SAMMANFATTNING AV KVALITE- OCH MILJÖLEDNINGSSYSTEM

Transkript

1 SAMMANFATTNING AV KVALITE- OCH MILJÖLEDNINGSSYSTEM Upprättad Reviderad INGEMAR JOHANSSON INGENJÖRSBYRÅ

2 KVALITE- OCH MILJÖLEDNINGSSYSTEM SIDA 1:9 INNEHÅLLSFÖRTECKNING A INGEMAR JOHANSSONS INGENJÖRSBYRÅ 2 A1 FÖRETAGSINFORMATION 2 B1 UTBILDNINGS- OCH YRKESMÄSSIGA KVALIFIKATIONER FÖR ANSTÄLLDA 3 B2 MÖJLIGHET ATT PÅBÖRJA KONSULTUPPDRAG ÅT BESTÄLLAREN 3 B3 RITNINGAR 3 C KVALITETSLEDNINGSSYSTEM 4 C1 KVALITET 4 C2 PLAN FÖR EGENKONTROLL 4 C4 DOKUMENTSTYRNING 5 C5 TIDPLAN 6 C6 FÄRDIGSTÄLLANDEKONTROLL 6 C8 TIDSRAPPORTERINGSKONTROLL 6 C9 FAKTURERINGSKONTROLL 6 D MILJÖLEDNINGSSYSTEM 7 D1 MILJÖARBETE 7 D2 BESTÄLLARENS DIREKTIV 7 D3 MILJÖVÄNLIGA PRODUKTVAL 7 D4 ARBETSMILJÖ OCH ARBETSPLATSENS UTFORMNING 7 E KONTRAKT 8 E1 ANBUD OCH KONTRAKT 8 E2 UPPFÖLJNING 8 F UTBILDNING 9 F1 FRAMTAGANDE AV UTBILDNINGSMATERIEL 9 F2 GENOMFÖRANDE 9 F2 UPPFÖLJNING 9

3 KVALITE- OCH MILJÖLEDNINGSSYSTEM SIDA 2:9 A A1 INGEMAR JOHANSSONS INGENJÖRSBYRÅ FÖRETAGSINFORMATION Företaget har funnits sedan 1968 och grundades av Ingemar Johansson. Vi är för närvarande elva medarbetare. Sedan 1991 finns vi i Kungstens industriområde i Göteborg, och har sedan augusti 2007 kontor i Junex fastigheten i Huskvarna. Många av våra kunder är återkommande och i vissa fall har vi haft uppdrag för dem sedan starten Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå är en oberoende konsultbyrå som konstruerar VVS-, Kyl-, Storköks-, Process- och avloppsreningsanläggningar. Våra kunder är industri-, storköks-, landstings- och kommunala beställare. Utöver traditionell VVS och Storköksprojektering utför vi även invertering, utredning, CE-märkning, utbildning, underhållsplanering, diverse kontrolluppdrag samt entreprenadbesiktningar. Vår huvudsakliga inriktning är VVS med storkök och kyla som våra viktigaste spetskunskaper. Exempel är större kyl- och värmepumpsanläggningar såsom ishallar, bandybanor, processindustri mm där ammoniak används som köldmedia men även lite specialanläggningar med infrastruktur för fastigheter på vatten. Våra kunder finns inom livsmedelsindustrierna t ex slakterier, charkuterier, mejerier, storköks-, fisk-, textil-, petrokemiteknisk industri men även fastigheter för landstings-, kommunala samt privata sektorn. Vår specialitet är att projektera och konstruera kundanpassade platsbyggda kylanläggningar, med ammoniak och koldioxid som köldmedia, samt kundanpassade storkökssystem för såväl tillagnings- och mottagningskök. Vi som arbetar här är konsulterande ingenjörer med lång och bred erfarenhet inom VVS-, Storköks-, Energi och kylteknik. För närvarande är en av våra medarbetare anlitad som lärare på en yrkeshögskola för tilltänkta Kyl- och värmepumpstekniker samt VVS-projektörer. Vi fyller kunskapsluckor: Erfarna och framsynta, noggranna och personliga där har du några av de egenskaper som byggt vårt renommé som kunskapsföretag de senaste 45 åren. Det har i sin tur gjort oss eftertraktade som exempelvis föreläsare, utredare och besiktningsansvariga. Vi har alltid haft ett nära samarbete med universitets- och högskolevärlden för att dela med oss av erfarenhet från fältet, men också för ta till oss nya forskningsrön. Några av våra konsulter undervisar också vid yrkeshögskola. Våra konsulter är självfallet behöriga att utföra exempelvis CE-märkning. På den vägen fortsätter vi 45 år till - minst.

