Avsändare och mottagare

Transkript

1 Avsändare och mottagare Unifaun Online UNIFAUN DEN 27 JUNI 2016

2 Innehållsförteckning 1 Avsändare Ny avsändare (och mottagare) Sök befintlig avsändare Visa och kopiera detaljinformation Ändra detaljinformation Ta bort avsändare Mottagare Ny mottagare (och avsändare) Sök befintlig mottagare Visa och kopiera detaljinformation Ändra detaljinformation Ta bort mottagare Ta bort flera mottagare Mottagarfrakt om möjligt Inställningar Ändra inställningar för mottagare Användning... 7 AVSÄNDARE OCH MOTTAGARE 2 / 7

3 1 Avsändare Du kan registrera en eller flera avsändare beroende på om du har behov av att skicka från fler än en avsändare. Avsändarna i systemet kan ha olika namn och/eller adressuppgifter som då syns på transportdokumenten. De kan också ha olika kundnummer hos din transportör, om du har avtalat om användning av flera avsändare. 1.1 Ny avsändare (och mottagare) Välj UNDERHÅLL > Avsändare och därefter. I sektionen Grundinformation anges namn på avsändaren och eventuellt snabbsökvärde. Du väljer om avsändaren även ska kunna vara mottagare. Avsändare och mottagare läggs upp på samma sätt. Kryssa för Avsändare samt eventuellt Mottagare. Om du kryssar för båda behöver du inte lägga upp posten igen under Mottagare. Fyll sedan i: 1. Avsändaruppgifter och kontaktinformation som kommer att synas på dina etiketter. Det är lämpligt att ange ett unikt snabbsökvärde om du använder flera avsändare. 2. Kontouppgifter, om du kommer att använda Efterkrav/Postförskott. 3. Dina transportörsunika uppgifter för respektive transportör, t.ex. betalande kundnummer och pallreg. nummer. Finns fältet EDI-adress under din transportörs uppgifter ska du fylla i detta endast med det värde du fått av din transportörsrepresentant. Har du inte fått en EDI-adress, kontakta transportören. 4. Du måste klicka på framför transportörens namn för att alla fält ska visas. Innan du klickat på : Efter du klickat på : AVSÄNDARE OCH MOTTAGARE 3 / 7

4 5. Klicka på. Du kan även lägga till en ny avsändare samtidigt som du registrerar en enstaka sändning under FRAKTHANDLINGAR > Standardutskrift. Klicka i blocket Avsändare, fyll i uppgifter och välj sedan att. 1.2 Sök befintlig avsändare Välj UNDERHÅLL > Avsändare. Mata in ditt sökord, ange vad sökordet ska matcha (t.ex. Namn ) samt hur det ska matcha (t.ex. Börjar med ). Klicka på. Sökresultat visas i en lista nedanför sökrutan. 1.3 Visa och kopiera detaljinformation Efter att ha utfört en sökning med minst en träff kan du se detaljinformation om varje rad genom att klicka på informationssymbolen. Klicka på för att återgå till listan med sökresultat eller för att skapa en ny post baserat på informationen i den befintliga. 1.4 Ändra detaljinformation Efter att ha utfört en sökning med minst en träff, kan du ändra detaljinformation på varje rad genom att klicka på pilsymbolen, eller genom att klicka och sedan. Klicka på för att återgå till listan utan att uppdatera posten eller gör önskade ändringar och klicka ändringarna. för att spara 1.5 Ta bort avsändare Efter att ha utfört en sökning med minst en träff, kan du ta bort en rad genom att klicka på. Du kan även ta bort genom att gå via informationssymbolen och därefter. Bekräfta borttagning genom att klicka på, eller klicka på för att ångra borttagning. 2 Mottagare De mottagare du ofta skickar till kan läggas upp i Unifaun Onlines databas så att de snabbt är åtkomliga. Mottagare har förutom normala adressuppgifter även Snabbsökvärde (normalt mottagarens kundnummer i ert ekonomisystem eller motsvarande). De kan tillhöra olika kategorier som ditt företag själv bestämmer. Kategoriseringen är till för att markera att vissa mottagare tillhör en grupp som du kanske gör samlade utskick till. AVSÄNDARE OCH MOTTAGARE 4 / 7

