Information till webbstödet för leverantörer. Gemensam del - behörigheter - företagsinformation

Transkript

1 Sida:1 av 36 Gemensam del Avd. Kompletterande arbetsförmedlingstjänster Version 3.x Information till webbstödet för leverantörer Gemensam del - behörigheter - företagsinformation (Uppdaterat )

2 Sid 2 av 36 Gemensam del Innehållsförteckning REVISIONSHISTORIK...3 BAKGRUND...4 LÄSANVISNINGAR...4 WEBBSTÖDETS TILLGÄNGLIGHET...4 WEBBSTÖD PÅ ARBETSFÖRMEDLINGENS HEMSIDA...5 Ikoner som du möter i Webbstödet... 6 ATT HANTERA INSTEGET I WEBBSTÖDET...6 Sessionstid... 6 Företagsuppgifter från Soliditet... 6 Ditt organisationsnummer... 7 Välj verksamhet... 7 BEHÖRIGHETSADMINISTRATION OCH BEHÖRIGHETSROLLER...8 Behörighetsadministration...8 Behörighetsroller...8 Behörighetsadministratör... 8 Registrerare Läsare SIGNERING AV UPPGIFTER...10 HANTERA FÖRETAGSINFORMATION...11 Kontaktperson Konto Tjänstedeklaration Verksamhet och adress Skapa kontaktperson...12 Skapa konto...12 Skapa tjänstedeklaration...14 Etableringslots tjänstedeklaration Jobbcoachning tjänstedeklaration Resa Rehabilitering Sysselsättning i Arbete tjänstedeklaration Byte av Tjänstedeklaration...26 Skapa verksamhet...27 Verksamhet och avtal Aktiviteter JOB/UGA Etableringslots Jobbcoachning Rehabiliteringstjänst RESA (Rehabilitering Sysselsättning till Arbete) Registrering av verksamhet Rekvirera ersättning i webbstödet...33 Återkrav...34 SKICKA IN HANDLING...34 Vad får en inskickad handling innehålla?...34 Personnummerbyte/födelsedatum...35 Reservrutin vid driftstopp...35 Frågor om Arbetsförmedlingens Webbstöd till leverantörer?...36

3 Sid 3 av 36 Gemensam del Revisionshistorik Datum Version Beskrivning av förändring Ansvarig Gemensam del skapad Tjänstespecifika delar förda till nya dokument Beskrivning av verksamhet och adress samt kartfunktion förtydligad Avd Kompl af-tjänster Avd Kompl af-tjänster Tillägg om RESA under Verksamhet Avd Kompl af-tjänster Tillägg Tjänstedeklarationer Avd Kompl af-tjänster Revidering av krav på hur namn på verksamhet och tjänstedeklaration ska vara utformade Versionshantering av adress, verksamhet och tjänstedeklaration. Utseende ändrat i Webbstödet l Redigering av Behörighet och bildnumrering Avd Kompl af-tjänster Avd Kompl af-tjänster Avd Kompl af-tjänster Rättningar av fel bla adresshantering Avd Kompl af-tjänster

4 Sid 4 av 36 Gemensam del Bakgrund Arbetsförmedlingens webbstöd för leverantörer och KA Webbstöd är webbplatsen för utbyte av information mellan leverantörer och Arbetsförmedlingen. Leverantörer når via sin ingång, webbstöd för leverantörer, och arbetsförmedlare når sin ingång, KA Webbstöd, via arbetsförmedlingens intranät. Syftet med Information till Webbstöd för leverantörer är att ge en utförlig bild över Webbstödets funktioner men också viktig information som du som leverantör ska känna till. Läsanvisningar Du som är leverantör inom våra tjänster gentemot olika målgrupper bör förutom denna gemensamma del även läsa de Information till Webbstöd där den enskilda tjänstens webbstöd presenteras. Viktig information finns att läsa både i respektive tjänsts FFU; förfrågningsunderlag och följebrev till kontrakt samt på arbetsförmedlingens hemsida. Till de senare finns länkar i Informationsstöden angivna. Hjälptexter finns för varje sida i webbstödet. Webbstödets tillgänglighet Webbstödet för leverantörer når du via under fliken Om oss och rubriken Är du kompletterande aktör? Och den länk som finns där. Du når då länk till inloggning i webbstödet för leverantörer (se Bild 1). Webbstödet är tillgängligt vardagar från klockan samt helger klockan

5 Sid 5 av 36 Gemensam del Webbstöd på Arbetsförmedlingens hemsida Bild 1 Hur du når Webbstödet för kompletterande aktörer via För att kunna logga in i Webbstödet för leverantörer måste du ha blivit tilldelad behörighet, antingen via att du uppgivits som behörighetsadministratör när firmatecknare skickat in Avtal för behörighet till webbstödet för kompletterande aktörer eller att du av ditt företags behörighetsadministratör blivit tilldelad behörighet. Du måste också ha en giltig e-legitimation/bank-id installerad på din dator, för mer info om e-legitimation se Vänligen uppmärksamma att den första behörigheten till ett företag ges via avtal. Firmatecknare fyller i Avtal för behörighet till webbstödet för kompletterande aktörer och anger där vem som ska vara den första behörighetsadministratören. Avtalet skickas till arbetsförmedlingen och behörigheten blir aktiv inom 14 dagar från att avtalet inkommit till arbetsförmedlingen om inte annat anges. När du väljer Logga in (se Bild 1) får du välja vilken typ av e-legitimation du har (se Bild 2).

