Studerande i utbildning som förbereder för fristående yrkesprov och personer som avlagt fristående yrkesprov kalenderåret anvisningar

Transkript

1 1(6) Studerande i utbildning som förbereder för fristående yrkesprov och personer som avlagt fristående yrkesprov kalenderåret anvisningar Insamlingen gäller Uppgifterna samlas in om de studerande i utbildning som förbereder för fristående yrkesprov och personer som avlagt fristående yrkesprov kalenderåret Här samlas inte in uppgifter om studerande i läroplansbaserad utbildning eller studeran de som avlagt examen efter läroplansbaserad utbildning och inte heller om stude rande i läroavtalsutbildning och inte om examina som avlagts av personer i läroav talsutbildning. Skyldigheten att lämna uppgifter grundar sig på statistiklagen (280/2004). Statistiklagen förpliktar Statistikcentralen att behandla de individbaserade uppgifterna konfidentiellt. Målet med insamlingen Användning av uppgifterna Lämnande av uppgifter Att producera statistik över studerande i utbildning som förbereder för fristående yrkesexamen och personer som avlagt fristående yrkesexamen kalenderåret, som också är en del av en mer omfattande statistik över studerande och examina i yrkesinriktad utbildning. Uppgifterna används av representanter för undervisningsförvaltningen vid planering och uppskattning av utbildning. Därtill används uppgifterna av bl.a. anordnare av utbildning, forskare och studerande. De individbaserade uppgiftsinsamlingarna möjliggör också sammanslagningen av materialen med Statistikcentralens övriga material då man t.ex. utreder sökning och tillträde till utbildning, genomströmning av studerande, dubbel utbildning, studerandenas sysselsättning och placering i arbetslivet. Uppgifterna om studerande i utbildning som förbereder för fristående yrkesprov och personer som avlagt fristående yrkesprov levereras till Statistikcentralen via internet. Uppgifterna levereras via det samma webbprogram där materialet över studerande inom läroplansbaserad yrkesutbildning lagrades på hösten. Webbadressen är och den är öppen I programmet och i slutet av denna anvisning finns anvis ningar för filöverföringen. I uppgiftsinsamlingarna används samma an vändaridentifikationer och lösenord som vid insamlingarna hösten Den individbaserad materialen bör ha samma format som uppgiftsförteckning en i ASCII-filen eller Excel-filen, som finns på internet. Det material som gäller den individbaserade filen över studerande finns på webbadressen:

2 (6) Om överföringen inte trots försök lyckas kontakta Er kontaktperson. Var god ta en säkerhetskopia av filen för Er själv! Vid Statistikcentralen handhas ärendet av: Riitta Auvinen tfn (09) fax: (09) Adress: Läroanstaltsstatistik/Riitta Auvinen PB 4B STATISTIKCENTRALEN

