Barbro Ehrenberg-Sundin Kerstin Lundin Åsa Wedin Margareta Westman. Att skriva bättre. En basbok om brukstexter. Femte upplagan

Transkript

1 Barbro Ehrenberg-Sundin Kerstin Lundin Åsa Wedin Margareta Westman Att skriva bättre En basbok om brukstexter Femte upplagan UNIVERS1TÅTSBI8LIOTHLK K,L-l i -2ENTRALBIBLIOTHEK - i NORSTEDTS JURIDIK

2 Innehåll Förord 15 En bok om klarspråk 16 TEXTEN SOM HELHET 17 Tre viktiga frågor: varför, vem och var 19 Varför skriver du? 19 Vem skriver du för? 20 Den genomsnittliga läsaren 20 En eller flera texter? 21 Använd din fantasi 21 Var ska texten läsas? 22 När du ska skriva extra lättläst 22 Klarspråk och lättläst - är det någon skillnad? 23 Använd rätt perspektiv i språket i innehåll, disposition och ton 25 Pröva olika perspektiv 25 Tonen i texten 27 Tonen påverkas av flera faktorer 27 Använd aktiva verb 28 Vänd dig direkt till läsaren 28 Du eller Ni? 29 Jag, vi eller Företaget? 29 Hur personlig får man vara? 29

3 6 Innehåll Planering gör skrivandet lättare 31 Systematisk textplanering 31 Så här textplanerar du systematiskt 31 Gör ett stolpmanus eller en innehållskarta 32 Det oplanerade skrivandet planeras i efterhand 33 Den ofrånkomliga bearbetningen 34 Lånade delar måste hyfsas 34 Ta hjälp av Klarspråkstestet 34 Ta hjälp av en första läsare 34 De små, små detaljerna 35 Innehållet 36 Avgränsa innehållet 36 Mer att tänka på 37 Lagom är bäst 37 Se upp för luckor 37 Besvara läsarnas frågor 38 Redovisa inte ditt arbete i detalj 38 Stryk oklarheter och självklarheter 38 Dispositionen - hur innehållet ordnas 40 Välj den ordning som passar läsaren och syftet 40 Några vanliga dispositionsprinciper 41 Kronologi bra för instruktioner 41 Det viktiga först - bra i många sammanhang 42 Dela in i teman 42 Kontrastiv disposition i argumenterande texter 42 Andra systematiska principer 43 Den ena tanken efter den andra 43 Gör dispositionen synlig 44 Att börja och att sluta 45 Den viktiga inledningen 45 Sammanfatta innehållet 45 Ge läsanvisningar 46 Ange huvudtanken, avgränsa ämnet 46 Lyft fram en intressant detalj, knyt an till läsaren eller till en aktuell händelse 46

4 Innehåll 7 Gör ett djärvt påstående, ställ en fråga 46 Använd en bild, dra en parallell 47 Ge bakgrunden, tala om syftet, definiera problemet 47 Avslutningen 47 Sammanfatta det viktigaste 48 En sammanfattning har många fördelar 48 Alla texter kan sammanfattas 48 Så skriver du en bra sammanfattning 49 Den ska stå först " 49 Den ska vara kort 49 Den ska redogöra för huvudtankarna i texten 49 Den ska kunna läsas fristående 50 Allt måste ha stöd i huvudtexten 50 Sammandrag 50 Exempel på en sammanfattning i ett yttrande över ett förslag på en sammanfattning av ett avsnitt i en rapport, följt av en läsanvisning 51 Rubriker som vägvisare och intresseväckare 52 Huvudrubriken avgränsar ämnet 52 Underrubrikerna talar om vad som står i texten 53 Formulera som påstående, uppmaning eller fråga 53 Gör rubrikerna lättlästa 54 Även kant- och radrubriker kan användas 55 Hur rubrikerna markeras grafiskt 55 Styckeindelningen hjälper läsaren att tolka texten 57 Stycket som skiljetecken 57 Texttypen styr styckeindelningen 57 Att tänka på vid styckeindelning 58 En tankeenhet - ett stycke 58 Tydliga samband 58 Det viktiga först eller sist 58 Nyckelmeningar underlättar läsningen 59 Markera nya stycken tydligt 59 Några råd till dig som skriver alltför korta stycken 60