4 KVALITE- OCH MILJÖLEDNINGSSYSTEM SIDA 3:9 B VIDAREUTBILDNING INOM YRKET Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå bygger hela sin verksamhet på kunskap och kompetens. Detta är vårt främsta konkurrensmedel och vår största tillgång. Företaget bedriver aktivt kompetensutveckling. Samtliga medarbetare deltar respektive besöker årligen mässor, konferenser och informationsmöten. För vissa specialområden t.ex. besiktningar går berörd personal på kurser. Flera gånger per år kommer informatörer, från produkttillverkare och distributörer, till vårt kontor för redovisning om produkter och produktutveckling. Vid dessa informationsmöten deltar all tillgänglig personal. B1 UTBILDNINGS- OCH YRKESMÄSSIGA KVALIFIKATIONER FÖR AN- STÄLLDA Till denna kvalitet och miljöledningssystem finns ett antal bilagor. Bilagorna bifogas efter förfrågan. B2 MÖJLIGHET ATT PÅBÖRJA KONSULTUPPDRAG ÅT BESTÄLLAREN Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå frigör 1 person inom 5 arbetsdagar från dokumenterad beställning. Arbetet fortgår under minst 5 arbetsdagar. B3 RITNINGAR Vi arbetar i AutoCAD 2010 med MagiCAD som applikation för installationer i 3-D. Programvaror finns även med de nya applikationerna Auto Desk Revit och Magic Cad Suite i vilka tre av medarbetarna genomfört utbildning. Vi har subskription, (prenumeration) på vår programvara för att alltid ligga i framkant och kunna leverera handlingar i den version som kunden önskas. Arbetet i CAD-miljön sker modellbaserat. Lager- och mappstrukturer följer BH90, BSAB96 eller i förekommande fall, kundens egen standard och önskemål.

5 KVALITE- OCH MILJÖLEDNINGSSYSTEM SIDA 4:9 C KVALITETSLEDNINGSSYSTEM Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå arbetar efter en målsättning som garanterar en högklassig kvalitet i såväl interna som i externa arbeten. Kvalitet är ett vidsträckt begrepp och som omfattar många områden. För Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå handlar det även om att med kreativitet och kunskap skapa en förtroendefull relation med uppdragsgivaren. C1 KVALITET Företagets kvalitetstänkande börjar på kontoret där fastlagda rutiner, regler och mallar finns för telefonsamtal, brevskrivning, postöppnande, anbudsgivning, orderbekräftelse, arkivering, fakturering och fakturauppföljning. Företagets kvalitetstänkande för externa rutiner börjar också på kontoret där fastlagda rutiner, regler och mallar finns för, val av handläggare och projektörer, uppläggande av nya uppdrag, mallar för beräkningar, utformning av beskrivningar och ritningar och för uppträdande vid kundkontakt och på sammanträden. C2 PLAN FÖR EGENKONTROLL All personal: Ansvarar för att det egna arbetet utförs enligt givna direktiv. Är skyldig, vid anmodan, att delta i sammanträden. Ansvarar för att lämnade uppgifter är riktiga. Gör egenkontroll enligt manual. Se checklista egenkontroll (bifogade filer). Vi följer rutiner för hantering av skisser, förhandskopior, granskningskopior, huvudritningar, arbetsritningar mm. Vi föreslår format, skalor, numrering, märkning, måttsättningsprinciper mm. Alla utskick dokumenteras med e-post, brev, distributionslista och eventuell ritningsförteckning. Alla dokument som lämnar kontoret märks med logotyp, underskrift och datum. Följesedlar, kopieringsbeställningar mm skall alltid vara försedda med arbetsnummer. Alla dokument i ett projekt hanteras i enlighet med kontorets kvalitetssystem. I projektpärm samlas alla dokument och arkiveras på ett likartat sätt. Projektpärm förvaras hos handläggare. Försättsblad i alla företagets projektpärmar har ett enhetligt utseende.