6 Sid 6 av 36 Gemensam del Bild 2 Val av E-legitimation Observera, om du har flera olika e-legitimationer installerade på din dator bör du vara uppmärksam så att du använder samma e-legitimation när du signerar en bekräftelse eller handling som när du loggade in, annars riskerar du att signering misslyckas och att du får ett felmeddelande. Ikoner som du möter i Webbstödet Skapa verksamhet (i ett avtal) Visa valt objekt. Ta bort valt objekt. Objekt som inte kan tas bort. Utöka lista (ta fram dolda rader) Dölj lista (dölj rader) Dra tillbaka inskickad uppgift (den som skickat in kan göra det) Att hantera insteget i Webbstödet Sessionstid Om du har webbstödet öppet och är inaktiv i mer än 20 minuter så avslutas din session. Tänk på det när du arbetar med att registrera handlingar för att undvika merarbete. Företagsuppgifter från Soliditet Bild 3 Företagsuppgifterna Uppgifter om företaget är inhämtade från Soliditet till Af. Arbetsförmedlingen kan inte ändra dessa.

7 Sid 7 av 36 Gemensam del Ditt organisationsnummer När du legitimerat dig via Bank ID i inloggningen och din behörighet har kontrollerats kommer du till Webbstödet. Om du har behörighet enbart hos ett företag visas startsidan direkt. Vilka funktioner som visas styrs av din behörighetsroll (se Behörighetsroller). Om du har behörighet hos flera leverantörer, t ex om du är anställd på flera företag, får du möjlighet att välja under vilket organisationsnummer du vill logga in på (se Bild 4). Bild 4 a+b Välj det organisationsnummer som du vill logga in på Du är nu inloggad i webbstödet för leverantörer. Här kan du beroende på din behörighet bland annat bekräfta att deltagare har påbörjat sin aktivitet och skicka in olika handlingar. Det första som sker är att du kommer direkt till ett val av leverantör om du har behörighet att administrera i verksamheter med olika organisationsnummer. Gör ditt val! Välj verksamhet Nästa steg är att välja verksamhet. Det går även att välja avbryta och komma direkt till en lista över verksamheter hos leverantören. Bild 5 a+b Välj den verksamhet du vill arbeta med Därefter hamnar du flikvalet Mitt arbete Översikt med lista över aktuella placeringar i verksamheten. Bild 6 Översikt över ärenden vid verksamheten

8 Sid 8 av 36 Gemensam del Bild 7 Lista över de leverantörer du servar Nytt sätt att välja organisation Bild 8 Lista över leverantörens verksamheter Nytt sätt att välja verksamhet För fortsatt handläggning av de enskilda ärendena hänvisas du till de separata beskrivningarna av aktuella tjänsterna. Behörighetsadministration och behörighetsroller Behörighetsadministration Ett separat Webbstödsavtal tecknar den leverantören med Arbetsförmedlingen i anslutning till att avtal i en enskild tjänst träffas. I det avtalet meddelar denne vem som ska ha behörighetsrollen Behörighetsadministratör för företaget. Länk till text på hemsidan Om din behörighetsadministratör slutar och du inte sett till att en annan person tilldelats rollen behörighetsadministratör ska du skicka in ett nytt avtal för webbstödet. Markera i avtalet att det avser en ny behörighetsadministratör. Se även nedan i Behörighetsadministratör. Behörighetsroller Beskrivning av behörighetsroller finns på Arbetsförmedlingens hemsida. Länk: Webbstödet har tre olika behörighetsroller och det är den leverantören som själv administrerar och fördelar rollerna inom företaget. Behörighetsadministratören kan lägga till och ta bort nya användare i webbstödet. Behörighetsadministratör Nedan visas hur startsidan ser ut för behörighetsrollen Behörighetsadministratör inom flertalet av våra handlingar.

9 Sid 9 av 36 Gemensam del Bild 9 Registrerad användare klar att signera Med flikvalen Företaget + Användare kan behörighetsadministratören lista personer som har behörighet för det aktuella organisationsnumret, men också ändra behörigheten för en person eller ta bort den permanent. Bild 10 Lista med registrerade användare För att ge någon behörighet välj Lägg till (Se Bild 9). Registrera personens Förnamn, Efternamn, Personnummer och E-post och välj vilken behörighetsroll användaren ska få (se Bild 10). Bild 11 Lägg till användare Slutligen signerar behörighetsadministratören uppgifterna med sin e- legitimation/bank-id. Den nya behörigheten är klar att användas inom några minuter efter det att signeringen är gjord.

