POLICY FÖR INKÖP OCH UPPHANDLING FÖR DALS-EDS KOMMUN

Transkript

1 POLICY FÖR INKÖP OCH UPPHANDLING FÖR DALS-EDS KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige Dnr 2014/

2 POLICY FÖR INKÖP OCH UPPHANDLING FÖR DALS-EDS KOMMUN 1 Allmänt Kommunens inköp/upphandlingar skall göras utifrån en helhetssyn med beaktande av koncernnyttan. Kommunen köper varje år varor och tjänster för stora belopp. I arbetet med detta deltar många anställda. Inköpsbesluten har stor betydelse både för kommunen själv och för leverantörerna. För att ta tillvara möjligheterna till kostnadsfördelar skall de som deltar i inköpsarbetet ha samma grundsyn i inköps/upphandlingsfrågor. Alla skall dessutom ha god kunskap om de lagar och rutiner som gäller inköp/upphandling. Kommunens behov av anskaffning av varor och tjänster inleds med en upphandling som leder fram till ett avtal eller kontrakt med en eller flera leverantörer. Därefter kan varor och tjänster inköpas och beställas hos de leverantörer som kommunen har avtal med. Regelverket i lagen om offentlig upphandling (LOU) innefattar olika typer av upphandlingsförfarande. Kommunens upphandlingsarbete ska anpassas och följa de regelverk och direktiv för upphandling som gäller inom Sverige och EU. Avtalet fastställer samtliga villkor i en upphandling. Principer för all offentlig upphandling De grundläggande principerna för offentlig upphandling gäller för all upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. Dessa är krav på icke-diskriminering, likabehandling, transparens (öppenhet och förutsebarhet), proportionalitet och ömsesidigt erkännande och de anges i 1 kap. 9 LOU. Att begreppet affärsmässighet utmönstrades ur LOU vid årsskiftet 2007/2008 och ersattes av dessa principer innebar inte någon ändring i sak. För all offentlig upphandling gäller fem grundläggande principer: Principen om icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer främst på grund av nationalitet. Även om den upphandlande myndigheten inte förväntar sig några utländska anbud får den vid utformningen av förfrågningsunderlaget inte införa krav som enbart svenska företag känner till eller kan utföra. Den upphandlande myndigheten får heller inte exempelvis ge ett lokalt företag företräde med anledning av dess geografiska läge. Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar. Alla måste exempelvis få samma information vid samma tillfälle

3 Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/EES-länder. Proportionalitetsprincipen innebär att kraven på leverantören och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas. De krav som ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. Om det finns flera alternativ bör det alternativ väljas som är minst ingripande eller belastande för leverantörerna. Principen om transparens innebär en skyldighet för den upphandlande myndigheten att skapa öppenhet genom att lämna information om upphandlingen och hur den kommer att genomföras. För att anbudsgivarna ska ges samma förutsättningar för anbudsgivning måste förfrågningsunderlaget vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas. Därmed blir det förutsebart för leverantörerna vad som är av störst vikt vid valet av leverantör. 2 Giltighet Denna policy gäller för Dals-Eds kommun och av kommunen hel- eller delägda företag samt de övriga juridiska enheter där kommunen har ett bestämmande inflytande i och som på ett eller annat sätt gör inköp/upphandlingar. Med "kommun" i denna policy avses, i tillämpliga delar, samtliga dessa enheter. 3 Mål för upphandlingsverksamheten Kommunens upphandlingsverksamhet ska säkerställa att det finns avtal som omfattar kommunens totala behov av varor och tjänster som verksamheten kräver. Kommunens inköp/upphandling skall beakta miljöhänsyn och sociala hänsynom upphandlingens art motiverar detta. Målsättningen är att kommunen endast ska anlita leverantörer av varor och tjänster som har giltiga avtal. Upphandlingsverksamheten skall tillgodose behovet av varor och tjänster för kommunen till lägsta möjliga totalkostnad. I arbetet med detta är det viktigt att alla som arbetar med inköp/upphandling har en helhetssyn och ett totalkostnadstänkande. 4 Lagar och bestämmelser All upphandling skall ske enligt gällande lagar och bestämmelser, denna policy samt de riktlinjer och andra direktiv som kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen i övrigt beslutar. 5 Affärsmässighet, konkurrens och objektivitet - 3 -

