Svedala Kommun. Kapital- och likviditetsförvaltning. - Uppföljning av rapport från KPMG AB 8 juni 2012 Antal sidor: 12

Transkript

1 ABCD Svedala Kommun - Uppföljning av rapport från KPMG AB 8 juni 2012 Antal sidor: 12

2 ABCD Svedala Kommun Innehåll 1. Inledning 1 2. Utförd granskning 1 3. Gällande regelverk 1 4. Händelser efter Iakttagelser framförda 2010: 2

3 1. Inledning Vi har fått i uppdrag att följa upp vår revisionsrapport på kapital- och likviditetsförvaltning från Denna rapport bygger på den tidigare rapporten varför vi vill hänvisa läsaren till att först ta del av denna. 2. Utförd granskning Vi har träffat och intervjuat ekonomichef Bengt Persson som tagit över ansvaret efter Tommy Seger. Rapporten har sakgranskats av Bengt Persson. Vi har tagit del av: Finansiell policy med föreskrifter för medelsförvaltning och placeringsreglemente för medel avsatta för pensionsförpliktelser. Ekonomihandbok Svedala kommun Rapport för Pensionsförvaltning december månad 2011 och maj månad 2012 Avtal Svedala Kommun avseende konsultstöd för löpande uppföljning av förvaltning av pensionsmedel mm. Sammanträdesprotokoll där kommunfullmäktige beslutar att lägga pensionsredovisningen till handlingarna. 3. Gällande regelverk Enligt kommunallagens åttonde kapitel skall fullmäktige meddela närmare föreskrifter om medelsförvaltningen ( 3) och dessutom särskilda föreskrifter för förvaltning av medel avsatta för pensionsförpliktelser ( 3a). I dessa särskilda föreskrifter skall det anges hur medlen ska förvaltas och tillåten risk fastställas. Likaså skall det anges hur uppföljning och kontroll av förvaltningen ska ske. Allmänt anges att kommuner skall förvalta sina medel på ett sådant sätt att krav på god avkastning och betryggande säkerhet kan tillgodoses. 4. Händelser efter Den så kallade G 7-gruppen har enligt avtal upphandlat konsultstöd i samband med upphandling av kapitalförvaltare för främst förvaltning av pensionsmedel. I september 2011 gick upphandlingen ut på anbud. Söderberg och Partners (SP) vann denna och kommer därmed att bistå Svedala under perioden januari 2012 till januari Dock skall en utvärdering av 1

4 uppdraget ske efter första året varpå beslut tas om eventuell fortsättning. Båda parterna har ensidigt rätt att säga upp avtalet, kommunen med en månads varsel och SP med tre månaders varsel. Enligt Bengt Persson är SPs huvuduppgift att övervaka kapitalplaceringarna samt att följa upp dessa. SP har i detta avseende mer erfarenhet och adekvat kompetens för att utvärdera placeringarna. Enligt avtalet är SPs uppdrag: Två fysiska avstämningar per år innehållande: Uppföljning av respektive förvaltare och de viktigaste nyckeltalen Avstämning av respektive kommuns portfölj mot respektive kommuns limiter och riktlinjer i policyn. Avstämning mot relevanta jämförelseindex Diskussion kring allokering och risknivåer Allmän marknadsgenomgång Tillgång till löpande rådgivning vid behov Löpande bevakning av valda förvaltare och fonder Sker förvaltarbyten eller andra relevanta händelser så kontaktas kommunerna omgående. Vidare framgår det av avtalet att SP skall utföra uppdraget på ett professionellt sätt med iakttagande av god sedvänja inom branschen. För ovanstående punkter i uppdraget tar SP ut en fast ersättning om kr per månad per kommun. Svedala kommun har under våren 2012 antagit en ny Finansiell policy med föreskrifter för medelsförvaltning och placeringsreglemente för medel avsatta för pensionsförpliktelser. Enligt ovan har SP i uppgift att utvärdera att kommunens kapitalförvaltning följer dessa föreskrifter. Som nämndes inledningsvis har Bengt Persson (ekonomichef) tagit över ansvaret för kapitalförvaltningen från Tommy Seger (tidigare finanschef). 5. Iakttagelser framförda 2010: I rapporten från 2010 skrev vi nedanstående sammanfattning. Uppdaterade kommentarer följer i kursiv stil. Vi anser att den Finansiella policyn med föreskrifter för medelsförvaltningen och placeringsreglemente för medel avsatta för pensionsförpliktelser tillmötesgår kommunallagens krav framställda i det åttonde kapitlet. 2

