Införande av vikariepool i Norrtälje kommuns förskoleverksamheter

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Ärendenummer/diarienummer: dnr BSN Barn- och skolnämnd Handläggare Eva Wetterstrand Till: Barn- och skolnämnden Titel: Förvaltningschef E-post: Införande av vikariepool i Norrtälje kommuns förskoleverksamheter Förslag till beslut Barn- och skolnämnden beslutar att starta upp vikariepool för försörjning av vikarier inom den kommunala förskolan och måltidsverksamhet. Sammanfattning av tjänsteutlåtandet En personalpool behöver inrättas för att möta behovet av barnskötare på kort och lång sikt inom Norrtälje kommun förskoleverksamhet. Det råder en stor brist på personal inom flera sektorer i den kommunala utbildningsverksamheten. BoU föreslår inrättandet av en vikariepool för att lösa detta för förskolan, men även för förvaltningens måltidsverksamhet. Bakgrund Norrtälje Kommun har behov att säkra upp att vikarier finns att tillgå i förskolor/skolor och fritidshem, samt måltidsverksamhet. Det råder en stor brist på personal inom flera sektorer i den kommunala utbildningsverksamheten. Situationen i förvaltningen är att stora pensionsavgångar kommer inom några år men även att personal slutar för annat arbete inom eller utom förvaltningen. De vakanser som uppstår behöver täckas för att verksamheten ska kunna leverera service av god kvalitet till barn och elever Koppling till gällande styrdokument Ej tillämpligt Samberedning Ärendet är berett på barn- och utbildningskontoret Beskrivning av ärendet Syfte Sid 1 av 5

2 Syftet med att inrätta en vikariepool är att genom kontinuitet i verksamhetens bemanning skapa trygghet för barn, vårdnadshavare och övrig personal. Verksamheten kvalitetssäkras också genom att medarbetare som ingår i vikariepoolen får kontinuerligt kompetensutveckling för att möta och tillgodose verksamhetens behov av kunskap inom verksamhetsområdet. Resursåtgången för att ringa in tänkbara vikarier vid behov beräknas kunna minskas i och med att en digitalisering av sök- och svarsrutinen införs samt att genomförd arbetstid rapporteras direkt in i lönesystemet och pappershanteringen tas bort. Således beräknas en effektivisering av resursanvändningen kunna uppnås genom införandet av vikariepoolen. Genomförandeprocess Inför alla förändringar som vidtas i organisationer och som kan medföra att en risk för medarbetarnas hälsa görs enligt lag och avtal en konsekvensbedömning för att identifiera riskerna och vilka åtgärder som behöver vidtas för att minimera dessa. En sådan måste genomföras inför införandet av en vikariepool. I arbetet deltar arbetsgivaren tillsammans med skyddsombud. Besparingar i bemanningsprocessen kan uppnås genom att processen till stor del digitaliseras och att kopplingar finns till schemaläggnings- och lönesystem. I kommunen inför under hösten 2019 en uppgradering av lönesystemet ecompanion. Uppgradering genomförs av Löneservice, som har upphandlat en modul för vikariehantering. En vikariepool för i första hand barnskötare har efterfrågats av Kommunal, som sett en pool som en lösning på de rekryteringsbehov som finns för förskolan vad gäller barnskötare. Som steg 1 i genomförandeprocessen är att lämna LOSAM en information om att förvaltningen arbetar med att ta fram en modell för en pool, vad den ska innehålla vad gäller organisatorisk placering, anställningsförhållanden, rekryteringsbas, tidplan och kompetenskrav. Som steg 2 i processen görs en kartläggning av verksamheternas bemanning (personaltäthet) behov av kompetens, geografisk och lokalmässig placering. I kartläggningen görs en översyn av sjukfrånvaro, semesterutlägg, öppethållandetider, annan tjänstledighet, kostnader för sjukfrånvaron, åldersstrukturen, hälsofrämjande insatser mm. Behovet utkristalliserar sig. Förvaltningens förskoleenheter ligger spridda över ett stort geografiskt område varför organiseringen av poolmedarbetarna borde ske utifrån tex tre oråden, Hallsta, Rimbo och Norrtälje och varje område har sina poolare, som bor i närområdet. Allt för att minska transporter, tidsåtgång för förflyttning och miljöpåverkan. En sambandscentral kan finnas i Norrtälje varifrån placering och schemaläggning görs. De anställda i poolen lägger själva sin Sid 2 av 5

