitetsmål Tidsplan Omfattning och Avgränsningar Omfattning Avgränsning Arbetsprocess Arbetsgång och beslutspunkter Aktiviteter Prioriteringar Beslutsordning: Godkännandekriterier Organisation och bemanning Resursplan Arbetssätt Projektrutiner Projektsida på intranätet och projektdokumentation Möten Projektmöte Rapportering Intern och extern kommunikation Metoder Spridningsplan Ändringsregler Analyser... 9 Dokumentmall från ProjektStegen

3 (10) 1 Bakgrund och beställare 1.1 Bakgrund till projektet I slutet av 2015 presenterades betänkandet Trygg och effektiv utskrivning från sluten vård (SOU 2015:20), med förslag om att nuvarande betalningsansvarslag upphävs och ersätts av en ny lag - Lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Lagförslaget innebär också att länets kommuner och Regionens hälso- och sjukvård ska ta fram överenskommelse och handlingsplan för hur det gemensamma arbetet i samverkan ska bedrivas. Ytterligare en målsättning med den nya lagen är att få ett effektivare resursutnyttjande av hälso- och sjukvården och socialtjänstens sammantagna resurser, med bättre kvalitet för individen. Fokus är att gå från mycket bra till bästa möjliga. Jönköpings län arbetar ständigt för att förbättra sammanhållen vård och omsorg i samverkan. Erfarenheter, tidigare och pågående arbeten inom området, till exempel Bättre liv för sjuka äldre inkluderas i detta projekt. Utifrån lokala och nationella förutsättningar finns det behov av att se över och uppdatera befintliga avtal, tillämpningsanvisningar och överenskommelser för att få gemensamma arbetssätt och tolkningar i hela länet, och därmed uppnå en fungerande samverkan Stödstrukturer I utredningen Effektiv vård (SOU 2016:2) beskrivs samverkan mellan huvudmän som en förutsättning för en trygg och effektiv vård och omsorg. Medicinteknisk utveckling och digitalisering är exempel på områden som ständigt skapar nya förutsättningar för patienter, för vården och även för samverkan. För att god samverkan ska fungera behövs gemensamma överenskommelser, avtal, tillämpningar och rutiner som utifrån en gemensam värdegrund stödjer det gemensamma arbetet i samverkan. Värdegrund för samverkan har tagits fram tidigare och ska vara utgångspunkter även i detta arbete: Vi utgår från patientens/brukarens behov. Vi samarbetar aktivt över organisations- och huvudmannagränser. Vi bemöter varandra med respekt och visar tillit. Vi lär av varandra och tar tillvara varandras kompetens. Dokumentmall från ProjektStegen

4 (10) 1.2 Beställare/Projektägare Projektet är ett delprojekt i samverkansprojektet Trygg och säker vård och omsorg som initierats av Ledningsgruppen för samverkan mellan Region och kommuner, Reko. Beställare är Mats Bojestig, Folkhälsa och sjukvård och Ola Götesson, Kommunal utveckling. Genom hela samverkansprojektet kommer arbetet att organiseras i fyra delprojekt: Vårdsamordning Mobila team Digitala lösningar Stödstrukturer Övergripande mål God, säker och jämlik vård och omsorg ska erbjudas i hela länet. Projektet ska genomsyras av vad som är bäst för länsinvånaren. Dokument som stödjer och främjar samverkan och samarbete för den enskilde länsinvånaren ska arbetas fram. Dokumenten ska vara uppdaterade, fastställda, användbara och lättillgängliga. 1.3 Projektmål Befintliga styrande dokument och arbetssätt i samverkan är anpassade och baserade på samverkan och lagstiftning. När ny lagstiftning träder i kraft, nya rutiner och arbetssätt framkommer i de andra projekten krävs revidering av samverkansdokument och överenskommelser. Några kan tas bort och andra behöver läggas till för att samverkan mellan huvudmännen ska bli effektiv, patientsäker och stödja det som ska åstadkommas. Information ska finnas tillgänglig när den behövs både för länets invånare och för medarbetare. Resurseffektiva arbetssätt, med tydligt individfokus, som är förankrade och implementerade i organisationerna ska användas. 1.4 Kvalitetsmål En välfungerande arbetsprocess, beslutsgång och spridning/implementering. Samverkansdokument finns tillgängligt och stödjer och underlättar det dagliga arbetet. 1.5 Tidsplan Preliminär projekttid: och med Projektet lägesrapporterar kontinuerligt till beställare och styrgrupp, övergripande projektgrupp och vid behov Ledningsgruppen för samverkan, Reko. Dokumentmall från ProjektStegen

