IT-Policy Vuxenutbildningen

Transkript

1 IT-Policy Vuxenutbildningen För att du som användare skall kunna leva upp till de säkerhetskrav som ställs på dig måste du känna till kommunkoncernens förhållningssätt och regelverk angående hur du får använda kommunkoncernens nätverk, datorer och övrig IT-relaterad utrustning inom den verksamhet du arbetar inom eller skola som du går i. Lärare och elever har olika policykrav: Policy för lärare och övrig skolpersonal Ditt datorkonto Dina inloggningsuppgifter är personliga, dvs. du får inte lämna ut dem till någon annan person, du får inte heller nyttja någon annans inloggningsuppgifter. Lösenord Lösenordet ska bestå av minst 8 tecken, innehålla en stor bokstav samt en siffra. Lösenordet bör bestå av stora och små bokstäver samt siffror och specialtecken. Lösenordet ska bytas 4 gånger per år. Utrustning - för din arbetsdator med tillhörande utrustning gäller följande: Om du behöver ytterligare utrustning för att kunna klara av dina arbetsuppgifter ska du anmäla detta till din chef som i sin tur beställer den utrustning som behövs. Fysiska ingrepp får endast ske av IT-enheten. Fel ska omedelbart anmälas till IT-samordnare. Bärbara datorer, datorplattor skall förvaras inlåsta eller tas med hem när du går för dagen. Program och applikationer - Du har tillgång till ett begränsat antal program och applikationer genom kommunens försorg. Du får själv ladda ner och installera gratisprogram av typen freeware. Det är inte tillåtet att kopiera eller använda kommunens program utanför kommunens verksamhet. Det är inte tillåtet att använda kommunens informationssystem för mer än det du behöver i ditt arbete, såsom att söka information i verksamhetssystem för privata ändamål. Det är att betrakta som dataintrång enligt gällande lagstiftning.

2 När du lämnar din arbetsplats Stäng alltid av datorn när du går hem för dagen. Logga ut från nätverket om du lämnar arbetsplatsen för en längre stund. När du lämnar datorn utan uppsikt en kortare stund, lås datorn tillfälligt med tangentkombinationen windowstangenten (windowsflaggan) + L. Förvara din utrustning på ett säkert sätt. Använd aldrig någon annans inloggning. Distansarbete Du ansvarar för din dator (och annan kommunägd utrustning) när du tar den utanför kommunens lokaler. Förvara den på ett säkert sätt, lämna den t.ex. inte obevakad i bilen. Tänk på att lagra så mycket som möjligt där materialet säkerhetskopieras t.ex. på H:\ (hemmakatalogen) eller S:\ (enhetens torg för personalen) Lämna inte datorn obevakad så att t.ex. familjemedlemmar kan se ditt arbetsmaterial. Undvik att låna ut utrustningen till familjemedlemmar. Använd din kommunala e-post för arbetsrelaterad kommunikation. Lagringsplatser S:\ Det här är en gemensam lagringsyta för enhetens personal som sköts av kommunens IT-avdelning. S:\ är hela tiden övervakad för att garantera att den information som lagras är skyddad från obehörig åtkomst. Säkerhetskopiering sker kontinuerligt. Det är lämpligt att lagra känslig information som skall delas av flera inom arbetsgruppen på S:\. Det finns möjlighet att skapa mappar som bara är synliga för personer med beviljad åtkomst. H:\ - Din personliga hemmakatalog, som endast du har tillgång till. Sköts av kommunens ITavdelning. Lagringsytan kontrolleras regelbundet (ej den personliga informationen) och ser till att den uppfyller säkerhetsregler. Informationen är skyddad från obehörig åtkomst. All information säkerhetskopieras och finns tillgänglig i 12 veckor. Här lagras information som bara du själv ska ha tillgång till. Informationen kan vara av känslig, sekretess karaktär. OneDrive Borlänge kommun En så kallad molntjänst. Lagring sker på annan plats och är tillgänglig via internet. Microsoft tillhandahåller tjänsten. Backup finns under begränsad tid. Material kan delas med alla lärare och elever. Eftersom Internet bygger på öppenhet bör man vara uppmärksam på vad man lagrar i molnet. Det kan vara bra att fråga sig själv om vad som skulle hända om någon skulle komma åt de arbeten, dokument eller bilder man lagrar i molnet och agera därefter. Grunden är att den information som lagras där ska vara av sådan art som inte kan skada dig, kommunkoncernen eller tredje part. Individuella utvecklingsplaner, studieplaner, skriftliga omdömen, åtgärdsprogram och annan känslig information skall hanteras på annat sätt, t.ex. sparas på H:\ eller S:\. Personuppgiftslagen reglerar vad som är känslig information

