Granskning av bisysslor 2013

Transkript

1 Granskning av bisysslor 2013 KOMMUNREVISIONEN

2

3 Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna i Norrköpings kommun Norrköpings kommun Granskning av bisysslor

4 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund och syfte Revisionskriterier Granskningens avgränsning och genomförande Regelverk Allmänna bestämmelser, daterad Lag (1994:260) om offentlig anställning, LOA SKL:s kommentar till AB Kommunövergripande riktlinjer och rutiner Förvaltningsspecifika rutiner Stickprov Svar på revisionsfrågor och sammanfattande bedömning Revisionsfrågor Sammanfattande bedömning och förslag på utvecklingsområden...12 Källförteckning 1

5 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Norrköpings kommun har EY granskat om kommunen har ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att otillåtna bisysslor inte förekommer. Vår bedömning är att Norrköpings kommun kan utveckla sitt arbete och stärka den interna kontrollen kring hantering av bisysslor. Norrköpings kommun har inga dokumenterade kommunövergripande riktlinjer och rutiner avseende bisysslor. Enligt uppgift finns det muntliga riktlinjer som anger att frågan om förekomst av bisyssla ska ställas i samtliga medarbetarsamtal inom kommunen. Personalavdelningen upplever att frågan kring bisysslor sällan behöver diskuteras och HR-konsulterna får mycket sällan frågor som berör hantering av bisysslor. Kommunens uppfattning är att bisysslor förekommer i en begränsad omfattning. För att erhålla mer ändamålsenliga rutiner, stärka den interna kontrollen och säkerställa ett mer enhetligt arbetssätt inom kommunen ger vi följande rekommendationer till fortsatt arbete: Kommunen bör fastställa gemensamma övergripande riktlinjer som bildar en gemensam utgångspunkt för hur kommunen ska hantera bisysslor. De övergripande riktlinjerna bör bl.a. innehålla; definitionen av vad som avses med bisyssla, vilket regelverk som styr regleringen av bisysslor, hur anmälan om bisyssla ska ske, exempel på tillåtna och otillåtna bisysslor, hur uppföljning och rapportering av bisysslor ska ske, vilka påföljder som kan bli aktuella om medarbetaren brister i sina skyldigheter m.m. Arbetsgivaren bör informera om kommunens syn på bisysslor och vad som kan göra en bisyssla otillåten. Denna information kan med fördel ges vid introduktion för nyanställda och även någon gång per år, på olika arbetsplatsträffar. Det är väsentligt att kommunen har en bra överblick av bisysslor som förekommer hos medarbetarna. Vår rekommendation är att förvaltningen (exempelvis på enhetsnivå) gör en sammanställning av anmälda bisysslor. En sådan sammanställning är enligt vår uppfattning ett bra stöd vid uppföljning av bisysslor. Även vid chefsbyten eller på förfrågan från politiker etc. kan det vara bra att snabbt kunna få överblick av vilka typer av bisyssla som förekommer på enheten och vilka medarbetare som utövar bisyssla. För att erhålla ett enhetligt och likformigt arbetssätt kring hantering av bisysslor kan det med fördel tas fram mallar/blanketter för anmälan om bisyssla och beslut om bisyssla. Det finns förvaltningar inom kommunen som redan har upprättade mallar och dessa kan användas som utgångspunkt. Användande av mallar/blanketter ger bra förutsättningar för en enhetlig och fullständig dokumentation. Det bör säkerställas att samtliga förvaltningar arbetar efter fastställda riktlinjer. Följsamhet till regelverk och riktlinjer avseende bisysslor kan med fördel finnas med som ett kontrollmoment i förvaltningarnas internkontrollplaner. På detta sätt får även nämnderna information och uppföljning avseende hantering och förekomst av bisyssla. 2