5 2.1 Ny mottagare (och avsändare) Välj UNDERHÅLL > Mottagare och därefter. I sektionen Grundinformation anges namn på mottagaren och eventuellt snabbsökvärde. Du väljer om mottagaren även ska kunna vara avsändare. Avsändare och mottagare läggs upp på samma sätt. Kryssa för Mottagare samt eventuellt Avsändare. Om du kryssar för båda behöver du inte lägga upp posten igen under Avsändare. Fyll sedan i: 1. Mottagaruppgifter och kontaktinformation som kommer att synas på dina etiketter. Det är lämpligt att ange ett unikt snabbsökvärde om du använder flera mottagare. 2. Kontouppgifter, om du kommer att använda Efterkrav/Postförskott. 3. Dina transportörsunika uppgifter för respektive transportör, t.ex. betalande kundnummer och pallreg. nummer. Finns fältet EDI-adress under din transportörs uppgifter ska du fylla i detta endast med det värde du fått av din transportörsrepresentant. Har du inte fått en EDI-adress, kontakta transportören. 4. Du måste klicka på framför transportörens namn för att alla fält ska visas. Innan du klickat på : Efter du klickat på : 5. Klicka på. Du kan också importera ett mottagarregister från ett annat system. Läs mer: UO-101-ImporteraRegister-sv.pdf UF-113-import_registry-en.zip En tredje möjlighet är att lägga till en ny mottagare samtidigt som du registrerar en enstaka sändning via FRAKTHANDLINGAR > Standardutskrift. Klicka. 2.2 Sök befintlig mottagare Välj UNDERHÅLL > Mottagare. i blocket Mottagare och välj sedan att AVSÄNDARE OCH MOTTAGARE 5 / 7

6 Mata in ditt sökord, ange vad sökordet ska matcha (t.ex. Namn ) samt hur det ska matchas (t.ex. Börjar med ). Klicka på. Sökresultat visas i en lista nedanför sökrutan. 2.3 Visa och kopiera detaljinformation Efter att ha utfört en sökning med minst en träff, kan du se detaljinformation om varje rad genom att klicka på informationssymbolen. Klicka på för att återgå till listan med sökresultat eller för att skapa en ny post baserat på informationen i den befintliga. 2.4 Ändra detaljinformation Efter att ha utfört en sökning med minst en träff, kan du ändra detaljinformation på varje rad genom att klicka på pilsymbolen, eller genom att klicka på och sedan. Klicka på för att återgå till listan utan att uppdatera posten eller gör önskade ändringar och klicka på ändringarna. för att spara 2.5 Ta bort mottagare Efter att ha utfört en sökning med minst en träff, kan du ta bort en rad genom att klicka på. Du kan även ta bort genom att gå via informationssymbolen och därefter. Bekräfta borttagning genom att klicka på, eller klicka på för att ångra borttagning. 2.6 Ta bort flera mottagare Genom att göra en sökning i mottagarregistret, t.ex. på Namn, kan du välja att ta bort flera poster samtidigt. Detta kan vara användbart om du har skapat flera dubbletter av samma mottagare. Gör då sökningen och ändra i den post av mottagardubbletterna som du vill ha kvar. Gör nu en ny sökning och kontrollera att den post du vill ha kvar inte är med i sökresultatet. Välj mottagare i detta sökningsresultat tas nu bort. Den post du tidigare ändrade finns kvar.. Alla I de fall du har behov av att rensa stora mängder dubbletter och inaktuella mottagare rekommenderas att du exporterar ditt mottagarregister,, och redigerar registret i excel. Du tar sedan bort alla mottagare i ditt register i onlinesystemet. Det gör du genom att göra en sökning utan något sökvärde och sedan välja. Därefter importerar,, du ditt tvättade mottagarregister. 2.7 Mottagarfrakt om möjligt Funktionen Mottagarfrakt om möjligt ger en Unifaun Online-användare möjlighet att specificera mottagarfrakt baserat på mottagare och transportör. AVSÄNDARE OCH MOTTAGARE 6 / 7

7 2.8 Inställningar För att använda Mottagarfrakt om möjligt letar du upp den mottagare du vill ska använda mottagarfrakt på en specifik transportör genom att gå till UNDERHÅLL > Mottagare. Där anger du ett sökvärde för att hitta den mottagare där du vill använda Mottagarfrakt om möjligt. När sökningen genomförts listas mottagare som matchar sökvärdet Ändra inställningar för mottagare Genom att klicka på knappen kan du ändra inställningarna för mottagaren. Gå till den transportör där Mottagarfrakt om möjligt ska användas. Klicka på knappen för att se alla inställningar för transportören. Om tjänsten finns tillgänglig för transportören hittar du fältet Mottagarfrakt om möjligt i listan. Ange kundnummer om det behövs och markera kryssrutan till höger Användning Gå till FRAKTHANDLINGAR > Standardutskrift eller Utskriftsfavoriter. Välj mottagaren och tjänsten du just ändrade. Tilläggstjänsten Mottagarfrakt kommer nu att väljas automatiskt och om kundnummer specificerats på mottagaren kommer det automatiskt att fyllas i. AVSÄNDARE OCH MOTTAGARE 7 / 7