5 8 Innehåll Visa sambanden 62 Så här gör du din text sammanhängande 62 Ge texten en konsekvent struktur 62 För ett resonemang utan luckor 62 Gör temat tydligt 62 Använd en normal informationsstruktur i meningarna 63 Skapa sammanhängande textblock 63 Använd bindeord och sambandsord 64 Övertyga - inte bara redogöra 66 Retoriken ett arv från antiken 66 Tre medel för att övertyga 66 Steg för steg mot målet 67 Argumentera för att övertyga 67 En analysmodell 67 Punktlistor, tabeller, diagram och andra illustrationer 70 Att tänka på vid punktlistor 70 Bilder uppmärksammas 71 Att presentera statistik 71 Tabeller 72 Diagram 74 De tre arbetsstegen för att skapa diagram 75 Tänk på utskriften 78 Lättläst grafisk utformning 78 Skriv inte för långa rader 78 Välj läsbart teckensnitt och läslig storlek 79 Att framhäva ord och textpartier 79 Skrivtecken 79 SPRÅKET 81 Rätt och fel - bra och dåligt språk 83 Olika slags fel i språket 83 Kollision mellan talspråk och skriftspråk 83 Kollision mellan ålderdomligt och nutida språk 84 Kollision vid ändringar 84 Fel ord 84

6 Innehåll 9 Generellt och specifikt 84 Abstrakt och konkret 85 Mångordighet och koncentration 86 Opersonligt språk - befolkade texter 87 Några språkriktighetsfrågor 89 Var och vart: Vart skickar man paketen? 89 Adjektiv på -e och -a: Nye chefen Anna Ask? 89 De, dem och dom 90 Större än mig eller större än jagf 91 Kommer (att)? 91 Innan eller före: Vi tar en kopp kaffe innan mötet 92 Varken/vare sig: De har vare sig utbildning eller yrkeserfarenhet 92 Dubbelt supinum: Det var inte alltid ledamöterna hunnit läst alla papper 93 Kongruens: Utskottet blir arga när de får se budgeten, folk blir upprörda, man är oroliga 93 S i sammansättningsfog? Dagbok men dagstidning? 94 Könsneutralt pronomen: Om en elev vill överklaga ett betyg bör hon eller han först vända sig till rektor 94 Könsneutrala yrkesbeteckningar: Taleskvinna och manlig barnmorskaf 96 Bisatsordföljd: Man tror att de kommer inte att resa några skadeståndskrav. Regeringen vet inte hur ska den få råd 97 Satsradning: Vi vet inte när bron blir klar, någon tidsplan har inte presenterats 97 Att börja en mening med och eller men: Och hyresgästerna har inte underrättats 98 Ofullständig mening: Detta trots att de redan var antagna 98 Meningsbyggnaden 100 Vi minns bara information som säger oss något 100 Så här skriver du lättlästa meningar 100 Håll på regeln "en tanke - en mening" 100 Börja med huvudmeddelandet 101 Håll ihop ord som hör ihop 101 Låt verben förbli verb 102 Använd naturlig ordföljd 102 Variera meningslängden 103

7 10 Innehåll Syftning 104 Det och detta, de och dessa 104 Man 105 Relativsatser 105 Sin och hans 106 Subjektsregeln 106 Ordvalet 107 Använd begripliga ord 107 Var försiktig med fackord 108 Fall inte för modeorden 109 Välj svenska ord 110 Böj på svenska 110 Använd korta ord 111 Undvik skrytfenor 111 Skilj på problem och problematik 111 Varning för substantivsjukan 112 Se upp med långa sammansättningar 112 Välj korta och tydliga prepositioner 113 Se upp med förkortningar 113 Initialförkortningar 114 Vedertagna förkortningar 114 Med eller utan punkter 114 Använd nutida ord och ordformer 115 Klä på de "nakna" substantiven 116 Använd moderna former på verben 116 Undvik tunga syftningsord 117 TEXTTYPER 119 Rapporter - resultat av en utredning 121 Vad är en rapport? 121 Skilj mellan dokumentation och presentation av resultatet 121 I förslagsrapporten 122 I metodrapporten 122 I kartläggningsrapporten 122 I den vetenskapliga rapporten 123 Särskilt viktigt med sammanfattningar, bilder och informativa rubriker 123