3 (6) Preciseringar till postbeskrivningen Läroanstaltskod I denna punkt antecknas den 5-siffriga kod som läroanstalten har enligt Statistikcentralens läroanstaltstyp klassificering. Läroanstaltskoden är inte samma kod som Utbildningsstyrelsen använder inom systemet för centraliserad ansökning om studieplats (gemensam ansökan). Examenskod I denna punkt antecknas den 6-siffriga examenskoden enligt Statistikcentralens utbildningsklassificering. Det är viktigt att ange rätt examenskod. Om en och samma person ges olika examenskoder vid olika upp giftsinsamlingar (t.ex. statistik över avbrutna studier), uppstår det fel när man sammanslår olika material. Om man inte vet vilken kod examen skall ha, kan man fråga kontaktpersonen på Statistikcentralen. Kon trollera att den utbildningskod Ni givit finns med på listan över utbildningskoder. Om den inte finns på listan är den sannolikt en gammal kod som inte längre kan användas. Om Ni korrigerar examenskoden för en studerande, korrigera också koderna för examensbenämningen och utbildningsprogrammet. Kod för examensbenämning I denna punkt antecknas Statistikcentralens 5-siffriga kod för examensbenämning. Yrkesinriktade grundexamina har sedan år 1999 efter hand tilldelats sådana koder. För varje examen anges i kodförteckningen vilka koder som kan användas för denna examen och fr.o.m. när koden gäller. Om Ni korrigerar koden för examensbenämningen, korrigera också vid behov examenskoden och koden för utbildningsprogrammet. Yrkesoch specialyrkesexamen har ingen kod för examensbenämning. Kod för utbildningsprogram I denna punkt antecknas Statistikcentralens 4-siffriga kod för utbildningsprogram. Yrkesinriktade grundexamina har sedan år 1999 efter hand tilldelats sådana koder. För varje examen anges i kodförteckningen vilka koder som kan användas för denna examen och fr.o.m. när koden gäller. Om Ni korrigerar koden för utbildningsprogrammet, korrigera också vid behov examenskoden och koden för examensbenämningen. Yrkesoch specialyrkesexamen har ingen kod för examensbenämning. Undervisningsspråk vid utbildningen/examen I denna punkt antecknas det primära undervisningsspråket vid utbildningen eller avläggandet av examen med en 2-bokstavskod, t.ex. finska = fi, svenska = sv, engelska = en. Koden baserar sig på ISO-standarden ISO 639. Kod 99 kan inte användas vid den här punkten. Utbildningskommun/examenskommun I denna punkt antecknas Befolkningsregistercentralens 3-siffriga kommunkod för den kommun där studerandens utbildning enligt utbildningsprogrammet i första hand ordnas eller den kommun där examen enligt utbildningsprogrammet har avlagts. Se kommunkoderna. Personbeteckning I denna punkt antecknas studerandens fullständiga 11-siffriga personbeteckning i formen ddmmåå-nnnk. Obs! inga mellanslag runt bindestrecket eller före personbeteckningen. Om studeranden saknar finsk personbeteckning antecknas födelsetiden. Personbeteckningen används för att koppla samman olika material. Om personbeteckningen är fel lyckas detta inte. De flesta system för hantering av elevuppgifter har ett program som kontrollerar att personbeteckningen stämmer. Vi ber Er använda det! Tillnamn och förnamn Det är speciellt viktigt att tillnamnet och förnamnen (alla förnamn!) är rätt antecknade i sådana fall då vi måste leta fram personbeteckningen ur befolkningsdatasystemet för att kontrollera att den stämmer. Kön * 1 = Man 2 = Kvinna Modersmål * I denna punkt antecknas studerandens modersmål med ISO:s 2-bokstavskod. Se språkkoderna. Stadigvarande bostadsort * I denna punkt antecknas Befolkningsregistercentralens 3-siffriga kommunkod för studerandens stadigvarande bostadsort. Se kommunkoderna. Nationalitetskod * I denna punkt antecknas FN:s 3-siffriga stats- eller landskod (ISO 3166). Se landkoderna. Datum då utbildningen/examen inletts I denna punkt antecknas det datum då den studerande har inlett utbildningen eller kommit för att avlägga fristående yrkesprov vid den här läroanstalten. Det är viktigt att datum då utbildningen har inletts är den dag

