Nationell modell för sysselsättningskrav i offentlig upphandling

Transkript

1 EUROPEISKA UNIONEN Europeiska socialfonden Nationell modell för sysselsättningskrav i offentlig upphandling

2 Tillsammans lyfter vi arbetsmarknaden Dagens arbetsmarknad är till synes paradoxal. Samtidigt som olika grupper har svårt att få in en fot på arbetsmarknaden hittar företagen inte den arbetskraft de behöver för att kunna växa och nå sin fulla potential. Vad kan vi göra åt det? Offentliga inköp kan vara en inkörsport till arbetslivet, med förbättrad kompetensförsörjning och höjd kompetensnivå som följd. Genom att ställa sysselsättningskrav i offentlig upphandling kan offentlig verksamhet och näringsliv tillsammans bidra till en bättre fungerande arbetsmarknad. Sysselsättningskrav i offentlig upphandling innebär att leverantören i ett offentligt kontrakt förbinder sig att anställa eller erbjuda praktikplats till en eller flera individer ur en given målgrupp. Varje år gör offentliga verksamheter i Sverige inköp för över 600 miljarder kronor. Här finns alltså stora möjligheter att påverka på riktigt. Det behöver inte vara svårt Att genomföra en upphandling med sysselsättningskrav är komplext. Det är många roller som är involverade under hela inköpsprocessen och kontraktstiden: från ledning och beställare till inköpare, matchningsansvarig och leverantör. Men att det är komplext behöver inte betyda att det är svårt. För att förenkla och förtydliga har Upphandlingsmyndigheten tagit fram en modell med tydliga steg för varje fas under processen från planering till uppföljning. Det har gjorts inom ramen för ett EU-projekt och tillsammans med flera samarbetspartners. Stödet är webbaserat och finns på Upphandlingsmyndighetens webbplats. I den här foldern får du en överskådlig bild av den nationella modellen och de roller som involveras i processen: upphandlande organisationer som ställer sysselsättningskrav arbetsmarknadsaktörer som matchar kandidater mot uppdrag leverantörer som deltar i upphandling med sysselsättningskrav. 2 3

3 Strategiskt inköp För en framgångsrik upphandling med sysselsättningskrav. IMPLEMENTERA FÖRVALTA REALISERA PLANERA FÖRBEREDA ANALYSERA I AKTIVT SAMSPEL MED VERKSAMHETER STYRNING OMVÄRLD LEVERANTÖRSMARKNAD KARTLÄGGA BESLUTS PUNKTER För att nå bästa resultat med sysselsättningskrav i offentlig upphandling behövs ett tydligt strategiskt beslut och arbetssätt. Stödet för sysselsättningskrav i offentlig upphandling utgår ifrån processen för offentliga inköp. Illustrationen visar alla de steg som ingår i ett strategiskt inköpsarbete. I stödet finns preciserat vad du behöver göra under respektive fas, oavsett vilken roll du har. Pilen in i processen Beslut om policy och strategi som förbereder organisationen. Planera Planera upphandlingsprocessen och föra dialog med marknaden. Kartlägga Kartlägga förutsättningarna för att ställa sysselsättningskrav i aktuell upphandling. Analysera Analysera möjligheterna i dialog med interna och externa parter. Upphandla Upprätta upphandlingsdokumenten med villkor för sysselsättningsfrämjande åtgärder. Implementera Föra dialog och skriva kontrakt med leverantören. Förbereda och matcha individer mot leverantör. Leverantören anställer eller tar emot praktikant. Förvalta Leverantören rapporterar och upphandlande organisation följer upp och drar lärdomar. 4 5

4 NATIONELL MODELL FÖR SYSSELSÄTTNINGSKRAV I OFFENTLIG UPPHANDLING STRATEGI OCH STYRDOKUMENT PLANERA UPPHANDLINGSPROCESSEN ROLLER BESLUTSFATTARE & LEDNING RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING MATCHNING OCH REKRYTERING DIALOG OCH KONTRAKT IMPLEMENTERA 1 FÖRBEREDA FÖRVALTA 3 REALISERA 2 PLANERA ANALYSERA KARTLÄGGA DIALOG MED MARKNADEN KARTLÄGGA FÖRUTSÄTTNINGAR NDE ORGANISATION MATCHNINGSANSVARIG UPPHANDLINGSFÖRFARANDE ANALYSERA MÖJLIGHETERNA LEVERANTÖR 6 7