10 Sid 10 av 36 Gemensam del Bild 12 Startsidan Behörighetsadministratör, utan ärenden i verksamheten Registrerare Startsidan för behörighetsrollen registrerare visas nedan. Bild 13 Startsidan Registrerare Läsare Startsida för behörighetsrollen Läsare visas nedan. Bild 14 Startsidan Läsare Signering av uppgifter Generellt i webbstödet gäller att: Vid varje tillfälle du ska skicka information till arbetsförmedlingen signerar du med din e-legitimation. Efter varje signering får du en kvittens på att signering lyckades Du ansvarar för att uppgifterna som lämnas är korrekta.

11 Sid 11 av 36 Gemensam del Bild 15 a+b BankID för signeringen och bekräftelse på genomförd signering Hantera företagsinformation Kontaktperson Konto Tjänstedeklaration Verksamhet och adress Endast du som har rollen Behörighetsadministratör kan registrera företagsinformationen. När du loggat in i Ka-webben väljer du fliken Företaget. Du får då möjlighet att skapa kontaktpersoner och konton. För att i senare skede kunna skapa en verksamhet måste minst en administrativ kontaktperson och ett konto anges. Du skapar dessa med hjälp av knapparna Skapa. Bild 16 Fliken Uppgifter visar era registrerade kontaktpersoner och konton

12 Sid 12 av 36 Gemensam del Förteckningen över Kontaktpersoner och Konton. Det framgår även ur många verksamheter de är kopplade till. Skapa kontaktperson Bild 17 a+b Registreringsfält när du skapar en kontaktperson När du fyllt i alla uppgifter klickar du på Spara. Visa Kontaktperson tar fram en redigerbar information. Klickar du på siffran i kolumnen Ant. verksamh. kommer en dialogruta för att byta kontaktperson. Bild 18 Att byta kontaktperson sker enkelt med listor att välja i Välj en ny kontaktperson Skapa konto Bild 19 Registreringsfält när du registrerar de konton företaget använder När du fyllt i alla uppgifter klickar du på Spara.

13 Sid 13 av 36 Gemensam del Du måste skicka in ditt konto för granskning. Klicka på Skicka in. (Se bild 20.) Konton ingår i den grupp av informationer som hanteras i sk versionshantering Bild 20 Registrerat konto klart att skicka in för granskning Bild 21 Registrerat konto är inskickat in för granskning men kan dras tillbaka av den som skickat in Det är också här du ser när kontot blivit granskat, det får då status godkänd eller underkänd. Observera att du inte får något meddelande om när ett konto är granskat, du måste bevaka detta själv. För att rätta till ett underkänt konto klickar du på. Bild 22 Exempel på meddelande från Arbetsförmedlingen Du kan då läsa den kommentar som granskaren skrivit in. Du klickar sedan på Redigera, ändrar det som är fel och sparar igen. Du måste nu skicka in ditt konto på nytt för granskning. Bild 23 Exempel på rad med nedåtpil och expansionrad Kontot du vill ändra får en nedåtpil, som indikerar en till rad, Och i detta fall ny information och det nya kontot läggs under rubriken Konton att skicka in Bild 24 Exempel på rad med uppåtpil och expanderad rad

14 Sid 14 av 36 Gemensam del Klickar du på nedåt pilen kommer den nya informationen. Det går att ångra ändringen genom att klicka på Ta bort, det röda krysset. Bild 25 Exempel på rad med funktionen Dra tillbaka Så här ser det ut när du skickat in kontot för granskning och du utvidgat listan, genom att klicka på pilen till vänster i listan. Du kan fortfarande ångra dig med att klicka på blå bakåtpil,, längst till höger på raden för det ändrade kontot. Klickar du på,, så stänger du bara den extra raden. Bild 26 a+b Att byta konto sker enkelt med listor för val Det går snabbt att byta konto om du klickar på siffran som anger hur många verksamheter som använder kontot. Alternativet Standardkonto används om du enkelt vill knyta verksamheten till företagets standardkonto. Standardkonto anger du vid registrering av ett konto. Använder du Standardkonto som alternativ till ett kontonummer redovisas inte det i antalet verksamheter som kontot är kopplat till. Skapa tjänstedeklaration Tjänstedeklarationen har olika utformning beroende på vilken tjänst som den ska ingå i. Tjänstedeklarationen innehåller information som presenteras i: Sök Etableringslots Sök Jobbcoach Sök plats inom RESA. Där söker den arbetssökande fram en leverantör som hen vill använda sig av. Tjänstedeklarationen skriver du innan du registrerar din verksamhet i avtalet för tjänsten. Du ska koppla en tjänstedeklaration till din verksamhet. Tjänstedeklarationen ska spegla den verksamhet som du enligt ditt avtal ska bedriva på leveransområdet. Läs igenom hela avsnittet tjänstedeklaration innan du börjar registrera det i webbstödet.

