Ny användare i Hogia Personal

Transkript

1 NY ANVÄNDARE Sida 1 Ny användare i Hogia Personal Uppläggning av ny användare i Hogia Personal är uppdelat i två delar. Först bestämmer du vilka anställda användaren ska få arbeta med och sedan ställer du in vilka moduler i programmet som användaren ska ha tillgång till. För att kunna administrera användare krävs att du är registrerad som administratör. Rutinen Användare som finns under menyn Verktyg används för att lägga upp och ändra användare för att ange vilka företag, områden och så vidare som användaren skall ha tillgång till. Den andra dimensionen, vilka komponenter som behörigheten gäller, läggs upp i rutinen Komponentbehörighet under menyn Verktyg. Lägga upp ny användare Gå in under menyn Verktyg - Användare och klicka på Ny. Följande fält registreras vid upplägg av ny användare: Från och med Datum då användarinloggningen ska vara giltig från och med. Till och med Datum, används bara när användaren ska ha behörighet en begränsad period.

2 NY ANVÄNDARE Sida 2 Användarid Kortform av namn eller liknande. Det är detta användarid som användaren kommer att logga in med. Om du skall använda Windows-inloggning skall här anges exakt samma namn som användarens domännamn. Namn Namnet i klartext. Adress, telefon Ej nödvändigt att fylla i. Administratör En markering här innebär att användaren har administratörsrättigheter, det innebär bland annat rätt att ändra inställningar, ändra systemnamn och rubriker, samt hantera användares egenskaper och andra användares lösenord under menyn Verktyg Lösenord - Ändra egenskaper Användare. Attesträtt En markering här innebär att användaren har attesträtt vilket används i rutinen Lönerevision under menyn Register. Avslutade anställda Sätter du bock på Avslutade anställda ger det användaren tillgång till anställda i urvalet Avslutade anställda, inom användarens behörigheter. Om en användare däremot aldrig skall kunna se uppgifter om anställda som ligger under Visa anst/avslutade i urvalsrutan, skall rutan vara urbockad. När rutan är urbockad bör du vara medveten om att statistik som rör anställda som slutat inte kommer att bli korrekt för en användare som har denna begränsning. När användare med denna begränsning gör sina urval i Urvalsrutan blir konsekvensen för användaren att bocken Avslutade blir utgråad (se bild ovan). Som användare kan du då inte få fram några uppgifter om personerna som brukar visas om du bockar för Avslutade. Valet är helt tomt. Du kommer inte åt dessa avslutade personers uppgifter i någon av modulerna i programmet och du kan inte få med dem som statistikunderlag i rapporterna.

3 NY ANVÄNDARE Sida 3 Har du behörighetstyrt så att en användare endast har åtkomst till en avdelning, då ser användaren därmed ingen gammal information om anställda som gått vidare, det gäller antingen internt (bytt avdelning och hamnat utanför användarens avdelning) eller externt (slutat helt). Användaren ser därmed endast aktuell information (samt historik) på de anställda som ligger under Aktiva i urvalsrutan och ingen som helst historik på avslutade. Detta innebär att rapporter som innehållande historik som den anställde annars kan inkludera i rapporten genom att ange ett datumintervall i rapporten med datum bakåt i tiden kan bli inkorrekt. Orsaken är att rapporten inte kommer att innehålla några uppgifter från de anställda som nu ligger under avslutade. Rapporter där du vill ta fram uppgifter om avslutade anställda eller få statistik på exempelvis personalomsättning visas därmed inte heller korrekt om den anställde har rutan Avslutade urbockad. En administratör med åtkomst för hela organisationen eller användare med en roll som behöver ta fram fullständiga rapporter inkluderat avslutade anställdas historik, avråds från att använda funktionen. Windows-inloggning Windows-inloggning skall du bocka i om du endast skall kunna logga in med Windowsinloggning och inte genom att ange lösenord. Om rutan är ibockad spärras möjligheten till att ange lösenord helt. Du rekommenderas att alltid ha rutan ibockad vid användande av Windowsinloggning. Ange lösenord Klicka på Ange lösenord och skriv in ett lösenord om du vill att lösenord ska vara annat än användarnamn. Gör du inget aktivt val, kommer lösenordet bli samma som användarnamnet. Lösenordet kan användaren själv ändra under menyn Verktyg - Lösenord när han/hon loggar in i Hogia Personal. Om du har satt en bock i rutan Windows-inloggning blir rutan för ange lösenord utgråad. Klicka på Spara.

4 NY ANVÄNDARE Sida 4 Lägga upp behörigheter på en ny användare Gå in under fliken Koncern och klicka på Ny. I fältet koncern registrerar du den koncern användaren ska ha behörighet till. Anger du *, har användaren tillgång alla koncerner. I normalfallet har man bara en koncern. Klicka på Spara. Gå vidare till dess att du har gått igenom samtliga flikar. Observera att du måste välja något på varje flik. Om du inte vill begränsa användarens behörigheter, anger du *. Flikarna behöver inte heta på samma sätt hos dig som i Övningsföretaget. I Övningsföretaget finns under fliken Arbetsgivare de företag som finns i koncernen. Under fliken Område finns olika avdelningar i företaget. Under fliken Urvalskategori hittar du de olika urvalskategorier som finns upplagda.

5 NY ANVÄNDARE Sida 5 Under fliken Yrkeskategori finns samtliga upplagda befattningar. Under fliken Grupper finns bland annat anställningsformer. Under fliken Rapporter finns de olika förekommande flikarna i rapportmodulen.

