Lathund för granskare/sakattestant

Transkript

1 Elektronisk fakturahantering (EFH) Lathund för granskare/sakattestant 1 (22)

2 Innehållsförteckning 1.1 Roller i EFH Starta EFH MINA UPPGIFTER Fakturor för granskare Normalläge och avancerat läge Öppna fakturan... 7 Titta på fakturabilden Åtgärdsknappar Vidarebefordra en fakturarad Dela upp en fakturarad Distribution av fakturarader Bifoga dokument till faktura Titta på ett bifogat dokument RAPPORTER Fakturabild, kommentar, projektsökning Faktura samt attestflöde Fakturakommentar Fakturaflöde Mina åtgärdade fakturor (logg arbetsflöde) Mina åtgärdade fakturor inkl som ersättare Åtgärdade fakturor (Logg arbetsflöde) Fakturor Ankomstregistrerade Allmän sökning Jaktlista Fakturor B samt C-status Lev.fakturor - Betalda alt. skickade för betalning MAILA FAKTURABILD Maila fakturor med en sida Maila fakturor med flera sidor Maila en e-faktura ALTERNATIV Egna inställningar Ersättare (vikarie) (22)

3 1. OM ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING (EFH) 1.1 Roller i EFH I EFH finns följande roller: Produktionsekonom/granskare: personal vid ekonomiavdelningen. Konterar delvis fakturan och vidarebefordrar fakturor till sakattestant. Sakattestant/beställare (kallas granskare i EFH): kontrollerar att vara/tjänst är levererad/utförd, ofta den som gjort inköp/beställning. Konterar verksamhet och aktivitet. Avdelningsekonom: kontrollerar under en övergångsperiod att fakturor är korrekt konterade. Slutattestant: en slutattestant är en befattningshavare med rätt att teckna utbetalningsorder, oftast avdelningschefer. 1.2 Starta EFH Du finner länk och manualer till EFH på Mittuniversitetets hemsida, Agresso 5.6 är anpassad till tjänsten Single Sign-On. Detta innebär att när du är inloggad på din dator på ditt kontorsrum behöver du inte skriva in ditt lösenord för att komma åt EFH, dvs. du behöver inget separat lösenord. Om du arbetar hemifrån (dvs. utanför MIUNs brandvägg) måste du ansluta via fjärrskrivbordet till terminalserver: ts.miun.se, se Välj sedan IT-hjälp och guider under rubriken Anställd. Nedan ser du EFH-webbens startsida. 3 (22)

4 Till höger ser du den yta där fakturabilden och övrig fakturainformation kommer att framgå. Nere till vänster ser du de möjliga menyer du kan arbeta med: - Mina uppgifter, Rapporter resp. Alternativ 2. MINA UPPGIFTER 2.1 Fakturor för granskare När du klickar på menyn framgår det om du har fakturor för granskning. Under Uppgifter arbetsflöde visas de antal fakturor som finns för behandling. Antalet fakturor framgår inom parentes efter rubriken. Om det inte visas någon parentes, betyder det ändå att det finns en (1) faktura att behandla (har du inga fakturor kommer ordet Granskare inte att finnas synligt). Klicka på för att komma till listan med de fakturor som finns för behandling. Följande bild kommer upp: 4 (22)

5 Menyraden till vänster kan tas bort genom att du klickar på pilarna vid, dessa finns längst upp till vänster. Det blir nu mer plats för fakturabilden och fakturainformationen. I mitten visas översiktslistan över alla fakturor. Även denna menyrad kan minimeras genom att klicka på pilarna som finns till höger om. När en faktura har förfallit visas en röd triangel med utropstecken kommentar till fakturan visas en pratbubbla. och när det finns en Du kan även sortera listan, t.ex. efter förfallodatum och därefter stigande eller fallande. 2.2 Normalläge och avancerat läge Det finns två sätt att behandla fakturor i, Normalläge och Avancerat läge. Klicka på knappen för att ändra läget mellan de två alternativen. När du loggar in som granskare hamnar du direkt i Avancerat läge. I det här läget ligger åtgärdsknapparna nertill i bilden och det finns fler knappar än i Normalläge. Här måste du trycka på Spara för att åtgärden ska gå igenom om du exempelvis först klickar på knappen Godkänna. 5 (22)

