Arkivteori: Utvecklingen av Records Continuum Vad har det med Sverige att göra? Professor Karen Anderson I samverkan med Fil dr Lars-Erik Hansen

Transkript

1 Arkivteori: Utvecklingen av Records Continuum Vad har det med Sverige att göra? Professor Karen Anderson I samverkan med Fil dr Lars-Erik Hansen

2 Agenda: 1. Före records continuum livscykelmodellen? 2. På vägen mot records continuum en brytningstid? 3. Records continuum tar fast form? 4. Hur angår records continuum arkivarier verksamma i Sverige? 5. Vill du söka vidare i records continuum?

3 The Records Life Cycle Model Model som upprättats av Ira Penn identifierade etapper" i dokumentens "liv" och tillhandahåller möjligheter för förvaltare att ingipa effektivt. Pederson, A. (2000). Documenting Society. Perth: ECU. (Module 02.03)

4 Livscykelmodellen utvecklad: Jay Atherton identifierade 4 faser Att upprätta dokument- och filer Att använda och bevara dokument Att gallra dokument Att hantera dokument i arkivdepå Detta delade effektivt professionen I två delar: the records management fasen (registratorer) the archival fasen (arkivarier) Atherton, Jay (1985)

5 Livscykelmodellen i Sverige: Uppdelningen mellan arkivarier och registratorer i Sverige: Före 1970-talet lånade Riksarkivet ut personal till myndigheter förbereda leveranser till RA Efter 1970-talen anställde myndigheterna egna arkivarier två perspektiv, dels den egna myndighetens behov, dels RA-behov En arbetsfördelning sker mellan myndighetsarkivarier och registratorer lever i symbios!

6 Ian Maclean ifrågasätter livscykelmodellen: Argumenterade för att arkivarierna skulle basera sin profession på studier av karakteristiken av dokument, information, dokumenthanteringssystem, och klassifikation För arkivmyndigheten skulle myndigheternas dokumenthanteringsbehov stå i centrum.

7 Ian Maclean s arbete Utvecklade antagandet att ett väl konstruerat dokumentförvaringssystem Kontrollerade dokument som ett spår av en handling aggregerade dem till ett bevisande dokument och Gav organisationer ett gemensamt minne. Upward, F. (1996). Structuring the records continuum part 1: Postcustodial principles and properties

8 Frank Upward Utvecklade Maclean idéer - att dokumentens säkerhet och deras moraliska försvar blev en process av att ordna i tid och rum. Förde diskussion med McKemmish, Bearman, Iacovino, Reed and andra. Använde Giddens Structuration Theory som hans teoretiska stomme, analyserande sättet som vårt arbete är institutionaliserat En redovisning av utvecklingen av dokument kontinuum modellen ryms i Upward, F. (1996). Structuring the records continuum part 1: Postcustodial principles and properties

9 Upward, F. (1997). Structuring the records continuum part 1: Custodial principles and properties

10 Kontinuum Axeln Dokumentvård Axeln Tillsynshistoria Bevis Axeln Dokumentet som spårar upp och bevis på handlingar och deras roll i det kollektiva och gemensamma minnet Transaktions Axeln Akterna, aktiviteterna, funktioner och syften Identitets Axeln Skaparen

11 Vad erbjuder the Continuum model i en digital värld: Oberoende från idén om dokument knutna till arkivinstitutioner som platser En visionär idé där handlingens plats inte är en fråga men däremot dokumentet självt, oavsett var det är, kan det fortfarande vara autentiskt och pålitligt

12 Strukturationsbegreppen 1. Ett dokument - begrepp som inkluderar dokument av bestående värde (= arkiv), vilket betonar deras användning för transaktionella, bevisande and minnessyften, och som förenar angeppssätt för arkivering/dokumenthantering vare sig dokumenten hålls en sekund eller tusen år. 2. Ett fokus på dokument som logiska snarare än fysiska enheter oavsett om de är i pappersform eller elektronisk form.

13 The Continuum model Tillförsäkrar rollen för dokumenthantering i relation till organisatorisk, legal och social ansvarighet Ser till att bygga allianser med olika discipliner som sysslar med oganisatorisk, legal, social, kulturell och historisk ansvarighet Erkänner mångahanda användningar för dokument över tid, identifierande en mångfald av kunder för dokument och arkivservice

14 The Continuum models användbarhet som ett begeppsligt verktyg: Det kan omfatta handlingsstruktur-frågor på åtminstone tre specialområden inom dokumenthantering: regelbunden dokumenthantering nuvarande dokumenthantering historisk dokumenthantering Upward, F. (1997). OBS Dokumenthantering pågår alltid!

15 Sverige och The Australian records continuum angår arkivarier i hela världen Den tillhandahåller: Underlag till policy, standarder och allmänna råd, Bifaller användning av dokumenthanteringsplaner etc. Ett underlag för krav på och utvärdering av EDRMS system Underlättar utvecklingen av lösningar för bevarande och leverans av allmänna handlingar Underlättar tillgängliggörande av allmänna handlingar

16 Det australiska records continuum angår svenska arkivarier Arkivfunktionen: Implementering av policys och standarder Utveckling, implementering och förvaltning av dokumenthanteringssystem Utgör en grund för allmänna råd och utbildning Är ett stöd vid leverans av arkiv till arkivinstitutioner

17 Teori and praktik Praktiken är den motor som driver arkivteorien." --- Terry Abraham, in American Archivist, 54 (1991)377. Det är viktigt för professionen att erinra sig att motsatsen till praktiken är opraktisk, inte teoretisk." --- Terry Cook, in American Archivist, 63 (2000)

18 När uppstår en arkivhandling? En arkivhandling är en allmän handling: Därför måste arkivarien vara: 1. Inblandad och 2. Utbildad för att vara med från början i the records continuum och genom hela handlingens livscykel.

19 Teori and praktik Praktiken är den motor som driver arkivteorien." --- Terry Abraham, in American Archivist, 54 (1991)377. Det är viktigt för professionen att erinra sig att motsatsen till praktiken är opraktisk, inte teoretisk." --- Terry Cook, in American Archivist, 63 (2000)

20 Arkivfunktionen i Sverige:

21 Sources: Atherton, J. (1985). From life cycle to continuum: Some thoughts on the records management-archives relationship, Archivaria 21 (Winter, ): McKemmish, S. (1995). Educating recordkeeping professionals for the 21st century - Issues and challenges Records Management Association of Australia Conference, Pederson, A. (2000). Documenting society. Perth: Edith Cowan University. (Module 02.03) Scott, P. (1966). The Record group concept: A case for abandonment. American archivist, v.29, no.4: 502. Upward, F. (1996). Structuring the records continuum part 1: Postcustodial principles and properties. Archives and manuscripts, 24 (2). Upward, F. (1997). Structuring the records continuum part 2 Structuration theory and recordkeeping. Archives and manuscripts, 25 (1). Wagland, M. & Kelly, R. (1994). The series system A revolution in archival control, in S. McKemmish and M. Piggott (Eds). The records continuum. Clayton, Vic.: Ancora Press. p.147

22 Publikationer online American Archivist online: Archival Science online: Archivaria online: InterPARES: Records Continuum Research Group online:

23 Frågor?