6 NY ANVÄNDARE Sida 6 Under fliken Personuppgifter finns de olika flikarna i Personregistret. Du väljer de flikarna som användaren ska ha behörighet till. Komponentbehörigheter I programmet finns ett stort antal rutiner eller komponenter och för varje användare kan administratören ange vilka komponenter som användaren ska ha tillgång till. När du har skapat användaren och talat om vilka personer de ska se i systemet måste du också tala om vilka funktioner användaren ska ha tillgång till i programmet. Detta gör du under menyn Verktyg - Komponentbehörighet. Markera fältet AnvID och välj det AnvändarID som ska få komponentbehörigheter registrerade. Utan markering visas alla användares behörigheter. För att registrera en komponentbehörighet klickar du på Ny. Om inte AnvID är markerad väljer du först användare och sedan komponent från listan med alla komponenter. Är AnvID markerad gäller registreringen endast valt användarid. Datum anger du endast om användaren ska ha en tidsbegränsad behörighet. Om du ska ta bort en behörighet, markerar du raden och klickar på Borttag. I Hogia Personal kan du skapa olika användarprofiler. Vill du läsa mer, klicka här» Observera att du också ska ange om användaren ska ha skrivrättighet till särskilda komponenter genom att sätta en bock i fältet Skriv.

7 NY ANVÄNDARE Sida 7 Om du skall ta bort någon behörighet, markerar du den aktuella raden och du klickar på Borttag (du får två kontrollfrågor). Om du tar med en komponent från nedanstående lista innebär det att motsvarande rutin blir tillgänglig, men användaren ser bara de anställda som användaren har behörighet till (det som du registrerat under menyn Verktyg - Användare). Om komponenten inte tas med finns rutinen i fråga inte ens med i huvudmenyn. Följande komponenter ingår i Personal; Användare Arbetsår Avisera F.kassa Frånvaro Frånvaroorsaker administration Företag Försäkringskassor Gruppregistrering Kompetens Uppdatera Inställningar Inställningar imp/exp Kodregister Kompetens Menyn Verktyg - Användare, redigera användare i Personal. Menyn Register - Arbetsår, redigera arbetsår. Menyn Analys - Avisera F.kassa, rapport över föräldraledighet och sjukdom mer än 14 dagar, som skall aviseras till Försäkringskassan. Menyn Register - Frånvaro, frånvarorapportering för statistikändamål och för överföring till löneprogram. Menyn Register - Frånvaroorsaker administration, redigering och beskrivning av de frånvaroorsaker som förekommer i företaget. Menyn Register - Företag, redigering av koncern, arbetsgivare och områden. Menyn Register - Försäkringskassor, redigering av namn och adress för landets försäkringskassor. Menyn Verktyg - Gruppregistrering Kompetens, gruppregistrering av kompetens, utbildning och aktiviteter. Menyn Arkiv - Uppdatera, export av data till Hogia Lön/HogiaLön Plus. Menyn Verktyg - Inställningar, loggning och import/export. Menyn Verktyg - Inställningar imp/exp, redigering av mallar samt redigering av kopplade fält för import/export. Menyn Register - Kodregister, redigering av koder för urval, yrkeskategorier, anställningsformer, befattningskoder och grupper. Menyn Register - Personlig kompetens, nyuppläggning och redigering av kompetenser, utbildning, erfarenheter och aktiviteter för anställda.

8 NY ANVÄNDARE Sida 8 Kompetensanalys Kompetenser administr Komponentbehörighet Kontering administration Konvertera Las Lönerevision administr Löneöversyn PA_Arkivet Personer Pensioner Rapporter Rapporter Pensioner Registervård Menyn Analys - Kompetens, redigering av profiler för kompetens, utbildning och erfarenhet, utskrift av rapporter. Menyn Register - Kompetenser administration, nyuppläggning och redigering av kompetenser, utbildning, aktiviteter och kompetensnivå, underlag för kompetensrapporter. Menyn Verktyg - Komponentbehörighet. Tilldelning av programkomponenter, det vill säga vilka rutiner/komponenter användaren skall ha tillgång till. Menyn Register - Kontering administration, redigering av konteringsbegrepp. Menyn Verktyg - Konvertera, import av data från KPAI alt ENIAC. Menyn Analys - LAS, sammanställning och utskrift av LASrapporter. Menyn Register - Lönerevision administration. Gör urval för lönerevision (= första steget) och skapar förmånstransaktioner för export till Hogia Lön/HogiaLön Plus. Menyn Register - Löneöversyn, beräknar och bearbetar nya löner. Används ej för närvarande. Menyn Register - Personer, redigering av persondata inklusive anställnings-, förmåns- och LAS-information. Menyn Register - Pensioner, beräkning av pensionsgrundande inkomst för personer. Menyn Analys - Rapporter, utskrift av fasta rapporter. Menyn Analys - Pensioner, utskrift av pensionsrapport. Menyn Verktyg - Registervård, registervård för accessdatabaser. Rekrytering administration Menyn Verktyg - Rekrytering, registrering av lediga tjänster och övrig rekryteringsadministration. Rekrytering ansökningar Rekrytering Menyn Verktyg - Rekrytering, registrering av sökande. Menyn Analys - Rapport rekrytering, utskick av brev till sökande.

9 NY ANVÄNDARE Sida 9 Semestersaldon Tjänstgöringsperioder Visa Bild Menyn Register - Semestersaldon, beräkning och rapportering av semesteruppgifter för ferielön och uppehållslön. Menyn Register - Tjänstgöringsperioder, redigering av tjänstgöringsperioder för olika anställningsformer. Menyn Register - Visa bild.