Kommunikationspolicy för Göteborgs stift

Transkript

1 Kommunikationspolicy för Göteborgs stift

2 Göteborgs stifts syn på kommunikation kommunikationspolicyn är våra samlade riktlinjer för hur arbetet med kommunikation ska bedrivas i organisationen samt principer för ansvarsfördelning. Policyn är ett internt uppslagsverk för alla medarbetare, inte bara för dem som arbetar specifikt med informationsfrågor. Strategiskt verktyg Kommunikation är ett strategiskt verktyg för att nå stiftets mål, och ska spegla stiftets vision: Göteborgs stiftskansli vill vara ett kompetenscentrum som inspirerar församlingar att synliggöra Kristus. Med kommunikation avses en process, och innebär utbyte av information. Information är innehållet, dvs det budskap som förmedlas. Relation är ett övergripande mål för alla kommunikationsinsatser. Öppen, tydlig och tillgänglig Information från Göteborgs stift, och inom stiftskansliet, ska vara öppen, tydlig och tillgänglig. Vi ska aktivt stödja våra kollegor genom att dela information som vi förfogar över. Vi ska ha tydliga rutiner för samordning av den externa kommunikationen så att inte motstridiga uppgifter lämnas. Språket som vi använder ska vara enkelt och korrekt. Vi ska vara duktiga på att berätta om och förklara vår verksamhet - inte på att beskriva den så komplicerat som möjligt. Språket ska inte vara ett hinder för människor att förstå beslut, att delta i kyrkans verksamhet eller att engagera sig i församlingslivet. Fackspråk, interna förkortningar och kyrkiska ska i möjligaste mån undvikas. Kommunikationens övergripande mål är att ge en enhetlig bild av Göteborgs stift, bjuda in till dialog och bygga relationer. 2

3 Ansvar och organisation styrning Stiftsstyrelsen har det övergripande ansvaret för stiftets kommunikation. I ansvaret ligger att ha kännedom och kunskap om stiftets kommunikationspolicy, och att tillämpa den i sitt uppdrag. Biskopen är, i kraft av sitt ämbete, på ett särskilt sätt bärare av kyrkans och stiftets uppdrag. Biskopen representerar stiftsorganisationen i sin roll som stiftsstyrelsens ordförande och som domkapitlets ordförande. ledning Stiftets ledningsgrupp ansvarar för att kommunikation används som verktyg för att nå verksamhetsmålen. Ledningsgruppen ska ha aktuell kunskap i strategisk kommunikation. Varje chef har kommunikationsansvar gentemot sina medarbetare, och ansvarar för att kommunikationspolicyn följs på respektive enhet. Stiftsdirektorn är talesperson gentemot media och övriga intressenter i policy- och strategifrågor. Chefen för Serviceenheten ansvarar tillsammans med kommunikatörerna för planering och samordning av stiftets kommunikationsarbete. Varje medarbetare har ett ansvar att aktivt söka, ta del av, och förmedla den information som krävs för att kunna genomföra ett bra arbete. bidra till öppenhet och delaktighet genom kommunikation med kollegor, chefer och externa grupper. vara en god ambassadör för Svenska kyrkan och Göteborgs stift. tillämpa kommunikationspolicyn. De medarbetare på stiftskansliet som har verksamhetsansvar har även kommunikationsansvar inom sitt område. Kommunikatörerna är en resurs för hela stiftskansliet, och ansvarar för att ge kansliet strategiskt och praktiskt stöd i interna och externa kommunikationsfrågor, och att utveckla stiftets kommunikationsarbete. Pressekreteraren är huvudansvarig talesperson gentemot media och ska verka för att Göteborgs stift har väl fungerande kontakter med massmedia. 3

4 Kommunikationens grunder Här följer åtta grundregler som vi utgår ifrån i vårt löpande arbete och inför varje planerad kommunikationsinsats. 1. Utgå ifrån mottagarens behov Vi ska alltid anpassa språk och innehåll i budskapet utifrån mottagarens behov, förkunskaper, värderingar och andra förutsättningar. 2. Skriv enkelt Vi skriver enkelt men professionellt. Vi använder korta meningar, undviker fackspråkstermer och förkortningar. På så sätt blir informationen lättare att förstå. 3. Från information till dialog När vi informerar ska vi alltid skriva ut tydlig avsändare och uppge kontaktperson med telefonnummer och e-postadress där sådan finns. 4. Informera snabbt och korrekt Information är en färskvara som snabbt ska spridas till alla berörda. Däremot ska vi alltid kontrollera fakta innan vi går ut med information. Alla ska kunna lita på att information från Göteborgs stift är korrekt. 4

5 5. Var öppen, tydlig och tillgänglig Det ska vara lätt att komma i kontakt med stiftets anställda och förtroendevalda. Vi ska ha en hög tillgänglighet på telefon och e-post. Vi ska uppmuntra till synpunkter av både positiv och negativ karaktär, och inbjuda till dialog. Vi ska aktivt dela med oss av information när vi kan anta att andra medarbetare har användning för det. 6. Informera inåt innan vi informerar utåt Det är viktigt att vi internt känner till de planer och beslut som finns för stiftet innan de når församlingsmedarbetare och massmedia. Därför ska alla främst informera internt innan man informerar externt. Särskilt viktigt är detta när det handlar om förändringar i vår egen närhet. 7. Visa på en tydlig identitet En tydlig identitet ger en bättre bild av vad vi gör och vad vi vill med vår verksamhet, både externt och internt. All kommunikation ska stärka den interna bilden av Göteborgs stift. Det ska vara tydligt vem som är avsändare av information från stiftet. Vi ska alltid följa Göteborgs stifts grafiska profil. 8. Samordnad information ger större tyngd Genom att samordna budskap, informationskanaler och aktiviteter kan intern och extern kommunikation få större tyngd och genomslagskraft, och vi kan spara resurser. Uppgifter om kollegors planerade och pågående arbete ska vara aktuella och lättillgängliga. Vi ska aktivt bidra till samordning mellan våra verksamheter. Tänk brett! Göteborgs stifts kommunikationsarbete utgår ifrån: Kommunikationspolicyn som beskriver övergripande principer och riktlinjer. Kommunikationsstrategin som ger anvisningar om vägval, övergripande målgrupper och metoder utifrån stiftets kommunikationspolicy. Konkreta kommunikationsplaner med tidsplan och aktiviteter med utgångspunkt i policyn och strategin. Utarbetas i samarbete med ansvariga handläggare. I botten finns Svenska kyrkans nationella kommunikationsplattform med gemensamma riktlinjer och strategier för hela Svenska kyrkan. Du hittar kommunikationsplattformen och övriga styrdokument på intranätet: 5