4 All upphandling skall göras affärsmässigt, med utnyttjande av tillgänglig konkurrens och att samtliga anbudsgivare och anbud behandlas objektivt. Tillkännagivande av inköp/upphandlingar bör ske på så sätt att alla företag som är tänkbara leverantörer har möjlighet att beställa förfrågningsunderlag. 6 Upphandlande enhet Dals-Eds kommun är en juridisk person och är därmed upphandlande myndighet. Inom kommunen ansvarar respektive nämnd/styrelse för upphandling/avtal i enlighet med kommunstyrelsens delegationsordning. 7 Organisation Kommunen skall i grunden arbeta med en decentraliserad organisation för inköp och upphandlingar. Detta innebär att varje nämnd i normalfallet ansvarar för upphandlingar inom sitt verksamhetsområde. För varor och tjänster som används av mer än en nämnd ska samordning av upphandlingar ske. 8 Ekonomikontorets roll Ekonomikontoret är kommunens centrala funktion för samordnade upphandlingar. I den mån det bedöms lämpligt vid en specifikt avgränsad upphandling kan annan förvaltning ha denna funktion. Den samordnande förvaltningen skall därvid i erforderlig utsträckning samråda med ekonomikontoret i upphandlingsfrågor. Ekonomikontoret skall för kommunens räkning bevaka gällande lagar, regler, riktlinjer mm svara för att förvaltningarna löpande erhåller information och erforderlig utbildning i upphandlingsfrågor i förekommande fall medverka i förvaltningarnas upphandlingar verka för samordning och effektivisering av upphandlingsverksamheten i kommunen verka för samordning av upphandlingar med andra kommuner, kommunala bolag, region, landsting med flera när detta bedöms lämpligt Vid inköp/upphandling över tröskelvärdena skall den upphandlande förvaltningen alltid samråda med ekonomikontoret. 9 Typer av inköp/upphandling Inom kommunen kan följande typer av inköp/upphandling förekomma förvaltningsspecifik inköp/upphandling - 4 -

5 samordnad inköp/upphandling mellan två eller flera förvaltningar inom kommunen samordnad inköp/upphandling mellan kommunen och en eller flera andra kommuner för en eller flera förvaltningars behov inom kommunen. Vid alla ovanstående varianter av upphandling i kommunen ska upphandlingsförande enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) användas. 10 Direktupphandling Kommunens beloppsgräns för direktupphandling ska följa regelverket i lagen om offentlig upphandling (LOU). Gränsvärdet är 28 procent av EU:s tröskelvärde (f.n kr). Tröskelvärden för offentlig upphandling enligt LOU (gäller från den 1 januari 2014) Varor och tjänster Euro SEK Statliga myndigheter Övriga upphandlande myndigheter (t ex kommuner, landsting, allmännyttiga bolag, föreningar, stiftelser) Byggentreprenader Samtliga upphandlande myndigheter Ramavtal Alla verksamheter inom kommunen skall använda sig av förekommande ramavtal som tecknats för kommunens räkning. 12 Löpande avtal För att utnyttja den konkurrens som finns på marknaden skall alla förvaltningar regelbundet göra nya upphandlingar, när befintliga avtal löper ut. 13 Elektronisk handel Möjligheterna till elektronisk handel skall beaktas

6 14 Kontroller Vid varje upphandling skall kontrolleras att leverantören är registrerad i aktiebolagsregister eller motsvarande, registrerad för inbetalning av skatter och arbetsgivaravgifter samt fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Vid större upphandlingar kan även speciell kreditupplysning tas. 15 Samordnade inköp Kommunen bör så långt som möjligt delta i samarbete om samordnade inköp via Dalslands/Säffles gemensamma upphandlare eller tillsammans med en eller flera andra kommuner, region, landsting, myndigheter etc. 16 Ansvar Kommunstyrelsen ansvarar för att inköp/upphandling sker i enlighet med lagar, bestämmelser, denna policy samt de övriga förutsättningar som gäller. Inom respektive förvaltning har förvaltningschefen det löpande ansvaret för inköps/upphandlingsverksamheten. 17 Upphandlingsansvariga För att upprätthålla en god kunskap och dra nytta av erfarenheter från tidigare arbete med inköp/ upphandling inom respektive förvaltning bör arbetet med dessa frågor koncentreras till ett begränsat antal anställda inom respektive förvaltning. 18 Miljöhänsyn och social hänsyn Nedanstående riktlinjer skall beaktas. vid all upphandling skall miljöpåverkan beaktas av de varor och tjänster som köps in. Därvid skall låg miljöpåverkan finnas med som en väsentlig faktor vid bedömningen. vid rangordning av kriterier för utvärderingen av anbud skall kravet på låg miljöpåverkan rangordnas högt. Vid bedömning av miljöpåverkan skall hänsyn tas till miljö, hälsa och säkerhet. vid upphandling av tjänster där den som tillhandahåller tjänsten använder sig av kemiska produkter, maskiner eller andra varor skall krav på låg miljöpåverkan från dessa ställas på samma sätt som vid upphandling av varor. i anbudsunderlag skall kraven på låg miljöpåverkan så långt som möjligt preciseras. Detta gäller både under och över tröskelvärdet enligt LOU