15 Sid 15 av 36 Gemensam del Bild 27 Här börjar du ditt arbete med tjänstedeklarationen Klicka på Skapa för att registrera en ny tjänstedeklaration. Bild 28 Inmatningsfälten för Tjänst och Tjänstedeklarationens namn. Du kan alternativt välja att ta fram en redan befintlig tjänstedeklaration och använda funktionen Använd som mall. Bild 29 Använd som mall kan vara ett bra alternativ. Då kan du återanvända en tjänstedeklaration i samma tjänst och anpassa relevanta delar. Notera att namnet inte kan vara lika för flera tjänstedeklarationer.

16 Sid 16 av 36 Gemensam del Etableringslots tjänstedeklaration En tjänstedeklaration i Etableringslots registreras under fyra flikar; Presentation, Metodik, Referenser och Personalens utbildning och erfarenhet. Närmare beskrivning av tekniskt förfarande nedan. Den som ska registrera Tjänstdeklarationen ska ha tillgång till fliken Företaget i webbstödet. Du väljer fliken Tjänsteutbud i Företaget. Företag Tjänsteutbud omfattar Avtal, Verksamheter och Tjänstedeklarationer. I fältet Tjänst går det att välja Alla eller en av fyra tjänster. Det valda alternativet visar de tjänstedeklarationer som registrerats vid ditt företag. Ikonen förstoringsglas aktiverar visningsläge för tjänstedeklarationen. Ikonen Rött kryss är till för att ta bort tjänstedeklarationen. Bild 30 Här börjar du ditt arbete med tjänstedeklarationen Välj rätt tjänst, Etableringslots i detta fall. Ge den ett bra namn, du och dina kollegor ska återfinna den enkelt när du ska koppla den till en verksamhet. Namnet bör innehålla företagsnamn, tjänst och ort/område. Fältet rymmer 60 tecken. (Används en tjänstedeklaration för flera verksamheter anger du inte ort/område). När du klickat på Skapa kommer du till registreringen av det egentliga innehållet i tjänstedeklarationen. Fyra flikar; Presentation, Metodik, Referenser och Personalens utbildning och erfarenhet representerar tjänstedeklarationens innehåll. Flik Presentation Språkkunskaper Yrkesinriktningar I fältet Presentation skriver du en kortfattad beskrivning. Den ska avspegla det avtal som upprättats mellan er som företag och Arbetsförmedlingen. Presentation är det som visas direkt under företagets namn i Sök Etableringslots på arbetsförmedlingens hemsida. Språkkunskaper ska motsvara den samlade språkkompetensen hos etableringslotsarna på den aktuella verksamhetsadressen. D.v.s. de språk som etableringslotsarna själva behärskar på den ort där verksamheten bedrivs.

17 Sid 17 av 36 Gemensam del Bild 31 Flik 1, Presentation, i att redigera tjänstedeklarationen Yrkesinriktningar avspeglar de specifika branschkunskaper lotsarna har eller om er tjänst har en särskild yrkesinriktning. Beskrivningen avser den aktuella verksamhetsadressen. Flik Metodik Bild 32 Flik 2 Metodik med starten Lägg till avsnitt Klicka på Lägg till avsnitt för att registrera ett eller flera avsnitt i er beskrivning av metoder som används i verksamheten. Det går att skapa flera rubriker och avsnitt under fliken. Förslag till möjliga rubriker för avsnitt: Kontakter och nätverk mot arbetslivet i Sverige Praktiskt stöd Vägledning till arbete eller studier Erbjudna aktiviteter Individuell planering Ni kan även ange helt egna avsnitt. Presentationen ska avse den tjänst som erbjuds på den verksamhetsadress som tjänstedeklarationen avser.

18 Sid 18 av 36 Gemensam del Bild 33 Exempel med två aktiva avsnitt att redigera Klicka på Spara innan du lämnar. Om det finns tomma avsnitt så måste du först ta bort dessa. Klicka på knappen Ta bort (bredvid fältet för rubrik till det avsnitt som du vill ta bort). Bild 34 Exempel på meddelande när du vill ta bort ett avsnitt Du får en fråga om du vill ta bort avsnittet. Klicka på OK om så är fallet. Flik Referenser Bild 35 Steg 3, Referenser, i tjänstedeklarationen I fliken Referenser lägger du till avsnitt med rubriker och beskrivande text på samma sätt som i Metodik.

