pmochco 2009 Riktlinjer & Strategier Nr 1 Utbildningsförvaltningens chefsprogram Utbildningsförvaltningen

Transkript

1 pmochco 2009 Riktlinjer & Strategier Nr 1 Utbildningsförvaltningen Utbildningsförvaltningens chefsprogram

2 Utbildningsförvaltningens chefsprogram Utbildningsförvaltningen, Box 22049, Stockholm. Besöksadress: Hantverkargatan 2 F Kontaktpersoner vid personalavdelningen, chefsutveckling och chefsrekrytering: Gunilla Söderström , Mats Huge , Eva Rökaeus , Lenah Molund Innehåll Inledning 5 Chefs- och ledarstrategi 6 Chefsförsörjning 8 Chefsuppföljning 10 Chefs- och ledarakademi 12 Chefssupport 14 3

3 Inledning Bra ledarskap utvecklar verksamheten till en skola i världsklass Ledarskapet har stor betydelse för resultat och utveckling av den pedagogiska verksamheten. Därför har utbildningsförvaltningen i Stockholms stad valt att satsa på ett chefsprogram med hög kvalitet. Programmet baseras på erfarenheter från verksamheten och på vad forskning, nationellt som internationellt, anser vara viktigt för framgångsrikt ledarskap och utvecklingsarbete. Chefsprogrammet omfattar chefs- och ledarstrategi, chefsförsörjning, chefsuppföljning, chefs- och ledarakademin samt chefssupport. Chefsprogrammet vänder sig till skolledare och chefer vid central förvaltning och till blivande skolledare och chefer. Det utgår från Stockholms stads personalpolicy 2009 och utbildningsförvaltningens chefs- och ledarstrategi. Utbildningsförvaltningen ska ha de bästa cheferna och vara en attraktiv arbetsgivare. Utbildningsförvaltningens chefsprogram är ett stöd i uppdraget att leda och utveckla de olika verksamheterna genom mål- och resultatstyrning. Programmet är också ett stöd för att förbättra verksamhetens resultat. 4 5

4 Utbildningsförvaltningens chefs- och ledarstrategi Chefs- och ledarstrategi innebär att cheferna Skapar resultat i förhållande till mål och uppdrag genom att ha en uttalad strategi för hur verksamheten skall bedrivas inom en tilldelad budgetram använda resurserna kostnadseffektivt och ha ett tydligt resultatansvar för sitt verksamhetsområde följa upp, jämföra, analysera och värdera i syfte att uppnå ökad måluppfyllelse Främjar medarbetarnas utveckling och delaktighet genom att skapa förutsättningar för varje enskild medarbetare att utvecklas och vidga sitt kompetensområde organisera arbetet för att främja ett kontinuerligt lärande, vara tillgänglig som diskussions- och samarbetspartner, visa uppmärksamhet och löpande ge stöd, uppmuntran och återkoppling Tillämpar helhetssyn genom att se till att den egna verksamheten står i samklang med stadens och utbildningsnämndens visioner, beslut, styrdokument och förhållningssätt förmedla nämndens mål till medarbetare med flera så att förståelse skapas för hur den egna verksamheten hänger ihop med helheten utåt företräda och vara ambassadör för utbildningsförvaltningen vara öppen för att vissa beslut måste tas som ger det bästa för hela verksamheten arbeta för ökad jämställdhet och mångfald i rekrytering och organisationen Fungerar som uppdragsgivare genom att leda verksamheten och utveckla visioner och tydliga mål i dialog med medarbetarna ge tydliga uppdrag, befogenheter och ansvar, delegera och komma överens med medarbetarna om hur uppdragen ska följas upp och utvärderas svara för övergripande planering och styrning av verksamheten, utveckla system och rutiner samt ansvara för att verksamheten kontinuerligt följs upp och utvärderas Är ledare i förändring genom att vara öppen och lyhörd för förändringar i omvärlden och ta ansvar för att utveckla verksamheten för att möta nya krav ta rollen som ledare av förändringsprocesser involvera medarbetarna i förändrings- och utvecklingsarbete och ta tillvara idéer och förslag kunna hantera ett pressat arbetsläge, oro och konflikter 6 7

