Manual Fortus Faktura

Transkript

1 sida 1(9) Innehållsförteckning Presentation... 2 Användningsområde... 2 Pris... 2 Upplägg - Gratis för er... 2 Läs mer...2 Uppstart av Fortus Faktura...3 Hantera... 3 Beställning...3 Komplettera Beställning... 3 Avbeställning... 4 Betald faktura vid retur/reklamation...4 Obetald faktura vid retur/reklamation... 4 Felbeställning och kunden står för fraktkostnad och faktureringsavgift...4 Ert faktureringssystem...4 Logga in hos Fortus... 8 Viktigt att tänka på!... 9 s. 1 (9)

2 sida 2(9) Presentation Fördelen med Fortus Faktura är att Fortus International Finance hanterar det finansiella med er kund. Erbjud era kunder att betala mot faktura utan kreditrisk! Att betala mot faktura är idag det populäraste betalsättet över nätet. Köparen slipper uppge kortnummer och betalar först efter leverans. Ni kan nu erbjuda kunden betalsättet faktura men lämna över kreditrisken till Fortus Finance. ANVÄNDNINGSOMRÅDE PRIS Betalningsalternativ för Bildelsbasen.se. Skapa färdig order via telefon med funktionen Skapa reservation. Nedanstående kostnader är angivna exkl. moms. Uppstartskostnad: 0 SEK Månadskostnad: 0 SEK Transaktionsavgift 2,5% på respektive totala ordervärde. Bildelsbasens avgift: 10 SEK* per genomförd order. UPPLÄGG - GRATIS FÖR ER Fyll i beloppet 45 SEK i betalningsalternativet för kunden. Detta innebär alla order med ett totalvärde inkl. moms under beloppet 900 SEK är kostnadsfritt! LÄS MER Beskrivning av Fortus Faktura Fortus Faktura i Norge s. 2 (9)

3 sida 3(9) Anmäl intresse Kontakta via telefon eller via e-post informerar om vilken information som behövs och förmedlar informationen till Fortus Finance som skapar ert konto. När detta är genomfört får ni en bekräftelse med inloggningsinformation från Fortus Finance. kopplar till betalningsalternativet Fortus Faktura så att deet finns tillgängligt under Frakt & Betalning. Uppstart av Fortus Faktura Lägg till Fortus Faktura som ett betalningsalternativ i Frakt & Betalning i Aktivera alternativet genom att fylla i fakturaavgifter mot olika leveranssätt och typer av kunder. Hantera BESTÄLLNING Kontrollera beställningen att alla uppgifter ser ut att stämma. Kontrollera att delen passar till kundens bil. Passar inte: Meddela kunden om att delen inte passar och be kunden göra om sökningen. Klicka på statusknappen Avbeställd och skriv in ett meddelande till kunden att delen inte passade. Klicka på Skicka svar till kund. Passar: Kunden har beställt rätt del. Hantera beställningen genom att klicka på statusknappen Leverad / Mottagen och godkänn de åtgärder popup-rutan föreslår. Skriv ut 2 st fraktsedlar (fraktsedel, faktura och eventuellt omfrågekopia i PDF-format) Ett exemplar lägger ni i paketet som ska levereras till kunden. Det andra exemplaret sparar ni som underlag mot Fortus egna avräkningsunderlag. KOMPLETTERA BESTÄLLNING Om kunden önskar komplettera sin beställning med ytterligare en artikel, är detta möjligt sålänge inte fakturan har blivit debiterad. Klicka på knappen Lägg till artikelrad och skapa då den nya artikelraden i Innehållet. Därefter kompletteras fakturan med den nya artikelraden och då är det bara att debitera som vanligt vid utleverans. s. 3 (9)

4 sida 4(9) AVBESTÄLLNING Er kund avbeställer delen själv i sin inloggning ska ni öppna ordern och delkreditera eller makulera / återbetalar fakturan. Se Hjälp i Dagmar för beskrivning om hur ni delkrediterar, makulerar eller återbetalar. Betald faktura vid retur/reklamation 1. Logga in på Dagmar och klicka på Återbetala i den aktuella ordern. 2. Fortus utför återbetalningen till kunden och ni får en avräkning på efterföljande Avräkningsunderlag. Obetald faktura vid retur/reklamation 1. Logga in på Dagmar och skapa Delkreditera i den aktuella ordern. 2. Meddela kunden det nya gällande beloppet för inbetalning eller att fakturan är helkrediterad. Felbeställning och kunden står för fraktkostnad och faktureringsavgift 1. Logga in på Dagmar och ändra till 0:- på delen. Övriga kostnader på fakturan kvarstår för betalning. 2. Meddela kunden att en kreditnota skickats till dem (Detta sker automatiskt hos Fortus). ERT FAKTURERINGSSYSTEM Hur en försäljning med funktion Fortus Faktura går till i samarbete med ert egna försäljning/faktureringssystem. Fortus får automatiskt alla underlag Ni ska alltså inte skicka något till dem. Order som skett mot betalningsalternativet Fortus Faktura görs på följande sätt: Ni skriver in nedanstående företag i ert faktureringssystem: Mottagare av faktura: Orgnr: Kontaktperson: Magnus Grip Fortus International Finance AB Mediavägen Landvetter Mobil: Kontor: Fax: s. 4 (9)