19 Sid 19 av 36 Gemensam del Tjänstedeklarationen är en information som visas på arbetsförmedlingens hemsida. Det är viktigt att du fått lov att ha med referensen på hemsidan. Arbetsförmedlingen och våra anställda kan inte accepteras som referenser i tjänstedeklarationen. En referens kan t.ex. vara ett företag/organisation/projekt/myndighet eller person. Rubriken för ett avsnitt kan vara namnet på t.ex. företaget. I avsnittet beskriver du referensuppdraget. Här anger du även namn på kontaktperson och/eller telefonnummer. Flik Personalens utbildning och erfarenhet I fliken Personalens utbildning och erfarenhet lägger du till avsnitt med rubriker och beskrivande text på samma sätt som i Referenser. Förslag till rubrik på avsnitt: Etableringslotsarnas utbildning och erfarenhet. Övrig kompetens inom företaget. Klicka på Spara Bild 36 Exempel med ett aktiva avsnitt att registrera i Tjänstedeklarationen är nu klar att skickas in för granskning av Arbetsförmedlingen. Bild 37 Tjänstedeklaration sparad och klar att Skicka in Bild 38 Tjänstedeklaration sparad och klar att Skicka in OBS! Den inskickade tjänstedeklarationen kan dras tillbaka av den som skickat in den. Det går att göra innan den granskats av Arbetsförmedlingen.

20 Sid 20 av 36 Gemensam del Jobbcoachning tjänstedeklaration Jobbcoachning i ett valfrihetsystem En tjänstedeklaration i Jobbcoachning registreras under fyra flikar; Presentation, Metodik, Referenser och Personalens utbildning och erfarenhet. Närmare beskrivning av tekniskt förfarande nedan. Den som ska registrera Tjänstdeklarationen ska ha tillgång till fliken Företaget i webbstödet. Du väljer fliken Tjänsteutbud i Företaget. Företag Tjänsteutbud omfattar Avtal, Verksamheter och Tjänstedeklarationer. I fältet Tjänst går det att välja Alla eller en av fyra tjänster. Det valda alternativet visar de tjänstedeklarationer som registrerats vid ditt företag. Ikonen förstoringsglas aktiverar visningsläge för tjänstedeklarationen. Ikonen rött kryss är att ta bort tjänstedeklarationen. Bild 39 Här börjar du ditt arbete med tjänstedeklarationen Klicka på Skapa för att registrera en ny tjänstedeklaration. Bild 40 Inmatningsfälten för Tjänst och Tjänstedeklarationens namn Välj rätt tjänst Jobbcoachning. Ge den ett bra namn, du och dina kollegor ska återfinna den enkelt när du ska koppla den till en verksamhet. Namnet bör innehålla företagsnamn, tjänst och benämning. Fältet rymmer 60 tecken. (Används en tjänstedeklaration för flera verksamheter anger du inte ort/område). När du klickat på Skapa kommer du till registreringen av det egentliga innehållet i tjänstedeklarationen.

21 Sid 21 av 36 Gemensam del Fyra flikar; Presentation, Metodik, Referenser och Personalens utbildning och erfarenhet representerar tjänstedeklarationens innehåll. Flik Presentation Bild 41 Flik 1,Presentation, i att redigera tjänstedeklarationer Presentation är det som visas direkt under företagets namn i Sök Jobbcoach på arbetsförmedlingens hemsida. Yrkesinriktningar avspeglar de specifika branschkunskaper coacherna har eller om er tjänst har en särskild yrkesinriktning. Beskrivningen avser den aktuella verksamhetsadressen. Flik Metodik Bild 42 Flik 2,Metodik, i att redigera tjänstedeklarationer Det går att skapa flera rubriker och avsnitt under fliken. Klicka på Spara innan du lämnar. Om det finns tomma avsnitt så måste du först ta bort dessa. Klicka på knappen Ta bort (bredvid fältet för rubrik till det avsnitt som du vill ta bort).

22 Sid 22 av 36 Gemensam del Flik Referenser Bild 43 Flik 3,Referenser, i att redigera tjänstedeklarationer I fliken Referenser lägger du till avsnitt med rubriker och beskrivande text på samma sätt som i Metodik. Tjänstedeklarationen är en information som visas på arbetsförmedlingens hemsida. Det är viktigt att du fått lov, av referenten, att ha med referensen på hemsidan. Arbetsförmedlingen och våra anställda kan inte accepteras som referenser i tjänstedeklarationen. En referens kan t.ex. vara ett företag/organisation/projekt/myndighet eller person. Rubriken för ett avsnitt kan vara namnet på t.ex. företaget. I avsnittet beskriver du referensuppdraget. Här anger du även namn på kontaktperson och/eller telefonnummer. Klicka på Spara innan du lämnar. Om det finns tomma avsnitt så måste du först ta bort dessa. Klicka på knappen Ta bort (bredvid fältet för rubrik till det avsnitt som du vill ta bort). Flik Personalens utbildning och erfarenhet Bild 44 Flik 4,Personalen utbildning och referenser, i att redigera tjänstedeklarationen