8 Innehåll 11 Läsarhjälp i början och i slutet 123 Inledningen 123 Avslutningen 124 Använd omslaget till att sälja rapporten 125 Framsidan 125 Baksidan 125 Testa din rapport 126 Kommunala beslutsunderlag 127 Höga krav på beslutsunderlagen 127 Stor och blandad läsekrets 127 Börja med det viktiga 128 Sakligt och väl motiverat 128 Så här kan du skriva ett beslutsunderlag 129 Hur man skriver beslutsunderlag - förslag till mall 129 Remissvar som ger effekt 131 Ange i rubriken vilken text du yttrar dig över 131 Sammanfatta synpunkterna 131 Ange avgränsningar eller annan väsentlig bakgrundsinformation 132 Följ gärna remissens disposition 132 Var frikostig med informativa mellanrubriker 132 Berätta inte det som remissmottagaren redan vet 132 Inled med ställningstagandet och ange sedan skälen 133 Skriv rakt på sak och konkret 133 Hur förvaltningsbeslut bör utformas 134 Ge mottagaren det viktiga först 134 Rubriker för att hjälpa läsaren att hitta 135 Tala till - inte om 135 Det går bra att skriva vi om myndigheten 135 Motivera beslutet så att läsaren förstår 136 Använd ett lättbegripligt språk 136 Två exempel på beslut 137 Protokoll och minnesanteckningar 141 Protokoll eller minnesanteckning? 141 Varför och för vem? 141

9 12 Innehåll Var? 142 Bara besluten eller också diskussionerna? 142 Sekreteraren ansvarar inte ensam för protokollet 142 Diskutera med mötesdeltagarna 142 Förbered dig 143 Be ordföranden sammanfatta 143 Skriv ut anteckningarna direkt 143 Några grundregler 143 Skapa överblick 143 Disponera 144 Informera 144 Använd vanlig svenska 145 Exempel på en paragraf 146 Vilka tidsformer ska man använda? 146 Preteritum som huvudtempus 146 Presens som huvudtempus 147 Två exempel 147 Uppställningen 148 Protokoll i allmänhet och kommunala protokoll i synnerhet 149 Vad måste ett protokoll innehålla? 149 Vad bör ett protokoll innehålla? 150 Exempel på en protokollsparagraf 150 Att skriva pressmeddelanden som uppmärksammas 153 Färdig artikel eller intresseväckare? 153 Glöm inte nyhetskroken 153 Rubrik, ingress och brödtext 154 Enkelt och kort 154 Brev och meddelanden till enskilda 156 Några tumregler 156 Besvara läsarens frågor 156 Tipsa om var mer information finns att få 157 När du själv får brev - läs mellan raderna 157 Framhäv det viktiga 157 Rubricera 157 Att inleda och avsluta brevet 158

10 Innehåll 13 Förklara svåra citat 159 När du mejlar 159 Skriv en tydlig ärenderubrik 159 Skriv kort men inte för kort 160 Skriv enkelt och korrekt 161 Enkel och tydlig utformning 161 Att skriva platsannonser 162 Annonsens olika delar 162 Några tumregler 163 Sätt dig in i den sökandes situation 163 Undvik intetsägande rubriker 163 Disponera för läsaren 163 Tala till läsaren 163 Undvik slentrianmässiga uttryck 163 Annonsen ska vara luftig och överskådlig 164 Instruktioner 165 Utför själv det arbete som du ska beskriva 165 Disponera i tidsföljd 165 Skapa hållpunkter för ögat 165 Lägg in övningsexempel i svåra instruktioner 166 Använd uppmaningar 166 Var konsekvent i språkbruket 167 Den viktiga kontrollen 167 Skriva för webben 168 Tänk igenom sammanhanget 168 Planera texten noga på olika nivåer 169 Skapa överskådliga webbsidor 169 Gör webbsidorna tillgängliga för alla 171 Att skriva i sociala medier 172 Språkarbete på arbetsplatsen 175 Ordna utbildning 175 Ta en enhet i taget eller en viss texttyp 175

11 14 Innehåll Utse en språkgrupp 176 Gör en långsiktig plan 176 Håll diskussionen vid liv 176 Använd intranätet 177 Låt språklagen bli ett argument 177 Checklista 178 Tänk 178 Skriv 178 Granska 178 Litteratur 181 Ordböcker 181 Skrivregler och språkriktighet 182 Grammatik 182 Råd för myndigheters texter och klarspråksarbete 183 Om webbtext 184 Om lättläst 185 Om tabeller och diagram 185 Vart kan man vända sig för råd? 186 Användbara internetadresser 187 Register 189