7. Införande av e-förslag i Västerviks kommun samt avskaffande av medborgarförslag Dnr 2014/

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 13 (50) Kf Ks Införande av e-förslag i Västerviks kommun samt avskaffande av medborgarförslag Dnr 2014/ Kommunfullmäktiges presidium har i skrivelse 16 juni 2014 föreslagit att Västerviks kommun ska utveckla och införa e-petition/e-förslag i Västerviks kommun, samt att fullmäktiges presidium ska utses som styrgrupp. Enligt skrivelsen är förslaget att e-förslagen ska ersätta modellen med medborgarförslag. Fullmäktiges presidium har tillsammans med kommunstyrelsens förvaltning arbetat fram ett förslag till införande av e-förslag i form av en policy, se bilaga. Policyn har remitterats till styrelser och nämnder i Västerviks kommun inför beslut i kommunfullmäktige. Kommunstyrelsens förvaltning redovisar i skrivelse 26 augusti 2016 förslag till beslut och framför att syftet med e-förslag är enligt policyn att stärka demokratin, öka delaktigheten och att ge medborgare en större möjlighet att engagera sig. Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att e-förslag så snart som möjligt ska införas i Västerviks kommun enligt redovisat förslag, att anta redovisat förslag till policy för e-förslag i Västerviks kommun att gälla från den dag då möjligheten finns att lämna e-förslag på kommunens hemsida, att möjligheten att lämna medborgarförslag avskaffas när e-förslag införs, att uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att återkomma med förslag på justeringar i kommunfullmäktiges arbetsordning samt i kommunstyrelsens och nämndernas reglementen med anledning av att e-förslagen ska ersätta möjligheten att lämna medborgarförslag, samt att uppföljning och utvärdering ska göras ett år efter införandet av e-förslag och redovisas till kommunfullmäktige. Yrkanden Mariann Gustafsson (V) med instämmande av Sverker Thorén (L) yrkar att tredje att-satsen stryks från kommunstyrelsens förvaltnings förslag och yrkar vidare som tillägg att medborgarförslag ska finnas kvar vid införande av e-förslag och att en utvärdering ska göras ett år efter att processen, att ha både e-förslag och medborgarförslag, har satts igång. Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 14 (50) Ks 297 forts. Harald Hjalmarsson (M) med instämmande av Angelica Katsanidou (S), Anna Bodjo (MP) och Tommy Ivarsson (SD) yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Proposition Ordföranden ställer Harald Hjalmarssons m.fl. yrkande att bifalla kommunstyrelsens förslag i sin helhet mot Mariann Gustafssons m.fl. yrkande att bifalla alla att-satser utom tredje att-satsen, att möjligheten att lämna medborgarförslag avskaffas när e-förslag införs, och finner att kommunstyrelsen har bifallit Harald Hjalmarssons m.fl. yrkande. Därefter ställer ordföranden Mariann Gustafssons m.fl. tilläggsyrkande att medborgarförslag ska finnas kvar vid införande av e-förslag och att en utvärdering ska göras ett år efter att processen, att ha både e-förslag och medborgarförslag, har satts igång under proposition och finner att kommunstyreslen har avslagit yrkandet. Därmed har kommunstyreslen bifallit kommunstyrelsens förvaltnings förslag i sin helhet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att e-förslag så snart som möjligt ska införas i Västerviks kommun enligt redovisat förslag, att anta redovisat förslag till policy för e-förslag i Västerviks kommun att gälla från den dag då möjligheten finns att lämna e-förslag på kommunens hemsida, att möjligheten att lämna medborgarförslag avskaffas när e-förslag införs, att uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att återkomma med förslag på justeringar i kommunfullmäktiges arbetsordning samt i kommunstyrelsens och nämndernas reglementen med anledning av att e-förslagen ska ersätta möjligheten att lämna medborgarförslag, samt att uppföljning och utvärdering ska göras ett år efter införandet av e-förslag och redovisas till kommunfullmäktige. Reservationer Mariann Gustafsson (V) och Sverker Thorén (L) reserverar sig mot beslutet till förmån för egna yrkanden. Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 15 (50) Ks 297 forts. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 297 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 26 augusti 2016 (utsänd tidigare) Policy för e-förslag i Västerviks kommun, förslag (utsänd tidigare) Inkomna remissvar (utsända tidigare) Expedieras till: Kommunstyrelsens förvaltning Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