23 Sid 23 av 36 Gemensam del I fliken Personalens utbildning och erfarenhet lägger du till avsnitt med rubriker och beskrivande text på samma sätt som i Referenser. Klicka på Spara. Tjänstedeklarationen är nu klar att skickas in för granskning av Arbetsförmedlingen. Bild 45 Tjänstedeklaration sparad och färdig att sända in Den sparade tjänstedeklarationen kan visas, tas bort eller skickas in. Tjänstedeklarationen granskas av Arbetsförmedlingen. När handlingens status ändrats från Inskickad för granskning till Granskad, Godkänd kan du koppla tjänstedeklarationen till en Verksamhet. Bild 46 Tjänstedeklaration sparad och färdig att sända in Den inskickade tjänstedeklarationen kan dras tillbaka av den som skickat in den. Det går att göra innan den granskats av Arbetsförmedlingen Bild 47 Tjänstedeklaration under granskning, Granskas Nu ser leverantören att en tjänstedeklaration är under granskning; Granskas i statuskolumnen. Observera att möjligheten att Dra tillbaka inte längre finns!

24 Sid 24 av 36 Gemensam del Resa Rehabilitering Sysselsättning i Arbete tjänstedeklaration En tjänstedeklaration i RESA Rehabilitering Sysselsättning i arbete registreras under tre flikar; Presentation, Vi erbjuder och Erfarenhet. Närmare beskrivning av tekniskt förfarande nedan. Den som ska registrera Tjänstdeklarationen ska ha tillgång till fliken Företaget i webbstödet. Du väljer fliken Tjänsteutbud i Företaget. Företag Tjänsteutbud omfattar Avtal, Verksamheter och Tjänstedeklarationer. I fältet Tjänst går det att välja Alla eller en av fyra tjänster. Det valda alternativet visar de tjänstedeklarationer som registrerats vid ditt företag. Ikonen förstoringsglas aktiverar visningsläge för tjänstedeklarationen. Ikonen rött kryss är att ta bort tjänstedeklarationen. Bild 48 Inmatningsfälten för Tjänst och Tjänstedeklarationens namn Välj rätt tjänst, RESA (Rehabilitering Sysselsättning Arbete). Ge den ett bra namn, du och dina kollegor ska återfinna den enkelt när du ska koppla den till en verksamhet. Namnet bör innehålla företagsnamn, tjänst och benämning. Fältet rymmer 60 tecken. Tänk på att namnet är det arbetsförmedlaren ser i sitt beslutssystem. När du klickat på Skapa kommer du till registreringen av det egentliga innehållet i tjänstedeklarationen. Tre flikar; Presentation, Vi erbjuder och Erfarenhet representerar tjänstedeklarationens innehåll. Flik Presentation Bild 49 Fliken Presentation, i att redigera tjänstedeklarationer Här beskriver du din verksamhet, ex hur länge ni funnits, hur många som arbetar där. Beskriv målsättningen med företaget utifrån er ansökan, ex hur ni vill stötta och handleda deltagaren och att ni kan erbjuda tillgång till stöd och handledning

25 Sid 25 av 36 Gemensam del Flik Vi erbjuder Bild 50 Flik 2,Vi erbjuder, i att redigera tjänstedeklarationen Bild 51 Flik 2,Vi erbjuder, kan redigeras med flera avsnitt i tjänstedeklarationen Här beskriver du de olika sysselsättningsplatser eller arbetsområden ni kan erbjuda. Du väljer själv om du vill dela upp informationen i flera avsnitt. Vilka arbetsuppgifter man kan få pröva på och hur ni anpassar uppgifterna efter deltagarens förutsättningar och behov oavsett om de kan deltaga bara några timmar i veckan eller upp till heltid. Beskriv vad den arbetssökande blir erbjuden som deltagare när den arbetssökande kommer till era lokaler. Hur den arbetssökande har möjlighet att pröva på nya arbetsuppgifter. Utöka sin arbetstid när denne klarar av det. Här kan man också beskriva ev. motiverande, rehabiliterande inslag, som kan ingå. Flik Erfarenhet Referenser Ge en kortfattad beskrivning av referenser från uppdrag där du tidigare har arbetat med målgruppen på en arbetsförlagd sysselsättning. Om du är nyetablerad kan referensuppdrag alternativt lämnas för uppdrag utfört av en person som företräder företaget. Erfarenhet Här beskriver du er erfarenhet av arbetsplatsförlagda insatser för personer med funktionsnedsättning. Den erfarenhet ni har av att handleda personer med psykisk funktionsnedsättning och att ni har kunskap, insikt om den specifika problematik som funktionsnedsättningen kan medföra.

26 Sid 26 av 36 Gemensam del Bild 52 Flik 3,Referenser, i att redigera tjänstedeklarationer med de två fasta fälten Bild 53 Tjänstedeklarationen sparad och klar att skicka in När Arbetsförmedlingen granskat den inskickade tjänstedeklarationen är status ändrat för handlingen. Den har nu status Granskad, Godkänd. Skulle den få status Granskad, Underkänd kontaktas du av Arbetsförmedlingen. Bild 54 Översikt med tjänstedeklarationen och där deras olika status kan utläsas Byte av Tjänstedeklaration Du kan byta en redan granskad och godkänd tjänstedeklaration. Den nya tjänstedeklarationen måste granskas och godkännas innan den publiceras. Publiceringen sker när den kopplas till en verksamhet.