5 sida 5(9) Mottagare av leverans: Fyll i beställarens/kundens uppgifter som beställt delen. Skapa en faktura mot Fortus: Fakturan utformas enligt er standard och används som ert egna underlag för ert faktureringsprogram. Lägg till följande uppgifter från ordern i Dagmar: Transaktions-id/Betal-id (exempelvis: 4469) Z-nr (exempelvis: Z279432) Komplettera med fraktsedel (Bild 3) från Dagmar. Skriv ut två exemplar. Spara ett exemplar och häfta ihop med er faktura och sätt in i pärm. Lägg det andra exemplaret i paketet som levereras till kunden. OBS! Inga egna följesedlar ska bifogas. Fakturabeloppet i ert faktureringsprogram Exempel (se Bild 3 på s. 4) + Bildel + Frakt + Er Faktureringsavgift = Kundens totalbelopp inkl. moms - 3,125% (2,5% exkl moms) Fortus FactoringAvgift inkl. moms = Totalbeloppet som ni fakturerar Fortus. Avräkningsunderlag Första tisdagen efter 14 dagar efter leverans av order skickar Fortus ett avräkningsunderlag till er. Avräkningsunderlaget förs in i er bokföring (Se bild 1). Bild 1: Avräkningsunderlag Bilden över listan visar de enskilda fakturorna som skapats med tillkommande FactoringAvgift exklusive moms och momsbelopp. s. 5 (9)

6 sida 6(9) Bild 2. Summa för alla ordrar. Totalt köpbelopp är summan (inkl. moms) av alla era ordrar som skett Fortus Faktura under aktuell period. Summa kostnader/avgifter inkl. moms är beloppet som Fortus tar ut som avgift. Summa utbetalning redovisar det belopp som Fortus betalar in till er efter att avräkningen gjorts. s. 6 (9)

7 sida 7(9) Bild 3: Fraktsedel. Skriv ut två kopior - ett exemplar läggs i kundens paket (tillsammans med omfrågekopia samt fakturan) och det andra exemplaret använder ni själva som underlag till "faktureringen". s. 7 (9)

8 sida 8(9) LOGGA IN HOS FORTUS Som inloggad i Fortus får ni en bra överblick på era beställningar och de fakturor som Fortus har skickat ut för era vägnar. URL: Inloggningsinformationen finns i ditt avtal med Fortus ID Admin (Användare) PW - Admin (Lösenord) 1. Logga in 2. Byt lösenord (Uppe till vänster i menyn klicka på Fortus och sedan på konto och byt lösenord) 3. Skapa snabblänk på ditt skrivbord. Navigering i menyer som inloggad 1. Längst upp i toppmenyn, håll muspilen över "Finance" 2. Nu dyker en undermeny upp, håll muspilen över "Faktura". 3. Ännu en meny dyker upp, klicka på "Hantera". 4. En sidomeny visas till höger. Sök på fakturanummer (eller någon annan faktor, eller klicka bara på "Sök" för att lista alla) Har en kund frågor angående själva fakturan? Be dem ringa till Fortus Callcenter s. 8 (9)

9 sida 9(9) Viktigt att tänka på! Faktura, eventuell omfrågekopia samt fraktsedel/följesedel ska alltid läggas ned i paketet som levereras till kunden. Om ni missar lägga ner fakturan kommer kunden att drabbas av påminnelseavgifter av intet ont anande Fortus. Kreditera (hel eller delvis) inom rimlig tid i Dagmar. Kunden har enbart 14 dagar på sig att betala från den tidpunkt ni skapar fakturan. Om inte detta görs kommer kunden ha en fortsatt skuld hos Fortus och vara mottagare för påminnelseavgifter. Kreditfaktura skickas automatiskt till kundens e-post efter att krediteringen skapats. Skapa (debitera) fakturan i samband med leverans. Kunden har enbart 14 dagar på sig att betala från den tidpunkt ni skapar fakturan. Om fakturan debiteras (skapas) någon annan dag än själva utleveransdagen får kunden oskäligt kort tid på sig att betala fakturan och riskerar då drabbas av påminnelseavgifter. s. 9 (9)