3 tillgänglighet i schemat och när placeringsmöjlighet finns meddelas den anställde via SMS om placeringsställe och tid. Den totala verksamheten är organisatoriskt placerad under HR-ansvarig på ledningskontoret och den operativa samordningen leds av en samordnare på heltid. Uppbyggnaden av vikariepoolen kan göras utifrån att det finns en övertalighet under uppsägningstid, behov av omplaceringar alternativt att befattningar utlyses och tillsättning sker genom ett rekryteringsförfarande. Ett krav i anställningen kan vara tillgång till egen bil och körkort. Anställningsformen för medarbetare är tillsvidare och heltid. Under vissa perioder kan visstidsanställningar förekomma. Det är mycket viktigt att bemanningen av poolen görs successivt för bedömning av efterfrågan. Poolen måste gå åt varje dag för att kostnaden ska hållas nere. Kostnaden bärs av det geografiska området. Inom bemanningsbranschen är utfallet av en heltid 75 procent. Resterande tid åtgår till APT-möten, friskvård, kompetensutveckling, samverkansmöten mm. Genomsnittlig månadskostnad för en barnskötare på heltid är ca kronor per månad och med po blir det kronor per månad. Heltid för en barnskötare är 37 timmar per månad. Timkostnaden blir 230 kronor. Beräkningen på att utfallet av en heltidstjänst är 75 procent, vilket medför en högre kostnad per arbetad timme än annars. Arbetet med inrättandet av en vikariepool rapporteras kontinuerligt av i förvaltningens ledningsgrupp. Under processen hålls Kommunal informerad och också inbjuden att medverka i arbetet. Förslaget till organisation och bemanning samverkas i LOSAM. Efter beslut i nämnd och samverkan i LOSAM och justerat protokoll, startar inrättandet av en vikariepool efter beslutad tidplan för ett successivt inrättande. Vikariepoolen startar successivt under oktober/november 2019 för att var fullt införd under första kvartalet Sid 3 av 5

4 Konsekvensanalys/riskanalys 1. Utan en vikariepool kommer våra förskolor fortsatt lägga en stor del av arbetstiden på att ringa in vikarier. Det innebär också att man fortfarande går kort utan vikarier alltför ofta. 2. Det kan vara svårt att rekrytera till vikariepool, om inte den startas på rätt sätt och med en grupp fasta heltidstjänster. 3. Vikariepool kan felaktigt användas för en alltför begränsad personalplanering, där den används för att täcka upp reguljära behov. 4. Kostnaden för vikarier kan öka om inte fullt utnyttjande kan säkerställas. Barnkonsekvensanalys Vid varje beslut ska barnets behov vara avgörande (Barnkonventionen). I och med att behovsprövning av nattomsorgsplats sker på huvudmannanivå möjliggörs en likvärdig bedömning för alla barn i kommunen. Ekonomisk analys Förslaget beräknas reducera arbetstiden för vikarieanskaffning, och därmed säkerställa att förskolor har en ekonomi i balans. Jämställdhetsanalys Ej tillämpligt Tidplaner Från och med hösten 2019 införs vikariepool på de enheter inom förskolan som fått IT lösningen ecompanion på plats med modul för vikariepool. Införandet beräknas vara slutfört under våren Eva Wetterstrand Skolchef Barn-och utbildningskontoret Gun Tidestav HR-ansvarig Bou Ledningskontor Sid 4 av 5

5 Beslut skickas till Verksamhetschef förskolan Förskolechefer Chef för måltidsverksamheten HR-asnvarig Sid 5 av 5