27 Sid 27 av 36 Gemensam del Bild 55 Sidan med avtal där det finns möjlighet att ändra tjänstedeklaration Bild 56 a Antal verksamheter som använder tjänstedeklarationen. 55 b Lätt att byta tjänstedeklaration Byte mellan godkända tjänstedeklarationer sker utan att Arbetsförmedlingen behöver kontaktas. Din verksamhet är direkt sökbar i söktjänsterna efter genomfört byte. Skapa verksamhet För att skapa en verksamhet måste det finnas uppgifter om konto, kontaktperson och tjänstedeklaration att koppla till den. Samt adress till en lokal. Uppgifterna ska vara granskade av arbetsförmedlingen och godkända. Verksamhet och avtal Det finns olika villkor i de avtalade tjänsterna för hur du ska koppla Avtal, Verksamhet och Adress. Se även följebrevet du fick med kontraktet och för aktuell information vår hemsida

28 Sid 28 av 36 Gemensam del Bild 57 Välj vilken tjänst verksamheten tillhör Aktiviteter JOB/UGA 2010 Avtalet/kontraktet avser hela tjänsten. Avtalet/kontraktet avser ett leveransområde. En ny verksamhet skapas för varje leveransadress du ska registrera. Etableringslots Avtalet/kontraktet avser hela tjänsten. Avtalet/kontraktet avser ett leveransområde. En ny verksamhet skapas för varje leveransadress du ska registrera. Jobbcoachning Avtalet/kontraktet avser ett leveransområde. Samtliga adresser i ett leveransområde skriver du in i en och samma verksamhet. Rehabiliteringstjänst 2011 Avtalet/kontrakt, avser en leveransort En verksamhet i webbstödet omfattar en leveransort Du ska ange 1(en) adress. RESA (Rehabilitering Sysselsättning till Arbete) Avtalet/kontraktet avser ett leveransområde. Samtliga adresser i ett leveransområde skriver du in i en och samma verksamhet. Registrering av verksamhet Du går sedan vidare genom att klicka på Tjänsteutbud. Du kommer då få en lista på de avtal som finns att skapa verksamheter för.

29 Sid 29 av 36 Gemensam del Bild 58 Välj vilket avtal verksamheten tillhör Du skapar en verksamhet genom att klicka på. Verksamheten är delad i två delar dels Verksamhet dels Adress. Verksamhet står för avtalet. Adress kan var en eller flera att registrera för verksamheten. Bild 59 Formulär för att registrera verksamheten Verksamhetsnamn ska vara densamma som leverantörens företagsnamn, tjänst och orten motsv. Exempel: Carin Rehab Sundsvall. Du anger fullständig adress. Län och Kommun uppdateras automatiskt, men om detta skulle vara fel går det att ändra. Hemsida är frivilligt. Kapacitetstak anges om tjänsten kräver det. Annars frivilligt, det kan

30 Sid 30 av 36 Gemensam del påverka Arbetsförmedlingens möjlighet att anvisa, ta beslut, att en arbetssökande ska anlita dig. Kontaktperson: Välj en representant från listan. Om annat konto än standardkonto ska användas väljer du det. Bild 60a + b Fäst kartnålen genom att Uppdatera karta och sedan Spara För att få kartfunktionen i söktjänsterna att fungera rätt klickar du på Uppdatera efter att du skrivit in gatuadressen. Välj rätt adress ur en rullgardinsmeny, klicka ok. Du påverkar med kartfunktionen hur sökbar din verksamhet är i våra söktjänster. Därför är det viktigt att du får kartnålen att peka rätt. För att spara adressen måste du klicka på Spara adress. Bild 61 Adressen klar att skicka in för granskning De verksamheter du skapar läggs i en lista nedtill på sidan. Du måste nu skicka in dessa för granskning. Markera i boxen och klicka på Skicka in.

31 Sid 31 av 36 Gemensam del Knappen Redigera indikerar att du kan ändra informationen i verksamheten som sådan. Knappen Skapa adress att du kan registrera fler adresser i verksamheten. Detta är nytt från 28 maj Bild 62 De båda knapparna i bild 61 Bild 63 Adressen inskickad för granskning och möjlig att dra tillbaka, ( den blå bakåtpilen) Bild 64 Status Ej sökbar visar att verksamheten är insänd Under fliken Verksamheter kan du nu se att verksamheterna är inskickade för granskning. Du ser också varje verksamhets ka-nummer. Det är verksamhetens unika identifikation och används i kommunikationen med Arbetsförmedlingen. I Statuskolumnen ser du om verksamheten är sökbar eller ej i söktjänsterna. Bild 65 Välj vilket avtal verksamheten tillhör

