OneDrive/SharePoint. Innehåll

Transkript

1 OneDrive/SharePoint Det här dokumentet innehåller instruktioner och rekommendationer om hur man på bästa sätt arbetar med filer och dokument i Office 365 OneDrive och SharePoint. Innehåll OneDrive/SharePoint... 1 Öppna filer i SharePoint... 2 Synkroniserade mappar... 2 Arbeta med filer... 3 Ladda upp filer (OneDrive/SharePoint)... 3 Checka ut filer (SharePoint)... 5 Öppna filer (OneDrive/SharePoint)... 6 Versionhantering (OneDrive/SharePoint)... 7 Simultanredigering vid arbete i dokument... 8 OneDrive for Business/Synkronisering... 9 Kolla efter synkproblem Ytterligare exempel på synkproblem... 11

2 Öppna filer i SharePoint Filer ska primärt öppnas från SharePoint dokumentbiblioteket via webbläsare. Använd checka ut funktionen i SharePoint för att förhindra andra användare från att jobba samtidigt i dokument. Den här funktionen är speciellt användbar för användare som arbetar med filtyper som det inte går att arbeta flera i samtidigt. (exempelvis Adobe Illustrator filer) Synkroniserade mappar Offline synkronisering av dokumentbibliotek i SharePoint är enbart till för att användas om man behöver komma åt filerna när man är på resa. Om du gör ändringar i filer offline som ligger i synkroniserade mappar är det användarens eget ansvar att se till att filerna synkas upp till SharePoint när datorn går online igen. Ta bort synkronisering av mappar när behovet av offline arbete i mapparna inte längre finns.

3 Arbeta med filer Ladda upp filer (OneDrive/SharePoint) Viktigt! Följande tecken är inte tillåtna i Office 365 OneDrive och SharePoint. \ / : *? " < > # { } % ~ & Filnamn får inte börja eller sluta med punkt eller tilde (~). (Exempel: filnamn..docx.filnamn.docx ) Det finns flera metoder för att ladda upp filer i OneDrive och SharePoint. Det första och rekommenderade sättet att ladda upp filer är dra och släppa från Windows Utforskaren direkt in i webbläsaren. Obs Den här metoden tillåter bara uppladdning av befintlig fil och inte mappar eller tomma filer. Istället för att dra och släppa filer kan du välja Ladda upp. Du kan också öppna ett dokumentbibliotek i SharePoint med Windows Utforskaren. Med den här funktionen kan du också föra över mappar.

4 Tips/Rekommendationer: Ladda upp 100 eller färre filer. Du kan inte ladda upp fler än 100 filer åt gången. Se till att dina filer och mappar följer namnstandard och inte innehåller otillåtna tecken.

5 Checka ut filer (SharePoint) Om du vill editera ett dokument på en sida och vill vara säker på att ingen annan kan ändra det samtidigt, checka då ut filen. Markera filen eller filerna som du vill checka ut, klicka sedan på Filer > Checka ut. När du har dokumentet utcheckat kan du editera det online eller offline, och spara det flertalet gånger, om nödvändigt. När filen är utcheckad kan andra användare bara se dokumentets ursprungliga tillstånd. Ändringar i dokumentet syns bara när dokumentet väl är incheckat igen. När du har editerat klart dokumentet och checkat in det igen, då kan andra se dina ändringar och editera dokumentet, ifall de har rättigheter. Markera filen eller filerna som du vill checka in, klicka sedan på Filer > Checka in Om du bestämmer dig för att inte behålla dina ändringar kan du ignorera utcheckningen så du inte påverkar versionshistoriken. Markera filen eller filerna som du vill ignorera utcheckningen för, klicka sedan på Filer > Ignorera utcheckning. När ett dokument är utcheckat i SharePoint ändras ikonen för filen till att få en liten grön pil. Om du vill se vem som har checkat ut en fil kan du hovra med musen över filen så dyker det upp en ruta där det står. Tips/Rekommendationer: Om du tänker jobba med ett dokument längre än 15 minuter. Checka ut filen för att hindra andra från att jobba i filen samtidigt. Kom ihåg att checka in filer igen när du är klar med ett dokument

6 Öppna filer (OneDrive/SharePoint) När du jobbar med filer i Office 365 är det rekommenderat att alltid öppna filerna i webbläsaren. Klicka på ett Office dokument för att öppna det i Office online (read only). Härifrån kan du sedan välja att editera filen i Office online eller i din lokala Office applikation. För 3e parts program filer som inte är supporterade att öppnas från en webbläsare, behöver du öppna filen inifrån programmet genom att använda öppna och klicka dig fram till filen metoden. Om du använder webbläsaren Internet Explorer har du också valet att öppna dokumentbiblioteket I Windows Utforskaren och därifrån öppna filen. Tips/Rekommendationer: Checka ut dokumentet du tänker jobba med om du vill förhindra andra att samtidigt ändra i dokumentet. Använd webbläsaren för att se om ett dokument redan är utcheckat av en annan användare. Klicka på ( ) och välj Redigera för att öppna dokumentet I Redigeringsläge i din lokala Office applikation.