4 Kanslichef Elisabet Olsson Kommunstyrelsen Införande av e-förslag i Västerviks kommun samt avskaffande av medborgarförslag Sammanfattning Ett e-förslag är en idé eller ett förslag från en medborgare till kommunen. E-förslaget läggs ut på kommunens hemsida och andra personer kan stödja förslaget genom att signera det. Kommunfullmäktiges presidium har i skrivelse 16 juni 2014 föreslagit att Västerviks kommun ska utveckla och införa e-petition/e-förslag i Västerviks kommun, samt att fullmäktiges presidium ska utses som styrgrupp. Enligt skrivelsen är förslaget att e-förslagen ska ersätta modellen med medborgarförslag. Kommunstyrelsen behandlade , 268 ärendet och beslutade att godkänna lämnad information samt att kommunfullmäktiges presidium i samverkan med kommunstyrelsens förvaltning fortsätter att bereda ärendet. Ett förslag till införande av e-förslag har tagits fram i form av en policy som beslutas av kommunfullmäktige. Syftet med e-förslag är enligt policyn att stärka demokratin, öka delaktigheten och att ge medborgare en större möjlighet att engagera sig. Det ökar också möjligheten för kommunens politiker att få veta vilka frågor som är viktiga för medborgarna. Enligt förslaget till policy får vem som helst lämna in och signera e- förslag och det finns ingen åldersbegränsning. Om ett förslag samlar in 30 underskrifter eller mer kommer förslaget att behandlas politiskt. Det politiska beslutet publiceras på hemsidan. Om förslaget samlar färre än 30 underskrifter avslutas det och arkiveras på hemsidan. E-förslagen föreslås ersätta medborgarförslagen som därmed avskaffas. Benämning e-förslag/e-petition E-förslag kan även benämnas e-petition. Vi har valt att använda benämningen e-förslag eftersom det är ett enklare ord som är lättare att direkt förstå innebörden av. Det verkar också vara den benämning som flest kommuner har valt att använda sig av. F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\handlingar-ks160912\ e-forslag-inforande-missiv.docx

5 Bakgrund E-petitioner/e-förslag kommer från Storbritannien. Målet var från början att skapa större tillit till offentlig verksamhet och att det också skulle leda till en mer effektiv verksamhet. I detta arbete ställdes också krav på att involvera medborgare i utvecklingen av verksamheten. E-förslag har sedan spridit sig till andra länder i Europa, däribland Sverige. Här har man sett e-förslagen som en möjlig lösning för att hantera det minskade demokratiska engagemanget. I Sverige var Malmö första kommun med ett införande 2008 genom det så kallade Malmöinitiativet. Andra kommuner som idag använder sig av e-förslag är till exempel Borås, Haninge, Burlöv, Bengtsfors, Värmdö, Haparanda, Kävlinge, Ljungby, Västerås och Linköping. Hur fungerar e-förslag? Den som vill fyller i sitt e-förslag i ett formulär på hemsidan, via en dator eller en mobil enhet. Det kan vara en kommunmedlem eller någon annan som lämnar förslaget, beroende på vad kommunen har bestämt är tillåtet. Därefter granskas förslaget av en moderator på kommunen innan det läggs ut på hemsidan så att alla kan ta del av det. Förslaget ligger sedan ute en viss tid för att andra ska kunna signera det. Vissa kommuner har en fast tid för hur länge förslaget ligger ute, andra låter förslagsställaren själv sätta slutdatum. När tiden har gått ut kontrolleras hur många signaturer förslaget har fått. Om det finns en minimigräns på antal signaturer och förslaget inte har fått tillräckligt många så arkiveras förslaget utan vidare åtgärd. Om förslaget har nått minimigränsen för signaturer så skickas det av moderator vidare till ansvarig nämnd som hanterar förslaget. Svaret publiceras sedan på hemsidan så att alla kan se vad som har hänt med förslaget. Systemet bygger på öppenhet där alla ska kunna se vilka förslag som har kommit in och hur de har hanterats. Detta är en generell beskrivning av hur ett system med e-förslag kan se ut. Det varierar dock mycket i landets kommuner och står varje kommun fritt att själv välja på vilket sätt man vill hantera e-förslagen. Inga nationella riktlinjer eller bestämmelser finns framtagna. Kommunala mål och uppdrag I Budget 2016 finns det prioriterade inriktningsområdet Attraktiv kommun för boende, företagande och besökande. Där preciseras uppdraget att utveckla och förbättra information och kommunikation med invånare och företag. Kommunfullmäktige gav , 138 demokratiberedningen i uppdrag att från och med 1 juli 2013 vidareutveckla medborgardialog i olika former. E-förslag är ett sätt att utveckla medborgardialogen i kommunen. 2 (6)