6 I Normalläge kommer åtgärdsknapparna högst upp och det är färre knappalternativ. Normalläge är en snabbfunktion så det räcker att trycka på önskad åtgärd för att fakturan ska sparas (dvs. du behöver inte trycka på en Sparaknapp för att åtgärden ska gå igenom). 6 (22)

7 2.3 Öppna fakturan Klicka på den faktura som ska behandlas. Fakturadetaljerna blir synliga i olika fält och vissa fält ska du själv fylla i eller ändra: - Information leverantörsfaktura Här framgår fakturans uppgifter. - Logg arbetsflöde Här framgår vem eller vilka som haft fakturan före, när de haft fakturan samt eventuella kommentarer. - Skriv in kommentar Här kan du ange en kommentar som kommande användare i flödet kan se. Dessa kommentarer sparas i systemet tillsammans med fakturauppgifterna. Du kan även använda knappen för att kopiera kommentaren om flera konteringsrader på samma faktura ska ha identisk kommentar. Långa kommentarer kan göra att EFH-webben kraschar när man sparar vald åtgärd. - Detaljer leverantörsfaktura 7 (22)

8 Här framgår konteringssträngen. För att ändra kontering ska raden först markeras ljusgrön. Genom att klicka på som finns bredvid varje ruta i konteringssträngen, har du möjlighet att söka efter konton, org.enheter etc. Konteringssträngens fält är dessutom försedda med type ahead, vilket innebär att du får förslag på möjliga värden om du anger en eller flera siffror. Du använder dig av tabb -tangenten för att flytta dig mellan fälten. OBS! När fakturan består av flera rader måste alla raderna konteras. När fakturan inkl. konteringsraderna är klara klickar du i markerad ruta, se bild nedan, för att få en bock längst till vänster på raderna. Trycker därefter på Godkänn och Spara. Titta på fakturabilden - Om fakturan är skannad kan du klicka på fakturabilden så visas den i ett separat fönster från vilket du kan zooma, skriva ut och spara ner bilden. - Om fakturan är en e-faktura klickar man på någon av rutorna ovanför fakturabilden så visas den i ett separat fönster från vilket du bl.a. kan skriva ut. 8 (22)

9 2.4 Åtgärdsknappar För att skicka en faktura vidare i systemet måste den markeras med en åtgärd. Följande åtgärder finns i avancerat läge. Ta bort Vidarebefordra Dela upp raden Parkera Avvisa Distribuera Godkänna Ångra Används när en faktura har delats upp på flera rader och du vill ångra en sådan rad. Markera raden med ett kryss i ruta och klicka sedan på Ta bort Används när fakturan ska skickas till annan användare. Delar upp raden och beloppet till flera konteringsrader Används när du vill behålla fakturaraden i din Uppgiftslista. Åtgärden kräver att en kommentar anges och fakturan markeras med en stopphand som symbol. Fakturan skickas tillbaka till ankomstregistreringen, dvs. till ekonomiavdelningen. Åtgärden kräver att en kommentar anges. När granskning är klar väljer du distribuera för att söka upp den du vill skicka vidare till. Denna knapp används inte vanligtvis i nuvarande fakturaflöde. Skickar fakturan vidare i flödet. Används när du vill ångra en åtgärd, statusen återställs. När en åtgärd valts blir raden markerad med vald åtgärd i kolumnen för Status. Avsluta med att trycka på 9 (22)

10 2.4.1 Vidarebefordra en fakturarad Om du har fått en faktura som inte tillhör dig ska du vidarebefordra denna faktura till rätt granskare. 1. Markera raden du vill vidarebefordra så att den blir ljusgrön. 2. Klicka på knappen. Nu öppnar sig ett nytt fönster. Sök fram den person du vill vidarebefordra till och ange en kommentar. Tryck sedan Vidarebefordra. 3. Du ser nu i statusfältet att fakturan ska vidarebefordras. Det är först när du trycker på spara som fakturan skickas iväg Dela upp en fakturarad För att dela upp konteringen på en leverantörsfaktura till två eller flera rader gör man så här: 1. Markera först ursprungsraden genom att klicka på den så att den blir ljusgrön. 2. Välj åtgärden. 3. En kopia av konteringsraden skapas med valutabelopp 0,00. Ange belopp och kontera den nya raden enligt önskemål. Beloppet på ursprungsraden räknas av automatiskt. 4. Klicka på och fakturan går vidare i flödet Distribution av fakturarader Denna funktion används inte vanligtvis i nuvarande fakturaflöde. 10 (22)