6 Massmedierelationer Allmänhetens bild av Svenska kyrkan präglas i stor utsträckning av den bild massmedia ger. Det är därför viktigt att vi har goda relationer med media med målet att den bild som förmedlas är så korrekt och trovärdig som möjligt. Kontakterna med media ska präglas av öppenhet, tydlighet och tillgänglighet. Ledord Öppenhet är grunden för trovärdighet. Det ska vara lätt att få information från stiftet, den som söker information ska mötas av en lyhörd och tjänstvillig attityd. Missförhållanden ska inte bortförklaras eller förringas utan sakligt kommenteras och sättas in i sitt sammanhang. Tydlighet minskar risken för missförstånd och feltolkningar. Media ska ges korrekta och relevanta faktaunderlag. Information ska vara saklig och lätt att förstå. De som ger kommentarer ska vara väl insatta i ämnet och undvika spekulationer. Tillgänglighet underlättar medias arbete, information ska därför lämnas snabbt och obyråkratiskt. Rutiner för mediekontakter utanför kontorstid ska finnas. 6

7 Praktiken Alla mediekontakter ska samordnas genom pressekreteraren. Pressekreteraren ska ge råd och stöd till kansliledning och medarbetare i kontakter med media. Biskop, stiftsdirektor eller berörd enhetschef ansvarar för information till presssekreterare om frågor som kan väntas röna medialt intresse. De av stiftets personal och förtroendevalda som har kontakter med media ska regelbundet erbjudas utbildning och ges kunskap om massmedier. Offentlighetsprincipen är inskriven i Kyrkoordningen och ger media full insyn i stiftets verksamhet med undantag för det som är sekretessbelagt. Vid oklarhet om sekretess ska stiftsjuristen rådfrågas. Stiftet ska uppmuntra medarbetare till aktiva kontakter med media för att synliggöra Svenska kyrkan på den mediala arenan. Alla har rätt att uttala sig för media, men det är viktigt att man klargör i vilken roll man uttalar sig. Den grundlagsfästa meddelarfriheten är en självklarhet. Enskild medarbetare kan alltid hänvisa till enhetschef eller stiftsdirektor. En särskild skyldighet att uttala sig har biskop, stiftsdirektor och enhetschef samt pressekreterare. Stiftet ska ha väl inarbetade rutiner för planerade mediekontakter, och information till media ska ingå i de kommunikationsplaner som upprättas vid speciella tillfällen. Vid större händelser ska alltid personalen på stiftskansliet informeras före media. Vid extraordinära händelser med stort medialt intresse ska samråd skyndsamt ske mellan biskop, kansliledning och pressekreterare. Beredskapen ska vara god. Mediebevakningen av stiftet ska regelbundet följas upp och analyseras. 7

8 Kommunikation ur juridiskt perspektiv Offentlighetsprincipen ger media och enskilda personer rätt att ta del av handlingar, och gäller för all kyrklig verksamhet när det inte är uppenbart att andra intressen väger tyngre. Offentlighetsprincipen gäller alla utan att vi kan ställa krav på identitet och syfte hos den som efterfrågar uppgifter. Det finns undantag från principen, som främst gäller förbud mot att röja personuppgifter. Offentligheten inom Svenska kyrkan är självvald av kyrkan, och är inte tvingande enligt lag. Alla bestämmelser kring offentligheten regleras i Kyrkoordningen. Vid tveksamhet kring tillämpningen, rådfråga stiftsjuristen. Samtliga anställda vid Göteborgs stift har rätt att kontakta och uttala sig för massmedier. Interna efterforskningar av anställdas kontakter med massmedier får inte förekomma. Upphovsrättslagen, som behandlar upphovsrätt till bilder och texter, och personuppgiftslagen (PUL), som har till uppgift skydda personuppgifter så att den personliga integriteten inte kränks, styr också vårt kommunikationsarbete. PUL förbjuder att namn och andra personuppgifter, i såväl text som bild, läggs ut på internet, om inte berörd person gett sitt samtycke. Försiktighet bör generellt iakttas vid användning av bilder, speciellt om fotografen är okänd. Utvärdering Kommunikationspolicyn ska årligen, i samband med stiftskansliets arbete med årsredovisningen, bli föremål för utvärdering. Utvärderingen lämnas till stiftsstyrelsen för kännedom. Kontaktpersoner - kommunikation Lasse Bengtsson , lasse.bengtsson@svenskakyrkan.se Pressekreterare, tidskriften Korsväg, visitationer mm Tomas Pettersson , tomas.pettersson@svenskakyrkan.se Webb- och intranätsredaktör, Se människan, strategiarbete mm Kristine Ålöv , kristine.alov@svenskakyrkan.se Svenska Kyrkans Unga mm Antagen av Göteborgs stiftsstyrelse november Foto: PMB Media & Design