6 KVALITE- OCH MILJÖLEDNINGSSYSTEM SIDA 5:9 C3 PROJEKTKONTROLL Företagsledningen utser uppdragsansvarig och handläggare för varje uppdrag. Handläggaren utser medarbetare såsom projektörer, utredare, ritare etc. Handläggare har: Det samlade ansvaret för den funktionella utformningen av uppdraget. Det ekonomiska ansvaret för uppdraget och gör kontinuerligt kostnadsavstämning med budgetjämförelse. Ansvar för att kvalitetsplan med kontrollstationer följs och vidimeras. Ansvarar för att företaget är representerat på sammanträden om så erfordras. Ansvarar för att de kravspecifikationer, upprättade av beställaren som styrmedel för projekten, följs i sin hela omfattning. Ritningar planeras i omfattning och skala samt med numrering och ritningshuvud enligt vad som avtalats för uppdraget. Ritningar förvaras på externt USB minne. Backup utförs varje dag och minne placeras i brandsäkert värdeskåp. Ritningar, beskrivningar, utredningar etc. förvaras på kvalitetsdokument och CD i minst 10 år från projektets slutförande. C4 DOKUMENTSTYRNING Handläggare tar ut ett projektnummer för uppdraget och skapar en Projektpärm. Försättsblad, innehållsförteckning, är standardiserad så att all projektpärmar har ett enhetligt utseende. I pärmen redovisas bl.a: Projektnummer Avgående handlingar Ankommande handlingar Uppdragets ekonomi Beräkningar Ritningar Protokoll Tekniskt underlag Projektets kvalitetssystem Projektör, utredare, ritare och uppdrag Handläggare utser medarbetare såsom projektörer, utredare, ritare etc. Handläggare ansvarar för att alla handlingar är granskningsbara vid granskningstillfället. Komplettering och avvikelse, som uppmärksammas vid egenkontroll, redovisas och dokumenteras i protokoll. Granskningen utförs bland annat med stöd av checklistor i företagets kvalitetsstyrning. PM upprättas enligt mall i kontorets kvalitetspärm.

7 KVALITE- OCH MILJÖLEDNINGSSYSTEM SIDA 6:9 C5 TIDPLAN Projektör har till uppgift att skriva ut tidplan och se till att den efterföljs. Att skriva ut mötesprotokoll och e-post korrespondens och sätta in i på rätt plats i gällande projektpärm. Även att föra anteckningar i almanacka eller dagbok över möten och annat som beslutas muntligt. C6 FÄRDIGSTÄLLANDEKONTROLL Före slutkontroll sker en dubbelkoll mot de leverantörer som är tilltänkta i handlingen. Välrenommerade leverantörer tillhandahåller, under hela projektets genomförande, erforderliga dokument. Dokumentens innehåll är överskådliga och skrivna på det svenska språket. Denna kontroll signeras i ett dokument. C7 DOKUMENTATION OCH RITNINGAR Vid slutskedet av projektet utförs en slutkontroll. Detta sker första av projektören som därefter signerar dokumentet och överlämnar underlagen till ansvarig överordnad chef vid kommande genomgång. Genomgången sker på företagets kontor med de framtagna handlingar som underlag. Om inga fel påvisas signerar den ansvarige överordnade chefen dokumentet. Dokumentet förvaras tillsammans med övriga checklistor enligt företagets policy. C8 TIDSRAPPORTERINGSKONTROLL Projektör skriver i almanacka/dagbok varje dag hur många timmar som läggs ner på respektive projekt. Tidsrapportering sker månadsvis då handläggare och löneansvarig stämmer av tidsrapporerna. C9 FAKTURERINGSKONTROLL Fakturering sker månadsvis. På faktura anges alltid utfört arbete och den person som utfört arbetet, kopierings- och resekostnader samt mervärdeskatt. Fakturering kan ske á conto mot ett fast pris, med rörligt arvode baserat på nedlagd tid eller efter överenskommelse. Före utskick av fakturan sker ytterligare kontroll av ansvarig i chefsposition. C10 KVALITETSREVISION Vid varje slutkontroll sker en kvalitetsgenomgång. Detta sker samtidigt med slutkontrollen och utförs av kvalitetssystemets högsta chef. En gång per år sker en revision av kvalitetssystemet. Under denna revision sker en återkoppling till gällande standarder och lagar genom kontakt med erforderliga myndigheter. Samtidigt utförs en mätning av att beställarmålen uppfyllts. Detta sker med hjälp av ett enkätförfarande till våra 10 största kunder under föregående verksamhetsår.

