Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

Transkript

1 Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

2 Gemensamma principer för dokument- och ärendehantering samt e-arkiv i Sollentuna kommun Fakta om Sollentuna 2 mil norr om Stockholm C:a invånare 2013 Myndigheter/förvaltningar 11 nämnder 9 förvaltningar Överförmyndarnämnd gemensam med Upplands Väsby och Sigtuna

3 Bakgrund 2010/2011 införskaffat nytt dokument- och ärendehanteringssystem; Public 360 Tidigare traditionell ärenderegistrering (diarium) Nämndadministration som process Bygga ut dokumenthanteringen En ökande digitalisering av allmänna handlingar hos kommunens myndigheter Utbyggnad av e-tjänster i kommunen och deras koppling till registrering/dokumenthantering/arkivering Arkivering i elektronisk form

4 Syfte Dokument- och ärendehantering Skapa underlag för hur kommunen ska få en så enhetlig och effektiv dokumenthantering som möjligt E-Arkiv Analysera insatser vid implementering av E-arkiv Regelverk Kartlägga behovet av nytt, uppdaterat regelverk för kommunen

5 Dokumenthantering Vad vill vi åstadkomma Kontroll över dokumentens/informationens hela livscykel Hantering av mer eller mindre strukturerad information Verksamheternas behov av korrekt information för sitt arbete Säkring av att man kan lita på informationen Allmänhetens rätt till insyn i kommunens verksamhet Skapa Hantera Distribuera Arkivera/ gallra

6 Aktiviteter Dokument- och ärendehantering Åtta workshops med utvalda personer Genomgång av styrdokument E-arkiv Intervjuer med systemförvaltare Innehåll (bevarande) Hantering Koppling till diariet/ nämndprocess Teknik Framtid/utveckling Dokumenthanteringsplaner Manualer, handböcker

7 Resultat från workshops I Behov av regelverk Tydliga, enkla och lätt åtkomliga Inte stanna vid myndighetsgränsen, kommunövergripande Ny modell för dokumenthanteringsplan Behov av åtkomst till informationen Arkivet ska vara närvarande Standardiserad namnsättning Basala hjälpmedel Mallar Distributionslistor Vad ska registreras och var?

8 Resultat från workshops II Behov av utbildning och kunskap Tydliggöra vem i kommunen som har ansvaret för dokument- och ärendehanteringen Strategiskt, styrdokument Juridiskt Praktiskt hos respektive myndighet Dokumentation av hur man arbetar Processer och arbetssätt Förvaltningarna diskuterar arbetssätt över myndighetsgränser

9 Resultat från djupintervjuer Förvaltningarna har kommit olika långt Flertalet IT-stöd fokuserar på ett punktbehov En/fåtal handlingar/information hanteras Koppling till andra system/e-arkiv ej undersökt Information på papper Osäkert vad som ska arkiveras Tekniska faktorer Resurser/Praktisk hantering Psykologiska Det är tryggt med papper Elektroniska signaturer

10 Exempel: personaladministration Löpande registrering av sjukdom, arbetstid, etc. P360 Aditro Rehab Disciplinärenden Uppsägningar EasyCruit KPAI/LPS Historiska löneuppgifter Till kommunarkivet Rekryterings- och ansökningshandlingar

11 Exempel: handläggning - nämndbeslut Process/hantering fram till beslut av nämnd Nämndprocessen hanteras i Public 360 -TJUT med bilagor -Delegationsbeslut -Protokollsutdrag Specialsystem H-/Idisken Outlook Saknas Public 360 Diarium TJUT/delegationsbeslut Arkiv -TJUT med bilagor -Delegationsbeslut -Protokollsutdrag

12 Gå vidare! Utarbeta en tydlig målbild för utveckling av digital ärende- och dokumenthantering. Ta fram kommunövergripande plan. För att åstadkomma ovanstående behövs stöd från en arkitektur eller IT-ramverk med följande perspektiv; Verksamhet Informatik Teknik Säkerhet Samordnad kartläggning av processer och arbetssätt Ansvaret hos kommunledningen Konsolidering av IT-systemen

13 Gå vidare forts. Utveckla dokumenthanteringsplanen Att pappershanteringen upphör eller minskar Tydligt att originalet är digitalt Digitala diarieakter fr o m 2014 Checklistor vid införskaffande och avvecklande av IT-system E-arkiv Införande- och anslutningsplan tidigast 2016 Finansieringsmodell KS hanterar medel i budget Specifikationer för uttag från verksamhetssystem Gemensamt projekt mellan ansvarig förvaltning och kommunarkivet.

14 Erfarenheter och reflexioner Aktivt stöd från kommunledningen Visar behovet av en kommunövergripande dokumenthantering Skapar medvetenhet hos både kommunledning och förvaltning Underlättar arbete över myndighetsgränserna Arkivet blir synligt för verksamheten E-förvaltningen kräver en tydligare styrning Olika myndigheter arbetar i samma IT-stöd, t.ex. diariet Kommunövergripande processer Få med också skolor, daghem, äldre- och omsorgsboenden etc. Är en del av kommunen

15 Siktet inställt!