5 Vi har tagit del av den nya policyn med föreskrifter antagen våren 2012 och anser att även denna uppfyller kommunallagens krav i det åttonde kapitlet. Vi anser inte att policyn på ett tillräckligt tydligt sätt kopplar ihop de övergripande målsättningarna med de instruktioner som senare framförs i policyn. Kopplingen mål / åtgärd, instruktion bör förtydligas. Likaså finns det utrymme för att förtydliga målen. Vi anser att den nya policyn innebär en förbättring jämfört med den tidigare. Mål och syfte har förtydligats med tydligare kopplingar. Dock finns det fortfarande förbättringspotential. Sammantaget åtnjuter finanschefen ett högt förtroende och han har också en god kännedom om kommunens verksamhet och likviditetsbehov. Någon egentlig kontrollstrategi har inte presenterats för oss. I och med att ekonomiavdelningen upprättar hel- och delårsboksluten och då gör en avstämning med motparterna finns en kontroll som säkerställer en korrekt rapportering. Ansvaret har övergått till ekonomichefen. Ekonomichefen har god kännedom om kommunens verksamhet och likviditetsbehov. Dock är förekomsten av likviditetsbudgetar begränsad men ekonomichefen har baserat på sin erfarenhet god erfarenhet av kommande förändringar av likvida medel. Enligt avtalet med extern part, SP, har kommunen numera löst behovet av kontroll. SP deltar ej i placeringsbesluten utan har enligt punkterna ovan i uppdrag att utvärdera dessa samt att två gånger om året stämma av kommunens portfölj mot limiter och riktlinjer i policyn. Vi ifrågasätter huruvida kommunstyrelsen får adekvat information för att kunna utvärdera likviditetsförvaltningen med utgångspunkt från de uppsatta målsättningarna. Kommunstyrelsen borde en gång om året protokollföra den utvärdering som görs och rapportera densamma till kommunfullmäktige. Detsamma gäller pensionsförvaltningen. SP hjälper enligt avtalet till att presentera adekvat information. Kommunstyrelsen har , 40 tagit beslut att årligen skicka en rapport över likviditetsförvaltningen till kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen beslutar att översända pensionsmedelsförvaltning för december månad till kommunfullmäktige, varmed kommunfullmäktige beslutar att lägga pensionsredovisningen till handlingarna. Vi konstaterar att pensionsförvaltningen numera protokollförs. Eventuell utvärdering och diskussion har inte protokollförts. Vi anser att kommunens strategi för upplåning inte berörs i tillräckligt hög utsträckning i policyn. Den nya policyn berör upplåning på ett bättre sätt. Svedala kommun samarbetar med sex andra kommuner i den sk G7 gruppen bl a för att säkerställa och utveckla kunnandet inom detta område. Förutsatt att samarbetet är gott 3

6 och utvecklande så bedömer vi att det är en bra åtgärd för att säkerställa ett smalt kunnande. Samarbetet mellan kommunerna fortgår oförändrat. Svedala kommun har inkluderat etiska riktlinjer i sin policy med någon uppföljning eller utvärdering av detta sker inte. Etiska riktlinjer föreligger även enligt den nya policyn, under rubriken ansvarsfulla placeringar. Policyn anger att utöver avvägningen mellan avkastning och risk ska också etiska aspekter beaktas i placeringsverksamheten. Härmed avses att placeringar inte ska ske i företag som kan förknippas med oacceptabla arbetsförhållanden, barnarbete, våld eller narkotika, prostitution eller kriminell verksamhet. Som grundregel ska hänsyn tas till principerna i FN:s Global Compact. Dock anger policyn att eftersom fonder kan ha något annorlunda utformade etiska riktlinjer är det möjligt att placera i fonder som inte fullt ut uppfyller de krav som anges ovan. Vid placeringar i fonder ska vidare innehavets vikt bedömas utifrån ett väsentlighetskriterium där endast mindre avvikelser kan accepteras. Ansvaret att följa upp och utvärdera etiska placeringar har i och med avtalet med SP överlåtits åt dem. Vi kan dock se bedömningsproblem då ett väsentlighetskriterium skall tillämpas enligt ovan. Hur och vad som är väsentligt är ej definierat mellan kommunen och SP varför ett tolkningsproblem kan uppstå. Under punkt 7 i rapporten berör (berörde) vi företeelsen god intern kontroll något mer utvecklat och då baserat på COSO definitionen av intern kontroll. Vi menar att det hade varit utomordentligt föredömligt om alla berörda i en process kunde redogöra för den interna kontrollen i den specifika processen. Dvs vilken är kontrollmiljön, vilken är riskmedvetandet, vilken är kommunikationsstrategin, vilken är kontrollstrategin och hur ser uppföljningen ut. En sådan redogörelse har vi ännu inte fått från någon intervjuad person hos Svedala kommun vilket betyder att det finns utrymme för en utveckling av förståelsen för intern kontroll. Vi bedömer att förståelsen för intern kontroll successivt har ökat något efter våra rapporter. Genom att i princip outsourca kontrollfunktionen till ett oberoende externt bolag som i övrigt inte är involverat i kapitalförvaltningen uppnås en ökad kontroll. Vi vill dock poängtera att intern kontroll alltid är en pågående process för att aktivt styra en verksamhet på ett riskmedvetet sätt. Ansvaret för intern kontroll kan aldrig helt delegeras utan det är någonting som bland annat styrs av kulturen i organisationen. Omständigheter och förutsättningar förändras ständigt och därför måste organisationen ständigt föra ett aktivt och strukturerat arbete för att stärka den interna kontrollen. KPMG AB 4

7 Anna Lönnberg Auktoriserad revisor Martin Johansson Revisor 5