Frågor om internrevision

Transkript

1 1/16 Datum Handläggare Tomas Kjerf ESV-dnr /2015 Frågor om internrevision Frågor om internrevision... 1 Frågor om internrevision... 3 Varför hämtar vi in information?... 3 Vad hämtar vi in information om?... 3 Hur hämtar vi in information?... 3 Vem lämnar information?... 3 När lämnas informationen?... 4 Frågor om följsamhet till bestämmelser... 5 Om internrevision Organisering av myndighetens internrevision Granskningens inriktning Råd och stöd från internrevisionen Internrevisionens bedrivande Redovisning och rapportering till myndighetsledningen Beslut av internrevisionens uppdragsgivare Internrevisionens tillgång till uppgifter... 7 Om intern styrning och kontroll Närmare föreskrifter för verksamheten Närmare föreskrifter för anställda i myndigheten... 9 Frågor om internrevisionens resultat Internrevisionens bidrag till förbättringar Genomförd granskning Granskningens rekommendationer och åtgärder Beredning och föredragning av beslut om åtgärder Analys av risker i verksamheten Förebygga otillbörlig påverkan, bedrägeri eller annan oegentlighet Försäkran från internrevision Samarbetande, samordnad och samverkande internrevision... 13

2 2/ Kompetensförsörjning för internrevision Utvärdering av internrevision Myndighetens resurser för internrevision Internrevisionens kompetens och erfarenhet Stöd till internrevisionen Myndighetens behov av stöd... 15

3 3/16 Frågor om internrevision Varför hämtar vi in information? Vi hämtar in information för att: utveckla och förvalta statlig internrevision och intern styrning och kontroll till regeringen lämna en redovisning över den statliga internrevisionen Vi utvecklar och förvaltar dels med föreskrifter och allmänna råd dels med stöd till myndigheterna genom metoder och riktlinjer, utredning, utbildning och rådgivning. Våra föreskrifter och vårt stöd samordnar myndigheterna och redovisningen visar hur väl vi har lyckats med detta. Vad hämtar vi in information om? Frågorna handlar om följsamhet till bestämmelser om internrevision och intern styrning och kontroll. Frågorna handlar också om internrevisionens prestation och något om dess effekt. Hur hämtar vi in information? Vi ställer 22 frågor som kan bestå av en eller flera delfrågor. Svaren är en självdeklaration från myndigheten. Frågorna 1-9 har svarsalternativen: Ja, när tillämpningen följer bestämmelsen eller Nej, när det inte är så samt Et, när bestämmelsen inte är tillämplig för myndigheten. Frågorna har svarsalternativen: Ja eller Nej till förekomsten, ange antal av förekomsten eller svara i berättande text. Svarsalternativen mäter inte rätt eller fel. Vem lämnar information? De myndigheter som efter beslut av regeringen inrättar internrevision enligt internrevisionsförordningen lämnar information till oss via statens centrala informationssystem (Hermes) i modulen Internrevision 1. Myndigheterna begär en särskild behörighet till modulen 2. En myndighet kan undantas från att lämna information om beslutet att inrätta internrevison inte har gällt för hela året eller om internrevisionen ska upphöra. Ansö- 1 f.d. IRE. 2 I Hermes användarmodul finns användaranvisningar under fliken Hjälp. Där återfinns en behörighetsblankett som ska fyllas i och skickas till ESV innan myndigheten kan registrera. (Gäller endast nya användare).

4 4/16 kan om att erhålla undantag från att lämna information lämnas från myndigheten, ställs till ESV och skickas till I vår analys av svaren är det myndigheten som har svarat och ansvarar för svaren. I myndighetens interna beredning av svaren är det sannolikt att de flesta frågorna bereds av internrevisionschefen men för vissa frågor (8, 9 och 10) kan beredningen ske av annan av myndighetschefen utsedd handläggare. När lämnas informationen? Frågorna kan besvaras med början 1 februari och senast 22 februari.