8 KVALITE- OCH MILJÖLEDNINGSSYSTEM SIDA 7:9 D MILJÖLEDNINGSSYSTEM Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå arbetar efter en målsättning som garanterar en högklassig arbetsmiljö i såväl interna som i externa arbetsplatser. Arbetsmiljö omfattar många områden, bland annat bättre hälsa för arbetstagarna, förebyggande av olycksfall och arbetssjukdomar. För Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå handlar det även om att med kreativitet och kunskap skapa en förtroendefull relation med uppdragsgivaren. D1 MILJÖARBETE Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå är inställda att i framtiden anpassa sin verksamhet enligt den internationella standarden ISO Samtidigt verka för resurshushållning och energi- och miljöaspekter i alla verksamheter, så väl externt som internt. D2 BESTÄLLARENS DIREKTIV Genom en kontinuerlig kontakt med beställare eller dennes ombud förs en dialog om de direktiv som önskas implementeras i handling. Vid varje projekteringsgenomgång och via telefonkontakter tas även dessa krav upp och diskussioner genomförs så att det bästa resultatet för beställaren uppfylls. D3 MILJÖVÄNLIGA PRODUKTVAL Om valmöjlighet finns så föreskriver handläggare alltid produkter utifrån ljudnivå, luftkvalitet, vikt, material etc. efter vad som är bäst ur miljösynpunkt. Väljer inte bara första bästa utan tittat på flera fabrikat och lösningar och har internet, telefon och beräkningsprogram som hjälpmedel för att uppnå detta. Om utbyte av föreskrivet fabrikat och produkt föranleder ändringar eller komplettering av handlingar är vi behjälpliga med utredningar och kontroller i sakfrågan. D4 ARBETSMILJÖ OCH ARBETSPLATSENS UTFORMNING Följer gällande arbetsmiljölagar och eventuella harmoniserade föreskrifter/direktiv till dem. Dessa implementera i varje projekt om så erfordras. Exempel på text i handling är följande: Skriver in vilken ljudnivå som ej får överstigas. Hetgasledningar ska isoleras mot ofrivillig beröring och skyddas med plastplåt för att motverka skaderisk. Spänningsförande delar i apparatskåp och insidan bakom dörrar och luckor ska vara beröringskyddade i kapslingsklass IP20. Larmlampor med tryckknapp och batteribackup för instängningslarm och felsignal. Information angående drift och underhåll av ingående maskiner och loggningsutrustning. Underhållsarbete får endast utföras av personal som är utbildad och har erforderlig kompetens för uppgiften.

9 KVALITE- OCH MILJÖLEDNINGSSYSTEM SIDA 8:9 E E1 KONTRAKT ANBUD OCH KONTRAKT Anbud Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå upprättar anbud på begäran av beställaren. I anbudet anges: Förutsättningar Omfattning Genomförande Uppdragets organisation Kvalitetsstyrning Tider och tidplan Ersättning Försäkring Referenser Övrigt Skriftlig uppdragsbekräftelse Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå upprättar uppdragsbekräftelse när så erfordras. Kontrakt Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå upprättar och utväxlar kontrakt. Ändrings- och tilläggsuppdrag Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå bekräftar skriftligt samtliga ändrings- och tilläggsuppdrag, som ej dokumenterats på annat sätt. Underkonsulter Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå upphandlar underkonsulter i enlighet med beställarens önskemål. E2 UPPFÖLJNING Efter avslutad projektering genomförs internt uppföljningsmöte. Handläggare sammankallar och leder mötet. Vid mötet redovisas: Ekonomisk statistik Nyvunna erfarenheter, såväl positiva som negativa. Nya detaljlösningar. Handläggare ser till att eventuell uppdatering av Kvalitetspärmen utförs. Efter överenskommelse, följer vi byggskedet genom regelbundna platsbesök, närvaro vid byggmöten och genomgång av byggmötesprotokoll.

10 KVALITE- OCH MILJÖLEDNINGSSYSTEM SIDA 9:9 F F1 UTBILDNING FRAMTAGANDE AV UTBILDNINGSMATERIEL Utbildningsmateriel Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå upprättar underlag till av beställaren efterfrågad utbildningsnivå. Omfattning på underlag genom gås med beställaren eller dennes utbildningsansvarige. I underlaget anges: Omfattning Genomförande Uppdragets organisation Tider och tidplan Ersättning Övrigt F2 GENOMFÖRANDE Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå är ansvarig att framtaget utbildningsmateriel medverkar till att uppnå det slutgiltiga målet för utbildningen. Under genomförandet är Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå lyhörd i fall delar av det utbildningsmateriel skall förändras. Rapportering Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå rapporterar fortlöpande till beställarens utbildningsansvarige med information kring elevernas kunskapsnivå m m. Kunskapsprövning Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå tar fram erforderliga tentamen för prövning av elevernas kunskapsnivå. Detta kan ske såväl skriftligt som muntligt. I fall behov uppstår under utbildningsfasen kan diagnostiska tester komma att utföras. Betygsättning Ingemar Johansson Ingenjörsbyrå betygsätter varje delmoment (ämneskategori) med för upplägget erforderliga betygsnivåer. Rapportering av dessa sker i samband med övrig rapportering enligt ovan. F2 UPPFÖLJNING Efter avslutad utbildning sker uppföljning med beställaren eller dennes representant. Vid uppföljningen diskuteras huruvida målet med utbildningen har uppnåtts. Dokumentering sker genom upprättande av protokoll. Ansvarig protokollförare antas vid varje mötestillfälle. Vid mötet redovisas: Återkoppling från de studerande. Nyvunna erfarenheter, såväl positiva som negativa. Eventuella förändring i framtida utbildningar. INGEMAR JOHANSSON INGENJÖRSBYRÅ AB Huskvarna , Rev Robert Thell/VD