3 C:\ Lokalt på din dator - Att spara på C:\-enheten innebär risker. Informationen säkerhetskopieras inte, den är endast skyddad av inloggning till datorn, om datorn blir stulen så är informationen stulen. Om disken kraschar så är informationen förlorad. Här sparar man lämpligen bara information i nödfall t.ex. när tillgång till nät saknas. Att spara på Skrivbordet betyder att man sparar på C:\. Outlook klient eller Outlook Web App - Kommunens e-post system. Skyddad mot obehörig åtkomst. All information säkerhetskopieras. USB-minne, extern hårddisk eller liknande - Mycket osäker lagringsyta. Ingen säkerhetskopiering. Här skall inte information av känslig, sekretess karaktär sparas. Internet - All Internetsurfing loggas när du är ansluten till kommunens nät, vilket innebär att det finns möjlighet att se vilka sidor som besökts, vilken tid och av vem. Surfning under arbetstid skall vara arbetsrelaterad. Eftersom kommunens användaradress alltid framgår när vi är uppkopplade, är det viktigt att tänka på att vi representerar kommunen vid kommunikation på Internet. Det innebär att kommunens adress registreras offentligt på de sidor vi besöker samt att de sidor vi besöker registreras. Det är inte tillåtet att besöka kontroversiella hemsidor via kommunens datautrustning. Om du måste registrera dig på någon webbplats och skapa ett användarkonto för att kunna nyttja dess tjänster, använd aldrig samma användarnamn och lösenord som du har för att komma in i kommunens IT-system. E-posthantering Det är inte tillåtet att skicka integritetskänslig eller sekretessbelagd information via e-postmeddelanden. Kontrollera alltid mottagaren en extra gång, särskilt om du svarar på ett mail, så att du inte av misstag skickar mejlet till fler mottagare än du avsett. Använd inte din kommunala e-postadress i privata sammanhang, t.ex. på sociala forum eller då du anmäler dig till tävlingar på internet. Undvik även i största möjliga mån att använda din privata e-postadress till att skicka arbetsrelaterade mail.

4 Policy för skolans elever Ditt datorkonto Dina inloggningsuppgifter är personliga, dvs. du får inte lämna ut dem till någon annan person, du får inte heller nyttja någon annans inloggningsuppgifter. Lösenord Lösenordet ska bestå av minst 8 tecken, innehålla en stor bokstav samt en siffra. Lösenordet bör bestå av stora och små bokstäver samt siffror och specialtecken. Lösenordet ska bytas 4 gånger per år. Utrustning - för kommunens datorer med tillhörande utrustning gäller följande: Fysiska ingrepp får endast ske av IT-samordnare eller IT-enheten. Fel ska omedelbart anmälas till din IT-samordnare. Program och applikationer - Du har tillgång till ett begränsat antal program och applikationer genom kommunens försorg på skolans datorer. Kräver ditt skolarbete att du måste ha ett gratisprogram eller shareware för att lyckas med det. Tillstånd fås av och applikationen installeras av skolans IT-samordnare. Du får själv ladda ner och installera program av typen freeware och shareware på privat dator. Det är inte tillåtet att nyttja kommunkoncernens nätverk för att ladda ner och eller installera piratkopierad programvara samt material som är upphovsrättskyddad. Det är inte tillåtet att kopiera eller använda kommunens program utanför kommunens verksamhet. Skolans datorer och datasalar Använd aldrig någon redan inloggad dator. Du får aldrig använda någon annan persons inloggningsuppgifter. När du lämnar datorn utan uppsikt en kortare stund, lås datorn tillfälligt med tangentkombinationen windowstangenten (windowsflaggan) + L. Logga ut från nätverket om du lämnar datorn och inte tänker komma tillbaka under en längre stund. Om du sitter kvar efter lektionstid (se salsschemat), stäng alltid av datorn när du går hem för dagen.

