Outlook Web App 2013

Transkript

1 Outlook Web App 2013 Boka egen tid Boka egen möten tid Vyer Schemaläggning Gruppkalender Dela kalender Semester

2 Britt Tågmark Senast ändrad

3 Innehåll Logga ut... 1 Öppna kalendern... 2 Vyer... 2 Datumöversikt... 2 Dagens datum och tid... 2 Kalenderfärg... 2 Olika typer av bokningar... 3 Skapa händelse... 3 Mötesförfrågan... 3 Avtalad tid (Boka egen tid)... 3 Heldagsaktivitet (händelser)... 3 Bokningsstatus... 3 Visning av tiden i Kalendern... 4 Färga bokningar... 4 Skapa Avtalad tid (Boka egen tid)... 5 Privat bokning... 6 Bokning över flera dagar... 6 Återkommande bokningar... 7 Öppna återkommande bokningar... 7 Ta bort bokningar... 8 Radera en enstaka bokning... 8 Radera enstaka återkommande bokning... 8 Boka ett möte... 9 Schemaassistenten... 9 Godkänna en inbjudan Hantera svar på inbjudan Radera en mötesbokning Flytta mötestid Dela kalendrar Behörighetsnivåer Öppna en kollegas kalender via mottagen e-post Lägga till en kollegas kalender från kalendervyn Ändra delningsbehörigheter Delningen upphör Gruppkalender Skapa gruppkalender Kalenderinställningar Arbetstid Påminnelser Veckonummer Index Britt Tågmark

4

5 Öppna kalendern Outlook kalender I kalendern lägger du in dina bokade tider, återkommande möten och evenemang. Kalendern är också ett mycket kraftfullt hjälpmedel att planera in lämpliga tider för gemensamma möten. Du kan använda ditt e-postkonto och läsa e-post och kalender på alla datorer som har en internetuppkoppling. 1. Skriv in adressen till e-postservern 2. Adressen i adressfältet kompletteras med httpsförsta gången du loggar i Outlook Web App får du välja Språk och Tidszon. 3. Skriv in samma användarnamn och lösenord som när du loggar in på datorn på jobbet. OBS! Tänk på att skydda ditt lösenord! Logga ut När du är klar med kalender och e-post så loggar du ut. 1. Klicka på ditt namn längst upp i listen 2. Välj logga ut 3. Stäng alla webbläsarfönster annars är du fortfarande inloggad och nästa person vid datorn kan komma åt din e-post. 1

6 Öppna kalendern Öppna kalendern Du öppnar Kalendern genom att klicka på Kalender uppe till höger i menyn. Vyer I kalendern kan du välja olika vyer dag, arbetsvecka, vecka eller månad, efter vad som passar dig bäst. Du väljer genom att klicka på respektive länk. Till vänster visas en översiktskalender med aktuell månad som standard. I översikten markeras aktuell vecka med färg och dagens datum görs tydligt med en ram. De dagar du har bokade tider är markerade med fetstil. Läs på sidan 15 hur du kan lägga till veckonummer. Datumöversikt Klickbar datumöversikt visas i överkant. Utseendet varierar beroende på vilken vy du visar. Du kan snabbt växla till dagens datum genom att klicka på gå till idag längst till höger Dagens datum och tid Dagens datum markeras med avvikande färg i Kalendern (standard är blå färg). Aktuell tid visas med ett streck på tidsaxeln. Kalenderfärg Du kan ändra färg på kalendern genom att högerklicka på kalendern till vänster i menyn och välja färg. 2

7 Olika typer av bokningar Olika typer av bokningar Skapa händelse Klicka på länken ny händelse. Den innebär mötesförfrågan, avtalade tid eller heldagsaktivitet Mötesförfrågan Mötestid är en gemensamt avsatt tid för dig och andra personer. Du kan boka möte med dina kollegor eller så bokar arbetskamrater möte med dig. Avtalad tid (Boka egen tid) Det är en tid som bara berör dig. Tiden visas dock i Kalendern, så dina kollegor kan se att du är upptagen när de vill boka ett möte. Heldagsaktivitet (händelser) Heldagsaktivitet är till exempel en notering om födelsedagar. Den tiden visas som standard som ledig tid. Bokningsstatusen går givetvis att ändra. Bokningsstatus Ledig Arbeta på annan plats Preliminär Upptagen Inte vid datorn Bokningen visas i din kalender, men den markeras inte som Upptagen i sökningen efter lediga tider. Ledig är också användbart för alla som av något skäl inte vill att deras bokade mötestider ska vara synliga i sökningen efter lediga tider. Du arbetar, men är inte tillgänglig på ordinarie arbetsplats. Du kommer antagligen att delta i mötet, men beroendeförhållanden eller andra faktorer kan förhindra deltagandet. Du är inte ledig för att bokas in för ett möte. Du kan inte bokas och kan troligen inte heller nås. Skillnaden mellan Upptagen och Inte vid datorn är att du med Upptagen fortfarande kan nås i akutsituationer. Om du inte befinner dig på kontoret måste personer som försöker nå dig kontrollera ditt schema för att ta reda på var du är innan de försöker ringa dig. Bokningsstatusen kallas Frånvarande i programmet Outlook 3

