Inför Karolinska Institutets fördjupade riskanalyser 2012

Transkript

1 Bilaga 4 Inför Karolinska Institutets fördjupade riskanalyser 2012 Universitetsförvaltningen Ledningskansliet Fastställd av rektor

2 Dnr 1977/ INNEHÅLL 1 Inledning Metodbeskrivning Riskidentifiering - intervjuer Riskvärdering - workshops Riskhantering Tidplan Vad händer sedan?... 3 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen

3 Inför Karolinska Institutets fördjupade riskanalyser (3) 1 Inledning I enlighet med Karolinska Institutets (KI:s) regler och riktlinjer för intern styrning och kontroll 1 ska chefer och verksamhetsstyrelser 2 årligen genomföra och fastställa riskanalyser för den verksamhet de är ansvariga för. En mer genomgripande riskanalys ska genomföras vart tredje år. Föreliggande anvisningar innehåller en metodbeskrivning hur denna arbetsprocess ska genomföras. Universitetsförvaltningen 3 ansvarar för samordning av arbetet och tillhandahåller ett stöd i genomförandet av utbildning, intervjuer samt workshops. För att möjliggöra en sammanställning av det omfattande underlag som genereras krävs enkelhet och likformighet i arbetsprocessen. Samtliga institutioner och verksamhetsstyrelser rekommenderas att genomföra riskanalyserna med erbjudet stöd, dels för ett snabbare och effektivare genomförande där dokumentation färdigställs på plats 4, dels för att säkra eventuellt kommande interna och externa granskningar avseende den interna styrningen och kontrollen. För de institutioner som väljer att genomföra och fastställa de genomgripande riskanalyserna självständigt kommer uppdaterade anvisningar finnas tillgängliga på intranätet ( ). Genomförandet av workshops innebär ett unikt tillfälle att gemensamt genomföra en riskanalys utifrån institutionens eller styrelsens främsta utmaningar och synliggöra dessa i samband med de myndighetsövergripande riskprioriteringarna som ytterst beslutas av Konsistoriet inför Metodbeskrivning Processen för framtagandet av respektive institutions och styrelses främsta risker inför verksamhetsåret 2013 omfattar två separata arbetsmoment; dels en riskidentifiering, dels en riskvärdering. Att genomföra en riskanalys utgör ett obligatoriskt moment i processen för intern styrning och kontroll. Nedan beskrivs hur arbetet kommer att gå till med stöd av universitetsförvaltningen. 2.1 Riskidentifiering - intervjuer Riskidentifieringen innebär att en inventering görs av vilka händelser i samtliga väsentliga arbetsprocesser som utgör ett hot mot att önskat mål och resultat uppnås för respektive institution och styrelse nästa år. 1 Regler och riktlinjer för intern styrning och kontroll vid KI (dnr 1795/ ). 2 KI:s chefer är prefekter vid institutionerna, universitetsdirektör och bibliotekschef. Verksamhetsstyrelserna är styrelsen för utbildning, styrelsen för forskning och styrelsen för forskarutbildning. 3 Medverkande är verksamhetscontroller Ulla-Karin Kinell och kvalitetssamordnare Britta Steneberg. Externt konsultstöd kommer anlitas. 4 I samband med att riskerna värderas.