7 Versionhantering (OneDrive/SharePoint) Versionshantering i SharePoint och OneDrive gör det möjligt att återläsa tidigare versioner utav ett ändrat dokument. Högerklicka på ett dokument och välj Versionshantering under egenskapsmenyn för att se versionshistoriken för ett dokument. Markera den version du vill kontrollera genom att klicka på menyknappen brevid länken i kolumnen ändrad. Här finns valen att visa filen, återställa filen, eller ta bort versionen. Vid återläsning av en tidigare version så skapas en ny version med den versionen som valdes att återläsas.

8 Simultanredigering vid arbete i dokument En av huvudfunktionerna i Office 365 (SharePoint och OneDrive) är simultanredigering vid arbete i Office dokument. Simultanredigering betyder att flera kan komma åt och redigera samma dokument samtidigt. Den här funktionen är supporterad i Office online för alla nya Office filformat. (t.ex. xlsx, pptx och docx) Den här funktionen är endast tillgänglig i lokala Office 2013 programvarorna Word och Powerpoint. Excel supporterar inte detta och det fungerar endast i Office online. När du jobbar i ett supporterat Officedokument kan du se vem mer som redigerar dokumentet samtidigt som du. Genom att använda Fil-menyn kan du se vem som redigerar dokumentet och skicka chattmeddelanden till personen via Lync. När du jobbar med Office filer ej supporterade av simultanredigering t.ex. Excel kommer du få upp en varning om att filen redan används av en annan användare.

9 Obs: När du öppnar filer I synkroniserade mappar I Windows Utforskaren, meddelanden om att filen används kanske inte dyker upp med en gång, och meddelandet kanske först dyker upp när du försöker spara/ladda upp ändringarna. När du arbetar med icke-office dokument är det rekommenderat att först checka ut filen före användning för att förhindra andra att redigera och ladda upp data samtidigt. OneDrive for Business/Synkronisering OneDrive for Business applikationen för Windows tillåter användare att sätta upp synkronisering av deras personliga OneDrive dokument mappar och andra dokumentbibliotek i SharePoint. Den här funktionen är primärt till för att användare ska komma åt sina filer och dokument vid arbete offline. För att sätta upp synkronisering av en mapp, klicka dig fram till dokumentbiblioteket du vill synkronisera och klicka på synkronisera-knappen. När du laddar upp eller sparar filer till en synkroniserad mapp, kommer mjukvaran att omedelbart försöka ladda upp filerna till ditt dokumentbibliotek online. Om du skulle vara offline för stunden kommer mjukvaran att ladda upp filerna nästa gång du ansluter mot internet. Mjukvaran kollar frekvent online efter ändringar i dokument. Men det kan ta mellan 7-10 minuter innan den märker av att det skett en ändring I en fil och laddar upp den till din synkroniserade mapp. OneDrive for business mjukvaran finns tillgänglig nere till höger i Windows aktivitetsfältet och ger en indikation på din OneDrive s status.

10 (om du inte ser ikonen kan den vara dold av Windows. Klicka på pilen som finns till vänster om de synliga ikonerna för att se fler ikoner.) Du kan högerklicka på OneDrive for Business ikonen för att få fram menyval för OneDrive. Kolla efter synkproblem Om synkproblem uppstår syns detta på OneDrive ikonen nere till höger. Klicka på OneDriveikonen för att kolla efter synkproblem. Om du vill se mappen eller filerna med problem. Öppna Windows Utforskaren och klicka dig fram till filen.

11 Ytterligare exempel på synkproblem I ovan exempel har OneDrive for business programvaran påtalat ett fel när den försökt uppdatera filen Test1.bmp. Filen är utcheckad av en annan användare på servern. I detta scenario är det inte möjligt att ladda upp ny information I filen eftersom den är utcheckad av en annan användare. Den sparade nya informationen är därför bara sparad lokalt på din dator. När filen är incheckad och tillgänglig igen kan jag öppna min version av filen och försöka spara igen. Om någon annan har gjort ändringar I filen under tiden den var utcheckad kommer en NY version av filen att dyka upp i SharePoint med samma filnamn, följt av ditt datornamn. I detta scenario hade filen blivit sparad som Test1_computername_1.BMP Tips/Rekommendationer: Checka ut dokument som du planerar att arbeta med under en längre tid. Var noga med att kontrollera din OneDrive for business synkroniseringsstatus. När du öppna dokument från din offline synkmapp. Se till att du har den senaste versionen genom att köra en manuell Synkronisera nu. När du laddar upp eller sparar filer i en synkroniserad mapp. Kontrollera din OneDrive for business efter synkproblem.