5 (10) 2 Omfattning och Avgränsningar 2.1 Omfattning Samverkansdokument med koppling till hälso- och sjukvård där länets kommuner och regionens verksamheter är användare och i behov av styrande och vägledande dokument. 2.2 Avgränsning Dokument som inte berörs och som är aktuella revideras inte. 3 Arbetsprocess 3.1 Arbetsgång och beslutspunkter Uppdatering av stödstrukturer i form av dokument, överenskommelser, avtal, tillämpningar och vid behov rutinbeskrivningar. Befintlig webbplats för samverkansdokument används. Vid arbetet med den länsövergripande överenskommelse som tecknas inför ny lagstiftning (SOU 2015:20) utses representanter via Reko för en styrgrupp och det beredande arbetet sker i den övergripande projektgruppen för Trygg och säker vård och omsorg. Deltagarna i projektgrupp Stödstrukturer har mandat att utse representanter som ska ingå i arbetsgrupper som ska arbeta med revideringar och uppdatering av dokument. Samråd kan ske med övriga projekt om dokumenten samspelar med projektarbeten i Trygg och säker vård och omsorg. Den tillfrågade samråder med sin respektive chef. Arbetsgrupper tillsätts utifrån följande kriterier: sakkunniga i området/ämnet, geografisk spridning, representation från olika huvudmän och berörda verksamheter. Representanter som tidigare ingått i arbetsgrupper gällande samverkansdokument som ska uppdateras kan tillfrågas om det är möjligt/lämpligt. Arbetsgång: inventera befintliga dokument prioriteringa ordning och omfattning för behov av förändring (utifrån underlag som kommit in) utse deltagare till arbetsgrupper ta fram underlag och förslag förslag till övergripande projektgrupp för synpunkter och ev remissrunda till Reko för beslut publicering spridning och implementering via ledningssystem för samverkan Dokumentmall från ProjektStegen

6 (10) Under arbetsprocess ska information publiceras angående vilka dokument som är under arbete samt vem som ingår i arbetsgrupp. Möjligheter att följa och ha insyn i arbetet ska finnas för den som önskar Aktiviteter Nr Aktivitet/arbetssätt Beskrivning Mottagare av leverans Planerat klardatum Projektgrupp bildas uppstart Övergripande projektgrupp Trygg och säker... Projektplan Ta fram och besluta Övergripande projektgrupp, Reko Nuläge, behovsinventering, Prioritering Omvärdsbevakning, goda exempel. Inventering av behov. Förslag på tillvägagångssätt Genomförs i samverkan med övriga projekt, Expertråd samt vid kunskapsutveckling (Nationella riktlinjer), ny lagstiftning mm Övergripande projektgrupp Expertråd(för samordning av områden) Reko informationspunkt Övergripande projektgrupp Januari 2017 ÖG Reko19 april Löpande Löpande Prioriteringar Prioriteringar genomförs i samverkan med övriga projekt, Expertråd samt vid kunskapsutveckling (Nationella riktlinjer), och ny lagstiftning. 3.2 Beslutsordning: Länets kommuner och Region Jönköpings län har en gemensam struktur för styrning och ledning. Ledningssystem för samverkan och för arbets- och beslutsordning. Övergripande projektgrupp är ansvarig för att delprojektet rapporterar kontinuerligt till Reko och vid behov strategigrupperna. Beslut om förändringar i avtal, överenskommelser eller rutiner i samverkan återförs till Reko för beslut. Överenskommelse angående SOU 2015:20 fastställs efter politiska beslut. Dokumentmall från ProjektStegen