4 Inför Karolinska Institutets fördjupade riskanalyser (3) Riskidentifieringen innebär att ett antal nyckelpersoner med ingående kunskap om verksamheten kommer att kontaktas och intervjuas. I undantagsfall kan intervjuerna kompletteras med enkäter utsända via e-post. De nyckelpersoner som huvudsakligen kommer att kontaktas är prefekt och administrativ chef vid respektive institution, avdelningschefer vid universitetsförvaltningen, dekanus, ledamot samt studentrepresentant vid styrelserna. Respektive intervju, som tar cirka en och en halv timme, syftar ytterst till att identifiera högst fem risker vid universitetsförvaltningens avdelningar och risker vid respektive styrelse och institution. Underlaget utgör sedan ett viktigt material inför den riskvärdering som ska göras vid respektive workshop på institution och styrelse. Tidpunkterna mellan riskidentifiering (intervjuer) och riskvärdering (workshops) bör inte vara för lång. Detta mot bakgrund av att cirka 40 intervjuer och drygt 20 workshops ska genomföras under en begränsad tidsperiod. 2.2 Riskvärdering - workshops Riskvärderingen som genomförs i workshops innebär en bedömning av hur stor sannolikheten är att en viss händelse inträffar samt dess konsekvenser. Värderingen kommer grunda sig på subjektiva bedömningar då en riskvärdering inte kan göras med exakthet. Ett slutligt ställningstagande kommer även göras om hur de högst värderade riskerna ska hanteras. Vid workshopen bör ett relativt stort antal personer från olika delar och nivåer inom institutionen delta. Medverkande bör representera en bredd av olika funktioner och kompetens. Universitetsförvaltningen genomför sin workshop i samband med ett avdelningschefsmöte och styrelserna förslagsvis i samband med ett styrelsemöte. En mentometerutrusning används som verktyg för att snabbt och anonymt komma fram till ett underlag för en värdering och prioritering av de identifierade riskerna och möjliggör en automatisk dokumentation på plats. Detta innebär att de institutioner och styrelser som genomför en workshop, samtidigt får stöd för sin slutdokumentation av riskerna som annars behöver lämnas in senast den 7 september 2012 till universitetsförvaltningen. 2.3 Riskhantering Efter att ett ställningstagande har gjorts om de fem högst värderade riskerna för institutionen och styrelsen ska ett beslut fattas om hur dessa ska hanteras. Dessa ligger inom ramen för det ansvar och resursfördelning som ålagts institutionen och styrelsen och ska därmed hanteras genom kontrollåtgärder i respektive verksamhetsplan för 2013 (se mall för VP bilaga 2). Genomförda kontrollåtgärder ska redovisas i kommande verksamhetsberättelse. Ett beslut ska även fattas om vilka fem risker som ska utgöra institutionens och styrelsens bidrag för den myndighetsövergripande prioriteringen. Detta är risker som kräver mer övergripande diskussioner med behov av gemensamma lösningar för hela verksamheten vid KI.

5 Inför Karolinska Institutets fördjupade riskanalyser (3) Det underlag med komplett dokumentation av samtliga värderade risker som framkommit i samband med workshop ska finnas tillgängligt inför kommande uppföljningar och eventuellt revision. 3 Tidplan Nedan framgår avsatta tider för de olika momenten inför framtagandet av myndighetens prioriterade riskområden inför kommande år. Slutdatum för genomförda workshops och inlämnat underlag inför universitetsförvaltningens sammanställning är fredag den 7 september klockan Underlag skickas till ulla-karin.kinell@ki.se. Verksamhet Intervju 1,5 tim Workshop 2 tim Beslut Universitetsförvaltning v v. 17 Institutioner (12 st ) 10 april 11 maj 10 april 11 maj Institutioner (12 st) 14 maj 15 juni 14 maj 15 juni Styrelser öppet öppet Ledningsgruppen v.42 (2 tim) Konsistoriet 12 nov 4 Vad händer sedan? En systematisk bearbetning av inlämnat underlag från samtliga workshops kommer påbörjas måndagen den 10 september. Inlämnat material är inte möjligt att förändra efter denna tidpunkt. Ledningsgruppen kommer att under vecka 42 genomföra en riskvärdering utifrån sammanställt underlag, föregående års riskanalyser, pågående kontrollåtgärder samt rekommendationer i interna och externa revisionsrapporter. Riskvärderingen kommer att föregås av intervjuer med ledningsgruppens ledamöter. Arbetet kommer utmynna i ett förslag till Konsistoriet på övergripande riskanalys vid KI för Konsistoriet kommer den 12 november 2012 besluta om KI:s prioriterade övergripande risker för 2013 och ge uppdraget till rektor att föreslå erforderliga kontrollåtgärder för att hantera riskerna.