8 Olika typer av bokningar Visning av tiden i Kalendern Beroende på hur du anger bokningsstatus visas tiderna med olika färger eller nyanser i kanten. Det är en information till dina kollegor om de kan boka dig, eller om du upptagen eller frånvarande. I tur och ordning uppifrån visas: 1. Heldagshändelse 2. Arbeta på annan plats 3. Ledig 4. Upptagen 5. Preliminärt 6. Inte vid datorn Färga bokningar För att poängtera vissa bokningar kan du färgmarkera dessa. 1. Öppna en bokning eller ett möte 2. Klicka på ikonen för utökade menyn 3. Välj kategorisera 4. Välj en lämplig kategori och färg. Kategorierna kan redigeras via alternativet Hantera kategorier 4

9 Skapa Avtalad tid (Boka egen tid) Skapa Avtalad tid (Boka egen tid) 1. Klicka på ny händelse eller dubbelklicka direkt i kalendern där du vill boka en tid 2. Skriv in en rubrik i rutan Händelse 3. Fyll eventuellt i Plats 4. Fyll i Startdatum och Starttid 5. Välj något av de förvalda alternativen för Varaktighet eller välj Anpassad för fler val 6. Klicka på pilarna till höger och vänster om månaderna för att byta månad. Markera sedan datum. 5

10 Bokning över flera dagar 7. Du får en standardpåminnelse 15 minuter innan avtalad tid. Klicka på listpilen och ändra tid om du så önskar. Om du har ljud installerat på datorn kan du även få en ljudpåminnelse 8. Klicka på Spara uppe till vänster Privat bokning 1. Om du markerar bokningen som Privat kan dina kollegor, som har rättigheter i din kalender inte se innehållet i bokningen. 2. Ett litet hänglås låser bokningen. I ämnesrutan står Privat möte. Bokning över flera dagar När du bokar in flera dagar i sträck får du välja Varaktighet Anpassad Bokningen visas längst upp under datumlisten. Om en kollega vill boka dig framgår det att du är upptagen. 6

11 Återkommande bokningar Återkommande bokningar En bokning som återkommer med jämna intervall behöver du bara skriva in en gång och sedan ange att den ska upprepas. Det kan till exempel vara regelbundet återkommande planeringsmöten. 1. Skapa en ny händelse 2. Klicka vid Upprepa 3. Gör önskade inställningar 4. Återkommande bokningar visas med en särskild symbol i kalendern Öppna återkommande bokningar När du öppnar en återkommande bokning för att göra en ändring, får du frågan om du vill redigera förekomsten eller redigera serien. Om du ändrar tid på en enstaka återkommande bokning ritas ett streck över symbolen för att visa att tiden avviker från standardmötestiden. 7

12 Ta bort bokningar Ta bort bokningar Radera en enstaka bokning Det finns många olika sätt att radera bokningar. Markera bokningen genom att klicka på den. Tryck sedan på tangenten Delete Högerklicka på bokningen och välj Ta bort i snabbmenyn Markera bokningen och klicka på Ta bort Radera enstaka återkommande bokning När du väljer att ta bort en återkommande bokning får du frågan om du vill ta bort förekomst eller ta bort serie. 8

13 Boka ett möte Boka ett möte Den som skickar inbjudan till mötet är mötesorganisatör, och äger mötet. Det är endast den personen som kan ändra förutsättningarna för bokningen. 1. Klicka på ny händelse eller dubbelklicka direkt i kalendern där du vill boka en tid 2. Fyll i önskade uppgifter 3. Skriv in Deltagare på liknande sätt som när du adresserar e-post 4. Klicka eventuellt på fliken Schemaassistenten, se beskrivning nedan 5. Skicka efter att ha kontrollerat att alla uppgifter är korrekta Schemaassistenten 1. I visningsläget Schemaassistenten kan du kontrollera om dina mötesdeltagare redan är bokade den önskade tiden. 2. Området som avgränsas med en blå linje är den föreslagna mötestiden. 9

14 Godkänna en inbjudan Godkänna en inbjudan Du behöver inte godkänna din egen kallelse, den visas direkt i din kalender som Upptagen tid. När en kollega sänder en mötesförfrågan till dig skickas den som e-post och lägger sig i din Inkorg. Du kan i meddelandet se om inbjudan är i konflikt med befintliga bokningar och visa vilka krockar som finns. Tiden visas som preliminärbokad i din kalender till dess du godkänner eller avslår tiden. När du accepterar eller avslår inbjudan visas alternativ där du har möjlighet att kommentera svaret eller avstå från att svara. Obs! Om du tar bort inbjudan utan att svara försvinner bokningen i kalendern. 10