5 5/16 Frågor om följsamhet till bestämmelser Om internrevision 1. Organisering av myndighetens internrevision a. Leds internrevisionen av en chef? 3 b. Är internrevisionschefen anställd av myndigheten? 4 c. Är internrevisionen inrättad direkt under myndighetsledningen? 5 d. Är internrevisionen självständig i förhållande till den granskade verksamheten? 6 Om svaret på fråga a är Ja ange vem som är internrevisionschef och om i förekommande fall t.f. Om myndigheten har undantag från kravet på anställd internrevisionschef är svaret Et på fråga b, ange då att myndigheten har undantag. Direkt under ledningen i fråga c avser delegeringen av beslutanderätt från myndighetsledningen till internrevisionen och rapporteringen av internrevisionens resultat till myndighetsledningen. Självständig i fråga d avser att leda internrevision i granskning, råd och stöd och rapportering enligt myndighetledningens riktlinjer och revisionsplan. Att internrevisionen följer de bestämmelser som finns för myndighetens förvaltning och som beslutas på delegation av annan inom myndigheten påverkar inte att internrevision är självständig. 2. Granskningens inriktning a. Har internrevisionen granskat utifrån en analys av verksamhetens risker? 7 b. Har internrevisionen bedömt risken för otillbörlig påverkan, bedrägeri eller annan oegentlighet i analysen av verksamhetens risker? internrevisionsförordning (2006:1228). 4 2 internrevisionsförordning (2006:1228). 5 Föreskrifter till 2 internrevisionsförordning (2006:1228). 6 Föreskrifter till 2 internrevisionsförordning (2006:1228). 7 4 internrevisionsförordning (2006:1228). 3 myndighetsförordning (2007:603). 1 kap. 3 budgetlag (2011:203). 8 Föreskrifter till 4 internrevisionsförordning (2006:1228).

6 6/16 Om granskning sker av åtgärder som vidtas för att hantera de omständigheter som utgör en risk för att inte fullgöra de krav som ingår i ansvaret för verksamheten är svaret på fråga a Ja. I ansvaret för verksamheten ingår att verksamheten är effektiv, bedrivs enligt gällande rätt, är rättvisande och tillförlitligt redovisad sam bedrivs med god hushållning. 3. Råd och stöd från internrevisionen a. Har internrevisionen lämnat råd och stöd till myndighetens styrelse och chef? 9 Om internrevisionen inte har haft skäl att ge råd och stöd är svaret Et. 4. Internrevisionens bedrivande a. Bedrivs internrevision enligt god internrevisionssed? 10 b. Bedrivs internrevision enligt god internrevisorssed? 11 Lagar och förordningar gäller före god sed och påverkar inte att internrevisionen bedrivs enligt god sed. Om svaret på fråga a är Ja ange vilken god sed det avser. God sed kan vara uttryckt i standarder, överenskommelser etc. som när de är allmänt tillämpade blir god sed. 5. Redovisning och rapportering till myndighetsledningen a. Har internrevisionen redovisat resultatet av granskningen i form av iakttagelser och rekommendationer? 12 b. Har internrevisionen rapporterat resultatet av granskningen efter varje avslutad granskning? 13 c. Har internrevisionen rapporterat sina rekommendationer och iakttagelser till myndighetsledningen? 14 Om internrevisionens iakttagelser och rekommendationer enligt riktlinjer till internrevisionen inte behöver rapporteras efter varje avslutad granskning är svaret på fråga b Et. 9 5 internrevisionsförordning (2006:1228) internrevisionsförordning (2006:1228) internrevisionsförordning (2006:1228) internrevisionsförordning (2006:1228). 13 Allmänna råd till 9 internrevisionsförordning (2006:1228) internrevisionsförordning (2006:1228).