7 med socialt ansvarstagande avses att grundläggande mänskliga rättigheter respekteras i produktion och handel av varor och tjänster, att ILO:s kärnkonventioner respekteras på arbetsplatser oberoende av var produktionen sker och att hänsyn tas till de arbetare som tillverkar varorna, i hela leverantörskedjan. genom att ställa sociala krav i upphandlingarna ta ett socialt ansvar och aktivt motverka förekomsten av brott mot mänskliga rättigheter för de som producerar och levererar varor och tjänster till kommunen. 19 Beslut Beslut i upphandling och inköpsärende sker i enlighet med kommunstyrelsens delegationsordning. 20 Anvisningar Kommunstyrelsen svarar för kompletterande anvisningar och tolkningar av denna policy. 21 Uppföljning och rapportering Kommunstyrelsen skall minst en gång per år, i samband med årsbokslut, lämna en rapport till kommunfullmäktige avseende kommunens inköp- och upphandlingsverksamhet. Rapporten skall innehålla följande uppgifter: Antal genomförda egna upphandlingar Antal genomförda Dalslandsgemensamma upphandlingar Andel inköp från avtalsleverantörer - 7 -

8 Kommentarer till POLICY FÖR INKÖP OCH UPPHANDLING FÖR DALS-EDS KOMMUN 1 Allmänt Med koncernnyttan avses de enheter som ingår i den kommunala koncernen, d.v.s. i dagsläget kommunen och Edshus AB. 2 Giltighet Hel- eller delägda företag eller andra juridiska personer där kommunen har ett bestämmande inflytande i skall använda sig av de delar av policyn som är tillämpliga för dem. Detta avser i första hand de generella paragraferna som inte är unikt kopplade till kommunen eller dess organisation. De enheter som berörs skall i sin(a) respektive styrelse(er) ta beslut om tillämpning av denna policy i de delar som är tillämpliga. 4 Lagar och bestämmelser Följande lagar reglerar offentliga inköp/upphandlingar - Lagen om Offentlig Upphandling (SFS 2007:1091) (= "LOU") - Konkurrenslag (SFS 2008:579) - Lag om otillbörligt beteende avseende offentlig upphandling (SFS 2008:587) 5 Affärsmässighet, konkurrens och objektivitet Av dessa tre grundteser i lagstiftningen följer att kommunen som upphandlande enhet inte får välja en leverantör bara av det skälet att han finns inom kommunen. Lokala leverantörer måste kvalificera sig för uppdraget att leverera en vara eller en tjänst i konkurrens med övriga intresserade leverantörer. Det är den leverantören som uppfyller alla krav/kriterier och går vidare i kvalificeringen samt har det ekonomisikt mest fördelaktiga/lägsta pris i utvärderingen som skall få uppdraget att leverera varan/tjänsten