6 2. Inledning 2.1. Bakgrund och syfte På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Norrköpings kommun har EY granskat om kommunen har ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att otillåtna bisysslor inte förekommer. Med bisyssla avses anställning, uppdrag eller annan verksamhet som medarbetare bedriver, tillfälligt eller stadigvarande, vid sidan om den ordinarie yrkesutövningen inom Norrköpings kommun. Regler om bisysslor för offentligt anställda återfinns i Allmänna bestämmelser (AB) samt i Lag (1994:260) om offentlig anställning (LOA). Norrköpings kommun är kommunens största arbetsgivare med över anställda. Om medarbetare har olämpliga bisysslor skulle det kunna resultera i att allmänhetens förtroende för Norrköpings kommun skadas. I granskningen besvaras bl. a. följande revisionsfrågor: Finns dokumenterade riktlinjer för hantering av bisysslor? Följs riktlinjerna för rapportering av bisysslor? I vilken omfattning förekommer bisysslor i kommunen? Hur dokumenteras rapporteringen och bedömningen av bisysslan? Vem är ansvarig för att kontrollera och systematisera inrapporterade uppgifter? Hur ofta görs uppföljning av inrapporteringen? Hur agerar kommunen om otillåtna bisysslor uppdagas? Hur dokumenteras uppföljningen och rapportering till förvaltningschef, nämnd/styrelse där det är aktuellt? 2.2. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Lag (1994:260) om offentlig anställning (LOA) Allmänna bestämmelser (AB) 2.3. Granskningens avgränsning och genomförande Granskningen har utförts genom intervjuer, genomgång av interna riktlinjer/policys och kontroll i Bolagsverkets register. Granskningen omfattar chefspersoner och andra ansvariga tjänstemän inom kommunens samtliga nämnder med ett särskilt fokus på socialnämnden, byggnads- och miljöskyddsnämnden samt stadsplaneringsnämnden. Ett stickprov av personer har kontrollerats mot Bolagsverkets register över funktionärer. Stickprovet består dels av personer som innehar en chefsposition eller är ansvarig tjänsteman inom kommunens samtliga nämnder/förvaltningar och dels av personer som arbetar 3

7 med myndighetsutövning inom de nämnder som särskilt ingått i granskningen. De personer som finns registrerade som funktionärer i registret har följts upp med avseende på om och hur bisyssla rapporterats, om bisysslan är godkänd och hur arbetsgivaren följer upp den. I granskningen har det även ingått att kontrollera om någon av de leverantörer/bolag, som de anställda är funktionärer i, fakturerat/erhållit bidrag från Norrköpings kommun under perioden Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 4

8 3. Regelverk Med hänsyn till att de kommunala myndigheterna och andra som fullgör uppgifter inom den offentliga förvaltningen ska visa saklighet och opartiskhet i sin verksamhet är det angeläget att arbetstagarna inte åtar sig sådan bisyssla som kan rubba förtroendet för arbetsgivarens verksamhet. Arbetstagarna får inte heller åta sig en bisyssla som kan inverka negativt på arbetstagarens möjlighet att utföra sina arbetsuppgifter eller som innebär konkurrerande verksamhet med arbetsgivarens. Regler om bisysslor finns dels i avtalet Allmänna bestämmelser (AB) och dels i Lag om offentlig anställning (LOA). För anställda i kommunala förvaltningar gäller AB med undantag av förtroendeskadliga bisysslor, för vilka LOA gäller. I 7 LOA regleras förbudet mot förtroendeskadliga bisysslor för anställda i kommuner, landsting och kommunalförbund. Lagen är tvingande och tar över AB:s bestämmelser om förtroendeskadliga bisysslor. Norrköpings kommun har inga övergripande kommungemensamma riktlinjer, policys eller rutiner som avser hantering av bisysslor Allmänna bestämmelser, daterad Enligt 3 kap. 8 i AB framgår bestämmelserna kring bisysslor. Arbetstagare ska på begäran anmäla bisyssla och lämna de uppgifter, som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan. Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att den kan; a) inverka hindrande på arbetsuppgifterna, b) innebära verksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens. Förtroendeskadlig bisyssla för arbetstagaren inom kommun, landsting eller kommunalförbund regleras i 7 lagen om offentlig anställning (LOA). För arbetstagare anställd hos annan arbetsgivare än kommun, landsting eller kommunalförbund gäller även att bisyssla kan förbjudas av arbetsgivaren om den kan c) påverka arbetstagarens handläggning av ärenden i sitt arbete hos arbetsgivaren. Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas inte som bisyssla enligt AB Lag (1994:260) om offentlig anställning, LOA Vad gäller förtroendeskadliga bisysslor omfattas alla som är anställda i kommunala förvaltningar av 7 LOA. Arbetstagaren får inte enligt 7 LOA ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. Arbetsgivaren är enligt 7a LOA skyldig att på lämpligt sätt informera sina arbetstagare om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten enligt 7. 5