11 Om du vill skicka en faktura till en annan granskare gör du så här (kräver Avancerat läge): 1. Markera den konteringsrad som du vill distribuera så att den blir ljusgrön. 2. Klicka på knappen (finns endast i Avancerat läge). Nu öppnar sig ett nytt fönster - Manuell distribution. 3. Sök fram den person du vill distribuera till i högra listan Tillgängliga användare och roller. Använd fältet Roll- och användarfilter för att söka fram en viss användare. Skriv * före och efter den del av namnet du anger för bästa sökresultat: sökning på förnamn: *car* sökning på efternamn: *wiks* Tryck därefter. Följande sökbild kommer upp: 4. Personen som fakturan ska skickas till ska markeras och sedan föras över till högra kolumnen Roller och användare med översta gröna pilen 11 (22)

12 5. Klicka sedan på knappen längst ned till vänster för att slutföra distributionen. 6. Avsluta med att välja åtgärd och. Nu går fakturan vidare i flödet. 12 (22)

13 2.5 Bifoga dokument till faktura Du har möjlighet att bifoga ett dokument till en faktura genom att klicka på knappen Dokument: Nu öppnas dokumentarkivet och du klickar på mappen Bilaga leverantörsfaktura. Tryck på, uppe till höger, så får du upp följande ruta: Klicka på för att komma åt dina filer: Välj sedan den fil du önskar bifoga till leverantörsfakturan. Tryck sedan dokumentarkivet att en fil har bifogats en faktura.. Nu syns det i 13 (22)

14 Avsluta med att skriva en kommentar i kommentarsrutan innan du skickar fakturan vidare i flödet. Kommentaren att det finns en bilaga är den enda indikationen för nästa person i flödet att det finns ett dokument bifogat. Om du inte har fakturan hos dig för åtgärd kan du ändå bifoga en bilaga genom att använda någon av rapporterna som beskrivs under avsnitt 3 för att söka fram en faktura. När du sökt fram en faktura klickar du på den blå texten för ver.nr för att komma åt dokumentarkivet instruktionerna ovan för att bifoga bilagan.. Följ Titta på ett bifogat dokument Var observant på texten i rutan under. Det är här du ser om det finns ett bifogat dokument till en faktura. Du klickar på och får då möjlighet att öppna filen. Notera att du måste stå på för att få upp rätt dokument. 14 (22)

15 3. RAPPORTER I menyn finns följande sökmöjligheter: När man gör sökningar i någon av de nedan beskrivna rapporterna så kan man fylla i värden i antingen övre eller nedre fälten genom att fylla i t.ex. org.enhet, attestansvarig (= användarnamnet t.ex. cecber) eller verifikationsnummer. Klicka på för att få fram sökresultatet. 3.1 Fakturabild, kommentar, projektsökning 15 (22)

16 3.1.1 Faktura samt attestflöde I denna sökning får du upp kostnadsraderna för vald leverantörsfaktura. När du fått upp sökresultatet kan du klicka på den blå texten i resp. faktura för information om följande: Klicka på Ver.nr för att få upp fakturabilden med kontering. Klicka på Status arbetsflöde för information om fakturans flöde Fakturakommentar 2 I den här sökningen ser du om en faktura har en kommentar. Om kommentaren är lång syns tyvärr bara början av kommentaren. Kontakta ekonomiavdelningen om du har behov av att se en kommentar som är för lång för att visas i EFH-webben. 3.2 Fakturaflöde När du fått upp sökresultatet kan du klicka på den blå texten för resp. faktura för information om följande: Klicka på Ver.nr för att få upp fakturabilden med kontering. Klicka på Status arbetsflöde för information om fakturans flöde. Klicka på Lev.nr för information om leverantören Mina åtgärdade fakturor (logg arbetsflöde) Denna sökning visar alla leverantörsfakturor som du har åtgärdat. I övrigt är denna sökning likvärdig med Faktura samt attestflöde. 16 (22)