15 Hantera svar på inbjudan Hantera svar på inbjudan När någon godkänner eller tackar nej till ett möte får du ett meddelande om detta i Inkorgen. Då du markerar mötesbokningen i kalendern visas hur många som har accepterat bokningen. Genom att klicka på länken Accepterat kan du kontrollera vilka deltagare som har accepterat eller tackat nej till inbjudan. Det är enbart mötesorganisatören som kan kontrollera deltagarnas svarsstatus. Radera en mötesbokning 1. Markera mötesbokningen 2. Högerklicka och välj avboka möte i snabbmenyn 3. Du får en automatisk förfrågan om att Skicka en uppdatering om att mötet är inställt 4. Mötesdeltagarna får ett meddelande i Inkorgen 5. Där kan de klicka på länken Ta bort från kalender för att radera bokningen Flytta mötestid Ifall mötestiden eller andra förutsättningar ändras kan du som mötesorganisatör öppna mötesbokningen, göra förändringarna och skicka en uppdatering till deltagarna genom att klicka på Skicka. Deltagarna får ett meddelande om uppdateringen i sin Inkorg. 11

16 Dela kalendrar Dela kalendrar Du kan dela ut din kalender till kollega som då får tillgång till din kalenderinformation. 1. Länken Dela 2. Lägg till en eller flera medarbetare 3. Välj vilka rättigheter kollegan ska ha tillgång till, se nedan 4. Knappen Skicka Behörighetsnivåer Endast tillgänglighet Begränsad information All information Redigerare Delegera Ser bokningstid, men ingen ytterligare information. Innebär i praktiken samma visning som när en kalender utan rättigheter läggs till Kan se ämne Standardval Kan se all information om bokningar i kalendern, utom de som är markerade som privata Stora rättigheter Kan läsa, skapa, ändra och ta bort alla kalenderbokningar Fullständiga rättigheter Kan även ges möjlighet att se privata bokningar 12

17 Dela kalendrar Öppna en kollegas kalender via mottagen e-post 1. Klicka på Lägg till kalender i mailet du har fått med delningsinbjudan 2. Bestäm om du vill Dela min kalender 3. Växla till kalendervyn, kollegans kalender visas Lägga till en kollegas kalender från kalendervyn 1. Högerklicka på kalender till vänster i menyn 2. Välj öppna kalender 3. Välj rutan Från katalog och sök reda på person 4. Klicka på Öppna 5. Nu visas kalendrarna i samma vy. Du kan bocka i och ur rutorna till vänster om namnen för att styra visningen av kalendrarna Varje kalender tilldelas en färg på bokningarna, färgen visas vid namnet 6. Ändra färg genom att högerklicka på namnet, välj färg Du kan öppna många kalendrar. Däremot kan du visa maximalt fem kalendrar samtidigt. Du får markera de mest de för tillfället mest relevanta kalendrarna. 13

18 Gruppkalender Ändra delningsbehörigheter Du kan öka och minska behörigheter till din kalender efter att du delat ut den. 1. Högerklicka på kalendern till vänster i menyn 2. Välj behörigheter 3. Ändra behörigheter eller ta bort ett namn 4. Spara Delningen upphör Om delning av kalender upphör försvinner inte namnet hos dig. Du tar bort person i listan över delade kalendrar genom att högerklicka på namnet och välja ta bort. Gruppkalender Med en gruppkalender kan du snabbt visa dina kollegors bokade tider. Det är ett smidigt sätt att se när det är möjligt att boka tid med alla medlemmar i gruppen, på en och samma gång. Skapa gruppkalender 1. Högerklicka på Mina kalendrar eller Personers kalendrar och välj ny kalendergrupp 2. Namnge gruppen 3. Högerklicka på gruppnamnet 4. Välj Öppna kalender 5. Välj Från katalog och lägg medlemmar 6. Om du har rättigheter i kollegornas kalendrar visas innehållet i bokningarna. 14

19 Kalenderinställningar Kalenderinställningar I kalenderinställningar kan du stänga av påminnelser, ändra arbetstid, lägga till veckonummer och klockikonen vid bokningar med påminnelse. 1. Knappen Inställningar (kugghjulet) längst upp till höger 2. Välj gå till Alternativ 3. Välj inställningar till vänster i menyn 4. Alternativ för Kalender Arbetstid Ange din normala arbetstid Påminnelser Ändra eller ta bort Visa påminnelser Veckonummer Det finns möjlighet att Visa veckonummer i vyn Månad 15

20 Index Index A arbeta på annan plats... 3 arbetstid avtalad tid... 3, 5 B boka egen tid... 3, 5 boka möte... 9 bokningar... 3 bokningsstatus... 3, 4 D dagens datum... 2 dela kalender E egen tid... 3 F flera dagar... 6 flytta mötestid frånvarande... 3 färg kalendern... 2 färga bokningar... 4 G godkänna inbjudan gruppkalender H helgdagsaktivitet... 3 händelse... 3 händelse, skapa... 3 I inställningar i kalendern inte vid datorn... 3 K kalender, öppna... 2 kalenderfärg... 2 kalenderinställningar L ledig... 3 M möte... 9 mötesförfrågan... 3 P preliminärt... 3 privat bokning... 6 påminnelser R radera bokningar... 8 radera mötesbokning S schemaassistenten... 9 skapa händelse... 3 T ta bort bokningar... 8 U upptagen... 3 V,W veckonummer vyer... 2 Å återkommande bokningar... 7 Ö öppna kalender