9 Arbetstagare är enligt 7b LOA skyldiga att på begäran lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren ska kunna bedöma om arbetstagarens bisyssla är tillåten eller inte. Arbetsgivarens beslut om att en arbetstagare ska upphöra med, eller inte åta sig, en förtroendeskadlig bisyssla ska enligt 7c LOA vara skriftlig och innehålla en motivering. Beslutet behöver enligt 42 LOA inte föregås av förhandling enligt MBL. LOA gör inga undantag motsvarande de som finns i AB för förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer SKL:s kommentar till AB Förhandlingssektionen inom Sveriges Kommuner och Landsting, har utarbetat kommentarer till Allmänna bestämmelser för att ge vägledning och underlätta det personalpolitiska arbetet samt bidra till att utveckla arbetsgivarrollen. Följande kommentarer avser bisysslor. 8 Bisysslor Arbetstagare är skyldig att på arbetsgivarens begäran anmäla bisysslor och lämna de uppgifter som arbetsgivaren behöver för att kunna bedöma dessa. Om arbetstagaren inte uppfyller detta så är det ett brott mot avtalet, alternativt fel eller försummelse i arbetet, som kan medföra disciplinpåföljd enligt AB 11 och i mycket allvarliga fall uppsägning. Med bisyssla förstås varje syssla, tillfällig eller stadigvarande, som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet (AD 1985 nr 69) Kommunövergripande riktlinjer och rutiner Norrköpings kommun har inga skriftliga kommungemensamma riktlinjer eller rutiner som avser hantering av bisysslor. Enligt uppgift förekommer det inte i dagsläget någon politisk diskussion kring bisysslor i kommunen. Hänvisning sker till bestämmelserna i LOA och AB. Bisysslor har aldrig förekommit i Personalkontorets intern kontrollplan. Dock uppges att de identifierat vilka yrkesgrupper inom kommunen där otillåten bisyssla kan förekomma. Det finns dock ingen dokumentation kring detta. Enligt uppgift är det uttalat att bisysslor ska tas upp på medarbetarsamtalen för anställda inom Norrköpings kommun. Vid dessa tillfällen ska bestämmelserna i LOA och AB tas upp med medarbetaren. Uppkommer det frågor kring regelverket avseende bisysslor ska förvaltningarna vända sig till Personalkontoret/HR-konsulterna. Om en otillåten bisyssla identifieras är det ansvarig chef som ska följa upp att åtgärd sker. Första linjens chefer, dvs. de chefer som är närmast medarbetarna och känner dem bäst ska ha god kunskap om bestämmelserna kring bisysslor och de bör även ha mest kännedom om sina medarbetares ev. bisysslor. Nya chefer inom Norrköpings kommun genomgår en chefsintroduktion på två dagar. I denna introduktion tas regelverket kring bisysslor upp och budskapet är att kontakt ska tas med berörd HR-konsult om frågeställningar kring bisysslor kommer upp i verksamheten. Nyanställda inom kommunen får ingen information kring regelverket eller kommunens rutiner avseende bisysslor på den kommungemensamma introduktionsdagen. 6