17 3.2.2 Mina åtgärdade fakturor inkl som ersättare Denna sökning visar alla leverantörsfakturor som du har åtgärdat samt de fakturor som du åtgärdar som ersättare. I övrigt är denna sökning likvärdig med sökningarna i och Åtgärdade fakturor (Logg arbetsflöde) Resultatet av den här sökningen visar alla leverantörsfakturor som uppfyller sökkriterierna, både för betalda fakturor och fakturor i attestflödet. Det är fakturans kostnadsrader och dess flöde som visas. Kolumnen Status arbetsflöde visar om en faktura är ute i attestflödet eller avslutad. 3.3 Fakturor Ankomstregistrerade Allmän sökning Resultatet av denna sökning visar endast de fakturor som finns för åtgärd just nu i EFH-systemet. När du fått upp sökresultatet kan du klicka på den blå texten för resp. faktura för information om följande: Klicka på Ver.nr för att få upp fakturabilden med kontering. Klicka på Status arbetsflöde för information om fakturans flöde. Klicka på Lev.nr för information om leverantören Jaktlista Sökning görs på fakturor som ej är betalda. Här kan du tex välja att fylla i förfallodatum och org.enhet. Tryck på 17 (22)

18 För att få ytterligare uppgifter kan du klicka på den blå texten för resp. faktura för information om följande: Klicka på Ver.nr för att få upp fakturabilden med kontering. Klicka på Status arbetsflöde för information om fakturans flöde. Klicka på Lev.nr för information om leverantören. 3.4 Fakturor B samt C-status Lev.fakturor - Betalda alt. skickade för betalning Resultatet av den här sökningen ger de leverantörsfakturor som är betalda alt. skickade för betalning. Det går inte att zooma för att t.ex. se fakturabild eller fakturaflöde. I resultatet visas hela verifikatet dvs. leverantörsskuldsraden, kostnadsrader samt momsraden. Sökning kan ske på t.ex. verifikationsnummer, fakturanummer och leverantörsnummer. I denna sökning finns det möjlighet att söka på leverantörens namn. Tänk på att om sökning sker på t.ex. orgenh så visas endast kostnadsraden. 18 (22)

19 4. MAILA FAKTURABILD 4.1 Maila fakturor med en sida Skicka en fakturabild via e-post genom att klicka på fakturabilden så att den öppnar sig i ett eget fönster. Högerklicka och välj skicka bild i e-postmeddelande. För att fakturan ska vara läsbar så välj storlek 1280*1024. Fakturan bifogas ett e-postmeddelande. 4.2 Maila fakturor med flera sidor För att få med alla sidor av en flersidig faktura i ett mail klickar du på knappen för att komma till dokumentarkivet. Klicka därefter på Hämta referenskopia. Klicka på Skicka bild i e- postmeddelande. Välj ursprunglig storlek i rutan som kommer upp, se bild nedan. Fakturan bifogas ett e-postmeddelande. 19 (22)

20 4.3 Maila en e-faktura Klicka på och därefter Arkiv Skicka bild via e-postmeddelande. Ett annat sätt att maila en e-fakturabild är att klicka på och välj sedan Redigera, Markera allt samt därefter kopiera och klistra in informationen i ett e-postmeddelande. 20 (22)

21 5. ALTERNATIV I menyn vid frånvaro. finns möjligheter att göra egna inställningar och att ange en ersättare 5.1 Egna inställningar Genom att välja egna inställningar har du möjlighet att avsäga dig att e-postmeddelanden som går ut när du har en faktura att attestera. Istället måste man kontinuerligt gå in för att kontrollera om man har några fakturor att åtgärda. 5.2 Ersättare (vikarie) En ersättare är en person som har rätt att behandla en annan användares fakturor. Vid aktivering av ersättare får både användaren och ersättaren samma faktura för behandling men det räcker att en av personen åtgärdar fakturan. Första gången någon/några ska vara ersättare för dig måste Ekonomiavdelningen meddelas. Detta eftersom dessa personer måste läggas in i systemet på din avvändare. Därefter kan du själv vid frånvaro aktiverar tidsintervallen för ersättningsperioden i EFH-systemet. Även ekonomiavdelningen kan aktivera tidsperioden för en ersättare. 21 (22)

22 För att aktivera en ersättare anger du datumintervall för ersättningsperioden. Observera dock att "Aktiv till den" ej inkluderar just den dagen utan gäller till och med dagen innan. (Ska man ha en ersättare för en dag, t.ex. den 1/1 anger man 1/1 till 2/1) 22 (22)