6 Beredning av ärendet samt förslag Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har tagit fram ett material som i tretton steg visar hur e-förslag på ett bra sätt kan införas i en kommun. De olika stegen anges nedan. 1. Varför e-förslag? 2. Vem ska få lämna e-förslag? 3. Vem får skriva under, stödja ett e-förslag? 4. Organisation för e-förslag 5. Hur många signaturer behövs? 6. Hur får ett e-förslag se ut? 7. Kommentera och diskutera ett e-förslag 8. Hur länge kan ett e-förslag ligga öppet för att samla in underskrifter? 9. Kontrollera processen 10. Öppenhet och tydlighet 11. Marknadsföring, lansering 12. Kravspecifikation på systemet 13. Utvärdering och uppföljning Policy för e-förslag Kommunfullmäktiges presidium har tillsammans med kommunstyrelsens förvaltning berett ärendet och diskuterat de olika stegen i ett eventuellt införande. Utifrån detta har ett förslag till policy för e-förslag arbetats fram (se bilaga). Beslut om ett införande samt godkännande av policyn bedöms vara en fråga för kommunfullmäktige att besluta om. Policyn innehåller följande delar: - Vad är ett e-förslag? - Syfte - Vad kan ett e-förslag handla om? - Vem får lämna in och signera ett e-förslag? - Hantering av e-förslagen - Publicering på hemsidan och ansvar. Syftet med e-förslag är enligt policyn att stärka demokratin, öka delaktigheten och att ge medborgare en större möjlighet att engagera sig. Det ökar också möjligheten för kommunens politiker att få veta vilka frågor som är viktiga för medborgarna. Enligt förslaget till policy får vem som helst lämna in och signera e-förslag och det finns ingen åldersbegränsning. Om ett förslag samlar in 30 underskrifter eller mer kommer förslaget att behandlas politiskt. Det politiska beslutet publiceras på hemsidan, vilket skapar en öppenhet och tydlighet. Denna återkoppling är mycket viktig för att medborgarna ska se hur förslagen har hanterats. Om förslaget samlar färre än 30 underskrifter avslutas det och arkiveras på hemsidan. Därigenom kan förslagen som inte uppnår 30 underskrifter utgöra en idébank för politiker i Västerviks kommun att i andra sammanhang, exempelvis genom motioner i kommunfullmäktige, ta upp förslaget och skapa ett ärende för vidare beredning i berörd nämnd/styrelse. 3 (6)

