Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens planeringsoch utvecklingsutskott

Transkript

1 Plats och tid Leja, kommunhuset, kl , Beslutande Anders Ceder (S), ordförande Irja Gustavsson (S), vice ordförande Arnold Bengtsson (S) Inger Griberg (MP) Pär-Ove Lindqvist (M) Jonas Kleber (C) Ingrid Åberg (KD) Tjänstgörande ersättare Övriga deltagande Malin Sjöberg, sekreterare Christer Lenke, kommunchef Carita O Prim, kostchef Utses att justera Irja Gustavsson (ersättare Ingrid Åberg) Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare... Paragrafer Malin Sjöberg Ordförande Anders Ceder Justerare... Irja Gustavsson ANSLAG BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott Anslaget tas ned Kanslienheten...

2 Ärendeförteckning 45/2013 Projekt Kostutredning /2013 Ombyggnation av Stadsskogsskolans kök 47/2013 Utvärdering av arbetsordning för kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott

3 3 KSPU 45 Dnr. 2012/341 Projekt Kostutredning 2012 Beslut 1. Kostchefen får i uppdrag att revidera förslaget om kvalitets- och servicenivå för måltidsenheten enligt planerings- och utvecklingsutskottets synpunkter och därefter överlämna förslaget till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för antagande. 2. Planerings- och utvecklingsutskottet föreslår kommunstyrelsens budgetberedning att i budget 2014 avsätta 1 miljon kronor för reinvesteringsmedel i avvaktan på den framtida produktionsstrukturen. Kommunkontoret får i uppdrag att gå vidare med punkterna 3-7 i budgetarbetet för kommande år: 3. Kostnadsbudgetering införs enligt den av kostchefen upprättade tidsplanen daterad den 19 juni Budget för lokalvård av matsalar förs över till kommunledningsstaben för att sedan ingå i bidraget till Bergslagens kommunalteknik. 5. Budget och ansvar för hyreskostnader och lokalvårdskostnader för matsalar på äldreboendena Tallen, Grönboda och Ekgården förs över från socialnämnden till kommunstyrelsen. 6. Fast installerad utrustning ska ingå i fastighetsägarens reinvesterings- och underhållsbudget och läggs som en planerad hyreskostnad. 7. Budget för måltidsenheten ska innehålla medel för investeringar avseende icke fast installerad utrustning. 8. Måltidsenheten får i uppdrag att redovisa förslag till ny struktur för produktions- och mottagningskök senast i mars Ärendebeskrivning I samband med de ekonomiska uppföljningarna för måltidsenheten, diskuteras ledning, samordning, kvalitet och kostnad samt investeringsbehov. Med anledning av detta beslutade kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott (KSPU) den 8 oktober 2012, att en ny kostutredning ska genomföras Kommunchefen fick i uppdrag att utarbeta underlag för måltidsenhetens organisation. Målet med kostutredningen var att organisationen skulle bli mer effektiv och att produktionen skulle hålla högre kvalitet. En genomlysning av verksamheten har genomförts av en projektledare Ulrika Lundgren från Karlskoga-Degerfors med stöd av kommunens kostchef.

4 4 Styr- och arbetsgruppen beslutade att fokus i kostutredningen skulle handla om att få tydlighet. Gränser behövdes för ansvar, uppdrag och roller för måltidsenheten i kommunen. För att kunna bedriva en effektiv kostorganisation krävs ett tydligt politiskt uppdrag. Ett förslag på kvalitets- och servicenivå för Lindesbergs kommun har tagits fram för att förtydliga vad som ingår i skattefinansieringen. Detta är ett åtagande som ger tydlighet och begränsar vad som ska ingå i skattefinansieringen. Planerings- och utvecklingsutskottet beslutade den 3 juni 2013: 1. Kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott (PU) utses till kostråd. Kostrådet ska sammanträda två gånger per termin fram till och med den sista december Förvaltningschefen får i uppdrag att ta fram en tidplan för det fortsatta arbetet med kostorganisationen enligt utredningens förslag till den 25 juni Fastighetsägaren får i uppdrag att ta fram en plan för upprustning av Stadsskogsskolans kök med hänvisning till den uppkomna arbetsmiljösituationen. Återrapportering den 14 juni 2013 för att bifogas handlingarna till planerings- och utvecklingsutskottets sammanträde den 25 juni Beslutet om kvalitets- och servicenivå bordläggs till ett extra sammanträde den 25 juni För måltidsenheten används idag två sätt att styra ekonomin. Dels anslagsfinansiering för vissa områden, dels köp- och säljsystem för andra områden. Detta skapar otydlighet. Utredningen visar att ett enhetligt system behöver införas. Det som behöver uppmärksammas är att om beslutet blir att använda kostnadsbudgetering, så tar det tid att införa ett köp- och säljsystem. Därför behöver man räkna med tid för införande kopplat till budgetårets förutsättningar. Kostutredningen har föreslagit kostnadsbudgetering som en ekonomisk styrning för Måltidsenheten. Nedan föreslås en tidplan för införande av kostnadsbudgetering succesivt för olika förvaltningar/verksamheter. Budget år Start av Förvaltning verksamhet 2014 Gymnasiet Barn och utbildningsförvaltningen 2014 Förskolorna Barn och utbildningsförvaltningen 2015 Grundskolorna Barn och utbildningsförvaltningen 2015 Vård och Omsorg Socialförvaltningen