9 Vid upphandling under tröskelvärdet skall den upphandlande enheten vända sig till så många leverantörer som erfordras för att uppnå tillräcklig konkurrens med hänsyn till upphandlingens storlek och karaktär. Skriftlig anbudsinfordran skall göras även om man undantagsvis bara har en möjlig leverantör. När det finns ett flertal tänkbara leverantörer kan 3-5 stycken i normalfallet anses vara ett tillräckligt antal. Vid anbudsinfordran under tröskelvärdet väljs den form av tillkännagivande som bedöms som mest ändamålsenlig i förhållande till upphandlingens storlek, typ av vara/tjänst etc. Tillkännagivandet kan ske genom riktad förfrågan till ett urval av leverantörer, annonsering i dagstidning eller elektroniska databaser mm eller kombination av flera sätt. Härvid skall annonsering på kommunens hemsida användas i första hand. Vid öppen upphandling över tröskelvärdet får alla leverantörer lämna anbud. Den upphandlande enheten får dock inte skicka förfrågningsunderlaget direkt till tänkbara leverantörer utan skall först annonsera i förekommande databaser, t.ex E-avrop och TED (Tenders Electronic Daily, en databas för upphandlingar inom Europa) och på lämpligt sätt på hemmaplan. Den upphandlande enheten får dock för kännedom översända kopia på annonsen till tänkbara leverantörer för att på det sättet visa att en upphandling är på gång. De leverantörer som efter annonseringen är intresserade av att lämna anbud begär hos den upphandlande enheten att få förfrågningsunderlaget översänt till sig, eller hänvisas till hemsidan där förfrågningsunderlag kan finnas. 7 Organisation Den förvaltning som avser att genomföra en upphandling, skall ta kontakt med övriga förvaltningar för att ta reda på om det finns behov av motsvarande varor/tjänster även på någon annan förvaltning. Om så är fallet bör upphandlingen ske samordnat. Ansvarig för denna samordning är i första hand den förvaltning som använder mest av den aktuella varan eller tjänsten och i andra hand ekonomikontoret. Med "övriga förvaltningar" inkluderas även ekonomikontoret som i det fall det bedöms lämpligt skall kunna överta ansvaret för den samordnade upphandlingen. Förutsättningen för detta är dock att upphandlingen kan betraktas som strategiskt intressant för kommunen som helhet och att den är av större ekonomisk betydelse. 8 Ekonomikontorets roll I ekonomikontorets roll kan bl.a. ingå att upprätta ex någon form av checklista för upphandlingar av olika slag, ex direktupphandling, under respektive över tröskelvärden etc

10 10 Direktupphandling Enligt LOU får direktupphandling användas om "upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl, såsom brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och inte heller beror på den upphandlande enheten." Vid direktupphandling krävs skriftliga anbud. Varor och tjänster som omfattas av samordnat inköp eller ramavtal kan inte direktupphandlas utan skall avropas från den leverantör som kommunen vid varje tillfälle har avtal med. Innan direktupphandling skall förekomsten av ev. ramavtal kontrolleras. 11 Ramavtal Centralt tecknade ramavtal som skett efter upphandling i konkurrens är bindande för samtliga förvaltningar. Det är inte förenligt med kommunens policy att använda sig av tillfälliga erbjudanden och/eller leverantörer och därvid göra avkall på beslutade kravspecifikationer och/eller befintliga avtal. Användning av tecknade ramavtal utgör en trovärdighetsfråga för kommunen som kund. Därför är det viktigt att förvaltningarna i första hand använder sig av dessa avtal om inte särskilda omständigheter föranleder annat. 12 Löpande avtal Ett ramavtal, avtal där avrop sker successivt under avtalsperioden, får inte vara längre än 4 år 13 Elektronisk handel Elektronisk handel, d.v.s. genomförande av hela eller delar av inköpsförfarandet via Internet, utvecklas ständigt. Kommunen skall beakta utvecklingen och använda sig av tekniken där den är till fördel för kommunen. 14 Kontroller Den speciella kreditupplysningen kan exempelvis vara kontroll hos Upplysningscentralen AB som tillhandahåller information för olika leverantörer och deras ekonomiska ställning mm. Vid dessa större upphandlingar där kreditupplysning kan bli aktuell skall i förfrågningsunderlaget anges att denna typ av information kan komma att inhämtas. Vid bedömning av den ekonomiska informationen som erhålles vid kreditupplysning bör samråd ske med ekonomikontoret

11 15 Samordnade inköp Dals-Eds kommun har för närvarande samarbete med övriga Dalslandskommuner i upphandlingsfrågor samt deltar i gemensamma upphandlingar arrangerade av Statskontoret och Kommentus. Utredning pågår om den framtida organisationen av samarbetet inom Dalsland. 18 Miljöhänsyn och social hänsyn Vid beaktande av social hänsyn bör bl.a. den s.k. Vita-Jobb modellen om möjligt tillämpas vilket innebär att tillkommande kontraktsvillkor i så fall tecknas som innebär: skyldighet att tillämpa de viktigaste sociala villkoren i branschens kollektivavtal skyldighet att kontrollera att egna underentreprenörer också uppfyller villkoren regler som medger kontroll och medför sanktioner om reglerna inte följs möjlighet för kommunen att kräva att ungdomar och/eller långtidsarbetslösa bereds tillfälle till anställning inom ramen för upphandlingen förbud att maskera arbetstagare som uppdragstagare och att anlita svart arbetskraft