10 Personalkontoret, HR-konsulterna och Helpdesk uppger att de sällan får frågor som handlar om bisysslor. Vid något tillfälle har frågan kring bisysslor varit uppe för diskussion i Kommundirektörens ledningsgrupp (leds av Kommundirektören och består av förvaltningschefer och personaldirektör) Förvaltningsspecifika rutiner Bygg- och miljökontoret Förvaltningen består av ca 80 medarbetare uppdelade på fem verksamhetsområden samt gemensam administration. De olika områdena omfattar; miljö- och hälsoskydd, bygglov, livsmedelskontroll, bostadsanpassningsbidrag och kommunalt lantmäteri. Det finns fem verksamhetschefer som ansvarar för de olika områden och förvaltningens arbetsuppgifter består till största delen av myndighetsutövning. Enligt uppgift har regelverk, rutiner och uppföljning av bisysslor diskuterats med verksamhetscheferna. Förvaltningen har tagit fram en blankett som kan användas för att anmäla bisyssla. Blanketten innehåller uppgifter om namn, personnummer, befattning och en ruta som kan kryssas i om bisyssla är aktuell. Bisysslans art och omfattning ska beskrivas och blanketten ska skrivas under av den anställde. På blanketten ska även beslut om bisyssla dokumenteras och underskrift ska ske av ansvarig chef. Förvaltningen skickade ut denna blankett till samtliga anställda i april Uppfattningen är att samtliga anställda lämnade in blanketten. De personer som angav att de hade en bisyssla är genomgångna och ansvarig chef har gjort en bedömning och beslutat om bisysslan är ok eller inte. Blanketterna där bisyssla angavs sparas i respektive personalakt. Då denna rutin inte är kommungemensam så kommer blanketten inte att skickas ut vid fler tillfällen. Förvaltningen har tagit fram ett dokument som berör förslag till frågor i medarbetarsamtalet. I detta dokument finns bisyssla med som en fråga/punkt som ska gås igenom med medarbetarna. Om medarbetaren svarar att bisyssla förekommer så ska framtagen blankett användas enligt ovan. Bygg- och miljökontoret har tagit fram en rutin som avser introduktion av nyanställd. Enligt uppgift ska denna rutin kompletteras med en punkt som berör rutinerna och regelverket kring bisysslor. Förvaltningen uppger att de ska formulera ett kontrollmål/kontrollmoment som avser bisysslor i sin internkontrollplan framöver. På detta sätt får nämnden en redovisning och uppföljning på hur förvaltningen hanterar denna fråga. Det finns önskemål om kommungemensamma rutiner och blanketter/mallar avseende bisysslor. Socialkontoret Socialkontoret inom Norrköpings kommun arbetar med omsorg om barn och unga, föräldrastöd och missbruk. De hanterar bl.a. familjerättsliga frågor om vårdnad och umgänge samt serveringstillstånd. Verksamheten är indelad i verksamhetsstöd, myndighetskontoret barn/ungdom, utförarverksamheten barn/ungdom och vuxenverksamheten. Förvaltningen har en ledningsgrupp som träffas 1 gång per vecka och i denna grupp ingår de två verksamhetscheferna, chefen för verksamhetsstöd, ekonomichefen och informatören. Förvaltningen har också en storledningsgrupp där även de 12 enhetscheferna ingår. I dessa grupper har frågan kring bisysslor diskuterats och man har även diskuterat vilka yrkesgrupper inom Socialkontoret som kan beröras av otillåtna bisysslor. Man har även fört samtal/diskussioner kring vad en otillåten bisyssla kan vara. 7