5 Distansarbete Du ansvarar för skolans lånedator (och annan kommunägd utrustning) när du tar de utanför kommunens lokaler. Lånade utrustning skall hanteras varsamt och säkert. Lånad datorutrustning ska förvaras inlåst eller tas med hem när du går för dagen. Lämna inte utrustningen utan uppsikt på offentlig plats. Återlämnas till ansvarig lärare när överenskommen låneperiod är slut. Lagring OneDrive Borlänge kommun En så kallad molntjänst. Lagring sker på annan plats och är tillgänglig via internet. Microsoft tillhandahåller tjänsten. Backup finns under begränsad tid. Material kan delas med alla lärare och elever. Eftersom Internet bygger på öppenhet bör man vara uppmärksam på vad man lagrar i molnet. Det kan vara bra att fråga sig själv om vad som skulle hända om någon skulle komma åt de arbeten, dokument eller bilder man lagrar i molnet och agera därefter. Grunden är att den information som lagras där ska vara av sådan art som inte kan skada dig, kommunkoncernen eller tredje part. En god regel är att du sparar sådant material på egenägd lagringsyta. Personuppgiftslagen reglerar vad som är känslig information C:\ Lokalt på skoldatorn - Att spara på C:\-enheten innebär risker. Informationen säkerhetskopieras inte, den är endast skyddad av inloggning till datorn, om datorn blir stulen så är informationen stulen. Om disken kraschar så är informationen förlorad. Här sparar man lämpligen bara information i nödfall t.ex. när tillgång till nät saknas. Att spara på Skrivbordet betyder att man sparar på C:\. Outlook klient eller Outlook Web App - Kommunens e-post system. Skyddad mot obehörig åtkomst. All information säkerhetskopieras. USB-minne, extern hårddisk eller liknande - Mycket osäker lagringsyta. Ingen säkerhetskopiering. Internet - All Internetsurfing loggas när du är ansluten till kommunens nät, vilket innebär att det finns möjlighet att se vilka sidor som besökts, vilken tid och av vem. Surfning under skoltid skall vara skolrelaterad. Eftersom kommunens användaradress alltid framgår när vi är uppkopplade, är det viktigt att tänka på att vi representerar kommunen vid kommunikation på Internet. Det innebär att kommunens adress registreras offentligt på de sidor vi besöker samt att de sidor vi besöker registreras. Det är inte tillåtet att besöka kontroversiella hemsidor via kommunens datautrustning. Om du måste registrera dig på någon webbplats och skapa ett användarkonto för att kunna nyttja dess tjänster, använd aldrig samma användarnamn och lösenord som du har för att komma in i kommunens IT-system.

6 E-post Det är inte tillåtet att skicka integritetskänslig eller sekretessbelagd information via e- postmeddelanden. Kontrollera alltid mottagaren en extra gång, särskilt om du svarar på ett mail, så att du inte av misstag skickar mejlet till fler mottagare än du avsett. Använd inte din kommunala e-postadress i privata sammanhang, t.ex. på sociala forum eller då du anmäler dig till tävlingar på internet. Källa: IT-enhetens meddelande när du loggar in på den nya IT-plattformen (februari 2015), reviderad för att passa Vuxenutbildningens verksamhet av skolans ITsamordnare Niklas Engvall.