Ärendets Första giltig- Diarieplandiarienummer. 1 Det åligger kommunens nämnder att tillse att bestämmelserna i detta reglemente om attest iakttas.

Transkript

1 Ärendets Första giltig- Diarieplandiarienummer hetsdatum beteckning 925/ ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE 1 Det åligger kommunens nämnder att tillse att bestämmelserna i detta reglemente om attest iakttas. I tillämpliga delar gäller reglementet jämväl i fråga om övriga transaktioner i den ekonomiska redovisningen och medelsförvaltningen samt medel som kommunen åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. 2 I attestordningen ingår: * beställningsattest, d v s kontroll mot beställning * mottagningsattest, d v s kontroll mot leverans/ prestation * granskningsattest, d v s siffermässig kontroll * beslutsattest, d v s kontroll mot beslut och anslag Ovan anförda kontrollmoment kan kompletteras med de övriga kontroller, som respektive förvaltning finner erforderlig för särskilda fall. 3 Nämnd skall utse eller uppdraga åt förvaltningschefer att utse beslutsattestanter och ersättare för dessa. Skyldigheten för nämnd att utse beslutsattestant fråntager inte nämnden rätt att själv genom beslut vid sammanträde attestera. 4 Beslutsattestant vidimerar att nämndbeslut, budgetanslag eller annan av fullmäktige eller nämnd beslutad plan, normer eller riktlinjer följs. Vederbörande svarar också för att kontering verkställs samt att underlaget lämnas till registrering till därför utsedd person. Minst två personer ska attestera alla transaktioner. Nämnderna får medge undantag mot denna regel om kravet på två attestanter får orimliga konsekvenser. Undantag ska beslutas av nämnd. Nämnden ska vid beslutet ha ett underlag som visar att kostnaderna för fel är lägre än kostnaden för att ha två attestanter. 5 Nämnd skall underrätta beslutsattestanter och ekonomikontoret om vilka personer som utsetts till beslutsattestanter och

2 ersättare för dessa. Nämnden skall också tillse att namnteckningsprov lämnas, i de fall någon sådan inte lämnats tidigare. Ekonomikontoret skall sammanställa uppgifterna i ansvarsnummerordning och underrätta revisorerna. 6 Utbetalningskontroll (utanordning), som innefattar kontroll av att vederbörlig attestering och kontering har skett, utförs av ekonomikontoret eller, vid decentraliserat utbetalningsförfarande, av förvaltning. Kontroll av att likvida medel finns tillgängliga utförs av ekonomikontoret. 7 Attestmoment får ej utföras av den som själv skall ta emot betalningen. Beslutsattest skall då göras av närmaste chef. I de fall det kan finnas någon misstanke om att attestant kan få egen vinning av beslutet, skall närmaste chef beslutsattestera. För förvaltningschef gäller att nämndsordförande eller liknande skall beslutsattestera. För nämndsordförande gäller att vice ordförande ska attestera eller om denne inte kan nås inom rimlig tid den förvaltningschef som ansvarar för nämndens administration. 8 Attestanterna är var för sig ansvariga för sina respektive åtgärder. 9 Kommunstyrelsen äger utfärda anvisningar för tillämpningen av detta reglemente.

3 10 Vad som här ovan sagts gäller också vid signering/attest via elektroniska media, i tillämpliga delar. Antaget av Kramfors kommunfullmäktige , 4, ändrat och kompletterat , 68.

4 TILLÄMPNINGSANVISNINGAR TILL ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTET Attest via elektroniska media 1. Skannade fysiska fakturor För inskannade fysiska fakturor gäller reglementets samtliga paragrafer med följande undantag; I 4 utgår kursiverat understruket avsnitt Beslutsattestant vidimerar att nämndbeslut, budgetanslag eller annan av fullmäktige eller nämnd beslutad plan, normer eller riktlinjer följs. Vederbörande svarar också för att kontering verkställs samt att underlaget lämnas till registrering till därför utsedd person. Minst två personer ska attestera alla transaktioner. Nämnderna får medge undantag mot denna regel om kravet på två attestanter får orimliga konsekvenser.. 6 handlar om kontroll av att kontering skett, att rätt personer attesterat samt att likvida medel finns. För inskannade fakturor ligger kontroll av att kontering skett och att rätt person attesterat inbyggt i systemet. Ekonomikontoret gör liksom tidigare kontroll av att likvida medel finns tillgängliga. 2. Attest av lönebetalningar För alla lönebetalningar ska det finnas ett anställningsbeslut. För månadsavlönad personal utan avvikelser räcker detta beslut som attestering av lönetransaktionen. Varje avvikelse ska styrkas genom attestering av övertid, fyllnadstid, reseräkningar med flera underlag. För timavlönad personal ska det alltid finnas ett attesterat underlag för varje månads löneutbetalning. Underlagen utgör räkenskapsmaterial. Förvaring sker vid de platser där lönerapporteringen görs. Rensning kan göras efter tre år.