11 Socialkontoret har tagit fram en blankett för anmälan om bisyssla. På denna blankett ska namn, personnummer och arbetsställe anges. Det finns sedan följande alternativ för medarbetarna att välja på; - Har ingen bisyssla - Beskrivning av bisyssla - Omfattning av bisyssla, ange antal timmar per vecka - Arbetsgivare Blanketten ska skrivas under av den anställde. Det finns inget utrymme på blanketten där ansvarig chef kan dokumentera sin bedömning av ev. bisyssla. Storledningsgruppen tog ett beslut den 25 mars 2013 att respektive chef är ansvarig för att hålla koll på medarbetarnas bisysslor. Man ska börja med att fråga de nyanställda och då ska ovan nämnda blankett användas. Underskrivna blanketter ska förvaras på enheten. Det finns inga fastställa rutiner att frågan kring bisyssla ska tas upp på medarbetarsamtalen och bisyssla har aldrig varit med i nämndens/förvaltningens internkontrollplan. Även denna förvaltning uttrycker att det finns fördelar med kommungemensamma rutiner och riktlinjer avseende bisysslor. Stadsbyggnadskontoret Stadsbyggnadskontoret arbetar med planer, mark- och exploateringsfrågor, lokalförsörjning och kommunens egna behov och geografiska informationssystem som stöd för samhällsplaneringen. Inom förvaltningen arbetar ca 100 medarbetare. Förvaltningens rutin är att frågan kring förekomst av bisyssla ska tas upp i medarbetarsamtalen. Detta framgår av den mall/checklista som stadsbyggnadskontoret tagit fram för medarbetarsamtal. Det uppges att samtliga ansvariga chefer som har medarbetarsamtal är medvetna om att frågan om bisyssla ska ställas till samtliga medarbetare. Dokumentation ska ske i minnesanteckningar från medarbetarsamtalet och om det uppkommer en bisyssla ska ansvarig chef vid tveksamma fall diskutera med förvaltningschefen innan beslut tas om bisysslan är tillåten eller otillåten. Det finns ingen särskild mall/blankett där anmälan och beslut om bisyssla ska dokumenteras. Förvaltningschefen uppger att det i dagsläget inte finns några anmälda bisysslor inom förvaltningen. Förvaltningen har inte haft med bisysslor i sin intern kontrollplan. Det har dock diskuterats vilka yrkesgrupper inom förvaltningen där bisyssla kan förekomma. Bisyssla finns inte med som en fastställd punkt i förvaltningens introduktion för nyanställda. 8

12 4. Stickprov Ett stickprov av personer har kontrollerats mot Bolagsverkets register över funktionärer. Med funktionärer menas om personen är VD, styrelseledamot, styrelsesuppleant och firmatecknare. Registret ger ingen fullständig bild av ägarförhållandena. Stickprovet berör samtliga kommunens nämnder/förvaltningar och består dels av personer som innehar en chefsposition eller är ansvarig tjänsteman och dels av personer som arbetar med myndighetsutövning inom de nämnder som särskilt ingått i granskningen (Socialnämnden, Stads- och planeringsnämnden och Byggnads- och miljöskyddsnämnden). Det har även skett ett urval bland personalen på IT-enheten. De personer som träffats som funktionärer i registret har följts upp med avseende på om och hur bisyssla rapporterats, om bisysslan är godkänd och hur arbetsgivaren följer upp den. I granskningen har det även ingått att kontrollera om någon av de leverantörer/bolag, som de anställda är funktionärer i, fakturerat/erhållit bidrag från Norrköpings kommun under perioden Chefstjänstemän och andra ansvariga tjänstemän inom kommunens samtliga nämnder som ingår i urvalet: som finns med i Bolagsverkets register Antal anmälda bisysslor Förekomst i Norrköpings kommuns leverantörsreskontra *) 3 0**) *) Av de 11 personer som finns med i Bolagsverkets register avser 8 av träffarna kommunala bolag. 3 träffar avser funktion (styrelseledamot och bolagsman) i privata aktiebolag och handelsbolag. Samtliga fall är enligt uppgift anmälda som bisyssla och godkända av berörd persons närmaste chef. Anmälan och beslut om att bisysslan är tillåten har skett muntligt. **) Avser de bolag som de anställda anmält som bisysslor. Förfrågan har skett om dessa bolag fakturerat Norrköpings kommun alt. erhållit något stöd/bidrag under åren Inget av aktuella bolag finns med i ekonomisystemet. Socialnämnden som ingår i urvalet: som finns med i Bolagsverkets register Antal anmälda bisysslor Förekomst i Norrköpings kommuns leverantörsreskontra 15 2*) 0 1**) *) Två personer finns med i Bolagsverkets register. Träffarna avser funktion (styrelsesuppleant eller styrelseledamot) i privata aktiebolag och föräldrakooperativ. Förvaltningen har inga fastställda rutiner för att samla upp anmälan om bisysslor, därav anges 0 i tabellen ovan. Förvaltningschefens bedömning var dock att dessa bisysslor var kända. Inget av bolagen/kooperativet bedriver någon verksamhet som berör Socialnämndens ansvars- och verksamhetsområde. 9