32 Sid 32 av 36 Gemensam del Är den inte sökbar har arbetsförmedlingen inte granskat alt underkänt insända uppgifter. Observera att du inte får något meddelande när en verksamhet är granskad, du måste bevaka detta själv. För att ta fram en verksamhet klickar du på. Bild 66 Möjligheten att redigera en insänd verksamhet Orsak till varför status Ej sökbar framgår av text. I detta fall är tjänstedeklarationen ej godkänd. Kolla den. Bild 67 Redigeringsfönstret med valboxar

33 Sid 33 av 36 Gemensam del Bild 68 Verksamheten uppdaterad med redan godkända informationer Bild 69 Adress kan du redigera här Adressen ska efter redigering skickas in till Arbetsförmedlingen för granskning. Rekvirera ersättning i webbstödet Vissa steg i tjänsternas betalningsmodell kan rekvireras av dig som leverantör via webbstödet. Du har även möjlighet att kunna lista dessa underlag samt söka i ett specifikt ärende. Ersättningsstegen varierar mellan avtalade tjänster. Av informationsstöden för respektive tjänst framgår kraven för att erhålla ersättning och vilka formulär som ska användas. Du får åtkomst till rätt formulär när du är i den arbetssökandes ärende.

34 Sid 34 av 36 Gemensam del Bild 70 Sökfälten för att få fram ärenden att begära ersättning för Det finns även en sökfunktion för att leta fram specifika ärenden. Vissa ärenden kan inte hanteras med webbstödet för leverantörer utan i dessa fall används manuella rutiner. Du som leverantör får då meddelande om detta genom ansvarig arbetsförmedlare samt särskilda blanketter. Bild 71 Sökfälten för att leta fram begärda ersättningar Blanketter för manuella rutiner i de olika tjänsterna finns på hemsidan Länk: Återkrav Leverantör som krävs på återbetalning av utbetalda ersättningar faktureras dessa. Skicka in handling Via webbstödet för leverantörer ska du som leverantör lämna in de handlingar som krävs för respektive tjänst. Vilka handlingar som ingår i respektive tjänst beskrivs i de olika webbstöden för respektive tjänst. Där framgår vilka informationer som ska meddelas Arbetsförmedlingen. Vad som en handling som hanteras i datamedia för innehålla enligt gällande lag och förordning kan du läsa mer om i nästa avsnitt. Vad får en inskickad handling innehålla? Hur du får formulera dig och vad som får stå i en handling som skickas in via Webbstödet för leverantörer bestäms utifrån gällande lagar och förordningar:

35 Sid 35 av 36 Gemensam del Lag (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten Personuppgiftslag (1998:204) Förordning (2002:623) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten Personuppgiftsförordning (1998:1191) I korthet bör du tänka på följande: Deltagaren ska vara medveten om vilken information du lämnar till arbetsförmedlingen, se aktuellt informationsstöd. Innehållet i handlingen bör vara konkret och sakligt samt enbart innehålla uppgifter som bedöms viktiga utifrån arbetsförmedlingens vidare handläggning av ärendet. Vissa uppgifter får inte förekomma i en handling som lämnas in via Webbstödet för leverantörer, med detta menas sådana personuppgifter som avses i 21 personuppgiftslagen (1998:204), uppgifter om lagöverträdelse, samt uppgifter om att den enskilde har vårdats med stöd av socialtjänstlagen (2001:453) eller varit föremål för åtgärd enligt utlänningslagen (2005:716). Vissa uppgifter gällande etniskt ursprung, hälsa, uppgifter om sociala förhållanden samt vissa värderande uppgifter kan betraktas som känsliga. Om du är osäker på hur du ska formulera dig i ett ärende bör du kontakta ansvarig arbetsförmedlare i ärendet för vägledning i vad du bör och inte bör skriva i en handling. Uppgiftslämnaren är ansvarig för att informationen som lämnas är korrekt och relevant. Personnummerbyte/födelsedatum Arbetsförmedlingen inhämtar dagligen från Skatteverket information om personnummer. När en arbetssökande erhållit nytt personnummer aviseras det i webbstödet. Vid sökning med det tidigare födelsedatumet visas nytt födelsedatum. När sökning med nytt födelsedatum sker kommer samtliga handlingar i webbstödet för den aktuella personen att erhålla det nya rätta födelsedatumet/personnumret. När sökningen med det nya födelsedatumet sker ändras samtliga dokument i webbstödet från det tidigare till det nya födelsedatumet. Reservrutin vid driftstopp Vid driftstopp i webbstödet, skicka e-post till supporten. Ni erhåller då en eller flera manuella reservrutinsblanketter. Notera att denna reservrutin endast kan användas vid driftstopp på mer än 24 timmar och måste kopplas mot ärendenummer.

36 Sid 36 av 36 Gemensam del Frågor om Arbetsförmedlingens Webbstöd till leverantörer? Om du har problem med webbstödet gällande inloggning, teknik, behörighet mm. kan du vända dig till vår Support på (vardagar ) eller via E-post: