Instruktioner och generella anvisningar för hantering av privata medel

Transkript

1 VALLENTUNA KOMMUN SID 1/9 er och generella anvisningar för hantering av privata medel När enskildas privata medel hanteras ska det på varje enhet finnas skriftliga lokala rutiner som är grundade på socialförvaltningens instruktioner och generella anvisningar. Tillämpningen av rutinen ska följas upp. Berörd personal ska informeras om rutinerna. Berörda enskilda ska informeras om socialförvaltningens åtagande samt rutiner och ansvar när det gäller medelshanteringen. Chefen för enheten ansvarar för uppföljning av rutintillämpningen. Skriftlig överenskommelse rörande hanteringen När enskildas privata medel hanteras ska det finnas skriftliga överenskommelser för varje enskild person. Överenskommelsen ska utformas med utgångspunkt från den unika situationen men ska alltid omfatta: Uppgift om eventuell företrädare för den enskilde Beskrivning av kommunens respektive den enskildes åtaganden Använd förvaltningens framtagna blankett Överenskommelse Överenskommelsen ska skrivas ut i två exemplar och undertecknas av båda parter enhetens chef eller dennes ställföreträdare samt den enskilde och/eller dennes företrädare. Överenskommelsen ska aktualiseras minst en gång per år och kan när som helst sägas upp av någon av parterna. Vid uppsägning, överflyttning till annat boende eller vid dödsfall ska slutredovisningen ske inom en månad och återstående kontanter ska överlämnas mot kvitto. Originalöverenskommelsen tillsammans med avslutskvittot ska arkiveras i 10 år efter avslutet.

2 VALLENTUNA KOMMUN SID 2/9 Sekretess Sekretess råder när det gäller enskildas förhållanden. Upplysningar om en enskilds privata medel får endast lämnas till den enskilde, god man/förvaltare, eller annan företrädare med fullmakt t ex en boutredningsman. ar Berörd personal ska vara informerad om sekretesskraven rörande hanteringen av enskildas privata medel. En ny god man/förvaltare ska legitimera sig samt visa upp ett dokument som styrker förordnandet och en kopia ska arkiveras. I överenskommelsen ska en notering göras om det ändrade förhållandet. Noteringen ska dateras och signeras. Ansvar för och hjälp med räkningsbetalningar Anställda inom äldre- och handikappomsorgen ska inte ansvara för eller hjälpa till med enskildas ekonomiska transaktioner som t ex betalning av räkningar. Enskilda ska hänvisas till att ge en fullmakt till någon anhörig eller annat ombud. Undantag kan göras i pedagogiskt syfte. I de undantagsfall som kommunens personal tar ansvar för eller hjälper till med enskildas betalning av räkningar ska rutiner för det utarbetas i samråd med förvaltningens ekonom. Betalning med kundkort Den enskilde kan välja att lämna ett kundkort och en kod i stället för kontanter som betalningsmedel. Detta förutsätter att den enskilde, anhörig eller god man löpande gör insättningar på kortet. Användning av kundkort med tillhörande kod ska alltid dokumenteras så att det vid varje Boende: Den enskilde ska alltid få ett kvitto vid överlämnandet av kundkort till kommunens personal (ange kortnummer). En kvittens som visar utlämning samt återlämning av kort till olika anställda ska förvaras tillsammans med kortet i ett låst skåp. Hemtjänst/assistans: Kommunens

3 VALLENTUNA KOMMUN SID 3/9 given tidpunkt går att se vem som har haft tillgång till kortet och koden. Överenskommelsen med den enskilde ska omfatta eventuell användning av kundkort. Det ska anges rutiner för uppföljning samt ett maxbelopp för det innestående beloppet på kortet. personal ska kvittera mottagande av kundkort från en enskild. När kortet och kvittot återlämnas ska den enskilde kvittera detta på kvittenslistan. (Sådan kvittenslista tillhandahålls av förvaltningen). Om kommunens personal förvarar ett kundkort i lokalen får kortkoden aldrig förvaras tillsammans med kortet. Brukaren, anhörig/närstående eller god man uppmanas att endast sätta in vad som går åt till matinköp under en månad. Kontantuttag Kontantuttag med bankomatkort eller kundkort Anställda inom äldre- och handikappomsorgen får aldrig hämta ut kontanter åt enskilda med hjälp av bankomatkort eller kundkort. I speciella undantagsfall kan den enskilde ha ett särskilt konto, som personalen kan hjälpa till att hämta ut pengar ifrån. Ett sådant konto får maximalt ha ett saldo på 2000 kronor. Samtliga berörda ska vara informerade om att anställda inom äldre- och handikappomsorgen inte får hämta ut kontanter år enskilda med hjälp av bankomatkort eller kundkort med tillhörande kod. I de undantagsfall där den enskilda har ett särskilt konto, kan personalen hjälpa till att hämta ut kontanter. Kvittenslista ska användas för att kvittera hanteringen av kortet.

4 VALLENTUNA KOMMUN SID 4/9 Kontantuttag på bank Anställda inom äldre- och handikappomsorgen ska av säkerhetsskäl aldrig göra större kontantuttag för enskildas räkning. Om en enskild önskar att få hjälp med ett mindre kontantuttag måste chefen eller samordnaren godkänna detta. I de fall banken kräver en fullmakt ska en sådan skrivas för varje enskilt tillfälle. För att göra ett kontantuttag på bank måste den anställde få ett uppdrag från sin chef eller samordnare. Den anställde ska begära en kvittens av den enskilde vid överlämnandet av kontanter, uttagskvitto och legitimation. Viss hjälp med hantering av privata medel I många fall behöver den enskilde bara en viss hjälp med hanteringen av privata medel. Det kan t ex handla om en person som själv har hand om sina kontanter och eventuella kundkort, men som behöver hjälp med att handla. I detta fall finns det inget krav på att föra en fullständig redovisning eftersom den enskilda själv har huvudansvaret för sina privata medel. Inköp En enskild som bara behöver viss hjälp med att hantera sina kontanta medel ansvarar själv för att kontrollera återredovisade varor, kvitton och kontanter, kundkort eller kontoutdrag. Kvittering ska alltid ske av mottagna medel samt återredovisade medel, kort och varor. När den enskilde får hjälp med inköp ska den anställde kvittera mottagandet av kontanterna samt begära en kvittens av den enskilde vid återredovisningen av inköpta varor, kvitton, kundkort samt resterande kontanter. Kvittenserna förvaras i verksamheten.

5 VALLENTUNA KOMMUN SID 5/9 När verksamheten har ansvar för förvaring av den enskildes kontanter Enskilda personer som bor i gruppbostäder, äldreboenden eller motsvarande kan stadigvarande behöva stöd med såväl förvaring som hantering av kontanter. Här måste det finnas en fullständig bokföring och redovisning av samtliga in- och utbetalningar. Ansvar När verksamheten ansvarar för hanteringen av den enskildas privata medel ska det alltid finnas en utsedd huvudansvarig samt en eller två ersättare. Hanteringen av den enskildes kontanter och kundkort ska organiseras så att det av kvittenser och liknande alltid framgår vem som ansvarar för medlen. Den skriftliga överenskommelsen med den enskilde eller god man/förvaltare rörande hanteringen av privata medel ska namnge aktuella ansvariga. Förvaring av kontanter Den enskildes kontanter och eventuella kundkort med tillhörande koder ska förvaras skiljt från andras medel på ett säkert och väl dokumenterat sätt i ett låst skåp. Tillgången till de förvarade medlen ska vara begränsad till ett fåtal personer. Verksamhetens rutin för hantering av den enskildas privata medel ska omfatta en beskrivning av vilken, eller eventuellt vilka ansvariga som har tillgång till skåpet där medlen förvaras.

6 VALLENTUNA KOMMUN SID 6/9 Hantering av kontanter Den som hanterar den enskildes privata medel ska informeras om sitt personliga ansvar för att återredovisa den utkvitterade summan i form av kontanter och kvitton. Den enskildes kontaktperson eller motsvarande som bistår med inköp eller liknande ska alltid kvittera ut medel och eventuellt kundkort. När inköpen är klara ska resterande medel, kundkort samt kvitton återredovisas till den ansvarige vid enheten. Ersättare vid semestrar mm Det ska finnas rutiner som säkerställer att den enskilde kan få nödvändigt stöd för sin kontanthantering även vid den ansvariges kontaktpersonens frånvaro. Vid planerade ledigheter ska den ansvarige först göra en avstämning och ersättaren ska därefter dokumentera mottagandet. Ersättaren ska göra motsvarande vid återlämnandet. Redovisning För varje enskild person ska det alltid finnas en redovisning av inbetalade belopp samt kvitton på alla utgifter, enligt anvisningarna i socialförvaltningens framtagna kassabok. Redovisningen ska förvaras separat från de privata medlen. Kassabok framtagen av socialförvaltningen ska användas för redovisningen. ar för redovisningen finns i kassaboken.

7 VALLENTUNA KOMMUN SID 7/9 Självhushåll I t ex gruppbostäder och med självhushåll förekommer det att boende och personal har gemensam mathållning. Det ska finnas en skriftlig överenskommelse med varje medlem i ett självhushåll som reglerar Vilka medel som ska avsättas för självhushållet När och hur dessa medel ska föras över till enheten Hur kassan ska hanteras och hur avstämning och eventuella korrigeringar av matkostnader ska göras. Det ska finnas en fullständig redovisning av självhushållets kostnader och intäkter, se vidare generella anvisningar för redovisning av privata medel nedan. Socialförvaltningen svarar för anvisningar rörande personalens matkostnader, former för betalning och eventuella subventioner. Redovisningen ska vara tydlig avseende såväl kostnader som intäkter. Kassabok och verifikationer För varje enskild person/självhushåll ska det finnas en kassabok, som är inbunden och sidnumrerad. Samtliga in- och utbetalningar redovisas löpande. Varje enskild person vars privata medel hanteras av enheten ska ha en egen kassabok. För självhushåll redovisas hanteringen av medel i en gemensam kassabok. I kassaboken ska alla in- och utbetalningar som rör den enskildes privata medel redovisas löpande.

8 VALLENTUNA KOMMUN SID 8/9 Av redovisningen ska det framgå: 1. datum för inköpet 2. verifikationsnummer (samma verifikationsnummer anges på kvittot) 3. förklarande text om vad om har köpts 4. Belopp inklusive moms Debet om det är en insättning av pengar Kredit om det är ett uttag 5. ingående saldo måste framgå 6. utgående saldo måste framgå 7. personalens signatur Varje in- och utbetalning ska verifieras med kvitto eller motsvarande underlag (verifikationer) och ska omgående, senast dagen efter själva händelsen skrivas in i kassaboken. Varje verifikation/kvitto ska ha samma verifikationsnummer som noteringen i kassaboken. Varje verifikation ska ha ett eget löpnummer och en egen rad i kassaboken. Verifikationer/kvitton förvaras i verifikationsnummerordning. Kvittot ska innehålla uppgifter om datum, belopp, var inköpet har gjorts, vad som har köpts samt personalens signatur. Anteckningar i kassaboken och på verifikat ska alltid göras med en svart eller blå kulspets- eller bläckpenna. Vid felskrivning ska det felaktiga strykas över med ett tunt streck. Överstrykningen ska göras så att texten fortfarande är fullt läsbar. Den person som rättar ska notera datum och eventuell förklaring samt sin signatur. Därefter skrivs den nya noteringen så som det skulle ha skrivits första gången. Avstämning Kassaboken ska regelbundet och vid den enskildes begäran summeras och stämmas av mot kontanterna. Avstämningen görs så att ett streck dras i bokföringen och det resterande beloppet som ska motsvara kontantsaldot noteras tillsammans med dagens datum samt namnteckning av den som utfört avstämningen. Med namnteckningen intygas att motsvarande kontanter finns förvarat för den enskildes räkning. Avstämningen i kassaboken ska också kontrolleras och attesteras av ytterligare en person.

9 VALLENTUNA KOMMUN SID 9/9 Ansvarig chef är ansvarig för att göra en avstämning och kontrollräkning både vad gäller privata medel och självhushåll två gånger per år. Avstämning skall noteras i kassaboken. Utbetalningar När enskilda klarar av att göra vissa egna inköp men behöver stöd att hålla i sina kontanter kan kommunens personal löpande låta den enskilda kvittera ut mindre summor. I och med att den enskilde har kvitterat ut pengarna behöver inga inköpskvitton redovisas i kassaboken. Inbetalningar För att förenkla för eventuella anhöriga, fullmaktstagare eller gode män kan enheten öppna ett giro för inbetalningar av medel (ex för hushållskassa). Om överenskommelsen med en enskild innebär att enheten får inbetalningar till enhetens giro ska eventuella samlingsspecifikationer (ex kontoutdrag) av inbetalningar förvaras på ett ordnat sätt och hänvisningar ska föras i respektive enskilds bokföring. Avslut Vid behov ska redovisningen stämmas av samt eventuella kvarvarande kontanter och kundkort återredovisas mot kvitto. Den som tar emot återredovisningen måste också skriva under ett godkännande av redovisningen. Arkivering Kassabok och verifikationer samt kvittenser av kontanter och kundkort är bokföringshandlingar. Det innebär att de ska arkiveras i 10 år. Arkiveringen ska ske enligt förvaltningens anvisningar. Den enskilde har alltid rätt att ta del av dokumenten. I de fall den enskilde begär att få ta över originalhandlingarna ska redovisningen stämmas av och en kopia tas på den sista sidan där saldo och avstämning framgår. Den enskilde måste därefter kvittera sitt godkännande av redovisning och avstämning. Kvittot ska också arkiveras i 10 år. Om det uppstår diskussioner rörande redovisningen ska dessa klaras ut innan den lämnas över.