5 5 I kostutredningen framkom förslag att Måltidsenhetens budget ska innehålla investeringar för icke fast installerad utrustning. Övrigt ska ingå i fastighetsförvaltarens reinvesterings- och underhållsbudget och läggs som en planerad ökad hyreskostnad. Översyn och förslag på ny produktionsstruktur kräver tid att genomföras. Förslag på en ny produktionsstruktur förväntas vara klar i mars Meddelas för åtgärd: Kommunstyrelsen Måltidsenheten Ekonomichefen

6 6 KSPU 46 Dnr. 2013/224 Ombyggnation av Stadsskogsskolans kök Beslut 1. Ett omklädningsrum som tillhört pedagogerna på Stadsskogsskolan byggs om och anpassas till ett mindre omklädningsrum för pedagogerna och ett rum för förvaring av vagnar och kylskåp i anslutning till köket, i enlighet med alternativ 2 i kostchefens förslag daterat den 20 juni Ombyggnationen planeras till hösten 2013 till en kostnad av kronor. 2. Planerings- och utvecklingsutskottet föreslår att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta: Finansiering sker genom omdisponering ur befintlig budget för tillkommande hyreskostnader (finansförvaltningen) till måltidsenheten. Ärendebeskrivning I januari 2013 inkom Begäran om åtgärd med mera enligt 6 kap 6 a, arbetsmiljölagen från huvudskyddsombudet Kommunal, gällande skolköket på Stadsskogsskolan. Köket på Stadsskogsskolan är inte rustat eller ombyggt sedan skolan startade. Köket är mycket trångt och slitet. Arbetsmiljön, flödet och ergonomin är inte funktionellt för köksarbete. Köket gör det svårt att arbeta effektivt och det finns stor risk för arbetsskador. Det är även svårt att uppfylla måltidsenhetens riktlinjer och mål i en arbetsmiljö med för trånga utrymmen. En handlingsplan är framtagen av kostchefen och lämnad till huvudskyddsombudet. Huvudskyddsombudet har redan i mars 2011 lämnat en första begäran om åtgärd med mera enligt 6 kap 6 a, arbetsmiljölagen. Då valde huvudskyddsombudet att inte gå vidare, på grund av att en planering för nybyggnation av köket påbörjades av Tredingen Utveckling AB (TUAB). Efter två års väntan utan att byggnation har startat, har huvudskyddsombudet valt att lämna in en ny begäran om åtgärd med mera enligt 6 kap 6 a, arbetsmiljölagen i januari I juni 2013, krävde skyddsombudet åtgärd för att inte gå vidare och lämna in en anmälan till arbetsmiljöverket. I kostutredningen har det framkommit att åtgärder krävs för köket på Stadsskogsskolan. För att tillgodose personalens arbetsmiljö både funktionellt och ur ergonomiskt perspektiv, krävs en förändring i kökets utrymme. De provisoriska lösningar som har föreslagits är inte optimala, men ger mer fritt golvutrymme. En nybyggnation av ett nytt kök, alternativt en ombyggnation krävs för att det ska kunna bli optimalt ur arbetsmiljö-,

7 7 ergonomi-, effektivitets-, hälsosynpunkt och för att kunna uppfylla verksamhetens mål. Meddelas för åtgärd: Kostchefen Ekonomichefen Meddelas för kännedom: Barn- och utbildningsförvaltningen

8 8 Kommunstyrelsens planerings- och KSPU 47 Dnr. 2013/128 Utvärdering av arbetsordning för kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott Beslut Planerings- och utvecklingsutskottet föreslår att kommunstyrelsen beslutar: Den nuvarande arbetsordningen för kommunstyrelsens planerings- och arbetsutskott fortsätter att gälla till dess att nya behov av översyn uppstår. Ärendebeskrivning En referensgrupp arbetade under 2011 och 2012 med att ta fram en ny arbetsordning för kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott (PU). En viktig del var att tydliggöra vilken roll PU skulle ha gentemot kommunstyrelsen och andra nämnder. Anledningen till detta var att det tidigare förekommit sammanblandning av roller och otydlighet omkring vilket mandat PU egentligen hade att fatta beslut i olika frågor. Referensgruppen kom fram till att något som saknades var tydlig politisk styrning av verksamheterna organiserade under kommunstyrelsen. De förtroendevalda upplevde att de inte hade den insyn och möjlighet att påverka verksamheten som de borde ha. Därför togs en ny arbetsordning för PU fram där PU fick en tydligare roll med fokus på verksamhetsstyrning och verksamhetsansvar. Kommunstyrelsen beslutade den 27 mars 2012 att anta förslaget till ny arbetsordning. Samtidigt beslutades att den nya arbetsordningen skulle gälla under en provperiod och att en utvärdering skulle ske under våren Med anledning av den ändrade arbetsordningen ändrades även kommunstyrelsens delegationsordning samt reglemente. Planerings- och utvecklingsutskottet beslutade den 3 juni 2013 att bordlägga ärendet till den 25 juli Meddelas för åtgärd: Kommunstyrelsen