7 (10) 3.3 Godkännandekriterier Ansvariga för uppföljning och aktualisering av uppdateringsbehov gällande de arbetssätt och styrande dokument som blir resultaten av detta projekt, är Reko. De tre strategigrupperna har ansvar för att uppmärksamma Reko på lokala eller nationella förändringar som påverkar samverkan inom detta område. 4 Organisation och bemanning 4.1 Resursplan Roll Område Kompetens/namn Tidsperiod Projektgrupp Ansvara för att genomföra projektdirektiv Formulera mål utifrån projektdirektivet och säkerställa att projektmålen uppnås Utse representanter i arbetsgrupper Presentera förslag på reviderade dokument som värderats utifrån värde för; patient, medarbetare och system Kommunikatör Deltagare i arbetsgrupper Stödja dokumenthantering, takt och tempo enligt plan Stödja kommunikationen med verksamheter Ansvara för att dokument har enhetlig struktur Avsätta tid och aktivt delat i framtagning av nya dokument Vara sakkunnig resursperson och bidra med expertkunskap inom sitt område. Möjliggöra samverkan och förutsättningar för nya arbetssätt. Dokumentmall från ProjektStegen

8 (10) Företräda/representera andra verksamheter än den egna. Bidra till spridning och implementering 5 Arbetssätt 5.1 Projektrutiner Projektsida på intranätet och projektdokumentation Delprojekt har en projektsida på samverkanssidan, som hålls aktuell och uppdaterad. Statusrapporter Inför möte med Reko lämnar delprojektet en statusrapport som underlag för samt för löpande uppföljning av delprojekten. Projektgrupp ansvarar för att information om arbetsgång publiceras fortlöpande på Möten Projektgruppen representeras i övergripande projektaktiviteter och möten i Trygg och säker vård och omsorg Projektmöte Kontinuerliga möten kommer att genomföras i projektgrupp, med fördel via lync och kontinuerliga avstämningar med arbetsgrupper. Arbetsgrupper kommer att bildas vid behov. 5.3 Rapportering Typ av rapport Frekvens Mottagare Statusrapport 1 gång/månad Huvudprojektledare, inför Reko Prioriteringar och pågående uppdateringar av dokument kontinuerligt Publiceras på projektsidan Dokumentmall från ProjektStegen

9 (10) 5.4 Intern och extern kommunikation Projektet följer övriga projekts planering, kommunikation sker enligt den plan. 5.5 Metoder Spridningsplan En spridningsplan ingår i underlag för beslut och fastställande i de fall spridning inte sker eller bedöms tillräcklig via Ledningssystemet. Spridningsplanen ska innehålla information om vilka områden som är berörda, hur alla berörda nås med information om det nya arbetssättet samt ansvariga för information. 5.6 Ändringsregler Mindre ändringar och uppdateringar i projektplanen hanteras av projektgruppen, större ändringar lyfts till övergripande projektgrupp för bedömning om fastställande i Reko. 6 Analyser Ja/Nej Analys Beskrivning Ja Intressentanalys Beskriver vilka grupper, individer och organisationer som påverkar respektive påverkas av projektet. Beskriver även hur respektive intressent påverkar/påverkas. ja Kritiska framgångsfaktorer Processen med att utse sakkunniga deltagare i arbetsgrupper för att projektet inte ska stanna upp under längre tid. Det kan vara att vissa personer får möjlighet att frigöras viss tid för att kunna arbeta i projektet. Dokumentmall från ProjektStegen

10 (10) Underskrift av Beställare Underskrift av Projektledare Namn Datum Namn Datum Dokumentmall från ProjektStegen