5 Annonsering Ansökan Urval 1 Intervju av kandidater Referenser Urval 11 Intervju av kandidater Organisationsanalys Kravspecifikation Chefsrekryterare Chefsrekryterare Referenser Test Förslag till beslut Avd.chef och rektor i FVG. Enhetschef i SVG Beslut Direktör beslutar om avd.chef Avd.chef beslutar om rektor och enhetschef Chefsförsörjning Rekrytering av chefer Chefsrekryteringsarbetet är en del i utbildningsförvaltningens strategiska arbete för att utveckla verksamheten. Det är också ett led i vår strävan att vara en attraktiv arbetsgivare. Genom att rekrytera skickliga chefer skapar vi förutsättningar för att verksamheten når sina mål med hög kvalitet och effektiv resursanvändning. För att få fler sökande till våra chefstjänster genomför vi olika former av marknadskommunikation, både internt och externt. Vid varje rekrytering är det angeläget att hitta den chef som är bäst lämpad för uppdraget och som svarar mot förvaltningens syn på chefs- och ledarskap samt kravprofilen för den aktuella befattningen. Förvaltningens chefsrekryterare är ett stöd i rekryteringen. Så här går det till Rekryteringsprocessen startar med en organisationsanalys för att tydliggöra det aktuella chefsuppdraget. Analysen är underlag till den kravprofil som sedan följs i rekryteringsarbetet. Samtidigt bestäms hur rekryteringsarbetet skall läggas upp och en tidsplan utarbetas. Efter intervjuer av sökande samt referenstagning, väljs de kandidater ut som går vidare i processen. Innan ett slutgiltigt förslag läggs fram genomförs test med de personer som är mest aktuella för tjänsten. De fackliga organisationernas delaktighet sker utifrån samverkansavtalet. Utbildningsförvaltningen strävar alltid efter en öppen dialog med de fackliga organisationerna för att tillvarata deras kunskap och information i rekryteringsprocessen. Skolledare och övriga chefer anställs alltid på tidsbegränsade förordnanden. Gruppledarutbildning Gruppledarutbildning anordnas för de personer som har någon typ av ledningsuppdrag och kan vara ett steg på vägen till att vilja bli chef. Målet är att tillägna sig praktiska kunskaper i att leda en arbetsgrupp utifrån uppdrag, kulturella och organisatoriska förutsättningar. Rekryteringsutbildning Som ett led i chefsförsörjningen inom staden erbjuds en utbildning som ska förbereda deltagarna för chefstjänster. Framför allt gäller detta skolledare. Utbildningen är ett sätt att få inblick i och kunskap om vad chefsskapet innebär. Den ger deltagaren tillfälle att genom ökad självkännedom identifiera sin egen ledarförmågas möjlighet och begränsningar. 8 9

6 Chefsuppföljning Uppföljning av chefsuppdraget Arbetet med chefsuppdrag och chefsuppföljning leder till en tydlighet i förväntningar och återkoppling, främst för cheferna men även för övriga medarbetare. Uppföljningen ger goda möjligheter för chefer att utveckla sitt chefs- och ledarskap. Chefsuppdraget Alla chefer har ett skriftligt uppdrag, som utformas i dialog mellan chefen och dennes uppdragsgivare. Chefsuppdraget omfattar vissa delar som är gemensamma för alla chefer, men också delar som är specifika för den aktuella situationen. Årlig uppföljning Alla chefer har utvecklingssamtal och lönesättande samtal. Ambitionen är att det skall ske två strukturerade samtal per år, utöver kontinuerliga möten. UPPDRAG skriftligt tydligt mål och resultat preciseras ÅTGÄRDER löneutveckling kompetensutveckling support fortsatt / ändrat / nytt uppdrag UNDERLAG CHEFSUPPFÖLJNING planerings- /uppföljningsdokument klagomål, anmälan o dyl. observationer samtal/dialog (spontansamtal, besök + samtal, mötessystem, förberedda samtal) medarbetarenkät brukarundersökning inspektionsrapporter Farax/CPE BEDÖMNINGSGRUNDER chefs- och ledarstrategi bedömningsverktyg (nivåer) ömsesidig skattning Utvecklingssamtalet innehåller: En dialog kring chefens uppdrag, det vill säga om huvudsakliga uppgifter och prioriteringar. En dialog kring hur arbetet har genomförts, i förhållande till uppdraget, under den aktuella perioden. En dialog kring lön och löneutveckling, kompetensutveckling, stöd med mera. Vid utvecklingssamtalet görs en helhetsbedömning utifrån hur väl bedömningsgrunderna i chefs- och ledarstrategin uppnåtts. Överordnad chef bedömer berörd chefs prestationer i förhållande till beslutade mål och överenskomna uppdrag. 360-graders uppföljning Vartannat år kompletteras utvecklings- och lönesamtalet med en så kallad 360-graders uppföljning. Uppföljning med 360-gradersmetoden bygger på synpunkter från/skattning av medarbetare, kollegor i ledningsgrup pen, överordnad chef samt chefens självskattning. Det är frågor knutna till chefs- och ledarskapet; om förmåga att driva förbättringsarbete, om effektiv verksamhet med en sund ekonomi samt hur chefen hanterar relationer och kommunikation. Bedömningarna förs samman till en profil i tre dimensioner, förändrings- och utvecklingsinriktning, struktur- och uppgiftsinriktning samt personal- och uppgiftsinriktning. Samtalen och 360-graders-uppföljningen kan leda fram till insatser som kompetensutveckling, support, löneutveckling och annat uppdrag. Chefers karriär- och alternativa vägar I utvecklingssamtalen diskuteras arbetsuppgifter, uppdrag och karriär. I samtalen förs en dialog kring vad chefen vill göra i framtiden, som till exempel förlängning av det pågående uppdraget, ett annat chefsuppdrag, specialistuppgifter eller helt andra arbetsuppgifter. Önskemålen kopplas till uppföljningar av chefs- och ledarskapet för att finna möjliga vägar. Denna process bör vara klar innan förordnandet går ut. Ibland blir det uppenbart att en skolledare eller chef inte kan vara kvar. Det kan bero på att han eller hon inte vill eller förmår utföra sitt uppdrag och/eller att förtroende saknas för personen i sin roll som chef. Arbetsgivaren har ett ansvar att finna alternativa vägar för chefer som av någon anledning inte kan eller vill fortsätta sitt uppdrag