13 **) Avser de bolag som de anställda anmält som bisysslor. Förfrågan har skett om dessa bolag fakturerat Norrköpings kommun alt. erhållit något stöd/bidrag under åren Föräldrakooperativet som bedriver förskoleverksamhet har erhållit bidrag under , utifrån gällande regler baserat på antalet barn/prisklass. Stadsplaneringsnämnden som ingår i urvalet: som finns med i Bolagsverkets register Antal anmälda bisysslor Förekomst i Norrköpings kommuns leverantörsreskontra 11 0 e.t. e.t. e.t. = ej tillämpligt, beroende på att ingen person i urvalet fanns med i Bolagsverkets register. Byggnads- och miljöskyddsnämnden som ingår i urvalet: som finns med i Bolagsverkets register Antal anmälda bisysslor Förekomst i Norrköpings kommuns leverantörsreskontra 16 0 e.t. e.t. e.t. = ej tillämpligt, beroende på att ingen person i urvalet fanns med i Bolagsverkets register. IT-enheten som ingår i urvalet: som finns med i Bolagsverkets register Antal anmälda bisysslor Förekomst i Norrköpings kommuns leverantörsreskontra 21 3*) 0 1**) *) träffarna avser en enskild firma, ett personalkooperativ och ett privat aktiebolag. Den enskilda firman och aktiebolaget har registrerad verksamhet som ligger inom/nära IT-enhetens verksamhetsområde. IT-enheten har inga fastställda rutiner för att samla upp anmälan om bisysslor. Ansvarig chef anger att kännedom om dessa bisysslor finns och att utredning pågår kring om dessa ska bedömas vara godkända eller inte. **) Avser de bolag som de anställda anmält som bisysslor. Förfrågan har skett om dessa bolag fakturerat Norrköpings kommun alt. erhållit något stöd/bidrag under åren En faktura (690 kr) från ett av bolagen har identifierats och den är bokförd i oktober Fakturan är beslutad och attesterad av en rektor och en administratör på en grundskola inom Norrköpings kommun. 10

14 5. Svar på revisionsfrågor och sammanfattande bedömning 5.1. Revisionsfrågor Finns dokumenterade riktlinjer för hantering av bisysslor? Det finns inga skriftligt fastställda kommungemensamma riktlinjer och rutiner avseende bisysslor. Enligt uppgift finns det en muntligt uttalad rutin att det vid medarbetarsamtalen ska ställas en fråga till varje medarbetare avseende förekomst av bisyssla. Denna information ska enligt uppgift ha gått ut till samtliga förvaltningschefer. Vid granskningen noteras att det finns vissa förvaltningsspecifika blanketter och mallar för medarbetarsamtal som berör bisysslor. Följs riktlinjerna för rapportering av bisysslor? Det finns inga kommungemensamma riktlinjer som berör hur rapportering av bisysslor ska gå till/dokumenteras. I vilken omfattning förekommer bisysslor i kommunen? Det finns ingen samlad dokumentation som visar förekomst av anmälda bisysslor på en övergripande nivå i kommunen. Bygg- och miljökontoret använder en blankett för anmälan om bisyssla. Bedömning av bisysslan har skett på samma blankett av behörig chef. Dessa blanketter finns sparade i respektive persons personalakt. Även Socialkontoret har tagit fram en blankett som ska användas vid anmälan om bisyssla. Ingen förvaltning uppger att de har en samlad dokumentation av förekomst av bisyssla på förvaltningsövergripandenivå. Hur dokumenteras rapporteringen och bedömningen av bisysslan? Det finns inga fastställda rutiner som anger hur rapportering och bedömning av bisyssla ska hanteras och dokumenteras. Vid intervjuer med förvaltningschefer på de förvaltningar/nämnder som särskilt ingått i granskningen framkommer att det sker på olika sätt. En förvaltning anger att rapportering av bisysslan ska framgå i minnesanteckningar från medarbetarsamtalen. Då det hittills inte förkommit någon som anmält en bisyssla så finns det inte framtaget några rutiner för hur bedömningen av bisysslan ska dokumenteras. Vem är ansvarig för att kontrollera och systematisera inrapporterade uppgifter? På förvaltningsnivå anges att behörig chef, som genomför medarbetarsamtalen, är ansvarig för att kontrollera förekomst av bisyssla minst en gång per år vid ett medarbetarsamtal. Hur ofta görs uppföljning av inrapporteringen? Det finns inga rutiner för en systematisk uppföljning av bisysslor, varken på kommunövergripande nivå eller på förvaltningsnivå. 11