7 7/16 Om svaret på fråga c är Ja ange om internrevisionen också har närvarat vid ett möte med myndighetsledningen med anledning av rapporteringen. Om någon annan (t.ex. revisionsutskott) än myndighetens internrevisionschef avgör vilka iakttagelser och rekommendationer som ska rapporteras till myndighetsledningen är svaret på fråga c Nej, ange hur många granskningar där någon annan har avgjort vad internrevisionen redovisar till myndighetsledningen. 6. Beslut av internrevisionens uppdragsgivare a. Har myndighetsledningen beslutat om riktlinjer för internrevisionen? 15 b. Har myndighetsledningen beslutat om en revisionsplan för internrevisionen? 16 c. Har myndighetsledningen beslutat om åtgärder med anledning av de iakttagelser och rekommendationer som internrevisionen rapporterat? 17 Om beslut om åtgärder omfattas av delegerad beslutanderätt kan fråga c besvaras med Ja. 7. Internrevisionens tillgång till uppgifter a. Har myndighetsledningen sett till att internrevisionen fått tillgång till de uppgifter och upplysningar som den behövt för att fullgöra sitt uppdrag? 18 Om internrevisionen på grund av sekretess 19 inte fått tillgång till den information som behövs är svaret Ja, ange den granskning det avser. Om svaret är Nej, ange vilken granskning som är genomförd med begränsad tillgång till de uppgifter och upplysningar som behövs och som inte beror på sekretess. Om intern styrning och kontroll 8. Närmare föreskrifter 20 för verksamheten a. Har myndighetsledningen beslutat en arbetsordning för myndigheten? p internrevisionsförordning (2006:1228) p internrevisionsförordning (2006:1228) p internrevisionsförordning (2006:1228) internrevisionsförordning (2006:1228). 19 Offentlighets- och sekretesslag (2009:400). 20 Närmare förskrifter är de regler och rutiner som beskriver formerna för verksamheten.

8 8/16 b. Har myndighetsledningen beslutat en verksamhetsplan för myndigheten? 22 c. Har myndigheten de närmare föreskrifter som behövs för att fortlöpande utveckla verksamheten? 23 d. Har myndigheten de närmare föreskrifter som behövs för att verka för att genom samarbete med myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet? 24 e. Har myndigheten de närmare föreskrifter som behövs för att tillhandahålla information om myndighetens verksamhet? 25 f. Har myndigheten de närmare föreskrifter som behövs för att följa sådana förhållanden utanför myndigheten som har betydelse för verksamheten? 26 g. Har myndighetschefen de direktiv och riktlinjer som behövs för att kunna sköta den löpande verksamheten? 27 h. Har myndighetschefen de direktiv och riktlinjer som behövs för att hålla styrelsen informerad om verksamheten, förse styrelsen med underlag för beslut och verkställa styrelsens beslut? 28 i. Har myndighetschefen de direktiv och riktlinjer som behövs för att under styrelsen svara för myndighetens arbetsgivarpolitik och företräda myndigheten som arbetsgivare? 29 Med närmare föreskrifter avses de bestämmelser om verksamheten som myndigheten meddelar. Om svaret är Ja på någon av frågorna a-i, ange för frågan det år som internrevisionen senaste rapporterade till myndighetsledningen från en granskning som till någon del berört frågeområdet. Om ingen granskning skett lämnas ingen uppgift. Om myndigheten är en enrådighetsmyndighet är svaret på frågorna g-i Et pkt myndighetsförordning (2007:515) pkt myndighetsförordning (2007:515) första stycket myndighetsförordning (2007:515) andra stycket myndighetsförordning (2007:515) tredje stycket myndighetsförordning (2007:515) första stycket myndighetsförordning (2007:515) första stycket myndighetsförordning (2007:515) andra stycket myndighetsförordning (2007:515) tredje stycket myndighetsförordning (2007:515).

