ODD FELLOWS MEDLEMSSYSTEM. Användarhandbok. Medlemmar

Transkript

1 ODD FELLOWS MEDLEMSSYSTEM Användarhandbok För Medlemmar Version 2.1

2 Handbok ODD FELLOW medlemssystem INNEHÅLL 1 INLEDNING ALLMÄNT OM SYSTEMET STARTA SYSTEMET RAPPORTER Rapport Möten Rapport Lilla Matrikel KONTON INSTITUTIONER Institutionstyper Sök institution MEDLEMMAR Min medlemsbild Noteringar Närvaro Medlemsavgifter Sök medlem Användarmanual_medlem_ver2.1 Sidan 2 av

3 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem HANDBOK FÖR ODD FELLOWS MEDLEMSSYSTEM 1 INLEDNING Denna handbok är avsedd för enskilda medlemmar i Odd Fellow Orden och beskriver vilka funktioner som är tillgängliga för alla medlemmar. Du skall ha fått uppgift om inloggning av PS eller registeransvarig i din loge. För inloggning använder du ditt medlemsnummer som användarnamn och det lösenord som får av din loge. Ditt medlemsnummer framgår av adressen på tidningen SOFT. Om du glömmer lösenordet kan ingen se vilket du har och du kan själv ändra det när du vill. Har du glömt lösenordet så måste du vända dig till din loge och be att få ett nytt. Om några uppgifter om dig själv är fel eller saknas så meddela din PS i logen detta så kan det rättas till. Notera att alla adressuppgifter för utskick av SOFT med mera hämtas ur medlemssystemet. Är du medlem i ett läger och/eller någon förening så är det dit du skall vända dig om uppgifter avseende ditt medlemskap, dina uppdrag eller utmärkelser inte är riktiga. 2 ALLMÄNT OM SYSTEMET Medlemssystemet är till för Ordens samtliga institutioner och medlemmar, det hanteras centralt och är tillgängligt över Internet. Grunden i systemet är register över alla institutioner och medlemmar. Medlemmar kopplas till institutioner i form av ett medlemskap, detta medger att en medlem kan vara med i flera institutioner såsom loge, läger, föreningar, storlogen, rebeckarådet etc. Ett medlemskap är tidsberoende och normalt visas endast det medlemskap som är aktuella i tiden. Likaså knyts till medlemmen uppgift om ämbeten och uppdrag och i vilken institution medlemmen haft dessa uppgifter, även dessa är tidsberoende. På samma sätt anges medlemmens grader och andra utmärkelser såsom veteran etc. Övriga funktioner är att hantera och redovisa närvaro i egen institution och annan institution, samt betalda avgifter till institutioner. Grunden för hantering av systemet utgörs av ett behörighetssystem som ger användare olika tillgång till funktioner i systemet. Denna handbok beskriver de behörigheter som enskild medlem har. Användarmanual_medlem_ver2.1 Sidan 3 av

4 Handbok ODD FELLOW medlemssystem 3 STARTA SYSTEMET Systemet finns tills vidare på följande länk som du också kommer till via Ordens hemsida gå till ordensinformation där du finner en länk till systemet. Följande bild visas där anges användarnamn och lösenord. Notera att om man är overksam en längre tid blir man automatiskt utloggad och måste då logga in igen för att kunna fortsätta. Inloggning sker med medlemsnumret som användarnamn och det lösenord som erhålls från logens PS eller registeransvarig. Efter inloggning visas denna startbild. I startbilden visas en aktuell information med länkar till systemets egen hemsida där ytterliggare information finns. Dels också till ett FORUM där frågor och svar finns samlade. Är det något problem som inte framgår av denna handbok ellr där svar finns i FORUMET så kan du ställa en ny fråga. Du har också tillgång till logers och lägers handböcker för ämbetsmän. De funktioner som finns tillgängliga är: Rapporter Här finns några användbara rapporter för att söka information. Konton Här kan du ändra lösenordet för dig själv. Institutioner Här kan du söka information om loger, läger etc, dessa kallas för institutioner i systemet. Medlemmar Här kan du direkt gå till din egen medlemsbild eller söka fram en medlem Användarmanual_medlem_ver2.1 Sidan 4 av

5 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Efter att du sökt fram medlemmar finns det möjlighet att skriva ut etiketter, se vidare längre fram. Vilka funktioner som är tillgängliga beror den behörighet som användarkontot har, som enskild medlem har du behörighet att: Se allt om dig själv Söka och se aktuella uppgifter om alla medlemmar Söka och se aktuella uppgifter om alla institutioner, loger läger, föreningar. 4 RAPPORTER 4.1 Rapport Möten Denna rapport är tillgänglig för alla och är avsedd för att snabbt kunna se vilka möten en institution har. För att detta skall bli användbart krävs att institutionerna registrerar i möteskalendern för hela året på en gång. Sökning kan göras per: Institution, ange en institution såsom B132, R26 etc. Datum, sökning inom ett datum intervall, använd detta för att ange till exempel i första rutan för att söka alla möten från och med Ort söker möten hos institutioner på en viss ort, besöksort. Är tänkt för att söka efter möten att gå på vid en resa till en viss stad. Rubrik och Notering söker på det som skrivits in i möteskalender, såsom gradgivning eller annan lämplig information. Typ av Möte välj i rullgardinen vid behov. Användarmanual_medlem_ver2.1 Sidan 5 av