15 Hur agerar kommunen om otillåtna bisysslor uppdagas? Enligt uppgift ska närmast ansvarig chef följa upp att åtgärder vidtas i de fall otillåten bisyssla har identifierats. Om inte den anställde vidtar aktuella åtgärder anges att kommunen ska tilllämpa de rättsliga påföljder som är möjliga enligt LOA och AB. Inga sådana fall har hittills varit aktuella i kommunen. Hur dokumenteras uppföljningen och rapportering till förvaltningschef, nämnd/styrelse där det är aktuellt? Det finns inga fastställda rutiner för uppföljning och rapportering till förvaltningschef eller nämnd. En förvaltning angav att de ska ta med bisyssla i kommande intern kontrollplaner vilket skapar en möjlighet till rapportering till nämnden Sammanfattande bedömning och förslag på utvecklingsområden Norrköpings kommun har inga dokumenterade kommunövergripande riktlinjer och rutiner avseende bisysslor. Enligt uppgift finns det muntliga riktlinjer som anger att frågan om förekomst av bisyssla ska ställas i samtliga medarbetarsamtal inom kommunen. Personalavdelningen upplever inte att bisysslor är någon stor fråga inom kommunen och HR-konsulterna får mycket sällan frågor som berör hantering av bisysslor. Kommunens uppfattning är att bisysslor förekommer i en begränsad omfattning. Vår bedömning är att Norrköpings kommun kan utveckla sitt arbete och stärka den interna kontrollen kring hantering av bisysslor. Vi ger följande rekommendationer till fortsatt arbete: Kommunen bör fastställa gemensamma övergripande riktlinjer som bildar en gemensam utgångspunkt för hur kommunen ska hantera bisysslor. De övergripande riktlinjerna bör bl.a. innehålla; definitionen av vad som avses med bisyssla, vilket regelverk som styr regleringen av bisysslor, hur anmälan om bisyssla ska ske, exempel på tillåtna och otillåtna bisysslor, hur uppföljning och rapportering av bisysslor ska ske, vilka påföljder som kan bli aktuella om medarbetaren brister i sina skyldigheter m.m. Arbetsgivaren bör informera om kommunens syn på bisysslor och vad som kan göra en bisyssla otillåten. Denna information kan med fördel ges vid introduktion för nyanställda och även någon gång per år, på olika arbetsplatsträffar. Det är väsentligt att kommunen har en bra överblick av bisysslor som förekommer hos medarbetarna. Vår rekommendation är att förvaltningen (exempelvis på enhetsnivå) gör en sammanställning av anmälda bisysslor. En sådan sammanställning är enligt vår uppfattning ett bra stöd vid uppföljning av bisysslor. Även vid chefsbyten eller på förfrågan från politiker etc. kan det vara bra att snabbt kunna få överblick av vilka typer av bisyssla som förekommer på enheten och vilka medarbetare som utövar bisyssla. För att erhålla ett enhetligt och likformigt arbetssätt kring hantering av bisysslor kan det med fördel tas fram mallar/blanketter för anmälan om bisyssla och beslut om bisyssla. Det finns förvaltningar inom kommunen som redan har upprättade mallar och dessa kan användas som utgångspunkt. Användande av mallar/blanketter ger bra förutsättningar för en enhetlig och fullständig dokumentation. 12

16

17