Arbeta i Sharepoint dokumenthanteringssystem

Transkript

1 Arbeta i Sharepoint dokumenthanteringssystem För att komma ifrån problemet med olika versioner av dokument ska alla webbdokument läggas in i dokumenthanteringssystemet Sharepoint. Så här laddar du upp en word-fil i Sharepoint dokumenthanteringssystem och konverterar filen till en pdf-fil. Du får också lära dig hur man uppdaterar dokumentet. Den röda texten tillsammans med de röda pilarna på bilderna visar vad du ska fylla i eller var du ska klicka. 1. Öppna webbläsaren OBS! Du måste alltid använda Internet Explorer när du arbetar i Sharepoint Surfa till 2. Skriv in dina inloggningsuppgifter Användarnamn Du måste alltid skriva res\ före användarnamnet: res\användarnamn.(samma användarnamn som du använder när du loggar in på din dator). Lösenord - samma lösenord som du använder när du loggar in på din dator). Klicka på logga in.

2 3. Så här ser det ut när du har loggat in Klicka på Dokumentarkivet. 4. Du har nu kommit till Biblioteksverktyget I det här exemplet ska vi lägga in en word-fil som heter Word-fil blir pdf-fil.docx och sedan ska vi konvertera den till en pdf-fil. Öppna mappen Kommunledningsförvaltningen. Här finns det tre mappar: Blanketter, Dokument och protokoll. I mappen Blanketter går det inte och konvertera filer till pdf. Om du tex har gjort en ifyllningsbar blankett i Word ska du ladda upp den filen i den mappen. I mapparna Dokument och Protokoll laddar du upp alla typer av filer som inte är ifyllningsbara. I vårt exempel laddar vi upp Word-fil blir pdf-fil.docx till mappen Dokument så därför öppnar vi den mappen.

3 5. Ladda upp Word-fil blir pdf-fil.docx till mappen Kommunledningsförvaltningen/Dokument Börja med och titta på namnet på det dokument du tänker ladda upp det är bra om du döper filen till något som så tydligt och kortfattat som möjligt beskriver vad det är för typ av dokument. Klicka sedan på Lägg till dokument längst ner. Hämta dokumentet som du ska ladda upp genom att klicka på Bläddra Eftersom vi redan har valt Destinationsmapp genom att klicka oss ner i mappstrukturen behöver vi inte välja mapp. Skriv en kort kommentar om dokumentet i fältet Versionskommentar. I det här fallet exempelvis Word-fil blir pdf-fil. Klicka på OK.

4 I fältet Namn visas nu namnet på den fil du har laddat upp. VIKTIGT! Om du laddar upp dokumentet till en Dokumentlista visas namnet på länken till filen som besökaren ser på webbsidan i fältet Rubrik. Dessa gånger är det alltså speciellt viktigt vad du skriver här! Fältet HK-Nr är endast till för de blanketter som har ett sådant i sidfoten. I fältet Ansvarig kan du söka efter och välja den person som är ansvarig för dokumentet med hjälp av knapparna längst ut till höger. I fältet Förvaltning/Arbetsställe skriver du namnet på den förvaltning dokumentet gäller. När du börjar och skriva i detta fält dyker det upp förslag automatiskt välj ett av dessa. Du kan även använda knappen till höger för att göra ett val. I fältet Nyckelord anger du ord som beskriver dokumentet. När du börjar och skriva i detta fält dyker det upp förslag automatiskt välj ett eller flera av dessa eller skriv in egna ord som du tycker är relevanta för dokumentet. Klicka på Spara. 6. Nu är det nya dokumentet Word-fil blir pdf-fil.docx uppladdat i SharePoint Det nya dokumentet läggs nu in i bokstavsordning.

5 7. Om det är någon uppgift som du har glömt bort att skriva in eller om du bara vill titta på dokumentets egenskaper Klicka på rullgardinspilen till höger på det dokument du vill ändra/titta på. Välj sedan något av alternativen i drop-down-menyn beroende på vad du vill göra. Du kan Visa egenskaper, Redigera egenskaper och titta på Versionshistoriken av dokumentet mm. Uppdatera de uppgifter som ska ändras. Klicka på Spara. 8. Nu ska du publicera en huvudversion av dokumentet Word-fil blir pdf-fil.docx Det här momentet konverterar word-filen till en pdf-fil. Klicka på rullgardinspilen till höger på dokumentet. Välj Publicera en huvudversion.

6 9. Här skriver du in versionsnumret och en kort beskrivning av dokumentet I det här fallet: Version 1.0 av Word-fil blir pdf-fil.docx. Klicka på fliken OK. 10. Nu har det skapats en pdf-fil som heter Word-fil blir pdffil.pdf OBS! I vissa fall kan det ta upp till 15 minuter innan pdf-filen har skapats och du kan behöva uppdatera sidan i Sharepoint för att se den. Nu finns det en word-fil och en pdf-fil i listan ovan. Pdf-filen använder du när du ska länka dokumentet till webben och word-filen använder du för att redigera dokumentet. 11. Så här gör du för att redigera dokumentet Klicka på rullgardinspilen till höger på word-versionen av dokumentet. Välj Checka ut. Klicka på OK i fönstret som kommer upp. Nu har det skapats en grön symbol med en vit pil på ovan på ikonen för word-filen. Det betyder att Word-fil blir pdf-fil.docx är utcheckad och att du kan börja och

7 göra ändringar i dokumentet. Under tiden kan ingen annan göra uppdateringar i dokumentet. Klicka på rullgardinspilen till höger på word-versionen av dokumentet igen. Välj Redigera i Microsoft Word. Klicka på OK i fönstret som kommer upp. Nu kommer du till samma inloggningsfönster som när du loggade in i Sharepoint första gången igen. Användarnamn Du måste alltid skriva res\ före användarnamnet: res\användarnamn.(samma användarnamn som du använder när du loggar in på din dator). Lösenord - samma lösenord som du använder när du loggar in på din dator). Klicka på logga in. Gör ändringarna i dokumentet som vanlig i Word och Spara det. Nu stänger du dokumentet och då ser det ut så här Här kan du välja om du vill Checka in dokumentet direkt eller vänta med det. Välj Nej. I det här exemplet väljer vi att vänta med det. Klicka på rullgardinspilen till höger på word-versionen av dokumentet. Välj Checka in.

8 Om du måste spara dokumentet utan att du hinner göra alla ändringar du har tänkt göra väljer du det föreslagna alternativet högst upp på rad 1 i fältet Version: 1.1 Delversion (utkast). När alla tänkta uppdateringar är gjorda väljer du det föreslagna alternativet på rad 2: 2.0 Huvudversion (publicera). I fältet Behålla utcheckning kan du välja att checka in dokumentet nu eller om dokumentet fortfarande ska vara utcheckat. Om du inte har hunnit göra alla ändringar du tänkt dig väljer du Ja annars väljer du Nej. OBS! Så länge du inte har checkat in dokument kan inga andra användare göra ändringar i det! Skriv in det nya versionsnumret och en kort beskrivning av vad som är ändrat i dokumentet i fältet Kommentar. Klicka på OK. Nu har den gröna symbolen på ikonen för Word-filen försvunnit. Det betyder att dokumentet är incheckat och att andra användare kan göra ändringar i det. OBS! I vissa fall kan det ta upp till 15 minuter innan pdf-filen har blivit uppdaterad. Bild-filer OBS! Bild-filer får INTE läggas in i SharePoint dessa laddas upp till vår bilddatabas ImageVault. Vid frågor: Kontakta Thommy Sundin eller Fredrik Hallberg på kommunikationsavdelningen.