7 E-förslag ersätter medborgarförslag Kommunfullmäktiges presidium föreslår att e-förslagen ska ersätta medborgarförslag. Därmed krävs ändringar i kommunfullmäktiges arbetsordning samt i kommunstyrelsens och nämndernas reglementen. Ändringarna börjar lämpligen gälla från och med att möjligheten att lämna e-förslag på hemsidan har införts. Ekonomi Införande av e-förslag kräver att en särskild IT-lösning för publicering på hemsidan köps in. Kostnaden bedöms vara ca kr/år. Denna kostnad föreslås beaktas inom kommunstyrelsens förvaltnings verksamhet inför arbetet med budget Resursbehov Administrationen kring e-förslag kräver personella resurser i form av den moderator som ska granska förslagen och sköta kontakten med förslagsställaren, samt hantera publicering och arkivering på hemsidan. Moderatorfunktionen föreslås finnas inom ledningskontoret i kommunstyrelsens förvaltning. Samtidigt är bedömningen att behovet av handläggarresurser i olika delar i kommunens organisation kommer att minska, i samband med att medborgarförslagen avskaffas. Idag handläggs de flesta medborgarförslagen av kommunstyrelsens förvaltning och främst av enheten för samhällsbyggnad. Med modellen med e-förslag kan förslag av karaktären enklare frågor eller synpunkter lämnas direkt till ansvarig handläggare för besvarande utan att publiceras som ett e-förslag. Detta leder både till att administrationen minskar och att förslagslämnaren kan få en snabbare hantering av sin fråga. Legalitet E-förslag regleras inte i någon gällande lagstiftning. Medborgarförslag regleras i kommunallagen 5 kap. 23, 33, 64 samt 6 kap. 27a, men är en så kallad frivillig regel. Det innebär att det är upp till varje fullmäktige i respektive kommun att välja om medborgarförslag ska införas eller inte. Det är därmed också fullmäktige som beslutar i frågan om att avskaffa medborgarförslag. I Västerviks kommun regleras medborgarförslag i fullmäktiges arbetsordning samt i kommunstyrelsens och nämndernas reglementen, vilket innebär att ett avskaffande av medborgarförslagen kräver ändringar i dessa dokument. Barnperspektivet Enligt gällande rutin för hur Västerviks kommun ska väga in barnperspektivet i ärendebehandling och beslut har barn rätt att uttrycka sina åsikter i alla frågor som rör barnet. I detta ärende är det viktigt att ge goda möjligheter för barn att lämna in och signera e-förslag. I det sammanhanget är det viktigt att informationen utformas på ett sätt som är lätt att förstå och att det finns möjlighet att lämna e-förslag så att det blir lättillgängligt för barn. Detta kräver att leverantören kan erbjuda så kallad responsiv design så att lösningen fungerar från olika typer av mobila enheter. Detta är naturligtvis en lösning som är till nytta även för andra grupper än barn. 4 (6)

8 Uppföljning och utvärdering Uppföljning ska ske ett år efter införandet då en sammanställning ska göras över hur många förslag som har lämnats, samt hur många som har behandlats av nämnd, styrelse eller fullmäktige. En utvärdering av arbetssättet ska också göras samt förslag på eventuella förändringar av detta lämnas. Samråds- och remissförfarande Förslaget är samrått med tjänstemän med ansvar för kommunikation, IT och e-tjänster samt med ledande tjänstemän inom kommunstyrelsens förvaltning. Kommunstyrelsen beslutade , 134 att remittera ärendet om införande av e-förslag och avskaffande av medborgarförslag, inklusive förslag till policy för e- förslag, till samtliga nämnder och styrelser samt alla partier representerade i kommunfullmäktige för yttrande senast den 8 juni Yttranden har inkommit från följande: - Barn- och utbildningsnämnden, , 54 - Miljö- och byggnadsnämnden, Socialnämnden, , 65 - TjustFastigheter AB, , Västerviks Bostads AB, , Västerviks Kommuns Förvaltnings AB, , 9 nr 4 - Vänsterpartiet i Västervik, 1 juni 2016 Remissinstanserna uttrycker i flera fall en positiv inställning till förslaget eller har inga synpunkter på det. Från två håll (socialnämnden och Vänsterpartiet) lyfts vikten av att personer som inte kan lämna förslag digitalt också ska kunna göra det på papper. Vänsterpartiet anser dessutom att möjligheten att lämna medborgarförslag även fortsättningsvis ska finnas kvar. Vidare önskar Vänsterpartiet ett förtydligande på vilka som får rösta på e-förslag. TjustFastigheter AB poängterade vikten av årlig utvärdering av systemet. I förslaget till policy har efter remissrundan en rad lagts till: E-förslag kan även lämnas in på papper. Förtydligande om vilka som får signera anses inte behövas då det framgår av policyn att alla som vill får signera ett förslag. Detta kommer endast att kunna göras digitalt, men den som inte har möjlighet att göra detta själv kan få hjälp av personal på kommunhuset och möjligen även på andra publika platser, som till exempel bibliotek. Här ska man förstås också kunna få hjälp och vägledning när man vill lämna in ett förslag. Demokratiberedningen har också deltagit i beredningen av ärendet och lämnat sina synpunkter vilka redovisas nedan: - Marknadsföring av övergången från medborgarförslag till e-förslag är viktig. - Positivt att enkla frågor kan skickas direkt efter granskning av moderatorn till berörd förvaltning/bolag för handläggning och utförande. - Positivt att fler personer än kommuninvånarna kan lämna förslag. - Viktigt att utreda vidare om hur legitimering ska ske och hur man säkrar att en person bara har lämnat en signatur. - Viktigt att kunna lämna e-förslag i publika miljöer. 5 (6)