7 Chefs- och ledarakademi Stora möjligheter till utveckling Utbildningsförvaltningen erbjuder stora utvecklings- och utbildningsmöjligheter inom chefs- och ledarakademin. Insatserna kan skräddarsys för enskilda eller för grupper. Det finns också möjligheter till fördjupningsutbildning. Utbildningarna utgår från chefs- och ledarstrategin och individens behov. För att stärka ledarutvecklingen finns ett väl fungerande samarbete med forskare och konsulter. Chefs- och ledarakademin ger grund- och vidareutbildning för utbildningsförvaltningens chefer. Det är insatser som ger verktyg för att utföra och utveck la chefsuppdraget på ett professionellt sätt. Innehållet i utbildningarna designas och utvecklas efter behov. Utbildningarna genomförs med interna och externa konsulter. Nyanställda chefer deltar i förvaltningens introduktionsprogram som bland annat innehåller en basutbildning och en introduktion. Basutbildningen innehåller moment som: Att vara chef i politiskt styrd organisation, ekonomi- och kvalitetsstyrning samt personaladministrativt arbete. Nya chefer erbjuds att ta stadens chefskörkort. Alla skolledare bereds plats på det statliga Rektorsprogrammet senast under andra anställningsåret som skol ledare. Utvecklings- och utbildningsinsatser Exempel på insatser: bas-/introduktionsutbildning rektorsutbildning ledningsgruppsutbildning kommunikation skoljuridik arbetsmiljöutbildning lokalt kvalitetsarbete mentorskap/handledning/coachning chefsnätverk forskning och utveckling (FoU) för chefer Förvaltningens chefer kan delta i konferenser, forskarnätverk och olika projekt för att säkerställa deras behov av omvärldsbevakning inom ledarskap och skolutveckling i länder med framgångsrika skolsystem. Forskning och utveckling Utbildningsförvaltningen ska identifiera, initiera, genomföra och sprida utbildningsvetenskaplig forskning med inriktning på styrning och ledning i både ett nationellt och internationellt perspektiv. Kunskaper och erfarenheter Kunskaper, erfarenheter och forskning sprids på olika sätt till exempel genom konferenser, seminarier, de årliga chefsdagarna, skolmässor, tidningen Lära, förvaltningens intranät, skolwebben och Fronter. Chefssatsningar i staden Inom Stockholms stad, personalpolitiska avdelningen, finns fler chefssatsningar som förutom chefskörkort erbjuder utvecklingsgrupp, mentorbank och mentorskap. Det finns också utvecklingsprogram för högre chefer. Nationella och internationella kontakter Cheferna erbjuds att ingå i nätverk, nationellt och internationellt, eller med chefer från näringslivet

8 Chefssupport Behovet av stöd/support ser olika ut och varierar över tid. Chefssupport diskuteras dels på generell nivå dels på individuell nivå. Diskussionen på den generella nivån leder till ett beslut om en viss support till alla. Den individuella nivån utgår från chefsuppföljningen, bland annat utvecklingssamtalen, och de åtgärder man där kommer överens om. Exempel på stöd/support till chefer är: Publikationer i vår skriftserie: Måluppfyllelse & Resultat. Nr 1: Det går att lära sig mer två utvärderingar, Eva Norén och Sara Ramsfeldt, 2007 Stöd & Stimulans. Nr 1: Etnomatematik Perspektiv för ökad förståelse i matematiklärandet, Irene Rönnberg och Lennart Rönnberg, 2007 Stöd & Stimulans. Nr 2: Läsning lönar sig Läsning och läsprojekt i Stockholms stad, Birgitta Anstrin-Åstedt, 2008 Stöd & Stimulans. Nr 3: Många trådar in i ämnet genrepedagogiskt arbete i Knutbyskolan, Monica Axelsson, 2009 Riktlinjer & Strategier. Nr 1: Utbildningsförvaltningens chefsprogram, 2009 personlig support, som mentor, coachning och handledning specialistsupport, inom områdena IT, PA, ekonomi och upphandling administrativ och teknisk support