4 (6) då den studerande har påbörjat hela utbildningen och t.ex. inte någon enskild period. På basis av datum då utbildningen inletts definieras vilka studerande är nya studerande. Datum då utbildningen inletts används också när man räknar längden på hela utbildningen. Datum skall anges som ååååmmdd, t.ex I datumet får det t.ex. inte finnas punkter. Datum då utbildningen/examen slutförts I denna punkt antecknas det datum då utbildningen har avslutats eller avslutar vid den här läroanstalten. Datum skall anges som ååååmmdd, t.ex I datumet får det t.ex. inte finnas punkter. Den studerandes mål Den studerandes mål i utbildningen i fråga 1 = att avlägga hela examen 2 = att avlägga en del eller delar av examen I denna punkt antecknas målet för varje studerande och/eller person som avlagt yrkesprov. Målet kan vara antingen att avlägga en hel examen (1) eller att avlägga en del eller delar av en examen (2) inom ramen för den aktuella utbildningen. Utfallet under kalenderåret Under kalenderåret har den studerande 1 = avlagt hela examen 2 = avlagt en del eller delar av examen 3 = deltagit i förberedande utbildning, inte avlagt examina I denna punkt fyller man i utfallet under kalenderåret för dem alla som deltagit i förberedande utbildning och/eller avlagt yrkesprov vid läroanstalten. Om studeranden har deltagit i förberedande utbildning och avlagt examen vid samma läroanstalt är koden 1 (= avlagt hela examen). Utfallsuppgift=1 anges bara i det fall att den studerande har fått ett officiellt examensbetyg, där året då examen avlagts är samma som statistikföringsåret. Om betyget har erhållits först följande år är utfallsuppgiften 2 eller 3 och den studerande uppges ha avlagt hela examen först i samband med följande års datainsamling. Utfallsuppgift 2 (=delexamen/delexamina) kan antecknas fastän den studerande inte har något examensbetyg. Det räcker att man på läroanstalten vet att prestationen är godkänd. Studeranden kan t.ex. ha deltagit i den förberedande undervisningen vid läroanstalt A, och avlagt fristående yrkesprov eller del av examen vid läroanstalt B. I detta fall skall båda läroanstalterna fylla i en utfallsuppgift för studeranden. Läroanstalt A antecknar koden 3 (= deltagit i förberedande utbildning, inte avlagt examen). Läroanstalt B antecknar koden 1 (= avlagt hela examen) eller 2 (= avlagt en del eller delar av examen). Om utfallsuppgiften=1 skall den studerande också ha uppgifter i punkten Studiegången vid fristående yrkesprov och Examensdatum. Om utfallsuppgiften=2 skall den studerande också ha uppgifter i punkten Studiegången vid fristående yrkesprov. Studiegången vid fristående yrkesprov 1 = den som avlagt fristående yrkesprov utan förberedande utbildning 2 = deltagit i förberedande utbildning I denna punkt antecknas om den som avlagt fristående yrkesprov har avlagt provet utan förberedande utbildning eller efter förberedande utbildning. Som person som deltagit i förberedande utbildning antecknas den som avlagt provet efter att ha deltagit i förberedande utbildning under innevarande eller föregående år vid denna eller någon annan läroanstalt. Finansiering Finansiering (OBS! uppgiften bör ges för alla, både studerande och personer som avlagt examen) 1 = utbildning som finansieras med statsandel 2 = arbetskraftspolitisk vuxenutbildning (nationell finansiering) 3 = arbetskraftspolitisk vuxenutbildning (ESF-finansiering) 4 = helt finansierad av arbetsgivaren 5 = programutbildningen Kunskapslyftet 6 = annan finansiering (helt betalad av studerande) I denna punkt antecknar man via vilka kanaler studierna/examen finansieras. Denna uppgift skall antecknas för alla dem som studerar och/eller avlagt examen vid läroanstalten, även om någon annan än läroanstaltens egen utbildningsanordnare har huvudansvaret för ordnandet av utbildningen. T.ex. skall man som studerande och/eller person som avlagt examen inom ramen för Kunskapslyftet anteckna varje studerande som deltagit i och/eller avlagt examen inom ramen för det särfinansierade, statsunderstödda programmet Kunskapslyftet. Med statsandelsfinansierad utbildning avses utbildning, där en del av kostnaderna har finansierats med stadsandelar avsedda för yrkesinriktad grund- eller tilläggsutbildning. Med utbildning som helt och hållet finansieras av arbetsgivaren avses utbildning, där stadsandelar inte använts och som inte finansierats som arbetskraftspolitisk vuxenutbildning. Huvudsaklig finansiär av utbildningen ifråga är arbetsgiva-