9 MBL-förhandling MBL-förhandling är inte påkallad. Arbetsformer för införandet Efter beslut i kommunfullmäktige utser kommundirektören en arbetsgrupp med tjänstemän som arbetar vidare med detaljfrågor för införandet. Avstämning sker regelbundet med kommunfullmäktiges presidium. Bilaga: Förslag till policy för e-förslag Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att e-förslag så snart som möjligt ska införas i Västerviks kommun enligt redovisat förslag, att anta redovisat förslag till policy för e-förslag i Västerviks kommun att gälla från den dag då möjligheten finns att lämna e-förslag på kommunens hemsida, att möjligheten att lämna medborgarförslag avskaffas när e-förslag införs, att uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att återkomma med förslag på justeringar i kommunfullmäktiges arbetsordning samt i kommunstyrelsens och nämndernas reglementen med anledning av att e-förslagen ska ersätta möjligheten att lämna medborgarförslag, samt att uppföljning och utvärdering ska göras ett år efter införandet av e-förslag och redovisas till kommunfullmäktige. Anders Björlin Kommundirektör Elisabet Olsson Kanslichef 6 (6)

10 FÖRSLAG Policy för e-förslag i Västerviks kommun Antagen av kommunfullmäktige 20XX-XX-XX, XX att gälla från 20XX-XX-XX Vad är ett e-förslag? Ett e-förslag är en idé eller ett förslag från en medborgare till kommunen. E-förslaget läggs ut på kommunens hemsida och andra personer kan stödja förslaget genom att signera det. Syfte Syftet med e-förslag är att stärka demokratin, öka delaktigheten och att ge medborgare en större möjlighet att engagera sig. Det ökar också möjligheten för kommunens politiker att få veta vilka frågor som är viktiga för medborgarna. Vad kan ett e-förslag handla om? E-förslagen kan handla om allt som ryms inom de verksamheter som kommunen och de kommunala bolagen ansvarar för. Vem får lämna in och signera ett e-förslag? Alla som vill kan lämna in eller signera ett e-förslag, såväl invånare i Västerviks kommun som andra. Det finns ingen åldersbegränsning. Det betyder att även barn och ungdomar kan lämna in förslag. E-förslag kan även lämnas in på papper. En signatur per medborgare räknas. Hantering av e-förslagen Ett e-förslag granskas av en moderator innan det publiceras på hemsidan. Förslaget ska ha en titel och en tydlig beskrivning. Otydliga förslag kan skickas tillbaka till förslagslämnaren för förtydligande. Förslagslämnaren väljer under hur lång tid förslaget kan samla signaturer, dock max 90 dagar. Om 30 personer eller fler har signerat förslaget tas det upp för politisk behandling. Kommunfullmäktiges presidium beslutar om förslaget ska behandlas av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, en nämnd eller ett bolag. Därefter bereds ärendet av handläggare inför den politiska behandlingen. Det politiska beslutet publiceras på hemsidan. E-förslag som har fått färre än 30 signaturer avslutas utan vidare åtgärd när tiden för insamling av signaturer är slut. Även de avslutade förslagen fortsätter att vara synliga på hemsidan. Publicering på hemsidan och ansvar Förslagslämnarens namn samt namnen på de som signerar förslagen publiceras i anslutning till det inlämnade förslaget (godkännande av behandling av personuppgifter enligt personuppgiftslagen krävs). Kommunen förbehåller sig rätten att bestämma vad som publiceras. Anledningar till att e-förslag inte publiceras kan vara att förslaget: - strider mot gällande lagstiftning, F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\handlingar-ks160912\ policy-eforslag-efter-remiss.docx

11 berör en fråga som ligger utanför kommunens ansvarsområde, - rör enskilda ärenden eller kan härledas till enskilda personer, - på något sätt är kränkande, oseriöst eller stötande, - innebär marknadsföring av produkt eller kommersiell verksamhet, - har mer karaktär av en enkel fråga eller en synpunkt, - är mycket likt ett annat förslag som har lämnats in de senaste 12 månaderna. 2 (2)

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23