9 9/16 9. Närmare föreskrifter för anställda i myndigheten a. Har myndigheten de närmare föreskrifter som behövs för att se till att de anställda är väl förtrogna med målen för verksamheten? 30 b. Har myndigheten de närmare föreskrifter som behövs för att ta till vara och utveckla de anställdas kompetens och erfarenhet? 31 c. Har myndigheten de närmare föreskrifter som behövs för att vid anställning fästa avseende bara vid sakliga grunder? 32 d. Har myndigheten de närmare föreskrifter som behövs för att informera den anställde om vilka slags förhållanden som kan rubba förtroendet för opartiskhet i arbetet eller skada myndighetens anseende? 33 Med närmare föreskrifter avses de bestämmelser om verksamheten som myndigheten meddelar. Om svaret är Ja på någon av frågorna a-d, ange för frågan det år som internrevisionen senaste rapporterade till myndighetsledningen från en granskning som till någon del berört frågeområdet. Om ingen granskning skett lämnas ingen uppgift. Frågor om internrevisionens resultat 10. Internrevisionens bidrag till förbättringar a. Vilket av internrevisionens förslag har haft eller kan få störst betydelse för att förbättra myndighetens interna styrning och kontroll? Svaret är en bedömning av de iakttagelser och rekommendationer som är redovisade till myndighetsledningen. Ange sökbar identitet till förslaget. 11. Genomförd granskning a. Ange antal granskningar som var upptagna i revisionsplanen? b. Ange antal granskningar från revisionsplanen som är rapporterade till myndighetsledningen? Om myndighetsledningen har beslutat om ändring av revisionsplanen är det antalet granskningar efter ändringen som avses pkt myndighetsförordning (2007:515) pkt myndighetsförordning (2007:515) lag (1994:260) om offentlig anställning. 33 7, 7a lag (1994:260) om offentlig anställning.

10 10/16 Om en granskning i fråga a är beslutad med en revisionsplan men ska vara pågående och avslutas med en senare revisionsplan räknas granskningen som upptagen i det senare revisionsplanen. Om myndigheten är en styrelsemyndighet är en granskning i fråga b rapporterad till myndighetsledningen när den ingår i ärendelistan till ett styrelsemöte med eller utan föredragning från internrevisionschefen. Om myndigheten är en enrådighetsmyndighet är en granskning i fråga b rapporterad till myndighetsledningen när den är överlämnad till myndighetschefen med eller utan föredragning från internrevisionschefen. 12. Granskningens rekommendationer och åtgärder a. Ange antal rekommendationer som internrevisionen har redovisat till myndighetsledningen med anledning av granskningen. 34 b. Ange antal rekommendationer som myndighetsledningen accepterat med beslut om åtgärder. 35 Uppgiften om antalet rekommendationer i fråga a hämtas från internrevisionens rapportering till myndighetsledningen. Antalet rekommendationer räknas så som de är redovisade till myndighetsledningen. Uppgiften om antalet rekommendationer som myndighetsledningen har accepterat i fråga b hämtas från myndighetsledningens beslut om åtgärder. Om åtgärden inte motsäger rekommendationen är rekommendationen accepterad. Beslutet om åtgärd hanterar en eller flera rekommendationer. Beslut om åtgärder kan fattas med delegerad beslutanderätt i verksamheten. Om myndighetsledningen inte har en annan uppfattning gäller beslutet på delegation som myndighetsledningens beslut. Det saknar betydelse för beräkning av nyckeltalet om redovisningen av rekommendationer sker uppdelat i detalj i flera rekommendationer eller sammanhållet som en gemensam rekommendation. 13. Beredning och föredragning av beslut om åtgärder a. Har styrelsen en grupp av ledamöter ur styrelsen (s.k. revisionsutskott) som bereder förslag till beslut om åtgärder med anledning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer? 34 9 internrevisionsförordning (2006:1228) a internrevisionsförordning (2006:1228).

11 11/16 b. Har myndigheten en grupp (t.ex. revisionskommitté) som bereder förslag till beslut om åtgärder med anledning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer? c. Har myndigheten en ordning för beredning inom linjen (inte utskott eller kommitté) av förslag till beslut om åtgärder med anledning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer? d. När myndigheten är styrelsemyndighet, är myndighetschefen föredragande av förslag till beslut om åtgärder med anledning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer? 36 e. När myndigheten är enrådighetsmyndighet, är annan tjänsteman än internrevisionschefen föredragande av förslag till beslut om åtgärder med anledning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer? 37 Om myndigheten är en enrådighetsmyndighet är svaret på fråga a Et. Om svaret är ja på frågan a, d eller e ange identitet som verifierar svaret. Fråga b avser både styrelsemyndighet och enrådighetsmyndighet. Fråga c avser både styrelsemyndighet och enrådighetsmyndighet. Om myndigheten är en enrådighetsmyndighet är svaret på fråga d Et. 14. Analys av risker i verksamheten a. Har internrevisionen informerat myndighetsledningen om sin bedömning av myndighetens risker i verksamheten? b. Har internrevisionen gjort bedömningen att myndighetsledningen accepterar för stora risker i verksamheten för att kunna fullgöra ansvaret för verksamheten? Om internrevisionen enligt fråga a har informerat myndighetsledningen om sin bedömning av riskerna i verksamheten inför myndighetsledningens beslut om revisionsplan eller i rapporteringen av granskningens resultat är svaret Ja. Om internrevisionen enligt fråga b inte har gjort någon bedömning av om myndighetsledningen har accepterat för stora risker är svaret på frågan Nej, ange ingen bedömning är gjord andra stycket myndighetsförordning (2007:515) myndighetsförordning (2007:515).

