Välkommen till CWT Profilverktyg & CWT Reseportal

Transkript

1 Välkommen till CWT Profilverktyg & CWT Reseportal Profilmanual för resebeställare och profiladministratör Stockholm februari 2019

2 Bra att veta Denna manual riktar sig till dig som är Resebeställare och/eller Profiladministratör på ditt företag. Denna manual är ett komplement till den generella manualen för CWT Profilverktyg där du finner basinformationen. Vänligen läs igenom den generella manualen först. Du har fått denna manual eftersom vi på CWT har fått information om att just du är Resebeställare och/eller Profiladministratör på ditt företag och vill således ge dig större befogenheter i CWT Profilverktyg. Det går att ha båda rollerna (Resebeställare och Profiladministratör) eller enbart den ena rollen CWT 2

3 Rollen som Resebeställare Resebeställare Kan ta fram och titta på kollegors resenärsprofiler. Kan göra ändringar i kollegors resenärsprofiler Funktionen är ej beroende av vilken policy ditt företag satt gällande GDPR samt att CWT är ägare av databasen där informationen sparas. Kan göra bokningar åt kollegor Kollegan måste koppla ( nominera ) Resebeställarens resenärsprofil manuellt till sin egen resenärsprofil och på så sätt godkänna att han/hon är kollegans Resebeställare, för att funktionen ska gälla. Detta görs under menyval Kommunikation CWT 3

4 Rollen som Profiladministratör Profiladministratör Kan lägga upp en resenärsprofil för t.ex. nyanställd kollega Kan inaktivera en resenärsprofil (känslig data raderas då från profilen och den är ej längre aktiv. Den kan återaktiveras inom 13 månader, därefter är den borttagen) Kan göra ändringar i samtliga resenärsprofiler inom företaget* Kan ej göra bokningar åt en kollega *Om godkännandet av GDPR har satts på ledningsnivå inom ditt företag, samt att CWT äger databasen så har Profiladministratören tillgång till samtliga resenärsprofiler inom företaget. *Om godkännandet av GDPR har satts på individnivå inom ditt företag, samt att CWT äger databasen så har Profiladministratören endast tillgång till de resenärsprofiler där kollegan i fråga har godkänt detta/loggat in första gången CWT 4

5 Första gången du loggar in måste du fylla i de fält som är satta som obligatoriska Fälten är obligatoriska dels för att vi på CWT ska kunna göra en bokning åt dig dels på önskemål av ditt företags ledning sidan ser alltså olika ut för alla företag Har du inte all information tillgänglig kan du gå vidare men denna sida kommer att visas vid varje inloggnings-tillfälle, tills alla fält är korrekt ifyllda CWT 5

6 Speciell information för Resebeställare (arrangör) 2019 CWT

7 Att ta fram en resenärsprofil och göra ändringar Steg 1 av 2 För att kunna agera som Resebeställare måste du vara inloggad som dig själv eftersom det är just din resenärsprofil din kollega har gett speciella befogenheter. Ta fram kollegans namn till vänster under Hantera resenär, genom att klicka i vita rutan. Markera namnet och tryck på knappen Behandla för att öppna resenärsprofilen CWT 7

8 Att ta fram en resenärsprofil och göra ändringar Steg 2 av 2 Du är nu inne i din kollegas resenärsprofil. För att gå tillbaka till din egen resenärsprofil, klicka på Sök resenär i övre vänstra hörnet. Om du är osäker på vilken resenärsprofil du håller på att ändra i, titta på namnet i rutan uppe till vänster. Kom ihåg att spara när du gjort dina ändringar! Vänligen notera Din kollega måste manuellt ha kopplat/nominerat din resenärsprofil till sin egen resenärsprofil i inloggat läge och på detta sätt godkänt dig som sin Resebeställare för att kollegans resenärsprofil ska synas CWT 8

9 Ta bort kopplingen mellan resenärsprofil och Resebeställare För att ta bort kopplingen mellan din resenärsprofil och din kollegas resenärsprofil, ta fram din kollegas namn i rullgardinen till vänster (under Hantera resenär). Markera namnet och klicka på Ta bort. Du får ett varningsmeddelande att resenären Flyttas vilket innebär att din koppling till den släpps. Detta moment raderar inte kollegans resenärsprofil, det tar endast bort kopplingen. Ovan fungerar tills det finns 1 resenär kvar. Den sista kopplingen måste resenären själv ta bort 2019 CWT 9