5 Hur gör jag analysen? Hur ska en upphandlande organisation veta om det är ändamålsenligt att ställa sysselsättningskrav i en upphandling? Det är en analys som ni med fördel gör tillsammans med dem som känner arbetsmarknaden och den aktuella branschen väl. Här är exempel på några frågor som kan vara bra att fundera över: Hur stort är kontraktets värde, huvudsaklig omfattning och innehåll, starttid och hur många år löper det? Är det möjligt att använda reserverad upphandling? Hur ser arbetslösheten ut och finns kompetensbrist inom aktuell bransch? Vad har dialog med branschens leverantörer eller branschorganisationer gett för bild av kompetensförsörjning, arbetsmarknads- och konkurrensfrågor? Vilka är arbetsmarknadens parter och vilket/vilka kollektivavtal finns inom aktuell bransch? Hur många anbud i snitt brukar komma in i liknande upphandlingar? Kan sysselsättningskrav ge bättre eller sämre förutsättningar för antal anbud? Finns budget och resurser för förberedelse, marknadsanalys, dialog, upphandling, samverkan och uppföljning? Finns möjlighet till uppföljning av leverantörens åtaganden? Vem ansvarar för och vem beslutar om eventuella sanktioner? Finns erfarenheter från andra upphandlande myndigheter i liknande upphandlingar? I stödet på Upphandlingsmyndighetens webbplats finns checklista och beslutsunderlag med ytterligare frågeställningar för en djupare analys. 8 9

6 Frågor och svar Kan man ställa sysselsättningskrav i alla upphandlingar? Vilka upphandlingar som är lämplig för sysselsättningskrav måste varje upphandlande myndighet bedöma själva i den förberedande analysen. Analysen bör till exempel ta hänsyn till kontraktets värde för hela kontraktstiden, uppdragets omfattning och innehåll, längd och huvudsaklig bransch. Vad räknas som sysselsättning? Sysselsättning kan vara jobb, utbildning, praktik- eller traineeplats. Hur kan upphandlande organisation säkerställa att villkoren lever upp till lagar och regler? De särskilda villkor som finns i Upphandlingsmyndighetens modell är framtagna av erfarna jurister efter noggranna juridiska analyser. Den nationella modellen innehåller Webbaserat stöd steg för steg för de olika rollerna Matchnings- och rekryteringsprocess Mall för beslutsunderlag och checklista för viktiga förutsättningar Mall för kontraktsvillkor för sysselsättningskrav Mall för kontraktsvillkor för dialog om sysselsättningsfrämjande åtgärder Mall för överenskommelse efter genomförd dialog Mall för uppföljning (leverantörens egenrapportering) Tillämpningsstöd för mallarna Kan upphandlande organisation välja person som leverantören ska ge sysselsättning? Nej. Det är alltid leverantören som väljer den person från den anvisade målgruppen, som anställs eller får praktikplats. MÅL: Fler nyanlända i sysselsättning. Bättre kompetensförsörjning. Ökad integration. Hur ska vinnande leverantör hitta lämplig kandidat? Det sker i dialog mellan leverantör och matchningsansvarig arbetsmarknadsaktör. Men leverantören kan också själv hitta en lämplig kandidat ur den målgrupp som upphandlingen anger. Fler frågor och svar finns på Upphandlingsmyndighetens webbplats. UTMANING: Nyanländas väg till arbetsmarknaden. Kompetensförsörjning. STÖD: Stöd i offentlig upphandling genom nationell modell. Alla vinner på en väl integrerad arbetsmarknad

7 Om EU-projektet Sysselsättning genom offentlig upphandling är ett treårigt transnationellt EU-projekt som leds av Upphandlingsmyndigheten och finansieras av Europeiska socialfonden. Projektets mål är att skapa en modell för och sprida kunskap om möjligheterna att ställa sysselsättningskrav i offentlig upphandling. SAMARBETSPARTNERS: TRANSNATIONELLA PARTNERS: Box 1194, SE Solna Besöksadress: Svetsarvägen 10, Solna Telefon: E-post: info@uhmynd.se upphandlingsmyndigheten.se produktion: Infab foto: Mostphotos tryck: Lenanders Grafiska AB