12 12/16 Om svaret på b är Ja, ange som förklaring vilka risker det avser. 15. Förebygga otillbörlig påverkan, bedrägeri eller annan oegentlighet a. Har internrevisionen granskat risken för otillbörlig påverkan, bedrägeri eller annan oegentlighet? Om internrevisionen utifrån en analys av risker i verksamheten bedömt risken för otillbörlig påverkan, bedrägeri eller annan oegentlighet (enligt fråga 2 b) och det inte medfört en granskning är svaret på fråga Nej med förklaringen att det inte är prioriterat utifrån en analys av risker i verksamheten. Om internrevisionen inom minst en granskning (oavsett vilken verksamhet som granskas) har granskat risken för otillbörlig påverkan, bedrägeri eller annan oegentlighet är svarat Ja. Ange inom hur många granskningar som sådan granskning utförts. 16. Försäkran från internrevision a. Har internrevisionen lämnat en bedömning av om myndighetens interna styrning och kontroll inom den granskade verksamheten är utformad så att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör de krav som framgår av ansvaret för verksamheten inför regeringen? 38 b. Har internrevisionen lämnat ett övergripande omdöme av om myndighetsledningen har säkerställt att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt? 39 Svaret är Ja på fråga a, om internrevisionen: har lämnat en bedömning att den interna styrningen och kontrollen är betryggande, med eller utan rekommendationer som villkorar bedömningen eller har uttalat att den inte kan lämna bedömningen att den interna styrningen och kontrollen är betryggande på grund av iakttagelser (s.k. negativ bedömning). Om bedömningen enligt fråga a framgår i en men inte alla rapporteringar är svaret Ja, ange inte i all rapportering internrevisionsförordning (2006:1228). 5 förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll pkt myndighetsförordning (2007:515). Allmänna råd till 2 kap 8 förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag.

13 13/16 Svaret är Ja på fråga b, om internrevisionen: har lämnat ett övergripande omdöme att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som fungerar betryggande med eller utan rekommendationer som villkorar omdömet eller har uttalat att de inte kan lämna omdömet att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt (s.k. negativt omdöme). 17. Samarbetande, samordnad och samverkande internrevision a. Har myndighetens internrevision samarbetat med annan myndighets internrevision? 40 b. Har myndigheten samverkat med annan myndighets internrevision i granskning av systemövergripande risker mellan myndigheterna? 41 c. Har myndighetsledningen förlitat sig på samordnad internrevision som utförs av en annan myndighet? 42 Om svaret på fråga a är Ja, ange vad samarbetet avser, t.ex. internrevisionschefen är anställd inom annan myndighet, extern validering av intern kvalitetssäkring, inlån av internrevisor eller annan form av samarbete. Deltagande i egen utbildning eller eget erfarenhetsutbyte redovisas inte här som samarbete. Om svaret på fråga a är Nej, ange inget samarbete förekommer. Om systemövergripande risker 43 mellan myndigheterna inte är kända är svaret på fråga b Et, ange att systemövergripande risker inte är kända. Om svaret på frågan b är Nej ange att ingen samverkan förekommer. Om myndigheten har samordnat sin internrevision i en eller flera granskningar är svaret på fråga c Ja, ange med vilken myndighet samordning har skett. Om svaret på frågan c är Nej, ange som förklaring att samordning förekommer inte eller att samordning inte har kommit till stånd om myndigheten verkat för samordning andra stycket myndighetsförordning. 41 Föreskrifter till 4 förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll. 42 Allmänna råd till 8 internrevisionsförordning (2006:1228). 43 Samarbete om risker i verksamheten. Ekonomistyrningsverket 2012.