6 Handbok ODD FELLOW medlemssystem 4.2 Rapport Lilla Matrikel Denna rapport är tillgänglig för alla och visar valda ämbetsmän i institutionen med deras hemadress, telefonnummer etc. Sökning görs antingen efter typ av institution och ett institutionsnummer. Utelämnas detta visas alla institutioner. Avgränsning kan göras avseende ort. Om institutionsnumret inte är känt går det även att söka på namn. Den högra delen kan användas för sökning på ett visst distrikt. Välj i rullgardinen. 5 KONTON Denna meny innehåller Ändra ditt lösenord: Här ändrar du lösenordet. Observera att ingen kan se vilket lösenord du har. Om du glömmer det måste du få ett nytt och det får du av din PS i din loge. 6 INSTITUTIONER Sök institution Denna meny innehåller: Användarmanual_medlem_ver2.1 Sidan 6 av

7 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem En institution är en Loge eller ett Läger och motsvarande. Följande typer av institutioner som har lite olika egenskaper finns: 6.3 Institutionstyper De typer av institutioner som allmänt används är: B brödraloger R- rebeckaloger BL brödraläger RL- rebeckaläger BF brödraföreningar BLF brödralägerföreningar RF rebeckaföreningar RLF rebeckalägerföreningar AV avlidna medlemmar UT medlemmar som lämnat Orden AVGBREV medlemmar med vilande medlemskap Föreningar är institutioner som föregår bildandet av en loge eller ett läger. 6.4 Sök institution Alla fält är sökbara och jokertecken (*) giltiga. För att söka alla brödraloger ange B i institutionstyp. En specifik institution söks genom att ange institutionstyp och nummer. Användarmanual_medlem_ver2.1 Sidan 7 av

8 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Det går bra att söka alla institutioner i en viss ort, eller efter namn eller postnummerområder etcetera. I exemplet har sökts alla i Eskilstuna, det går lika bra med må eller stora bokstäver. Resultatet visas i en lista: Klicka på namnet på en institution så visas mer information. När en institution visas så finns också en funktion för att direkt se alla medlemmar i institutionen. Är det en överordnad institution såsom ett distrikt visas vilka institutioner som ingår i distriktet. Det går i detta läge skriva ut adressetiketter till institutionerna. Utskrift av adressetiketter till görs genom att markera i den lilla kryssrutan. 7 MEDLEMMAR Här kan medlemmar inom Orden sökas eller direkt visa din egen medlemsbild som innehåller alla uppgifter om dig. 7.5 Min medlemsbild Detta val går direkt till din egen medlemsbild som visar alla uppgifter om dig själv. Dessa är: Personlig information såsom namn, adresser, telefonnummer med mera Användarmanual_medlem_ver2.1 Sidan 8 av

9 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Du kan se och skriva ut all information samlat genom att klicka på Matrikelkort. Knapparna Visa nuvarande respektive Visa allt ger alternativt nuvarande eller alla medlemskap respektive uppdrag. Vidare visas eventuella noteringar samt närvaro och betalda medlemsavgifter. 7.6 Noteringar Noteringar är information om en medlem som avser uppgifter där det inte finns ett fördefinierat fält. Notering görs av behörig i den institution du tillhör. Klicka på knappen så visas alla noteringar, om det finns några. 7.7 Närvaro Din närvaro visas från medlemsbilden. Visa möten genom att klicka på Mötesnärvaro och välj möten genom att ange urval för datum, blankt visar alla möten. Om man endast vill se möten i den egna logen så klicka markera Visa endast aktuell institution vilket blir den institution som är inloggad. Det går endast att se närvaro för medlemmar i den egna institutionen. Klicka på Se närvaro så listas alla möten. Det som visas är mötets rubrik, datum och i vilken institution som närvaron var, ett löpnummer finns som visar antal möte enligt urvalet, det senaste kommer överst i listan. I slutet finns en knapp Medlemsbild som gör att man kommer tillbaka till medlemsbilden. 7.8 Medlemsavgifter Här visas alla dina registrerade betalda avgifter Användarmanual_medlem_ver2.1 Sidan 9 av

10 Handbok ODD FELLOW medlemssystem 7.9 Sök medlem Detta alternativ ger möjlighet att söka en medlem i registret Sök fram den/de medlem/medlemmar du önskar. En lista visas över medlemmar och klicka sedan på namnet i listan för att se medlemsbilden. Du söker genom att ange välja bland fälten och söka på namn och/eller adress, i vilken loge de är med. För att söka på institution väljer du först typ i rullgardinen och sedan logens/lägrets nummer eller ort. Får du inte träff så försök med att söka med så kallade jokertecken vilket är *. Använd detta i stället för ett eller flera tecken. Namn kan ju stavas på många olika sätt. Följande exempel visar en sökning på alla som har hemort i Skara och är med i någon brödraloge. Resultatet visas sedan du tryckt på knappen sök. Användarmanual_medlem_ver2.1 Sidan 10 av

11 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Medlemmarna visas i ordning efter institution och efternamn, förnamn. Pröva dig fram. Klicka på en medlem för att se uppgifterna. Då du ser på andra medlemmar än dig själv får du bara tillgång till aktuella uppgifter om medlemskap, uppdrag och utmärkelser, inga andra uppgifter visas. Användarmanual_medlem_ver2.1 Sidan 11 av