10 Speciell information för Profiladministratör ( superuser ) 2019 CWT

11 Att ta fram och ändra en befintlig resenärsprofil Steg 1 av 3 För att söka en kollegas resenärsprofil: För att kunna agera som profiladministratör måste du vara inloggad som dig själv eftersom det är just din resenärsprofil vi har gett speciella befogenheter. Se efter att ditt namn står i den gröna rutan uppe till vänster. (För att se din egen profil trycker du på Min profil. Under Identifiera resenär fyll i ett av följande sökkriterier; Namn, E-post, PIN eller External System ID (det unika id som profilen har, t.ex. anställningsnummer. Om du gör en sökning på t.ex. kollegans namn: skriv de första bokstäverna i efternamnet (eller hela) och klicka på Sök. Om du skriver hela efternamnet kan du också lägga till förnamnet, separerat med ett kommatecken. Tips: Om ni inte är så många på företaget kan du skriva * och trycka på Sök för att få upp alla profiler CWT 11

12 Att ta fram och ändra en befintlig resenärsprofil Steg 2 av 3 Sökresultatet visas baserat på valt sökkriterium. För att söka på namn, anges: efternamn, förnamn Klicka på den resenärsprofil du önskar titta på. Värt att veta: En resenärsprofil kan inte raderas men du kan inaktivera den här genom ändra Status med knappen längst ut till höger. Du kan även avaktivera en resenärsprofil genom att gå in i resenärsprofilen genom att klicka på den och sedan trycka på Deaktivera profil CWT 12

13 Att ta fram och ändra en befintlig resenärsprofil Steg 3 av 3 När du har klickat på resenären är du inne i vald resenärsprofil och kan göra uppdateringar. Om du är osäker på vilken resenärsprofil du håller på att ändra i, titta på namnet i den gröna rutan uppe till vänster. Kom ihåg att spara när du gjort dina ändringar! 2019 CWT 13

14 Att lägga till en resebeställare i en befintlig resenärsprofil För att lägga till en resebeställare i en resenärsprofil, gå in under Kommunikation Tryck på Add. Skriv efternamn på den person som ska kunna hjälpa resenären med resebokningar och profilhjälp Ange om personen ska motta följesedel och/eller tidtabell. Endast 1 person kan motta följesedeln CWT 14

15 Att skapa en ny resenärsprofil Steg 1 av 2 För att skapa en ny resenärsprofil (t.ex. åt en nyanställd kollega): Klicka på knappen Lägg till resenär längst ner i rutan Identifiera resenär. Du måste stå i fliken Sök resenär, om du har flera flikar öppna, för att knappen Lägg till resenär ska synas CWT 15

16 Att skapa en ny resenärsprofil Steg 2 av 2 Efter att du har valt Lägg till resenär visas denna bild. Fyll i all information i fälten. System ID här fylls det i ett unikt värde på max 10 tecken (ej specialtecken). Rubriken kan vara olika för olika företag. När du fyllt i all information så har du tre val som visas längst ner till höger: Spara och redigera; ger dig möjlighet att ändra den resenärsprofil du precis har skapat. Spara och lägg till; genom att klicka här och upprepa de föregående stegen skapar du ytterligare en resenärsprofil. Spara och stäng; väljer du om du varken vill göra några ändringar i den resenärsprofil du just skapat eller skapa ytterligare en resenärsprofil. När du klickar på Spara knapparna genereras ett e-postmeddelanden som skickas till personen du skapat en resenärsprofil för, så att denna person kan logga in. Denna s.k. funktion måste vara aktiverad för den resenärstypen av resebyrån CWT 16

17 Att ändra giltighetstid på en profil Om du önskar ändra giltigheten på en profil: klicka på Sista giltighetsdatum, längst ner fyll i datum manuellt eller använd kalenderfunktionen längst till höger. Spara ändringar CWT 17

18 Frågor om profilverktyget och profil: Technical Service Center För avtalsrelaterade frågor, vänligen kontakta din travel manager eller kundansvarige på CWT. 18

19