14 14/ Kompetensförsörjning för internrevision a. Har myndigheten vidtagit åtgärder för att säkerställa att det finns lämplig kompetens för internrevision? 44 Om svaret är Ja, ange vad åtgärderna avser, t.ex: attrahera personer med rätt kompetens, rekrytera personer med rätt kompetens, utveckla medarbetarnas kompetens, behålla medarbetare med rätt kompetens, avveckla medarbetare med otillräcklig kompetens och kompetensöverföring mellan medarbetare. Om svaret är Nej, ange som förklaring att inga åtgärder är vidtagna. 19. Utvärdering av internrevision a. Har myndigheten de riktlinjer som behövs för extern utvärdering av internrevisionens verksamhet? b. Har myndigheten de riktlinjer som behövs för intern utvärdering av internrevisionens verksamhet? Med riktlinjer menas program (eller plan) med de regler och rutiner (strukturer och processer eller dylikt) som myndigheten anser behövs för att säkra (eller kontrollera) och förbättra (eller utveckla) myndighetens internrevision. Med extern utvärdering i fråga a menas utvärderingar som utföras som en s.k. fullständig utvärdering utförd av någon utanför myndigheten eller som en s.k. självutvärdering med oberoende validering av någon utanför myndigheten. Om svaret på fråga a är Ja, ange år för senast utförda externa utvärdering. Om svaret på frågan a är Nej, ange om extern utvärdering är planerad att utföras eller inte. Med intern utvärdering i fråga b menas löpande ledning genom regelbunden uppföljning och bedömning i förhållande till riktlinjer för internrevisionen samt granskning av internrevisionen i förhållande till god sed av någon utanför den egna internrevisionen. 20. Myndighetens resurser för internrevision 44 3 kap. 3 och föreskrifter och allmänna råd till 3 kap. 3 förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag.

15 15/16 a. Ange medelantalet anställda under föregående år inom myndighetens internrevision. b. Ange antalet årsarbetskrafter under föregående år inom myndighetens internrevision. c. Ange arbetad tid som årarbetskrafter under föregående år från biträden från verksamheten. d. Ange arbetad tid som årsarbetskrafter under föregående år för köpta tjänster för internrevision. e. Ange arbetad tid i timmar under föregående år för internrevisionens kompetensutveckling. Medelantalet anställda i fråga a och årsarbetakrafter i fråga b beräknas enligt allmänna råd till 2 kap. 4 förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Kompetensutveckling i fråga d avser anställda som deltagit i utbildning i organiserad form som t.ex. kurs, konferens, seminarium etc. med betydelse för myndighetens internrevision. 21. Internrevisionens kompetens och erfarenhet a. Ange antalet internrevisorer vid utgången av föregående år som har en för myndigheten relevant akademisk examen för utövande av internrevision? b. Ange antalet internrevisorer som vid utgången av föregående år har ett för myndigheten relevant yrkesbevis för utövande av internrevision? Med akademisk examen i fråga a menas examen (tillexempel högskoleexamen) som myndigheten bedömer är ändamålsenlig. Ange hur antalet fördelar sig efter olika examina. Med yrkesbevis i fråga b menas diplom, intyg och dyl. som utfärdas av en intresseorganisation, (t.ex. Certified Internal Auditor från IIA, Diplomerad Risk Manager från SWERMA) som myndigheten bedömer är ändamålsenlig. Ange hur antalet fördelar sig efter olika yrkesbevis. Stöd till internrevisionen 22. Myndighetens behov av stöd a. Vilket behov av stöd har myndighetens internrevision?

16 Stöd kan avse metoder och riktlinjer (t.ex. handledning, vägledning, idéskrift), utredning, utbildning (t.ex. kurs, konferens, seminarium) och rådgivning (t.ex. frågor och svar) till internrevisionen när det gäller internrevision, riskhantering och andra områden av betydelse för myndighetens internrevision. 16/16