5 (6) ren. Här antecknas också sådan arbetsgivarfinansierad utbildning, där den studerande i skälig grad har deltagit i kostnaderna för utbildningen, t.ex. själv finansierat examensavgifterna. Här antecknas inte utbildning där ESF-pengar använts. Examensdatum I denna punkt antecknas det datum då studeranden fick sitt officiella examensbetyg (= intyg som godkänts av examensnämnden). Datum skall anges som ååååmmdd, t.ex I datumet får det t.ex. inte finnas punkter. Examensdatum antecknas endast för hela examina. Specialstuderande Specialstuderande, för vilken utbildningsanordnaren gjort upp en personlig plan för hur utbildningen skall ordnas 1 = ja 2 = nej I denna punkt antecknas som specialstuderande bara sådana studerande för vilka utarbetats en lagstadgad individuell undervisningsplan (IUP, på finska HOJKS) enligt 20 lagen om yrkesutbildning (630/19) och 8 förordningen om yrkesutbildning (811/98). För dessa studerande beviljas förhöjd statsandel. Om studerande inte är en specialstuderande anmälas här 2, annars lyckas dataöverföringen inte. * Studerandens kön, modersmål, stadigvarande hemkommun och nationalitet behöver inte antecknas, om personbeteckningen har kontrollerats.

6 (6) Filöverföring Den fil som skickas som filöverföring kan vara: * en textfil med ändelsen *.txt (Ascii-fil) * en textfil med ändelsen *.csv (en Excel-fil som sparats som en fil med ändelsen *.csv Lagring av en Excel-fil i *.csv-format - måla hela kalkyltabellen genom att klicka på den lilla fyrkant som finns ovanför den första raden och till vänster om kolumn A - tryck på Ctrl och samtidigt på siffran 1, då ni får fram menyn Muotoile solut (Formatera cellerna) - välj ur menyn rad Text och tryck på OK - välj Tiedosto-Tallenna nimellä (Fil - Spara som) och spara filen som en fil med ändelsen *.csv (avgränsade) Välj den fil som skall skickas med knappen Bläddra (Browse Selaa ). Filvalet fungerar på samma sätt som när man öppnar eller söker en normal fil. Kom ihåg att välja rätt filtyp i det fönster som öppnas, t.ex. Text(*.txt). Efter en lyckad försändelse får ni ett meddelande att filen mottagits. Varför lyckas inte överföringen av den individbaserade filen över studerande? Kontrollera att den läroanstaltskod Ni uppgett är den läroanstaltskod som Statistikcentralen använder. Kontrollera att den examenskod Ni använt är en kod som Ni fått från Statikcentralen. Kontrollera att något av de fält som skall ha uppgifter inte är tomt (se postbeskrivningen). Kontrollera att rubrikraden i den fil Ni sänt har tagits bort. Ta bort tomma kolumner från den högra sidan av kolumn U. Ta bort tomma rader från slutet av tabellen. Annat att kontrollera Kontrollera att koder Ni använt är Statistikcentralens koder. Kontrollera att alla studerande har rätt personbeteckning. Kontrollera att förnollorna finns med, t.ex. om Helsingfors antecknats som boendekommun är koden 091. Enkel kontrollmetod för Excel-användare Låt oss anta att materialet är i Excel-format. Måla först kolumnerna A - U. Klicka på Data på menyraden, sedan Filtrera och till sist Snabbfiltrera. Då visas små pilar i övre högre hörnet i Ecxel-tabellens kolumner. Genom att klicka på pilen i t.ex. kolumn A ser man vilka kodalternativ som förekommer som läroanstaltbeteckning. Man får bort pilarna genom att på nytt klicka på Data - Filtrera - Snabbfiltrera.