5 3. Elektroniska fakturor För närvarande saknas de tekniska förutsättningarna att ta emot fakturor i elektronisk form. Kommunens avsikt är att ta in elektroniska fakturor så snart de tekniska och ekonomiska förutsättningarna finns. Tillämpningsanvisningar kommer att utarbetas. Kravet på att det alltid minst ska vara två personer som attesterar fakturan Det krav som finns i 4 på att minst två personer ska attestera ska ses som en insats för att förebygga fel. Då flera attesterar kan detta göras genom att ett avskiljt kontrollmoment t ex mottagningsattest läggs på annan person än beslutsattestanten. Reglementet medger undantag från regeln att alltid ha två attestanter. I vissa undantagsfall kan det vara så att kostnaden för att ha två attestanter uppenbart överstiger kostnaden om fel uppstår. Om det är så att ytterligare en person måste anställas för att hantera kontroll av ett fåtal fakturor till låga belopp får reglementets krav orimliga konsekvenser. I de fall det uppenbart blir dyrare att kontrollera med två personer än att ta kostnaden för de fel som kan uppstå bör nämnderna kunna göra avsteg trots reglementets hårda skrivning. En förutsättning är då att nämnderna gör en risk- och konsekvensanalys där kostnader för kontrollen ställs mot kostnaden för fel. Denna risk- och konsekvensanalys ska dokumenteras och vara det underlag som nämnden grundar beslutet på. Undantag från två - attestant regeln måste alltså beslutas av ansvarig nämnd.

6 Misstanke om att attestant kan få egen vinning av beslutet I 7 står att attestmoment ej får utföras av den som själv ska ta emot betalningen. Beslutsattest ska då göras av närmaste chef. För förvaltningschef gäller att nämndsordförande eller liknande ska attestera. Regeln innebär helt enkelt att du som anställd eller förtroendevald aldrig själv kan beslutsattestera om du är den som sedan får betalningen. Regeln gäller självklart för löner, förmåner, reseersättningar, ersättningar för egna utlägg och så vidare. Regeln används även vid kontantuttag från kommunkassan för t ex påfyllnad av en handkassa. Den som får betalningen ska också skriva på handlingen men får alltså inte beslutsattestera. En reseräkning där t ex egen bil använts och den resande har utlägg för parkeringsavgifter ska undertecknas av den som gjort resan. Denne styrker då att resan företagits och att utläggen (som också ska styrkas av kvitton) är en konsekvens av resan. Beslutsattestanten styrker sedan att resan är beslutad eller varit oundviklig för fullgörandet av arbetsuppgifterna. Begreppet nämndsordförande eller liknande inkluderar förutom ordförande även vice ordförande. En nämndsordförande som företagit resor eller haft andra utlägg ska vända sig till sin vice ordförande för attest. I de fall detta inte är möjligt på grund av frånvaro ska betalningar till ordföranden attesteras av den förvaltningschef inom nämnden som ansvarar för nämndens administrativa rutiner. I 7 finns också en generell regel om egen vinning; I de fall det kan finnas misstanke om att attestant kan få egen vinning av beslutet, skall närmaste chef beslutsattestera. Även här gäller att för förvaltningschef ska ordföranden attestera. För ordföranden gäller vice ordföranden som beslutsattestant i första hand och därefter den förvaltningschef som ansvarar för nämndens administrativa rutiner.

7 När kan det då finnas misstanke om egen vinning? Självklart då pengar utbetalas till dig som anställd eller förtroendeman. För detta finns redan särskilda regler. Tyvärr kan vi konstatera att misstanke om egen vinning även kan finnas vid anskaffning av alla varor och tjänster som kan utnyttjas av dig som privatperson eller säljas vidare. Misstanke om egen vinning kan även uppstå om kommunen gör affärer med företag där du eller närstående har ägarintressen. Rent generellt kan sägas att ju mer utvecklade mottagningsrutiner som vi tillämpar desto mindre blir risken för misstankar om egen vinning. Om leveranser alltid tas emot, kontrolleras och attesteras av en annan person än den som beställt och beslutsattesterar då minskar risken. Likaså minskar risken om leveransen alltid går till samma ställe dvs den enhet där verksamheten bedrivs. Risken för misstankar ökar om varan eller tjänsten hämtas eller konsumeras på andra ställen. Du som anställd eller förtroendevald uppmanas att följa en försiktighetsprincip. Tror du att misstankar kan uppstå välj då den säkra vägen med beslutsattest av närmaste chef. En vara som du har beställt och som du själv hämtar hos leverantören kan höra dit om värdet inte är ringa. Om du däremot ställer in varan hos en kollega vid återkomsten till arbetsplatsen och denne senare också mottagningsattesterar fakturan kan du beslutsattestera själv. Även tjänster som konsumeras utanför den plats där verksamheten bedrivs t ex leasing av bilar kan föranleda misstankar om egen vinning. Detsamma gäller inköp genom kontokort. Kontokort används alltid i situationer då varan eller tjänsten inte levereras till den enhet där verksamheten bedrivs. Fakturor avseende leasing av bilar samt inköp genom kontokort ska därför attesteras enligt reglerna om misstanke om att attestant kan få egen vinning. Den som använt bilen respektive betalat med kort ska därför inte beslutsattestera fakturan. För långtidsleasade bilar kan det vara så att alla tänkbara attestanter har nyttjat någon av de leasade bilarna under perioden. Beslutsattest görs då av förvaltningschef.

8 För långtidsleasade bilar liksom kommunens egna bilar ska det finnas körjournaler som visar vem som använt bilen, körsträckor och ändamål. Attestanten verifierar att körjournaler finns och används. För korttidsleasade bilar ska ändamål med resan och förare framgå. Det betyder att den som attesterar korttidsleasade bilar ska kontrollera att detta framgår av underlaget samt komplettera underlaget om det inte framgår. För inköp via kontokort (t ex tankning av bil) ska kvitton bifogas där det framgår vem som använt kortet och vad som köpts in. Den som använt kortet måste alltså skriva sitt namn på kvittot om inte kortet är personligt. Dessa kvitton ska sedan förvaras tillsammans med verifikatet. Fakturor samt egna utlägg för resor, hotell och logi ska alltid hanteras enligt reglerna om misstanke om att attestant kan få egen vinning. Detsamma gäller fakturor och egna utlägg för representation. Har du representerat ska alltså din närmaste chef beslutsattestera fakturan.